新建本科高校教學(xué)秘書的工作特性及素質(zhì)要求

徐新麗，楊江帆

（武夷學(xué)院 茶與食品學(xué)院，福建 武夷山 354300）

新建本科高校教學(xué)秘書的工作特性及素質(zhì)要求

徐新麗，楊江帆

（武夷學(xué)院 茶與食品學(xué)院，福建 武夷山 354300）

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中重要的組成部分，在提高新建本科院校的教學(xué)質(zhì)量起著不可忽略的作用。教學(xué)秘書的工作具有服務(wù)性、規(guī)律性、協(xié)調(diào)性、輔助性、責(zé)任性，這些都要求教學(xué)秘書具備樂(lè)于助人和甘于奉獻(xiàn)的思想素質(zhì)、扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)、良好的心理素質(zhì)以及創(chuàng)新的能力?？陀^認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書工作特性及對(duì)其素質(zhì)要求，加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)提高教學(xué)秘書的工作效率和質(zhì)量，保證教學(xué)工作順利運(yùn)行有著非常重要的意義。

新建本科高校；教學(xué)秘書；工作特性；素質(zhì)要求

高等學(xué)校的基本職能和根本任務(wù)決定了教學(xué)在學(xué)校的工作中的中心地位，明確了高等學(xué)校教學(xué)管理在管理中的重要地位。2011年，教育部在《教育部普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)和基本要求》文件中提出新建普通高校必須要擁有一支結(jié)構(gòu)較為合理，人員基本穩(wěn)定，服務(wù)意識(shí)較強(qiáng)，注重教學(xué)管理隊(duì)伍培訓(xùn)，積極開展教學(xué)管理研究，有一定數(shù)量的研究實(shí)踐成果的隊(duì)伍。而教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要一員，是奮斗在最前線的教學(xué)管理工作人員，在促進(jìn)新建地方本科院校的教學(xué)質(zhì)量的提高起著莫大的作用?？陀^地認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書的工作特性，了解教學(xué)秘書工作對(duì)其素質(zhì)要求，對(duì)做好教學(xué)秘書工作有著重要的意義。[1]

一、教學(xué)秘書的工作特性

教學(xué)秘書作為基層的教學(xué)管理人員，接受院系和教務(wù)處的雙重領(lǐng)導(dǎo)，不僅需要完成院系領(lǐng)導(dǎo)交予的各項(xiàng)工作，同時(shí)要按照教務(wù)處的要求，完成教務(wù)處布置的任務(wù)。教學(xué)秘書同時(shí)扮演著教學(xué)工作的管理者和服務(wù)師生的服務(wù)者雙重角色，既要對(duì)日常的教學(xué)工作進(jìn)行管理，又要為院系師生提供教學(xué)相關(guān)的服務(wù)。從教學(xué)秘書的工作任務(wù)和工作內(nèi)容可以總結(jié)出教學(xué)秘書的五個(gè)工作特性，分別為：服務(wù)性、規(guī)律性、協(xié)調(diào)性、輔助性、責(zé)任性。[2]

（一）服務(wù)性

教學(xué)秘書工作的最終屬性就是服務(wù)性，為教學(xué)服務(wù)、為院系師生服務(wù)、為教學(xué)主管部門服務(wù)、為院系領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。[3]要提高工作主動(dòng)性，當(dāng)師生在學(xué)習(xí)上或者生活上遇到困難時(shí)，要及時(shí)伸出援助之手，盡己所能地為他們提供幫助。教學(xué)秘書的服務(wù)性體現(xiàn)在日常的教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中，以課表編排工作為例，課表是高校教學(xué)正常運(yùn)行的組成部分，是教學(xué)秩序穩(wěn)定維持的保證，編排出一份科學(xué)、合理的課表顯得尤為重要。首先要掌握學(xué)生學(xué)習(xí)規(guī)律，一般來(lái)說(shuō)，學(xué)生上午精力較充沛，學(xué)習(xí)效果較好，適宜安排一些主干課程和難度較大的課程；下午學(xué)生較易疲勞，學(xué)習(xí)效果一般，適宜安排一些次要課程或者較易被理解的課程，或者體育、實(shí)驗(yàn)及一些實(shí)踐性課程。為了方便學(xué)生更好地消化吸收知識(shí)點(diǎn)，必須保證一門課連上節(jié)次最多不能超過(guò)三節(jié)，對(duì)于平均周課時(shí)超過(guò)三節(jié)的課程，需要分兩次或多次授課。同時(shí)，在維護(hù)教學(xué)規(guī)律的同時(shí)，應(yīng)盡可能地滿足任課教師對(duì)于排課所提出的特殊性要求。針對(duì)在外進(jìn)修、學(xué)習(xí)的教師，可采取集中授課的方式，將課程集中安排在上半學(xué)期或者下半學(xué)期；針對(duì)外聘教師同時(shí)在其他行政部門或者企業(yè)任職的情況，其擔(dān)任的課程應(yīng)盡量安排在晚上或者周末，以維持課表的穩(wěn)定性；其他如年輕女教師懷孕、休產(chǎn)假、需要接送小孩上下學(xué)以及教師身體原因等情況也應(yīng)酌情考慮，根據(jù)其需要進(jìn)行排課。教學(xué)秘書在編排課表的過(guò)程中要一直秉承“以人為本”的理念，兼顧效益和人文關(guān)懷，要肯動(dòng)腦筋、花時(shí)間，編排出讓學(xué)生滿意、教師滿意的課表。

（二）規(guī)律性

教學(xué)秘書工作主要是協(xié)助分管教學(xué)的院長(zhǎng)處理學(xué)院日常的教學(xué)管理方面的大小事務(wù)，內(nèi)容主要包括落實(shí)開課計(jì)劃、編制安排課程表、教師資源管理、教學(xué)場(chǎng)地資源管理、學(xué)籍管理、期末、等級(jí)考試考務(wù)安排、學(xué)生成績(jī)管理、教學(xué)材料收集整理與歸檔、教材征訂與管理、教研與教改項(xiàng)目的組織申報(bào)與管理、實(shí)踐教學(xué)管理、教師教學(xué)工作量及津貼的核算、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控以及突發(fā)事件的處理等。雖然教學(xué)秘書工作的工作量大且牽涉的范圍廣，但是大部分工作都可以劃歸為常規(guī)工作，都是可以從中探索出一定規(guī)律來(lái)遵循的。教學(xué)秘書在工作過(guò)程中要擅于總結(jié)規(guī)律，合理規(guī)劃和安排每個(gè)階段應(yīng)該要做的事情，不要坐等教學(xué)管理部門或者院系領(lǐng)導(dǎo)安排、指令、下達(dá)任務(wù)，要積極決主動(dòng)地去開展工作，將工作做在任務(wù)前面，從而有效保證教學(xué)管理工作的質(zhì)量和效率。以學(xué)期為周期，教學(xué)秘書工作可集中劃分為期初、期中、期末三個(gè)時(shí)間段，期初的工作重點(diǎn)是保證課表、教材、教學(xué)用具等到位；保證學(xué)生的補(bǔ)考工作和重修安排順利進(jìn)行；保證教學(xué)材料的收集完整。期中時(shí)段要按照教學(xué)管理部門的要求，準(zhǔn)備期中教學(xué)檢查的材料，確定下一學(xué)期的開課計(jì)劃，征訂教材，安排教學(xué)任務(wù)，編排課表。期末時(shí)，工作最為繁瑣，要保證期末考試工作順利開展；保證成績(jī)登記及時(shí)準(zhǔn)確并將成績(jī)通知到相關(guān)學(xué)生和教師；為下學(xué)期開課進(jìn)行相關(guān)準(zhǔn)備工作。教學(xué)秘書工作的規(guī)律性也體現(xiàn)在以學(xué)年為周期，每個(gè)學(xué)年的春學(xué)期，主要需要安排畢業(yè)生相關(guān)的工作，如：畢業(yè)論文答辯，畢業(yè)生補(bǔ)考，畢業(yè)資格審核，畢業(yè)證發(fā)放等；每個(gè)學(xué)年的秋學(xué)期，主要需要做好新生工作，如新生入學(xué)注冊(cè)，新生入學(xué)教育等。只要掌握了上述規(guī)律，教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中合理計(jì)劃、提前部署，便不會(huì)臨陣手忙腳亂。

（三）協(xié)調(diào)性

教學(xué)秘書作為工作在基層的教學(xué)管理人員，在教學(xué)主管部門、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生、其他院系及部門之間起著上傳下達(dá)，溝通信息的作用，在教學(xué)管理隊(duì)伍中事務(wù)最具體，是其中最活躍的因素，其協(xié)調(diào)功能貫穿于整個(gè)教學(xué)管理運(yùn)行工作。教學(xué)秘書積極主動(dòng)地與工作對(duì)象建立融洽的關(guān)系，是提升工作質(zhì)量，提高工作效率的保障。以期末考試安排為例，考試安排表涉及到的信息諸多，包括課程考核方式、考試試卷的確認(rèn)以及參加考試學(xué)生名單、考試時(shí)間、考試地點(diǎn)、監(jiān)考老師、巡考人員等的安排，需要溝通協(xié)調(diào)的事務(wù)繁多，稍有不慎就可能造成嚴(yán)重的教學(xué)事故。教學(xué)秘書在編排考表時(shí)需要與相關(guān)人員溝通：（1）課程考核方式確認(rèn)：部分課程的性質(zhì)決定了適宜采取實(shí)踐操作或者開卷筆試等考核方式，需要提前跟任課老師確認(rèn)。（2）考試試卷的確認(rèn)：本院系承擔(dān)的課程由分管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)選取期末考試時(shí)間，由其他院系承擔(dān)的課程要與其確認(rèn)該課程是否在多院系多專業(yè)開設(shè)，是否使用相同試卷，以及是否需要統(tǒng)一時(shí)間等信息，以免試卷泄露。（3）考試學(xué)生名單確認(rèn)：除了本學(xué)期正常參加考核的學(xué)生，還有部分學(xué)生申請(qǐng)重修或者緩考，需要予以安排。（4）考試時(shí)間安排：事先征求學(xué)生和老師的意見，合理安排考試時(shí)間間隔，同時(shí)避免有重修考試的學(xué)生的時(shí)間沖突。（5）考試地點(diǎn)調(diào)度：盡量使用分劃到本院系管理的教室，若需使用其他院系管理的教室應(yīng)事先與其溝通、協(xié)調(diào)，以免沖突而造成教學(xué)事故。（6）監(jiān)考安排：排除教師有其他工作任務(wù)或個(gè)人事務(wù)后，優(yōu)先安排任課教師、班主任、輔導(dǎo)員，盡量平均監(jiān)考任務(wù)。巡考一般安排院系領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)管理人員。考試安排表確定后，要及時(shí)準(zhǔn)確地通知到學(xué)生、教師以及其他相關(guān)人員。一份合理的期末考試安排表，從根本上保證了期末考試的順利進(jìn)行，這其中需要教學(xué)秘書的多方協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌安排，做好各方之間的紐帶與橋梁。

（四）輔助性

教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)就是按照教學(xué)主管部門、院系領(lǐng)導(dǎo)的要求，協(xié)助完成院系的各項(xiàng)教學(xué)管理工作任務(wù)，保證教學(xué)工作順利開展。教學(xué)秘書在工作過(guò)程中要注意及時(shí)收集、整理各類教學(xué)相關(guān)信息、調(diào)查教學(xué)中存在的問(wèn)題，研究新的解決方案，將各類信息呈報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，為他們做出相應(yīng)決策提供依據(jù)，以保證教學(xué)秩序，促進(jìn)教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量。同時(shí)要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好本院系的日常教學(xué)管理工作和有關(guān)教學(xué)管理文件的貫徹執(zhí)行工作，維持教學(xué)高效的正常運(yùn)行。教學(xué)秘書可以從進(jìn)行教學(xué)檢查、開展教學(xué)信息調(diào)查、規(guī)范各種教學(xué)管理規(guī)定等方面開展工作。（1）教學(xué)檢查：除了通過(guò)集中性的期初、期中、期末教學(xué)檢查，平時(shí)可采取日查、抽查的方式進(jìn)行教學(xué)檢查，了解教師和學(xué)生的上課情況，將檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向院系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（2）教學(xué)信息調(diào)查：以三種形式開展，一是向?qū)W生發(fā)放問(wèn)卷有針對(duì)性地調(diào)查教師上課的各項(xiàng)指標(biāo)；二是定期召開學(xué)習(xí)信息員會(huì)議，全方位征集學(xué)生的學(xué)習(xí)需求和亟待解決的問(wèn)題信息；三是召開教師座談會(huì)，了解教師對(duì)所擔(dān)任課程的班級(jí)學(xué)生的評(píng)價(jià)和建議，以及他們對(duì)院系教學(xué)管理工作的意見或建議。（3）貫徹執(zhí)行教學(xué)管理規(guī)章制度：教學(xué)管理規(guī)章制度教學(xué)活動(dòng)組織實(shí)施的依據(jù)，只有嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)管理規(guī)章制度才能保證教學(xué)管理的規(guī)范和教學(xué)質(zhì)量的提高。教學(xué)秘書要正確定位，當(dāng)好參謀，起到教學(xué)輔助的作用，在工作中要明確工作職責(zé)，做到“到位不越位，參與不干預(yù)，出謀不決策”。

（五）責(zé)任性

教學(xué)秘書的工作瑣碎、繁瑣，平常，無(wú)可量化，看起來(lái)很平凡，沒(méi)有什么光輝業(yè)績(jī)可言，卻是教學(xué)事故多發(fā)地帶，教學(xué)秘書的工作有著非常強(qiáng)的責(zé)任性。在高校擴(kuò)招的大環(huán)境下，很多高校每個(gè)院系四個(gè)年級(jí)上千學(xué)生卻還是只配備一名教學(xué)秘書，需要負(fù)責(zé)整個(gè)院系的所有教學(xué)、教務(wù)管理的具體工作，特別是在期初和期末，各項(xiàng)工作紛至沓來(lái)，教學(xué)秘書疲于應(yīng)付，很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致嚴(yán)重的教學(xué)事故。因此，教學(xué)秘書在工作中時(shí)刻秉著“教學(xué)無(wú)小事”的原則做事。以期末考試的通知為例，期末考試安排表經(jīng)院系、教務(wù)處審核確認(rèn)后，教學(xué)秘書需要及時(shí)將考表發(fā)布出去，保證學(xué)生、監(jiān)考老師、任課教師、巡考老師能夠按照要求準(zhǔn)時(shí)參加考試和完成各自的任務(wù)。筆者在采用諸多渠道如院系公開張貼、QQ群、飛信的方式通知后仍然有個(gè)別教師反映因?yàn)闆](méi)有接到通知而未能準(zhǔn)時(shí)參加監(jiān)考?？紤]到確實(shí)存在考試安排表發(fā)布與監(jiān)考時(shí)間間隔較長(zhǎng)，導(dǎo)致教師容易忘記的情況，對(duì)此，筆者單獨(dú)編制了一份監(jiān)考安排表，以一個(gè)場(chǎng)次為單位，將所有有監(jiān)考任務(wù)的老師用顏色標(biāo)注，每個(gè)場(chǎng)次哪些老師有監(jiān)考任務(wù)或者每位老師哪個(gè)場(chǎng)次有監(jiān)考任務(wù)都可以做到一目了然。此外，加強(qiáng)通知力度，每場(chǎng)考試前半天在QQ、飛信中列出考試科目、任課教師、監(jiān)考老師等相關(guān)信息。通過(guò)此舉，保證了期末考試工作的順利進(jìn)行。教學(xué)秘書要熱愛(ài)教育事業(yè)，保持高度的責(zé)任感意識(shí)和教育樹人的使命感，愛(ài)崗敬業(yè)，全身心地投入到教學(xué)管理事業(yè)中，發(fā)揮自身的能量，貢獻(xiàn)自己的力量。

二、教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

隨著高等教育的普及化程度不斷深入和高校院系二級(jí)管理程度的不斷強(qiáng)化，隨著辦學(xué)層次和辦學(xué)模式不斷增加，高校教學(xué)管理工作專業(yè)性更強(qiáng)，復(fù)雜性更大，對(duì)教學(xué)秘書的能力和素質(zhì)要求也越來(lái)越高。為了更好地配合院系領(lǐng)導(dǎo)維護(hù)教學(xué)工作的正常運(yùn)行，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，努力提高綜合素質(zhì)，適應(yīng)新形勢(shì)下教學(xué)管理工作的需要，成為一名合格的教學(xué)秘書。

（一）思想政治素質(zhì)

高校教學(xué)秘書要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，以及高等學(xué)校教育理論知識(shí)。堅(jiān)持我國(guó)社會(huì)主義大學(xué)的辦學(xué)方向，貫徹執(zhí)行黨的教育方針和政策，忠誠(chéng)黨的教育事業(yè)。教學(xué)秘書的工作繁雜瑣碎，工作量大，并且具有很強(qiáng)的時(shí)效性，時(shí)常需要加班加點(diǎn)，下班后仍然需要處理一些工作上的事情。結(jié)合教學(xué)秘書工作，要保持良好的敬業(yè)精神和主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，具備高度的責(zé)任感和助人為樂(lè)的精神。以教學(xué)工作的順利運(yùn)行作為目標(biāo)，全心全意地為教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)。[4]

（二）業(yè)務(wù)素質(zhì)

教學(xué)秘書從字面上分為“教學(xué)”和“秘書”，應(yīng)當(dāng)至少掌握兩方面的知識(shí)結(jié)構(gòu)。[5]1.教學(xué)秘書應(yīng)掌握高等教育管理學(xué)、心理學(xué)相關(guān)理論，熟悉學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)管理規(guī)章制度，了解本學(xué)院的專業(yè)設(shè)置、人才培養(yǎng)方案、課程設(shè)置及教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)環(huán)節(jié)及各項(xiàng)教學(xué)工作的實(shí)施流程。2.教學(xué)秘書需要掌握基本的秘書專業(yè)的知識(shí)，包括秘書學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、行政管理學(xué)、應(yīng)用文寫作、檔案學(xué)等。此外，教學(xué)秘書應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作技能，利用現(xiàn)代教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)處理教學(xué)管理事務(wù)，提高工作質(zhì)量和效率。

（三）心理素質(zhì)

教學(xué)秘書處于教學(xué)主管部門和院系的雙重領(lǐng)導(dǎo)，需要打交道的部門、對(duì)象較多，經(jīng)常會(huì)遇到挫折和困難，有時(shí)還會(huì)被誤解。責(zé)任和權(quán)利嚴(yán)重不對(duì)等使得教學(xué)秘書諸多工作難以更有力開展。教學(xué)秘書工作繁雜，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致教學(xué)事故，引起多方責(zé)難。很多高校對(duì)教學(xué)秘書的作用認(rèn)識(shí)不夠，把教學(xué)秘書當(dāng)成專職打雜跑腿的，干的就是一些簡(jiǎn)單的不需要?jiǎng)幽X筋的事情，加之教學(xué)秘書與教師、科研人員在身份、地位、待遇、職稱評(píng)定等方面有一定的差距，給教學(xué)秘書在心理上造成一定的落差。對(duì)此，教學(xué)秘書要學(xué)會(huì)心理調(diào)適，提高心理素質(zhì)，保持高尚的人格，樂(lè)觀向上，積極進(jìn)取，把平凡的工作做的不平凡。

（四）創(chuàng)新能力

在高校改革的新形勢(shì)下，教學(xué)秘書需要轉(zhuǎn)變觀念，在完成工作的基礎(chǔ)上發(fā)揮主觀能動(dòng)性，努力實(shí)踐，提出新觀點(diǎn)、新方法，開拓創(chuàng)新。[6]不能因循守舊，完全憑經(jīng)驗(yàn)做事，拒絕接受新事物，針對(duì)教學(xué)管理工作中不合理的部分能夠大膽地進(jìn)行改革，有創(chuàng)造性地去開展工作，要學(xué)習(xí)先進(jìn)的教學(xué)管理理念和方法，并運(yùn)用到工作中去，解決在工作中遇到的問(wèn)題，提高教學(xué)管理水平。

總之，客觀地認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書的工作特性，正確理解其在教學(xué)管理過(guò)程中所起的重要作用，同時(shí)了解教學(xué)秘書工作對(duì)其素質(zhì)要求，可以更好地發(fā)揮其在教學(xué)管理工作中的作用，保證教學(xué)工作的順利開展，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平都有著十分重要的意義。

[1]李中琴,周雪玲.加強(qiáng)地方新建本科院校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)芻議[J].保定學(xué)院學(xué)報(bào),2015(2)：103-105.

[2]徐新麗.淺談如何提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量[J].教育教學(xué)論壇, 2014(42)：32-34.

[3]武麗麗,蔣洪瑞.掌握工作特點(diǎn)做好教學(xué)秘書[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)(高等教育版),2009(1)：80-82.

[4]劉丹.淺談如何做好高校教學(xué)秘書工作[J].桂林師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào),2008(2)：146-148.

[5]徐東.教學(xué)在高校教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)(高等教育版)2009(3)：58-60.

[6]馬麗云.對(duì)做好高校教學(xué)秘書工作的認(rèn)識(shí)與思考[J].玉林師范學(xué)院學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)),2014(6)：120-123.

（責(zé)任編輯：陳 虹）

TheW ork Characteristic and Quality Requirement of the Teaching Secretary in New ly Established University

XU Xinli,YANG Jiangfan
(School of Food and Tea,WuyiUniversity,Wuyishan,Fujian 354300)

Teaching secretary is an important part of the teachingmanagement in Colleges and universities.It plays a non-negligible role in improving the quality of teaching the new undergraduate college.Teaching secretarialwork has the following features such as service,regularity,coordination,subsidiarity,responsibility，which would require teaching secretary have thought quality of helpfulness and dedication,excellent service quality,good psychological quality and creativity.Objective to know the working characteristics of the teaching secretary,understand the teaching secretary work of the quality requirements,strengthen the teaching secretary team building to improve the efficiency and quality of teaching secretary work to ensure the teachingwork smoothly has a very important significance.

newly established university;teaching secretary;working characteristic;quality requirement

G647

A

1674－2109(2017)01－0088－04

2015-06-18

福建省省級(jí)人才培養(yǎng)創(chuàng)新實(shí)驗(yàn)區(qū)(SJ2010008）。

徐新麗（1984-），女，漢族，研究實(shí)習(xí)員，主要從事高等教育教學(xué)管理研究。