設(shè)備采購代理公司的現(xiàn)狀分析及對策

路 光

(武鋼集團(tuán)國貿(mào)經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司 湖北 武漢：430080)

設(shè)備采購代理公司的現(xiàn)狀分析及對策

路 光

(武鋼集團(tuán)國貿(mào)經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司 湖北 武漢：430080)

以武漢鋼鐵(集團(tuán))公司下屬的設(shè)備采購代理公司為例，分析了設(shè)備采購代理的優(yōu)勢及其在實際運(yùn)行中存在的問題，并針對存在的問題提出了對策建議。

設(shè)備采購；代理；優(yōu)勢；問題；策略

設(shè)備采購代理是一種新型的設(shè)備采購模式，它憑借低成本、高效率的優(yōu)勢逐步被越來越多的企業(yè)所接受。武漢鋼鐵(集團(tuán))公司下屬的設(shè)備采購代理公司(以下簡稱武鋼設(shè)備代理公司)自成立以來，為被代理企業(yè)提供了周到細(xì)致的設(shè)備采購代理服務(wù)。本文以武鋼設(shè)備采購代理公司為研究對象，分析其優(yōu)勢和存在的問題，并為其未來發(fā)展提出建議。

1 關(guān)于設(shè)備采購代理和設(shè)備采購代理公司

設(shè)備采購代理作為一種新型的物資采購模式，有低價格、高效率、快響應(yīng)的優(yōu)勢，因而這一模式從產(chǎn)生以來，很快被社會上的企業(yè)所熟知并接受，成為企業(yè)降低采購成本的一種新的途徑。設(shè)備采購代理公司是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，是專門為其他企業(yè)提供采購服務(wù)的公司，專業(yè)的團(tuán)隊、規(guī)范有序的公司運(yùn)作和嚴(yán)格的內(nèi)部管理是設(shè)備采購代理公司獲得客戶認(rèn)可的法寶。

資料表明，中國企業(yè)的設(shè)備采購成本占到了其投資總成本的60%左右，外國企業(yè)的對應(yīng)比例一般在40%以下。換句話講，中國的企業(yè)在設(shè)備采購成本方面大約有20%的降成本余地。企業(yè)要創(chuàng)造更多的利潤，降低設(shè)備采購成本是非常不錯的選擇。

2 設(shè)備采購代理公司的優(yōu)勢分析

以武鋼下屬的設(shè)備采購代理公司為例。武鋼設(shè)備采購代理公司，重視客戶需求，專業(yè)化強(qiáng)，有一批熟悉冶金行業(yè)的高素質(zhì)的采購招標(biāo)團(tuán)隊，有武鋼采購電子商務(wù)平臺和武鋼電子招標(biāo)投標(biāo)平臺，有完善的業(yè)務(wù)流程和先進(jìn)的管理制度，能夠有效地降低被代理企業(yè)的采購成本和庫存，同時提供報關(guān)、物流、倉儲、配送等一站式服務(wù)，有效地避免采購腐敗。該設(shè)備采購代理公司曾作為國內(nèi)外公司的代理方，成功執(zhí)行代理設(shè)備采購項目10個，簽訂合同總金額約50億元人民幣，降低采購成本約0.5億元人民幣。另外，與傳統(tǒng)設(shè)備采購所花的時間相比，設(shè)備采購代理所需的采購時間僅為其三分之二。分析武鋼設(shè)備采購代理公司的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)其具備以下優(yōu)勢。

2.1 降低采購價格

武鋼設(shè)備采購代理公司重點專營冶金行業(yè)設(shè)備的采購，可以同時為武鋼下屬的其它公司和社會上的公司提供服務(wù)，采購方式有拉直采購、專業(yè)采購、集中采購、戰(zhàn)略采購、電子采購等。武鋼設(shè)備采購代理公司通過這些采購方式，在保持每年一定采購資金量的條件下，能夠獲得價格談判的主動權(quán)，能夠爭取到生產(chǎn)廠家更多的價格優(yōu)惠，從而降低設(shè)備采購成本。

2.2 節(jié)省交易成本

武鋼設(shè)備采購代理公司擁有武鋼采購電子商務(wù)平臺和武鋼電子招標(biāo)投標(biāo)平臺，具有比一般公司更多的供應(yīng)商渠道，有一批專業(yè)化的招標(biāo)、采購、配送團(tuán)隊。他們熟悉冶金行業(yè)設(shè)備的市場行情，對冶金設(shè)備廠家或代理商的產(chǎn)品了如指掌，能在被代理企業(yè)發(fā)出采購訂單后迅速采購到令其滿意的設(shè)備，并快速配送到其指定的公司現(xiàn)場。被代理企業(yè)可以節(jié)省大量的諸如考察、談判、配送等交易成本。

2.3 降低庫存成本

被代理企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)情況在合理時間內(nèi)向設(shè)備采購代理公司發(fā)出采購訂單。武鋼設(shè)備采購代理公司在收到其采購需求后第一時間做出反應(yīng)，發(fā)函給招標(biāo)代理公司網(wǎng)上發(fā)布招標(biāo)公告，并與其一起編制招標(biāo)文件、擬定合同文本、技術(shù)要求和優(yōu)化采購程序及評分標(biāo)準(zhǔn)。招標(biāo)結(jié)果公示結(jié)束后，在規(guī)定的時間內(nèi)，武鋼設(shè)備采購代理公司及時與中標(biāo)方簽訂采購合同，并與被代理企業(yè)簽訂銷售合同。合同規(guī)定的交貨期到了，武鋼設(shè)備采購代理公司及時協(xié)助被代理企業(yè)對其需要的設(shè)備進(jìn)行開箱驗收入庫、功能考核驗收。被代理企業(yè)體驗了“一站式服務(wù)”，得到所需設(shè)備，因而沒有必要備庫，有效避免了設(shè)備的積壓，從而大大降低了庫存成本。

2.4 避免腐敗，降低監(jiān)督成本

在傳統(tǒng)設(shè)備采購模式中，為了確定供應(yīng)商，被代理企業(yè)的采購人員往往需要到供應(yīng)商工廠考察，這往往易產(chǎn)生腐敗。被代理企業(yè)把設(shè)備采購環(huán)節(jié)從公司內(nèi)部脫離出來，在源頭上避免了設(shè)備采購中出現(xiàn)腐敗的可能性，大大降低了設(shè)備采購中的監(jiān)督成本。

3 設(shè)備采購代理公司在采購代理過程中存在的問題

武鋼設(shè)備采購代理公司經(jīng)過近些年的發(fā)展，在充分發(fā)揮其優(yōu)勢的同時，也存在一些問題，集中表現(xiàn)在以下5個方面。

3.1 被代理企業(yè)延遲支付合同款

被代理企業(yè)簽訂合同后，由于自身的原因，項目資金遲遲籌集不到位，其不得不延遲支付合同項下款項，這造成代理方不能按照合同約定對外支付合同款，嚴(yán)重影響了合同的順利執(zhí)行。

3.2 被代理企業(yè)未書面確認(rèn)評標(biāo)結(jié)果確認(rèn)函

在設(shè)備采購招標(biāo)過程中，被代理企業(yè)未書面確認(rèn)評標(biāo)結(jié)果確認(rèn)函，僅電話確認(rèn)一下。事后被代理企業(yè)不認(rèn)可評標(biāo)委員會推薦的第一中標(biāo)候選人，給采購代理工作帶來被動，影響招標(biāo)采購工作的正常進(jìn)行。

3.3 中標(biāo)方中標(biāo)后執(zhí)意修改合同條款

招標(biāo)代理公司發(fā)出中標(biāo)通知書后，在合同簽訂環(huán)節(jié)，簽約雙方對合同關(guān)鍵條款未達(dá)成一致。中標(biāo)方執(zhí)意修改合同條款并讓代理公司先簽訂合同，造成合同談判簽訂周期長，影響了合同后期的交貨、執(zhí)行。

3.4 被代理企業(yè)采購需求不明確、不完整

由于被代理企業(yè)采購需求不明確、不完整，招標(biāo)代理公司在招標(biāo)過程中不得不發(fā)技術(shù)澄清函，通知投保方按照新的技術(shù)要求報價。因被代理企業(yè)變更了技術(shù)要求，影響了投保方的報價，故有時投保方報價超出被代理方的預(yù)算，導(dǎo)致雙方公司無法簽訂合同。

3.5 上游供方未及時按照合同約定供貨

合同簽訂后，因為上游公司訂單多，工期緊，生產(chǎn)安排遇到瓶頸，所以它未及時按照合同約定提供設(shè)備。有時上游公司僅部分供貨，其余設(shè)備因原材料價格上漲放棄供貨。這導(dǎo)致合同無法順利執(zhí)行，被代理方生產(chǎn)受到影響。

4 保障設(shè)備采購代理公司有效運(yùn)行的對策建議

為保障武鋼設(shè)備采購代理公司的有效運(yùn)行，針對采購代理過程中出現(xiàn)的上述問題，宜采取以下對策建議。

4.1 約定被代理企業(yè)提前支付合同款

武鋼設(shè)備采購代理公司每年修訂公司相關(guān)貿(mào)易管理辦法，并嚴(yán)格執(zhí)行新的公司相關(guān)貿(mào)易管理辦法，嚴(yán)格控制相關(guān)貿(mào)易合同風(fēng)險，始終堅持對上游公司先貨后款，對下游公司先款后貨的付款原則，掌握采購代理資金支付的主動權(quán)。在背靠背購銷合同中規(guī)定，被代理企業(yè)在合同簽訂前5個工作日內(nèi)向武鋼設(shè)備采購代理公司支付合同規(guī)定的全部款項，否則將承擔(dān)影響合同執(zhí)行的相應(yīng)責(zé)任。

4.2 要求被代理企業(yè)書面確認(rèn)評標(biāo)結(jié)果確認(rèn)函

在發(fā)布招標(biāo)公告前，武鋼設(shè)備采購代理公司主動與被代理企業(yè)和招標(biāo)代理公司溝通，在投標(biāo)人資格要求中明確規(guī)定投標(biāo)人具備的資質(zhì)，設(shè)定潛在投標(biāo)人參與招標(biāo)項目的進(jìn)入門檻。在采購代理項目開標(biāo)前，武鋼設(shè)備采購代理公司通知被代理企業(yè)派代表參與設(shè)備招標(biāo)項目評標(biāo)。在評標(biāo)過程中，一旦被代理企業(yè)對第一中標(biāo)候選人有異議，招標(biāo)代理公司根據(jù)評標(biāo)委員會的意見可以向第一中標(biāo)候選人發(fā)技術(shù)和價格澄清函，并及時聯(lián)系第一中標(biāo)候選人到招標(biāo)代理公司進(jìn)行面對面的書面澄清。如果第一中標(biāo)候選人書面承諾在報價不變的條件下按照招標(biāo)文件的技術(shù)要求標(biāo)準(zhǔn)供貨，那么被代理企業(yè)便認(rèn)可評標(biāo)委員會的意見，在隨后評標(biāo)結(jié)果確認(rèn)函上簽字。

4.3 合同條款屬于★號條款，原則上不允許修改

招標(biāo)代理公司編寫招標(biāo)文件時，明確規(guī)定項目的商務(wù)、技術(shù)條款不允許偏離，即所有商務(wù)、技術(shù)條款均屬于★號條款。一旦投標(biāo)方不滿足★號條款，其就被認(rèn)為棄標(biāo)。招標(biāo)代理公司將格式合同編入招標(biāo)文件，事先設(shè)定評分標(biāo)準(zhǔn)，對合同關(guān)鍵條款實行打分制。投標(biāo)方響應(yīng)★號條款的得分高，不響應(yīng)★號條款的得分低或為零。投保方若想中標(biāo)，其不得不響應(yīng)招標(biāo)文件的要求。在設(shè)備招標(biāo)階段投標(biāo)方同意了合同全部條款，招標(biāo)代理公司發(fā)出中標(biāo)通知書后，中標(biāo)方不得不按照招標(biāo)文件中的格式合同簽署合同。同時，為避免上下游公司反悔，武鋼設(shè)備采購代理公司先讓其在合同原件上簽字蓋章，然后武鋼設(shè)備采購代理公司再辦理合同簽字蓋章手續(xù)。

4.4 事先溝通，明確被代理企業(yè)采購需求

制定完整、明確的采購需求是采購代理公司專業(yè)化的主要內(nèi)容。接到采購需求后，武鋼設(shè)備采購代理公司組織專業(yè)人員開展廣泛的市場咨詢，對不存在市場技術(shù)壁壘和壟斷的采購需求做到心中有數(shù)。武鋼設(shè)備采購代理公司與被代理企業(yè)充分溝通后，雙方明確合理的交貨期、付款方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)保期等。若被代理企業(yè)有品牌和產(chǎn)地要求的，其應(yīng)明確品牌和產(chǎn)地。若被代理企業(yè)產(chǎn)品規(guī)格型號填報不完整的，其應(yīng)提供產(chǎn)品圖片，有圖紙的盡量提供圖紙。被代理企業(yè)的預(yù)算應(yīng)該有合理的浮動范圍，其做預(yù)算時應(yīng)當(dāng)按照物有所值原則，與項目成本測算和產(chǎn)品的生命周期結(jié)合，同時要考慮產(chǎn)品的質(zhì)量、運(yùn)輸、報關(guān)、售后服務(wù)、原材料價格上漲等因素。

4.5 合同條款中明確遲交貨處罰條款

針對合同簽訂后因賣方自身問題導(dǎo)致延遲交貨的情況，嚴(yán)重影響項目工期和現(xiàn)場生產(chǎn)，武鋼設(shè)備采購代理公司在合同條款中明確遲交貨處罰條款。賣方應(yīng)按下列費(fèi)率向買方支付遲交貨違約罰款：遲交第1周，按該批遲交貨物金額的0.5%計算；遲交第2周，按該批遲交貨物金額的0.7%計算；遲交第3周及以上，每周按該批遲交貨物金額的1.0%計算；遲交不足一周但超過三天的按一周計算。賣方的遲交貨違約罰款總額不超過合同總價的5%。賣方對遲交貨違約罰款的支付，并不解除賣方繼續(xù)交貨的義務(wù)，但這將作為賣方對買方最終的全部補(bǔ)償為遲交貨違約罰款。若賣方僅部分送貨，在實際執(zhí)行合同的過程中，要求賣方全部交貨，然后經(jīng)被代理企業(yè)驗收通過后再辦理貨款支付手續(xù)。

在目前的市場環(huán)境下，設(shè)備采購代理行為具有較強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，從事設(shè)備采購代理的公司需要不斷地學(xué)習(xí)國家法律法規(guī)，在實踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)，穩(wěn)步提高設(shè)備采購代理的水平，為被代理企業(yè)最大程度地降低采購成本，提高采購效率。

[1] 錢英,張尤仁.招標(biāo)文件中技術(shù)參數(shù)和配置要求的編制方法探討[J].中國醫(yī)療器械雜志，2003，27(2)：148-149.

[2] 陳柏青.新形勢下加強(qiáng)政采代理機(jī)構(gòu)管理的幾點建議[N].政府采購信息報,2016-05-04.

PresentSituationandSolutionofEquipmentPurchasingAgent

Lu Guang

(International Trading Co., Ltd of WISCO, Wuhan 430080, Hubei)

Taking equipment purchasing agent of WISCO for instance, this paper analyzes disadvantages of equipment purchasing agent and problems in operation, and then comes up with solutions of these problems.

equipment purchasing; agent; advantage; problem; strategy

F274

A

1671-3524(2017)03-0059-03

2017-06-02

2017-07-07

路 光(1979～)，男，碩士，經(jīng)濟(jì)師.E-mail：wiscoluguang@163.com

(責(zé)任編輯：游 濤)