檔案管理中知識管理的應用及相關(guān)問題探索

郭 璐

(呂梁教育學院，山西 呂梁 033000)

【教育管理】

檔案管理中知識管理的應用及相關(guān)問題探索

郭 璐

(呂梁教育學院，山西 呂梁 033000)

當前我國正處于知識經(jīng)濟時代，利用知識管理可以促進知識經(jīng)濟形成一種新的管理理念，從而可以獲得更多行業(yè)的青睞，可以在各個領(lǐng)域中廣泛應用知識管理，在檔案管理中利用知識管理理念獲得明顯的作用，提升檔案管理的整體水平。

檔案管理；知識管理；相關(guān)問題

知識管理這種管理方法就是利用各種知識進行管理，將已有的知識進行保存，在當今知識經(jīng)濟的巨大壓力下，檔案可以承載人們珍貴的記憶，和知識管理具有十分密切的關(guān)系，在檔案管理中知識管理發(fā)揮著非常重要的作用，因此檔案工作者需要明確知識管理理念，在工作領(lǐng)域中運用知識管理這種新型的管理方法，使自身的創(chuàng)新能力得到提升，從而在社會發(fā)展的過程中實現(xiàn)自我價值。

一、知識管理的特征和核心

(一)知識管理的定義

知識管理在當今的管理領(lǐng)域中屬于創(chuàng)新管理，當前還沒有得到廣泛的認可。以網(wǎng)絡的定義為基礎(chǔ)，知識管理主要針對的對象就是知識、知識創(chuàng)造過程、知識應用等各種活動，從而可以使組織共享顯性知識和隱形知識。

(二)知識管理的特征

對于知識的流動性和共享性給予重視，對于集體智慧進行利用，從而提高組織自身的創(chuàng)新能力和應變能力，使組織在激烈的競爭當中獲得一席之地，對于組織的職工給予精神鼓勵，使員工自身享有一定的權(quán)力和責任，從而將員工自身的自覺性和能動性等充分的發(fā)揮出來，組織對知識和人才給予重視，在組織內(nèi)部建立學習型組織。

(三)組織知識管理的核心

實現(xiàn)組織的知識管理主要就是識別組織的各種信息和知識，并且進行全面的收集和科學的分類，對于各種相關(guān)的知識進行共享，促進知識創(chuàng)新，并且不斷實現(xiàn)知識增值，這樣才可以提升組織的應變能力和創(chuàng)新能力。知識管理的核心就是建設(shè)有關(guān)知識運用和創(chuàng)造的組織，知識是組織重要的戰(zhàn)略資源，可以更好的和其他組織競爭，組織要更加嚴格的管理知識資源，可以利用知識共享的方式將知識的價值在最大限度上發(fā)揮出來，使組織的知識資源得到豐富，從而建立有關(guān)新知識共享的機制。組織為服務對象提供的產(chǎn)品和服務當中也要蘊含著知識，在組織的實際經(jīng)營管理模式當中利用知識管理，創(chuàng)新組織管理。

二、檔案管理的現(xiàn)狀

(一)信息化環(huán)境的檔案管理

檔案信息化，指的就是檔案管理模式的重心為實現(xiàn)檔案實體數(shù)字化信息化形式，從而為社會提供更多的服務。利用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅耗費時間而且耗費人力，工作效率較低，實現(xiàn)檔案管理信息化之后，可以提高工作效率，還可以將服務質(zhì)量提高，使檔案管理具備寬廣的發(fā)展空間。

檔案管理不斷發(fā)展，需要建立信息化知識管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理，滿足社會各個方面的利用需求，可以創(chuàng)造出更多的價值，從而將檔案管理的核心競爭力得到有效提高。

(二)檔案管理工作存在的問題

針對當前我國的檔案管理工作存在問題，檔案工作人員缺乏檔案意識，檔案管理人員的素質(zhì)比較低，需要得到提高。檔案管理過程中，工作人員缺乏檔案保護的意識，沒有制定具體的保護政策和措施。除此以外，檔案人員的學歷和專業(yè)技能方面的素質(zhì)也需要得到加強，切實改進檔案管理工作，必須獲得社會各個方面的支持。當前檔案工作的硬件設(shè)備比較差，相關(guān)的設(shè)施也沒有配備齊全，需要改進庫房環(huán)境。

三、檔案管理中知識管理的應用

(一)細化檔案管理保管過程

在網(wǎng)絡化的背景下，在檔案管理中利用知識管理，需要檔案管理的細化。在檔案管理中，基礎(chǔ)工作是檔案的保管，在傳統(tǒng)的管理過程中，管理單位就是立卷，其中存在很多隱含的問題，檔案人員對于檔案材料信息無法主動的了解。關(guān)于信息的查閱也不夠方便，變動過的檔案很難進行查詢，如果需要查閱的內(nèi)容包含在內(nèi)，整卷的查閱，非常耗費時間和人力。

上述的管理方法比較落后，當前我國辦公自動化技術(shù)不斷得到普及，開始廣泛的利用網(wǎng)絡信息存取技術(shù)，檔案管理細化了保管單位的運用過程。知識管理的基本單位就是知識元，具備行政指令、基本原理、技術(shù)方法等各個單元。利用計算機和網(wǎng)絡通信實現(xiàn)知識元管理，這樣會更加便利。與此同時將檔案管理當中存在的問題進行挖掘，并研究解決，從而促進檔案信息資源得到更加深入的開發(fā)。

(二)再造檔案管理業(yè)務流程

實現(xiàn)業(yè)務流程的再造就是再設(shè)計組織當中的工作流程和程序。再造檔案管理業(yè)務流程，以文件生命周期設(shè)計為基礎(chǔ)，使組織文件和檔案成為不可分割的整體，突破傳統(tǒng)的文件工作和檔案工作存在的界限，從而可以促進組織的文件檔案工作實現(xiàn)一體化，統(tǒng)一設(shè)計業(yè)務流程。這個流程當中包括文件的生產(chǎn)、歸檔、保存等一系列過程，這樣可以更好的管理組織檔案，將其服務功能得到強化，從而提高組織的工作效率。知識管理不斷發(fā)展，檔案管理部門需要在自身的管理當中利用知識管理新技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，更多的利用網(wǎng)絡技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，使其作為強大的支撐，引進各種現(xiàn)代化的工作方式，從而實現(xiàn)有序化的檔案管理。

(三)拓展檔案的管理職能

不斷加強組織的知識管理，并且在這個過程中不斷利用信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理的職能，組織需要建立新的管理模式才能滿足這種需要。要想轉(zhuǎn)變職能，首先需要實現(xiàn)知識的歸納，并且大力開發(fā)檔案知識，從而針對檔案管理實現(xiàn)智能化的服務，可以共享檔案知識資源，這就需要轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案管理，以組織知識管理的整體要求和規(guī)劃為基礎(chǔ)，將檔案管理職能進行完善。轉(zhuǎn)變職能的同時也要轉(zhuǎn)變檔案人員的角色，使其成為檔案知識的管理者。

(四)強化檔案管理人員的修養(yǎng)

當前在檔案管理工作者中存在著很多問題，專業(yè)技能不夠熟練，知識也比較匱乏。主要是因為管理者專業(yè)培訓不足，自身的思想觀念比較落后，主要利用的還是傳統(tǒng)的檔案管理模式。檔案管理部門要想更好的進行運作，需要將檔案管理技術(shù)進行更新，定期培訓檔案管理人員，加強繼續(xù)教育，領(lǐng)導需要更多的利用鼓勵政策，創(chuàng)造出互利的氛圍，可以使員工之間進行情景演練，使員工可以產(chǎn)生集體榮譽感，從而更加努力的工作，為組織爭取創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。在日后的工作當中更好的利用最新的管理模式，有效的結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)和檔案管理知識。

當前我們正處于知識經(jīng)濟的時代，檔案工作應該明確傳統(tǒng)管理模式對于檔案管理的不利影響，抓住機遇，實現(xiàn)創(chuàng)新，結(jié)合檔案管理和知識管理，科學合理的進行檔案管理，使用戶可以盡快的獲得自己需要的信息，從而促進檔案管理工作在知識管理模式中更加順利的進行下去。

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2017-04-20

郭璐(1986-)，女，山西離石人，呂梁教育學院館員，研究方向：檔案管理。

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