檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用探究

鄭瑩

（山東省曹縣愛(ài)國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)委員會(huì)，山東曹縣 274400）

縣級(jí)愛(ài)國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“愛(ài)衛(wèi)會(huì)”）擔(dān)負(fù)著縣域愛(ài)國(guó)衛(wèi)生工作規(guī)劃和年度計(jì)劃，組織縣域愛(ài)國(guó)衛(wèi)生工作相關(guān)法規(guī)、規(guī)章和政策的實(shí)施與監(jiān)督，組織指導(dǎo)城鄉(xiāng)病媒生物預(yù)防控制工作，組織開(kāi)展愛(ài)國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)方面的科研活動(dòng)、信息交流及經(jīng)驗(yàn)推廣等工作?？芍^使命重大。這就要求縣一級(jí)愛(ài)衛(wèi)會(huì)要勇于擔(dān)當(dāng)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的健康安全需求，正視檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用存在的問(wèn)題，加快自身改革，創(chuàng)新檔案管理工作，提出完善檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的措施，實(shí)現(xiàn)實(shí)體管理向信息服務(wù)轉(zhuǎn)變，從而確保愛(ài)國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)委員會(huì)事業(yè)長(zhǎng)期可持續(xù)性發(fā)展。

1 開(kāi)發(fā)與利用愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源是時(shí)代需要

愛(ài)衛(wèi)會(huì)所擔(dān)負(fù)的使命和職責(zé)決定了愛(ài)衛(wèi)會(huì)必須高度重視愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源建設(shè)，特別是做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，從而更好地發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，服務(wù)于人民群眾，滿足人民群眾身心健康安全需要。需要指出的是，愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源及其管理由眾多子系統(tǒng)構(gòu)成，環(huán)環(huán)相扣，包括愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、愛(ài)衛(wèi)會(huì)信息資源建設(shè)、人力資源建設(shè)。其中，愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用是愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息化的目標(biāo)及核心任務(wù)，這是衡量愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源管理的重要標(biāo)志，現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)及其設(shè)備是愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案開(kāi)發(fā)與利用的基礎(chǔ)和保障。

隨著我國(guó)進(jìn)入社會(huì)主義建設(shè)新時(shí)期，人民群眾的獲得感、成就感日益明顯，要求包括愛(ài)衛(wèi)會(huì)在內(nèi)的政府部門加強(qiáng)政府職能，提高所在區(qū)域包括衛(wèi)生治理在內(nèi)的環(huán)境建設(shè)水平的呼聲愈加高漲，這就要求愛(ài)衛(wèi)會(huì)增加檔案信息透明度，做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用。不僅如此，數(shù)字信息技術(shù)的普及給愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源管理帶來(lái)史無(wú)前例的變化，推動(dòng)著愛(ài)衛(wèi)會(huì)工作的發(fā)展。愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息化必然包含著檔案信息技術(shù)的應(yīng)用，否則愛(ài)衛(wèi)會(huì)信息資源管理無(wú)從談起。

愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息管理需要以信息技術(shù)及硬件設(shè)施作為基礎(chǔ)，將信息技術(shù)應(yīng)用于愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息的傳遞、處理、開(kāi)發(fā)、利用。愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源共建共享是愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源信息化的重要組成部分。在愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用過(guò)程中，愛(ài)衛(wèi)會(huì)需要高質(zhì)量、高集成的檔案信息，以及科學(xué)有效的檔案信息管理。愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源的有序組織和開(kāi)發(fā)利用，從而使愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案資源開(kāi)發(fā)利用建設(shè)邁上新臺(tái)階，從而使愛(ài)衛(wèi)會(huì)具有更強(qiáng)勁的生存力。需要指出的是，愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用不是信息技術(shù)的簡(jiǎn)單應(yīng)用，而是要依托先進(jìn)的檔案管理思想，規(guī)范愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案工作業(yè)務(wù)流程，將信息技術(shù)融入愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源收集、整理、開(kāi)發(fā)、利用等活動(dòng)中，以增強(qiáng)愛(ài)衛(wèi)會(huì)事業(yè)的生命力。

2 制約愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的因素

2.1 開(kāi)發(fā)利用理念滯后

部分愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案管理人員對(duì)新形勢(shì)缺乏清醒認(rèn)識(shí)，思想觀念重管輕用，把管好檔案作為愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案工作重點(diǎn)，簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單認(rèn)為按時(shí)接收、開(kāi)放，提供憑據(jù)就可以了。對(duì)如何開(kāi)發(fā)愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源，提高愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案利用率不加考慮，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息的價(jià)值，致使愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案與新形勢(shì)不相協(xié)調(diào)，開(kāi)發(fā)與利用思想認(rèn)識(shí)狹隘、落后，導(dǎo)致開(kāi)發(fā)與利用工作進(jìn)展遲緩。

2.2 基礎(chǔ)工作不牢固

愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案室服務(wù)功能不完善，設(shè)施設(shè)備簡(jiǎn)陋，保管條件差，對(duì)外主動(dòng)宣傳不夠，社會(huì)對(duì)愛(ài)衛(wèi)會(huì)認(rèn)知程度不高，愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案難以為社會(huì)利用；館藏資源結(jié)構(gòu)單一，許多愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案館藏門類不全，文書檔案占比偏大，科技、專業(yè)、聲像檔案占比偏小，內(nèi)容貧乏，缺乏吸引力，開(kāi)發(fā)利用范圍小。

2.3 編研手段不科學(xué)

不可否認(rèn)，現(xiàn)階段的編研工作限制了愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，表現(xiàn)為編研材料內(nèi)容單一，重文書、輕科技；編研材料檔次低，一次性成果多，深層次成果少。編研材料模仿多，編研與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，成果利用率不高；檔案編研人員缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì)，人員數(shù)量少。

2.4 服務(wù)質(zhì)量不高

受制于經(jīng)費(fèi)短缺，愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案部門教育培訓(xùn)活動(dòng)不夠，檔案人員專業(yè)知識(shí)匱乏，開(kāi)發(fā)能力低下；加之日常待遇不高，部分管理人員不思進(jìn)取，缺乏責(zé)任心、使命感和奉獻(xiàn)實(shí)干精神；提供利用方式單調(diào)，服務(wù)方式落后，提供信息手段被動(dòng)，限制了利用者獲取利用信息的時(shí)間和空間，挫傷了利用者利用檔案信息的積極性，導(dǎo)致愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案資源閑置浪。

3 愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用策略

3.1 更新思想觀念

開(kāi)發(fā)利用是愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案管理的最終目的，愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案管理人員要更新觀念，明確開(kāi)發(fā)利用是衡量檔案的尺度和標(biāo)志，消除重管輕用觀點(diǎn)，克服不求進(jìn)取落后認(rèn)識(shí)，銳意進(jìn)??；愛(ài)衛(wèi)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層要重視對(duì)愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)施人、財(cái)、物等開(kāi)發(fā)利用條件的傾斜，使愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展。

3.2 強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)

愛(ài)衛(wèi)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層要首先做好檔案館庫(kù)建設(shè)，加大設(shè)施設(shè)備經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)對(duì)愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌規(guī)劃，制訂開(kāi)發(fā)利用計(jì)劃，爭(zhēng)取所在區(qū)域政府把其納入地方信息化規(guī)劃；嚴(yán)格執(zhí)行檔案開(kāi)發(fā)與利用規(guī)章和技術(shù)規(guī)范，按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案數(shù)字化、電子文件歸檔、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，確保愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀、便于共享；建立愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息安全規(guī)章制度，保證數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠。

3.3 建立開(kāi)發(fā)利用制度

愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源的利用，必須有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息利用制度。首先，要實(shí)施科學(xué)的編研工作，適時(shí)編研適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的信息資料，重點(diǎn)放在“精、管、用”上；建立愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息利用預(yù)測(cè)制度，了解社會(huì)的需求動(dòng)向和發(fā)展趨勢(shì)，掌握社會(huì)各界需求重點(diǎn)，對(duì)愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息利用率進(jìn)行信息反饋，明確階段利用重點(diǎn)；加強(qiáng)愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案征集工作，建立起數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)并富有特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；完善愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案補(bǔ)充機(jī)制，改變文書檔案居多的局面，實(shí)現(xiàn)館際交流，資源共享。

3.4 完善服務(wù)機(jī)制

愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案部門要加大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用宣傳活動(dòng)，采取專題、舉辦展覽等形式，公布愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案內(nèi)容，宣傳愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用；改革服務(wù)方式，日常做好接待查檔工作，配備齊全復(fù)印機(jī)等設(shè)備，提高查全率和查準(zhǔn)率；調(diào)整檔案利用開(kāi)發(fā)服務(wù)重點(diǎn)，主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)、上門服務(wù)、定點(diǎn)服務(wù)，全方位實(shí)施社會(huì)服務(wù)；加快愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案編研步伐，圍繞所在縣域工作中心，注重衛(wèi)生、健康調(diào)查等專題編研，把具有地方特色、富于利用價(jià)值的檔案資料按專題編排。

3.5 加強(qiáng)新型專業(yè)人才培養(yǎng)

人才是愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的關(guān)鍵，愛(ài)衛(wèi)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層要站在時(shí)代高度，提高開(kāi)發(fā)利用認(rèn)識(shí)，努力提高愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息開(kāi)發(fā)人員素質(zhì)，著重培養(yǎng)一支既懂得技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息管理人員。要時(shí)不我待，要勇于擔(dān)當(dāng)，加快培養(yǎng)步伐，加強(qiáng)對(duì)愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，使愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案管理人員更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)層面，提高業(yè)務(wù)技能，突出掌握數(shù)字信息技術(shù)、微縮技術(shù)等新知識(shí)、新方法；要大力引進(jìn)、選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案管理工作。

3.6 搞好愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案宣傳

愛(ài)衛(wèi)會(huì)要珍惜榮譽(yù)，要維護(hù)自身在社會(huì)中的良好形象，就要做好自我宣傳，為愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境。愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案部門要大力宣傳《檔案法》等法律、法規(guī)，適應(yīng)形勢(shì)需要，采取靈活多樣的宣傳形式開(kāi)展愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案宣傳活動(dòng)；注重愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案價(jià)值、作用及利用效果的宣傳，使社會(huì)各界知道什么是愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案，愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案有什么價(jià)值，激發(fā)社會(huì)各界利用愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案的熱情，引導(dǎo)更多的社會(huì)階層如何利用愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案，知曉利用愛(ài)衛(wèi)會(huì)檔案的益處。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的快速發(fā)展要愛(ài)衛(wèi)會(huì)加快改革步伐，滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的健康安全需求。愛(ài)衛(wèi)生會(huì)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，加快自身改革，特別是創(chuàng)新檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)實(shí)體管理向信息服務(wù)轉(zhuǎn)變，完善檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的措施，從而確保愛(ài)國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)委員會(huì)事業(yè)長(zhǎng)期可持續(xù)性發(fā)展。

[1]趙麗潔，張淑會(huì).京津冀將共享檔案信息資源[N].河北日?qǐng)?bào)，2014-08-28.

[2]徐舒柯.現(xiàn)代檔案信息傳播中的媒介運(yùn)用研究[D].福建師范大學(xué)，2012.

[3]王學(xué)昌.中國(guó)—東盟多語(yǔ)種檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)研究[D].廣西民族大學(xué)，2012.