新醫(yī)改環(huán)境下的醫(yī)院檔案服務(wù)策略探析

何鋒

（銅陵市人民醫(yī)院檔案館銅陵244000）

新醫(yī)改環(huán)境下的醫(yī)院檔案服務(wù)策略探析

何鋒

（銅陵市人民醫(yī)院檔案館銅陵244000）

醫(yī)院改革任重道遠(yuǎn)。醫(yī)院檔案專業(yè)人員應(yīng)積極承擔(dān)改革職責(zé)的神圣使命，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提升檔案的供給側(cè)改革水平，充分發(fā)揮檔案的資源信息優(yōu)勢(shì)，為管理者出謀劃策，為檔案用戶利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，確保檔案工作始終為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革和人民健康事業(yè)服務(wù)，為推進(jìn)健康中國(guó)建設(shè)和全面建成小康社會(huì)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

檔案工作 醫(yī)院改革 服務(wù) 探析

為深化醫(yī)改，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳制發(fā)通知，要求各地區(qū)、各部門結(jié)合實(shí)際認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革領(lǐng)導(dǎo)小組《關(guān)于進(jìn)一步推廣深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革經(jīng)驗(yàn)的若干意見》（以下簡(jiǎn)稱《意見》），《意見》從醫(yī)療、醫(yī)保、醫(yī)藥“三醫(yī)”聯(lián)動(dòng)工作機(jī)制、建立健全公立醫(yī)院運(yùn)行新機(jī)制等八個(gè)方面就醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革提出了指導(dǎo)意見，其中醫(yī)院改革涉及更加復(fù)雜的利益調(diào)整、矛盾凸顯的體制機(jī)制，是改革的關(guān)鍵，因此確保醫(yī)院改革順利推進(jìn)，讓廣大醫(yī)務(wù)工作者和老百姓得到實(shí)實(shí)在在的利益，是改革成功與否的試金石。在這次規(guī)模宏大、前無先例的醫(yī)院改革洪流中，檔案專業(yè)人員應(yīng)勇立潮頭，責(zé)無旁貸地承擔(dān)“為黨管檔，為國(guó)守史，為民服務(wù)”的神圣使命，充分發(fā)揮檔案的資源信息優(yōu)勢(shì)，為管理者出謀劃策，為檔案用戶利用檔案提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，確保檔案工作始終為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革和人民的健康事業(yè)服務(wù)，為推進(jìn)健康中國(guó)建設(shè)和全面建成小康社會(huì)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)應(yīng)付為主動(dòng)出擊

醫(yī)改前的醫(yī)院檔案工作，多數(shù)是處于看門守?cái)偁顟B(tài)，日常工作都集中在檔案保存、檔案分類以及查閱咨詢上，被動(dòng)服務(wù)的成分較多，對(duì)檔案的編研以及檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域很少涉足，其作用未得到充分的發(fā)揮，檔案部門也未得到相應(yīng)的重視。隨著新醫(yī)改的深入實(shí)施，檔案工作應(yīng)當(dāng)變被動(dòng)為主動(dòng)，積極找準(zhǔn)位置，主動(dòng)出擊，改進(jìn)工作作風(fēng)，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率。醫(yī)改給醫(yī)院的發(fā)展帶來了機(jī)遇，但同時(shí)也賦予更大的挑戰(zhàn)，要將風(fēng)險(xiǎn)降到最低，就要科學(xué)地決策，決策的根據(jù)是信息，信息的來源是檔案，是日常檔案工作過程中收集和加工的有價(jià)值的材料。沒有檔案的參考，決策的依據(jù)就成為無源之水、無本之木，因此快速有效的開發(fā)蘊(yùn)藏在檔案室中的信息資源，是檔案專業(yè)人員的當(dāng)務(wù)之急。檔案專業(yè)人員首先應(yīng)當(dāng)熟悉館藏結(jié)構(gòu)、數(shù)量，在總結(jié)以往檔案利用經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)之上，掌握檔案信息的新需求，提高檔案信息資源利用的準(zhǔn)確性、針對(duì)性，避免做無用之功。檔案專業(yè)人員應(yīng)主動(dòng)參與醫(yī)改工作的全過程，預(yù)測(cè)醫(yī)改過程中檔案利用的方向和領(lǐng)域，盡早開發(fā)相應(yīng)的檔案資源，變“死檔案”為“活信息”，為新醫(yī)改提供多角度、全方位、有價(jià)值的服務(wù)，變檔案資源為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。醫(yī)改工作啟動(dòng)以來，我院檔案工作超前謀劃，組織學(xué)習(xí)了《意見》的內(nèi)容和精神實(shí)質(zhì)，深刻領(lǐng)會(huì)《意見》對(duì)檔案工作的新要求，快速編制了《醫(yī)院規(guī)章制度和各類人員崗位職責(zé)》、《醫(yī)院工作流程圖集》并分發(fā)給各科室，要求嚴(yán)格按照制度和流程辦事，避免醫(yī)改過程中的銜接不到位導(dǎo)致管理、日常工作的混亂，同時(shí)在本年度全省等級(jí)醫(yī)院的考核中，快捷、準(zhǔn)確地提供考核組需要的各類檔案167（卷）件，取得優(yōu)秀的成績(jī)，其中檔案工作獲滿分，得到院領(lǐng)導(dǎo)和兄弟科室高度的肯定。

二、健全檔案工作制度，提升檔案管理水平

1.完善醫(yī)院檔案收集、征集制度，豐富檔案資源。樹立“大檔案”的理念[1]27，對(duì)醫(yī)院各門類和載體的檔案實(shí)行檔案管理體制、檔案規(guī)章制度和檔案實(shí)體的集中統(tǒng)一管理，并據(jù)醫(yī)院發(fā)展實(shí)際拓展檔案資源來源范圍，廣泛搜集與醫(yī)院有關(guān)的各種信息資料，要做到“拿來主義”，應(yīng)收盡收，避免出現(xiàn)“檔案用時(shí)方恨少”的現(xiàn)象，對(duì)散落在民間和其他單位的珍貴檔案，應(yīng)鼓勵(lì)其主動(dòng)交付，在條件許可的情況下，實(shí)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。要著力于實(shí)現(xiàn)供給側(cè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，改變以往普遍存在的文件多、材料少狀況。開拓收藏領(lǐng)域，在增大醫(yī)療、科研、基建等檔案的比重上下功夫，切實(shí)為臨床醫(yī)療、醫(yī)學(xué)科研、后勤保障等項(xiàng)目服務(wù)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案專業(yè)人員要針對(duì)性地開發(fā)臨床先進(jìn)技術(shù)、典型病例等信息，指導(dǎo)臨床實(shí)踐，制作專版圖書，固化檔案成果。編輯每年的重要專題文件匯編，為醫(yī)院管理活動(dòng)及領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。開發(fā)各科室專家、學(xué)科帶頭人等檔案，編輯他們的獲獎(jiǎng)成果、事跡、風(fēng)采，制作醫(yī)院檔案文化精品。構(gòu)建多種形式的查閱載體，滿足廣大醫(yī)護(hù)員工對(duì)檔案的需求。編制組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、各類獲獎(jiǎng)索引等，延續(xù)檔案的脈絡(luò)，增強(qiáng)檔案的公共服務(wù)能力。

2.完善檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，方便檔案利用。2006年，國(guó)家檔案局發(fā)布了文件的收集范圍和保管期限規(guī)定，規(guī)定是個(gè)綱領(lǐng)性文件，各單位按照實(shí)際情況參照?qǐng)?zhí)行。由于醫(yī)改工作是新的國(guó)家行為，是新生事物，意味著以前的許多法律、制度、規(guī)范都要重新制訂。新業(yè)務(wù)的開展、新類型會(huì)議的召開、新的檔案資料的形成等，加之近年來層出不窮的新載體檔案，如電子文件、紙質(zhì)檔案電子化、數(shù)碼照片等的出現(xiàn)，以前的檔案規(guī)定顯然不能適應(yīng)需要，要適時(shí)修訂和補(bǔ)充，但修訂補(bǔ)充的前提是為了更加簡(jiǎn)捷、明了，方便檔案的使用。為此，檔案專業(yè)人員要嚴(yán)格制訂檔案業(yè)務(wù)的新標(biāo)準(zhǔn)、新細(xì)則，確保醫(yī)改后的檔案做到收集齊全、分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)正確、編目清晰、裝訂整齊、排架合理。要完善檔案檢索體系，簡(jiǎn)化檔案的服務(wù)流程，方便檔案的利用，提高檔案的利用效率。

3.加強(qiáng)檔案人員專業(yè)技能培養(yǎng)，加快信息化步伐?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，科技檔案作為重要的信息資源，推動(dòng)著醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、成果轉(zhuǎn)化等工作的深入開展，是促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作發(fā)展和進(jìn)步的重要支撐[2]71。新醫(yī)改工作面臨繁重的任務(wù)和工作壓力，要以提高檔案專業(yè)人員的信息化水平為抓手，提高檔案專業(yè)人員的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)技能。隨著醫(yī)院文檔一體化管理，檔案信息量的不斷增多，檔案信息載體的日益多樣化，檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案的利用越來越頻繁，傳統(tǒng)的管理理論、管理模式和工作方式已越來越不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。為此，檔案專業(yè)人員要從“紙與鐵”時(shí)代走出來，熟悉當(dāng)今的“數(shù)與網(wǎng)”環(huán)境，補(bǔ)齊知識(shí)空白、經(jīng)驗(yàn)盲區(qū)、能力弱項(xiàng)的短板，有針對(duì)性地參加檔案專業(yè)人員的在職培訓(xùn)教育[3]21。同時(shí)檔案專業(yè)人員也要再學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自身知識(shí)創(chuàng)新，提高綜合學(xué)習(xí)的能力，掌握更多的檔案新知識(shí)、新理論、新技術(shù)，熟悉有關(guān)信息處理的基礎(chǔ)和方法，能熟練利用計(jì)算機(jī)和數(shù)字化等信息技術(shù)，將醫(yī)院檔案管理部門收集的紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案、視頻音頻檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，盡可能縮短電子檔案管理上的“真空期”。同時(shí)還要加快現(xiàn)存檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換步伐，縮短現(xiàn)存檔案的“休眠期”，做到“存量數(shù)字化，增量電子化”[4]45，適時(shí)通過醫(yī)院建立的局域網(wǎng)提供利用。

三、創(chuàng)新服務(wù)方式，推動(dòng)醫(yī)院改革與發(fā)展

1.把促進(jìn)醫(yī)院改革作為檔案工作的重點(diǎn)，圍繞改革促服務(wù)。檔案是醫(yī)院發(fā)展的歷史憑證，詳細(xì)真實(shí)地反映了一所醫(yī)院的歷史全貌和發(fā)展軌跡，因此，檔案專業(yè)人員要在醫(yī)院改革的過程中，與時(shí)俱進(jìn)，將檔案工作置身于醫(yī)院改革、發(fā)展的大局中，圍繞中心工作去謀劃、去服務(wù)。隨著新醫(yī)改的推動(dòng)，新的醫(yī)療體制將替代舊的體制，新舊制度的碰撞，難免觸及集體和一些個(gè)人的既得利益，必然受到方方面面的阻礙，檔案專業(yè)人員應(yīng)及時(shí)提供政策、法律、事實(shí)等依據(jù)，為管理者分憂，為猶豫者解難。新醫(yī)改施行后，各醫(yī)院將按照醫(yī)改政策的要求，建立新的規(guī)章制度和醫(yī)療行業(yè)規(guī)范，有的制度和規(guī)范很可能是顛覆式的。這就要求檔案專業(yè)人員全程參與醫(yī)改進(jìn)程，提供有價(jià)值的檔案信息，參加新規(guī)章制度和行業(yè)規(guī)范的修改和制定，為改革獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。檔案部門應(yīng)當(dāng)整合骨干力量，集中人力、物力，主動(dòng)服務(wù)，同時(shí)借醫(yī)改之機(jī)遇，積極推廣檔案管理新標(biāo)準(zhǔn)、新技術(shù)，用創(chuàng)新思維指導(dǎo)醫(yī)改工作，加大對(duì)檔案工作的整合力度，提高檔案工作的核心競(jìng)爭(zhēng)率。新醫(yī)改推動(dòng)以來，我院檔案工作有了長(zhǎng)足進(jìn)步，僅兩個(gè)月時(shí)間，就在崗位設(shè)置、人員調(diào)整、工資和養(yǎng)老金改革等方面提供300余卷（件）檔案，無一差錯(cuò)，維護(hù)了單位和職工的合法權(quán)利，得到查檔者好評(píng)。

2.把服務(wù)于臨床一線作為切入點(diǎn)和突破口，滿足醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案信息的需求。醫(yī)療檔案是歷代醫(yī)護(hù)員工智慧的結(jié)晶，為科研管理、科技決策、科學(xué)研究、技術(shù)交流、著書立說、職稱評(píng)聘等方面提供信息和依據(jù)，沒有檔案作用的充分發(fā)揮，醫(yī)療、科研活動(dòng)就失去證據(jù)的支撐，檔案工作就失去了存在價(jià)值。新醫(yī)改要求廣大醫(yī)護(hù)人員樹立以患者為中心的思想理念，提升醫(yī)療水平和服務(wù)質(zhì)量，降低醫(yī)療成本，滿足更多、更高的醫(yī)療需求，這就要求廣大醫(yī)護(hù)人員努力學(xué)習(xí)醫(yī)療新知識(shí)、新技術(shù)，而新知識(shí)、新技術(shù)的源泉來源于日常醫(yī)療、科研活動(dòng)記錄，來源于收藏的醫(yī)療檔案。為此，檔案專業(yè)人員應(yīng)當(dāng)急醫(yī)護(hù)人員之所急，想醫(yī)護(hù)人員之所想，除及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需的檔案外，還應(yīng)當(dāng)走出檔案館，不定期召開醫(yī)務(wù)、科教、臨床科室、信息、病案室等負(fù)責(zé)人參加的檔案協(xié)調(diào)會(huì)，通報(bào)檔案館藏情況和當(dāng)年檔案工作進(jìn)展，了解臨床醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案的需求。在每年的職稱評(píng)審過程中，檔案的使用量和頻率最大和最集中，這就要求檔案專業(yè)人員早做準(zhǔn)備，對(duì)需要的檔案記錄造冊(cè)，分開存放，對(duì)不需要提供檔案原件的，可通過醫(yī)院局域網(wǎng)傳輸電子文件，確保醫(yī)護(hù)人員能及時(shí)獲得他們急需的檔案，讓他們把有限的時(shí)間和精力用于臨床，為患者提供更好的治療。

3.以患者的需求為最高目標(biāo)，及時(shí)提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。醫(yī)院檔案的內(nèi)容更多來源于患者，最終服務(wù)于患者，其最高目標(biāo)就是為患者提供服務(wù)。新醫(yī)改的初衷就是為了方便患者就醫(yī)，減輕患者的負(fù)擔(dān)，為此，檔案專業(yè)人員應(yīng)當(dāng)牢固樹立患者至上的理念，簡(jiǎn)化查檔手續(xù)，提供一站式服務(wù)，開辟綠色通道，在患者閱覽摘抄、檔案借閱、提供復(fù)印件、開具證明等環(huán)節(jié)上給予方便，對(duì)老弱病殘、行動(dòng)不便的患者，可通過委托捎帶、快遞、郵寄等方式，免除他們的勞頓之苦。同時(shí)建立查不到檔案的登記、定期反饋制度，給患者一個(gè)明確交待。新醫(yī)改工作啟動(dòng)后，我院檔案工作相繼推出快遞醫(yī)療檔案、微信查閱個(gè)人健康信息檔案、節(jié)假日預(yù)約查詢檔案、電話查詢檔案等新舉措，極大地方便了患者，取得了一定的社會(huì)效益。

四、加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作的宣傳，提高檔案知名度

不可否認(rèn)的是，醫(yī)院的檔案部門是“冷門”，與門診、住院部的醫(yī)護(hù)等前臺(tái)工作相比差別很大，沒有轟轟烈烈的舉措，只有幕后默默無聞的服務(wù)工作，清貧單調(diào)、遠(yuǎn)離繁華。但是檔案工作又是不可或缺的，有時(shí)取得的成績(jī)和效果是無可替代的。如何使“冷門”不冷，只有通過自身的努力“捂熱”，為此，檔案專業(yè)人員應(yīng)當(dāng)走出象牙塔，讓檔案褪去“鎖在深閨人不識(shí)”的面紗[5]18，使之更加貼近社會(huì)，貼近人民群眾。要充分利用“6·9”國(guó)際檔案日，開辟專欄宣傳《檔案法》，普及檔案知識(shí)，適時(shí)地報(bào)道醫(yī)療檔案利用事例，特別是對(duì)具有典型意義并帶來社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的醫(yī)療檔案。在醫(yī)院內(nèi)部，可以進(jìn)一步將醫(yī)護(hù)人員和患者利用檔案的效果匯編成冊(cè)加以宣傳推廣，還可通過網(wǎng)站、微信等平臺(tái)登載諸如介紹醫(yī)院歷史的“文獻(xiàn)遺產(chǎn)”、“記憶遺產(chǎn)”等內(nèi)容[6]38,使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)科室和廣大職工更深地接觸檔案平臺(tái)，熟知檔案的重要性，認(rèn)同檔案是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展不可或缺的資源寶庫。檔案專業(yè)人員要用現(xiàn)實(shí)的成果說話，讓大家覺得檔案有用！檔案工作重要！檔案部門靠譜！

醫(yī)院改革工作已經(jīng)啟動(dòng)，任重而道遠(yuǎn)。作為醫(yī)院的檔案專業(yè)人員的我們，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不僅學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，也應(yīng)學(xué)習(xí)和熟悉醫(yī)改中的醫(yī)院運(yùn)行體制、醫(yī)療管理制度、人員錄用、崗位設(shè)置、工資報(bào)酬、后勤設(shè)備、獎(jiǎng)懲細(xì)則等系列規(guī)章制度的改革，思考和探索檔案現(xiàn)代化的管理模式，提升專業(yè)技術(shù)水平和能力，為醫(yī)院的改革出謀劃策，為醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)水平提供支持，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的全面發(fā)展。

[1].楊保章.河南檔案資源建設(shè)“百花齊放”[J].蘭臺(tái)世界，2012（07）.

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[3]李明華.在全國(guó)檔案工作會(huì)議上的講話[J].中國(guó)檔案，2016（11）.

[4]江佩珊.創(chuàng)新督導(dǎo)方式，提高管理成效[J].中國(guó)檔案，2016（12）.

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2016-12-30