建立檔案管理信息化工作體系的思考

唐微

（中共遼寧省委黨校沈陽110004）

建立檔案管理信息化工作體系的思考

唐微

（中共遼寧省委黨校沈陽110004）

隨著形勢(shì)和任務(wù)的新變化，信息化對(duì)檔案管理工作提出了新的更高要求，信息化成為檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)和必然。傳統(tǒng)的思維和模式最為頑固，是檔案信息化建設(shè)的大敵。鑒于當(dāng)下檔案管理信息化存在的問題，需要打破傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式對(duì)檔案管理工作的束縛，推陳出新，統(tǒng)籌兼顧，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全方位的改革。具體來說，通過強(qiáng)化中心工作服務(wù)意識(shí)，構(gòu)建信息化制度管理框架，推動(dòng)信息化改造進(jìn)程等三個(gè)方面的方法，來建立檔案管理信息化工作體系。

檔案管理 信息化 工作體系

隨著形勢(shì)和任務(wù)的新變化，信息化對(duì)檔案管理工作提出了新的更高要求。所謂檔案信息化，“是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式為社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程”[1]。這種新型的檔案管理模式，打破了傳統(tǒng)思維定式，將物質(zhì)的信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化，使檔案管理的分類方便快捷，檔案的服務(wù)功能得到更為充分的發(fā)揮。建立檔案管理信息化工作體系是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要穩(wěn)步推進(jìn)，涉及的問題較多，本文就其中一些基本問題作了初步探討。

一、推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

意義之一，有利于穩(wěn)步增強(qiáng)國家文化的競爭力。檔案具有原始記錄的本質(zhì)屬性，這種特殊功能的充分挖掘和有效發(fā)揮，對(duì)于鞏固馬克思主義意識(shí)形態(tài)和社會(huì)主義核心價(jià)值觀的主體地位具有重要價(jià)值?！皺n案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源?！盵2]抓住現(xiàn)代科技發(fā)展帶來的新機(jī)遇，提升檔案管理的質(zhì)量和效益，是國家文化軟實(shí)力建設(shè)的重要組成部分，開發(fā)豐富的檔案資源對(duì)豐富文化底蘊(yùn)、提升文化品位、拓展文化發(fā)展空間具有特殊意義。因此，從提升國家軟實(shí)力建設(shè)這個(gè)角角度出發(fā)，只有穩(wěn)步推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程，不斷提高檔案管理的信息化水平，才能使檔案的文化價(jià)值得到充分發(fā)揮，也使國家的綜合實(shí)力有更進(jìn)一步提升。

意義之二，有利于推動(dòng)檔案工作的升級(jí)和轉(zhuǎn)型。“檔案信息化的意義不僅僅在于提高檔案管理效率，更在于提高檔案的信息利用價(jià)值。”[3]經(jīng)過長期努力，我國檔案管理日益完善，其收集范圍、館藏內(nèi)容、研究保護(hù)、利用開發(fā)等方面工作，取得了長足發(fā)展和進(jìn)步。但與新的形勢(shì)和任務(wù)相比，沒能最大限度地利用信息化給檔案管理創(chuàng)造的便利條件和發(fā)展空間，在宏觀和微觀管理方面都面臨著許多亟待解決的矛盾和問題，對(duì)政府和百姓兩方面的支持和幫助還非常有限，檔案管理信息化建設(shè)之路依然任重道遠(yuǎn)。紙質(zhì)文本一直是檔案保存的主要形式，但也存在著使用效率低和保存時(shí)間短的問題，尤其是那些珍貴檔案的使用與保存之間的矛盾。而采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)可以有效彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的不足，使保存更加長遠(yuǎn)、便捷、安全，使用效率大大提升。

二、檔案管理信息化的基本現(xiàn)狀

一是檔案信息化管理認(rèn)知嚴(yán)重不足，檔案管理工作邊緣化。信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，但在檔案管理中的結(jié)合和應(yīng)用卻比較困難。長期以來，各個(gè)單位的檔案利用效率并不高，一些單位負(fù)責(zé)人的檔案管理觀念較為落后，對(duì)于檔案信息化建設(shè)問題比較淡漠。除檔案局外，各個(gè)單位一般都設(shè)有檔案管理部門，但是在實(shí)踐中，能夠真正發(fā)揮檔案管理作用的并不多見，在基層單位這種情況尤為明顯。對(duì)檔案工作的認(rèn)知不足，以及對(duì)檔案信息化建設(shè)的忽視，直接導(dǎo)致了這項(xiàng)重要的工作在各個(gè)單位的年度計(jì)劃和周期規(guī)劃中難以得到充分體現(xiàn)，信息化建設(shè)所需人財(cái)物投入的數(shù)量與需求相差甚遠(yuǎn)。從最后的實(shí)際效果來看，檔案信息化建設(shè)在各個(gè)單位和部門參差不齊，有些檔案信息化建設(shè)的措施非常不力，投入的資金和設(shè)備并沒有起到很好的效果，有些甚至被擠占挪用，很大程度上浪費(fèi)了申請(qǐng)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)和增加的人員編制。

二是檔案信息化管理水平普遍不高，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式痕跡明顯。近些年來，我國檔案管理取得了長足進(jìn)步，信息化資源的數(shù)量和質(zhì)量大幅度提升。相比較而言，現(xiàn)階段的檔案管理信息化程度仍有很大發(fā)展空間。一方面，“由于缺乏國家總控和機(jī)構(gòu)相互之間的溝通協(xié)調(diào)，及各不相同的管理規(guī)范、方法、檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)，已經(jīng)形成并可能繼續(xù)形成越來越多的‘信息孤島’，影響著資源共享，無法滿足各級(jí)政府部門、企業(yè)綜合性、歷時(shí)性、跨地區(qū)、跨部門的需求，以及廣大公眾日益豐富、多元化的檔案信息共享需求”[4]。另一方面，“因管理體制不合理，檔案信息系統(tǒng)之間條塊分割、橫向聯(lián)系堵塞溝通，各系統(tǒng)間溝通少，造成檔案信息交流的困難”[5]。檔案“信息孤島”現(xiàn)象的存在較為常見，跟不上信息化社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏，口號(hào)喊得非常響亮而行動(dòng)卻非常遲緩，也沒有精準(zhǔn)解決檔案信息化建設(shè)過程中暴露的缺點(diǎn)和不足，其結(jié)果只能是檔案管理工作效率不高，沒有也不可能充分發(fā)揮信息化對(duì)檔案管理的積極作用。

三是檔案信息化管理隊(duì)伍參差不齊，整體人員素質(zhì)堪憂。人的因素在檔案管理中起主導(dǎo)性作用，沒有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，就談不上真正的檔案管理信息化建設(shè)。通過調(diào)研走訪，目前各單位檔案管理人員專業(yè)背景和業(yè)務(wù)技能都存在著很大問題，人員結(jié)構(gòu)普遍堪憂，大部分單位都選用一些年紀(jì)大的老同志負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，沒有梯隊(duì)意識(shí)和合理的人員結(jié)構(gòu)布局，檔案管理工作人員兼職情況也比較普遍，也有單位頻繁地更換檔案管理人員。管理人員對(duì)已經(jīng)全面到來的信息化浪潮的態(tài)度較為謹(jǐn)慎，認(rèn)為推進(jìn)信息化與檔案管理的一些基本原則相沖突，比如檔案保密、利用就會(huì)成為問題，就會(huì)存在很多風(fēng)險(xiǎn)難以把控。信息化建設(shè)方面的經(jīng)常性業(yè)務(wù)培訓(xùn)也遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上，檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)完全靠自己領(lǐng)悟效果不佳，沒有信息化方面學(xué)習(xí)工作的良好氛圍，種種因素造成他們的“不紅”和“不?！保e(cuò)失了信息化給檔案管理帶來的最佳機(jī)遇。

三、建立檔案管理信息化工作體系的路徑

一是強(qiáng)化中心工作服務(wù)意識(shí)。“經(jīng)濟(jì)條件是社會(huì)運(yùn)行的決定性條件，也是檔案事業(yè)建設(shè)的關(guān)鍵，同樣是檔案信息化建設(shè)的重要影響因素?！盵6]善于從全局的角度來考慮和謀劃檔案管理工作，找準(zhǔn)工作的著力點(diǎn)，突出針對(duì)性和實(shí)效性。充分運(yùn)用改革開放40年的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展成果，特別是全球科技和信息大發(fā)展帶來的良好機(jī)遇，著力改變檔案管理中的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式，在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制運(yùn)行中積極推進(jìn)檔案管理信息化。檔案管理信息化建設(shè)的著力點(diǎn)在于：充分發(fā)揮檔案的資政功能，挖掘歷史上的經(jīng)典案例，總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今天的改革發(fā)展服務(wù)；充分發(fā)揮檔案的文化功能，研究檔案文化的深厚底蘊(yùn)，為“四個(gè)自信”中的“文化自信”增加豐富內(nèi)涵；充分發(fā)揮檔案的教育功能，提升檔案的警示和育人作用，圍繞著社會(huì)主義核心價(jià)值觀建設(shè)發(fā)揮獨(dú)特作用?！叭绻麢n案工作者能夠時(shí)時(shí)從社會(huì)信息的角度思考，檔案部門就可以打破封閉消極、重藏輕用或只為局部壟斷的心態(tài)，而以開放和共享的理念面對(duì)最終信息用戶；就會(huì)圍繞檔案信息的本質(zhì)，自覺調(diào)整檔案信息資源的結(jié)構(gòu)，做好信源建設(shè)；就會(huì)認(rèn)識(shí)到角色的遷移，重視檔案的信息化技術(shù)手段，在O A系統(tǒng)中重視檔案功能的實(shí)現(xiàn)，做好檔案信息的信道疏通；就會(huì)主動(dòng)思考對(duì)社會(huì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的滲透和融合，主動(dòng)謀求在整個(gè)文獻(xiàn)信息結(jié)構(gòu)中的位置，從而獲得自身最佳的生存與發(fā)展空間?！盵7]據(jù)此，檔案管理部門應(yīng)該自覺增強(qiáng)工作主動(dòng)性和服務(wù)意識(shí)，分階段分步驟地把檔案信息化建設(shè)的主要架構(gòu)、重點(diǎn)難點(diǎn)、模式創(chuàng)新等問題解決好，以用戶的需求為工作導(dǎo)向，尋求工作向更廣更深層面發(fā)展，及時(shí)收集和整理有價(jià)值的檔案信息為中心工作提供參考。

二是構(gòu)建信息化制度管理框架。制度的規(guī)劃和設(shè)計(jì)很重要，各級(jí)黨委和政府要把推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容納入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，并在年度工作中給予足夠關(guān)注，列入考核項(xiàng)目。具體到各個(gè)單位，要把檔案管理的諸多環(huán)節(jié)做科學(xué)分解，每個(gè)環(huán)節(jié)都要建章立制，改革創(chuàng)新中充分體現(xiàn)信息化建設(shè)成果，最大限度調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的工作積極性，讓檔案管理人員的工作有切實(shí)的存在感和獲得感。借鑒西方發(fā)達(dá)國家檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)，采用激勵(lì)與獎(jiǎng)懲并存的考核體制，切實(shí)解決“慵懶散”和“大鍋飯”問題。當(dāng)前中心的工作是，“檔案館資源信息化管理模式的創(chuàng)新，要抓住信息化建設(shè)的戰(zhàn)略機(jī)遇，進(jìn)一步優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，加快提高檔案檢索信息化以及檔案利用信息化的程度，更有利于公民參與了解國家管理事務(wù)，有利于推進(jìn)國家民主政治的建設(shè)，有利于建立一個(gè)以反映人民需求為導(dǎo)向的新型公共服務(wù)型現(xiàn)代信息化檔案館，為人民群眾提供更廣泛、更便捷的信息和服務(wù)?！盵8]實(shí)現(xiàn)上述制度體系建設(shè)，關(guān)鍵在落實(shí)，關(guān)鍵在堅(jiān)持。要堅(jiān)持總體規(guī)劃與具體落實(shí)相結(jié)合，不因相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部的更換或其注意力的改變而輕易改動(dòng)，這樣一直堅(jiān)持下去的結(jié)果必然是檔案管理信息化的水平和層次逐步提升。

三是推動(dòng)信息化改造進(jìn)程?！皺n案信息化的核心是檔案信息資源建設(shè)，而檔案信息資源建設(shè)的核心是數(shù)字檔案信息資源建設(shè)。”[4]基于此，打破長久形成的固化思維，讓檔案工作不再神秘和封閉，最大限度地在檔案工作中體現(xiàn)現(xiàn)代科技文明的思維和創(chuàng)造。在傳統(tǒng)與現(xiàn)代之間，反復(fù)比較，營造信息化建設(shè)濃厚氛圍，運(yùn)用信息化綜合學(xué)科的優(yōu)勢(shì)，豐富檔案的收集、整理、保存、利用、成果轉(zhuǎn)化等手段。檔案管理在不斷進(jìn)步，需要科學(xué)把握檔案信息化建設(shè)的規(guī)律，不是簡單的資金投入或者增加人員，而是實(shí)現(xiàn)檔案管理的根本性轉(zhuǎn)型。在具體工作中，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)科學(xué)研究，組建檔案管理信息化建設(shè)科研團(tuán)隊(duì)，著力解決存在的共性問題和疑難問題；拓展優(yōu)化管理的途徑渠道，逐步完善合理的人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，徹底改變安排沒有相關(guān)專業(yè)背景和業(yè)務(wù)能力的老同志和女同志到檔案管理部門的落后做法；從知識(shí)技能方面保證信息化轉(zhuǎn)型的需要，經(jīng)常性、有針對(duì)性地開展檔案信息化相關(guān)教育培訓(xùn)，在教育培訓(xùn)中，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，創(chuàng)新培訓(xùn)方式方法，豐富培訓(xùn)內(nèi)容，分類別分層次進(jìn)行培訓(xùn)，過程中充分體現(xiàn)信息化的要求和特點(diǎn)。

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[3]王素立，劉永.論檔案信息化的系統(tǒng)性及要素關(guān)聯(lián)模式[J].檔案學(xué)研究，2012（3）.

[4]崔艷梅.檔案信息化建設(shè)的問題與思考[J].北京石油管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（5）.

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2017-02-15