淺談信息時(shí)代企業(yè)檔案信息化

李田甜鄔家鵬

（上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系上海200444）

淺談信息時(shí)代企業(yè)檔案信息化

李田甜鄔家鵬

（上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系上海200444）

本文基于企業(yè)工作的經(jīng)驗(yàn)以及總結(jié)諸多學(xué)者的文獻(xiàn)，對企業(yè)檔案發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行介紹，闡述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性，提出對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化建議，最后對現(xiàn)今企業(yè)檔案館中普遍存在的問題進(jìn)行了分析，為今后學(xué)者研究企業(yè)檔案提供參考依據(jù)。

企業(yè)檔案 信息化 建議 問題

隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)在企業(yè)中的運(yùn)用越來越深入和廣泛，管理信息系統(tǒng)的技術(shù)也已經(jīng)逐步提高，企業(yè)內(nèi)部檔案可能存在極具價(jià)值的信息，運(yùn)用信息技術(shù)可以有效地將這些檔案信息查找出來并加以利用，因此，對如何管理企業(yè)檔案提出了更高的要求。此外，許多大型企業(yè)為了能更加高效穩(wěn)步的發(fā)展，紛紛開始重視企業(yè)檔案的管理，對于企業(yè)管理的要求變高，投入加大。現(xiàn)階段，筆者認(rèn)為，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化則是企業(yè)管理檔案的最佳方法。國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”計(jì)劃》中，把“加快檔案信息化建設(shè)”“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，為了實(shí)現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案信息化管理。本文旨在對企業(yè)檔案信息化的必要性進(jìn)行深入探討。

一、企業(yè)檔案發(fā)展現(xiàn)狀

國內(nèi)的檔案信息化工作總體起步較早，但發(fā)展比較緩慢，雖然經(jīng)歷了20多年的發(fā)展，各地各級別檔案部門的檔案信息化水平仍相差較大。在這樣的大背景下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)也呈現(xiàn)很多不足和問題。級別高、經(jīng)濟(jì)水平發(fā)達(dá)的檔案館信息化發(fā)展比較好，諸如國家檔案館、青島檔案館、上海檔案館等等，他們大多已經(jīng)開始研究“智慧檔案館”[1]46-48。而對于企業(yè)檔案而言，部分大型央企和國企，諸如中國商飛有限公司、上汽集團(tuán)有限公司、中航船舶有限公司等企業(yè)在檔案信息化這一塊比較重視，然而一些民營企業(yè)或外資企業(yè)則對于檔案信息化不夠重視，由于管理檔案成本過高，許多企業(yè)忽略了對檔案的妥善管理。

二、企業(yè)檔案信息化的必要性

1.實(shí)現(xiàn)信息共享，順應(yīng)時(shí)代趨勢。許多企業(yè)只管理公司產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的可靠性高、憑證性強(qiáng)、直觀可見，以及紙質(zhì)檔案信息化成本過高等原因，并未對紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化。這樣的檔案管理體制在一些規(guī)模較小的企業(yè)或許可行，但大規(guī)模的企業(yè)中運(yùn)用這種管理方法顯然已經(jīng)不合適了。大型企業(yè)每日產(chǎn)生的檔案數(shù)量十分驚人，紙質(zhì)檔案的管理方式已不足以應(yīng)付。企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，不僅提高檔案的利用性和共享性，更擴(kuò)大檔案資料的適用范圍。公司職員無需一頁頁翻閱紙質(zhì)檔案，只需在電腦上簡單點(diǎn)擊搜索即可。在如今信息爆炸的時(shí)代，企業(yè)檔案管理應(yīng)順應(yīng)社會信息化的發(fā)展趨勢，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化，最大限度地實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享，使得檔案利用便利；同時(shí)，可以利用信息技術(shù)挖掘企業(yè)檔案內(nèi)部價(jià)值[2]129。

2.實(shí)現(xiàn)檔案有效長期保存。檔案原件長期保存并不是說信息化之后的數(shù)據(jù)可以長期保存，而是指給珍貴的檔案原件信息化之后，我們就可以較少地去查閱原件，只需在電腦上查閱信息化后的檔案，這樣就減少了因?yàn)榻?jīng)常查閱原件而可能對原件產(chǎn)生的損壞，原件從而得到較好保存。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，信息化的管理方式不僅便于查閱檔案，還可以避免檔案原件損害以及丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

3.有效提高檔案管理效率。企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化之后，檔案工作人員只需要將檔案信息錄入電腦，將原件存入庫房，從而節(jié)約大量人力勞動(dòng)和縮短工作時(shí)間，同時(shí)，查找檔案也變得更加便利。將企業(yè)檔案信息化歸檔后，檔案資料的完整性和安全性得到提高，在后續(xù)檔案信息更新和更改時(shí)，工作人員只需要簡單地在電腦上操作即可，無需進(jìn)入庫房去一一進(jìn)行更改，有效地提高工作效率，保證檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性[3]45-46。

三、企業(yè)檔案信息化的建設(shè)優(yōu)化建議

許多前輩學(xué)者對企業(yè)檔案信息化建設(shè)早已進(jìn)行過相關(guān)研究，諸如學(xué)者張英奎在《大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)》中提到，要從軟件、硬件、標(biāo)準(zhǔn)制度、安全防護(hù)體系等等方面對企業(yè)檔案館進(jìn)行建設(shè)[4]32-36。李旭東在《淺談如何做好新時(shí)期檔案信息化建設(shè)工作》中提到，要從管理、利用兩個(gè)方面來提高新時(shí)期的檔案信息化建設(shè)工作[5]166。本文基于現(xiàn)有學(xué)者的理論，提出以下幾點(diǎn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化建議。

1.建立數(shù)字檔案監(jiān)督制度。許多企業(yè)的檔案館具備一套完善的管理和運(yùn)營機(jī)制，但缺乏合理的監(jiān)督機(jī)制，使得企業(yè)檔案信息化建設(shè)并沒有達(dá)到預(yù)想的效果。在企業(yè)中，科學(xué)完善的規(guī)章制度和質(zhì)量管理體系是企業(yè)高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，而監(jiān)督機(jī)制則是保證企業(yè)規(guī)則制度能否有效推進(jìn)的重要手段，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程也是如此。許多企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)只注重規(guī)章制度和軟硬件設(shè)備建設(shè)，并沒意識到監(jiān)督機(jī)制的重要性，使得企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，工作人員懶散、散慢。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制，健全監(jiān)管規(guī)章制度，提升企業(yè)檔案信息化的執(zhí)行力，加快企業(yè)檔案信息化的步伐。

2.建立數(shù)字檔案安全保障備份。數(shù)字檔案安全保障備份并不是所有企業(yè)都會去做的，因?yàn)闄n案信息化之后加之實(shí)體檔案已經(jīng)存在兩份備份，企業(yè)不愿意花成本再去備份一份。但是，基于數(shù)字檔案信息安全的不確定性，對于重要程度比較高的檔案進(jìn)行再次備份，一旦重要的檔案信息受到外界黑客的襲擊，遭到丟失，還有一份備份的數(shù)字檔案信息資源以供利用，以免再去查閱庫房調(diào)取檔案，進(jìn)行數(shù)字化。再者，數(shù)字檔案再次備份的操作難度比將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的難度小得多，本文認(rèn)為，建立數(shù)字檔案安全保障備份符合企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)的要求。

3.提高檔案人員信息化水平。企業(yè)檔案信息能夠轉(zhuǎn)化為重要情報(bào)資源的必備條件是擁有一支高素質(zhì)的企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍，如何去建設(shè)這樣一個(gè)具有高素質(zhì)的企業(yè)信息化人才隊(duì)伍是值得企業(yè)深思的?？梢詮囊韵聨c(diǎn)考慮：（1）高素質(zhì)的人才可以從高等院校中尋找，通過與高等院校的合作，挖掘合適的人才，通過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)讓他們快速適應(yīng)企業(yè)檔案信息的工作需求。（2）建立合理獎(jiǎng)懲機(jī)制。針對比較優(yōu)秀的人才對其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)他更加努力工作，對于工作績效不高的員工對其進(jìn)行批評，扣除獎(jiǎng)金。（3）定期開展培訓(xùn)提升員工水平。如今處于信息爆炸的時(shí)代，信息時(shí)代對于檔案人員有了新的要求，對于新出來的事物要及時(shí)適應(yīng)，所以要對企業(yè)員工有針對性地、定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)使用水平、數(shù)字化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)。

四、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題所在

1.缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。一般規(guī)模較大的企業(yè)檔案館內(nèi)部實(shí)行兩套管理制度，俗稱“雙套制”，其實(shí)就是針對實(shí)體檔案和數(shù)字檔案分開管理，雖然便利企業(yè)檔案的管理，但這兩個(gè)管理的模式均缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。國家并沒有頒布一套合理的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范企業(yè)檔案館的管理，企業(yè)大多自行設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范企業(yè)內(nèi)部檔案，以致如今時(shí)常發(fā)生檔案重新包裝入庫的情況。對于數(shù)字檔案，有一套合理標(biāo)準(zhǔn)，可以使檔案信息化的進(jìn)程加快，提升數(shù)字檔案利用率以及保障數(shù)字檔案信息安全問題[6]18-19。

2.溝通存在問題。企業(yè)內(nèi)部對于檔案的管理是針對實(shí)體檔案和數(shù)字檔案進(jìn)行分開管理，一般由信息化部門對收上來的檔案進(jìn)行數(shù)字化，數(shù)字化完成存儲于電腦系統(tǒng)之中，然后將實(shí)體檔案交給企業(yè)檔案館內(nèi)部的人進(jìn)行保管。那么，期間數(shù)字檔案的建設(shè)則是需要通過信息化部門來合作完成的，其中需要諸多的溝通協(xié)調(diào)。但往往在大型企業(yè)中，這樣的溝通是不足的，沒有合適的管理制度加強(qiáng)各自的溝通，缺乏妥善的溝通則會導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化的進(jìn)程遇到重重的障礙[7]136-139。

3.對企業(yè)檔案缺乏重視。許多企業(yè)管理者并沒有意識到檔案信息對于企業(yè)發(fā)展的重要性，更沒有考慮到檔案信息化的前瞻性，所以他們對于企業(yè)檔案沒有給予足夠的重視，亦或是考慮到企業(yè)檔案信息化的成本太過高昂，以至于他們認(rèn)為選擇放棄檔案信息化或者采用一套簡單的流程化管理使得檔案館能正常運(yùn)作便可，并沒有想到要去重視企業(yè)檔案。事實(shí)上，企業(yè)檔案對于企業(yè)是非常重要的，而企業(yè)檔案信息化建設(shè)則是轉(zhuǎn)變了過去檔案管理的觀念和方法，使得企業(yè)檔案更利于規(guī)范管理。

信息時(shí)代，企業(yè)檔案信息化其實(shí)早已在路上，只是走的比較艱辛，比較緩慢。企業(yè)想要妥善完成企業(yè)檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)，首先，企業(yè)管理者必須重視企業(yè)檔案，認(rèn)識企業(yè)檔案的價(jià)值，意識到企業(yè)檔案信息化的前瞻性；其次，建立完善的管理體系，發(fā)揮監(jiān)督機(jī)制的職能，使得企業(yè)檔案信息化建設(shè)能高效開展；最后，培養(yǎng)檔案工作人員，提升他們的信息化水平，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。此外，基于企業(yè)檔案信息化的復(fù)雜性，企業(yè)管理者還必須站在可持續(xù)發(fā)展的角度，堅(jiān)持以人為本，科學(xué)規(guī)劃，積極推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不斷提高企業(yè)檔案資源的利用率，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的價(jià)值。

[1]鄔家鵬.現(xiàn)代民本思想視角下淺談檔案館智慧化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2016（1）.

[2]李永航.探討時(shí)代背景下檔案信息化的必要性[J].赤子（上中旬），2015（3）.

[3]盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機(jī)電兵船檔案，2007（5）.

[4]張英奎，王飛，房彥君.大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].北京化工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2014（3）.

[5]李旭東.淺談如何做好新時(shí)期檔案信息化建設(shè)工作[J].黑龍江科技信息，2015（23）.

[6]葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].檔案學(xué)通訊，2011（1）.

[7]劉麗麗.企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題與對策[J].上海航天，2014（S1）.

Discussion on the Informationization of Enterprise Archives in the Information Age

Li Tiantian,Wu Jiapeng
（Department of Library,Information and Archives in Shanghai University,Shanghai 200444,China）

Based on the working experience of enterprises and summary of many scholars,this paper introduces the present development of enterprise archives,expounds the necessity of informationization construction of enterprise archives,puts forward the optimization suggestions of enterprise archives informationization construction,and finally analyzes the common problems in the current enterprise archives,so that it provides the reference for the scholars to study the enterprise archives in the future.

enterprise archives;informationization;suggestion,problem

G270.7

A

2016-11-20

李田甜，鄔家鵬，上海大學(xué)圖書檔案系碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理。