數(shù)字校園環(huán)境下高校檔案信息資源整合的思考

劉坤

（山西財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館 太原 030006）

數(shù)字校園環(huán)境下高校檔案信息資源整合的思考

劉坤

（山西財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館 太原 030006）

檔案信息資源整合是數(shù)字校園環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)，文章針對(duì)高校檔案信息資源整合過程中存在的問題進(jìn)行了深入分析研究，提出了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效整合的對(duì)策和建議。

數(shù)字校園 高校 檔案信息資源 整合

隨著《國家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》、《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》及《中國數(shù)字教育2020行動(dòng)計(jì)劃》等的推進(jìn)實(shí)施，特別是數(shù)字化校園的提出，給高等教育事業(yè)教學(xué)、科研、管理等各個(gè)方面帶來了全面深刻的影響，也為高校檔案信息化提供了新的發(fā)展契機(jī)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容。在數(shù)字校園環(huán)境下，檔案信息資源整合是檔案信息共享的基礎(chǔ)，是高校檔案信息資源建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術(shù)等多方面因素，對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真研究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀及檔案信息資源整合的必要性

1.高校數(shù)字校園建設(shè)總體發(fā)展?fàn)顩r。我國高校大規(guī)模的信息化建設(shè)起步于20世紀(jì)90年代，而數(shù)字校園概念的提出極大地促進(jìn)了高校信息化建設(shè)的發(fā)展。數(shù)字校園的建設(shè)包括校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境的建設(shè)和校園信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。盡管目前高校數(shù)字校園建設(shè)發(fā)展不平衡，建設(shè)狀況和應(yīng)用效果還有較大差異，但我國各高校已經(jīng)普遍開始實(shí)施數(shù)字化校園建設(shè)，基本都已建立了自己的校園網(wǎng)，校園網(wǎng)通訊設(shè)施較為完善，能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)的接入和基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)應(yīng)用，建立了涵蓋辦公自動(dòng)化、教務(wù)管理、學(xué)生管理、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、數(shù)字圖書館、校園“一卡通”、科研、財(cái)務(wù)等多種業(yè)務(wù)的綜合應(yīng)用管理平臺(tái)和綜合信息門戶系統(tǒng)，覆蓋了學(xué)校的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。信息化應(yīng)用為各高校開展教學(xué)、科研、管理和服務(wù)工作提供了便捷、高效的信息化支持，已經(jīng)成為高校日常工作不可或缺的重要組成部分。

2.高校檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀。高校檔案管理工作的主要目的就是開發(fā)檔案信息資源，為高校的教學(xué)、科研、黨政管理及社會(huì)公眾提供利用服務(wù)。在數(shù)字校園環(huán)境下，檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和電子文件、數(shù)據(jù)的采集和接收。目前，大部分高校已經(jīng)自行開發(fā)或購買軟件，建立了檔案信息管理系統(tǒng)，目錄級(jí)、專題或檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化查詢等，高校檔案從手工、封閉的管理模式逐步向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。但是我國高校檔案信息資源建設(shè)還存在以下特點(diǎn)。一是檔案信息資源建設(shè)整體程度偏低，與高校數(shù)字校園建設(shè)及社會(huì)需求相比，還存在較大差距，信息化工作依然任重而道遠(yuǎn)。二是檔案信息化建設(shè)在高校之間的發(fā)展也很不平衡。以上海交通大學(xué)、重慶大學(xué)等為代表的部分高校已經(jīng)建立了技術(shù)先進(jìn)的數(shù)字檔案館，但還有為數(shù)眾多的高校檔案信息化還停留在目錄級(jí)階段，檔案資源數(shù)字化程度很低，信息資源開發(fā)利用不足。三是檔案信息資源的深度挖掘和利用欠缺，檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量和提供個(gè)性化服務(wù)的能力有待進(jìn)一步提高。

3.高校檔案信息資源整合的必要性。隨著數(shù)字化校園建設(shè)的不斷推進(jìn)，目前幾乎所有高校都已經(jīng)積累了大量原始的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，數(shù)字化校園形成的信息資源包括多媒體教學(xué)資源、科研信息、學(xué)生信息、管理信息、數(shù)字化圖書館等涉及教學(xué)、科研、管理等各方面的信息資源數(shù)據(jù)庫，高校進(jìn)行教務(wù)學(xué)籍管理、教學(xué)評(píng)定、網(wǎng)絡(luò)教育、行政辦公、后勤管理等相關(guān)日常業(yè)務(wù)的處理都需要基于這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)開展。這些豐富的數(shù)字資源是檔案信息的重要來源，數(shù)字檔案信息資源已經(jīng)日益成為高校檔案信息資源的主體。但是，由學(xué)校各部門形成的數(shù)字信息資源在信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換還存在障礙，需要進(jìn)行整合以后才能進(jìn)一步鑒別其歸檔價(jià)值進(jìn)行統(tǒng)一管理，進(jìn)而為用戶提供一站式的數(shù)字檔案信息服務(wù)，滿足用戶全方位、多渠道的信息需求。為此，在數(shù)字校園環(huán)境下，有效整合和利用數(shù)字檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的共享是高校檔案信息資源建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。

二、檔案信息資源整合中存在的問題

數(shù)字校園建設(shè)給高校檔案工作帶來發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也帶來了新的挑戰(zhàn)，不同應(yīng)用系統(tǒng)形成了大量異構(gòu)、分散的電子文件和數(shù)字資源，這些數(shù)字信息是檔案信息的重要來源，但是由于技術(shù)、管理等多方面的原因，對(duì)這些檔案信息資源的整合、開發(fā)和利用還存在諸多困難。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

一是各個(gè)職能管理部門應(yīng)用的管理信息系統(tǒng)大都是由各部門自行建設(shè)實(shí)施，系統(tǒng)各自為政，數(shù)據(jù)也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致部門間數(shù)據(jù)交換不暢，形成了信息孤島。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)之間跨部門的應(yīng)用以及數(shù)據(jù)交換難以實(shí)現(xiàn)，信息資源共享度低，各業(yè)務(wù)部門形成檔案信息資源無法直接進(jìn)行利用和開發(fā)。

二是檔案數(shù)字化過程中存在著較為嚴(yán)重的重復(fù)開發(fā)和資源浪費(fèi)現(xiàn)象。一方面是學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理過程中不斷形成的大量電子文件和數(shù)字檔案資源無法直接歸檔利用，不能實(shí)現(xiàn)增量檔案的電子化管理；另一方面是檔案館仍需花費(fèi)大量人、財(cái)、物力和時(shí)間對(duì)新增傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，造成重復(fù)開發(fā)和資源浪費(fèi)。

三是多部門、跨系統(tǒng)應(yīng)用無法協(xié)同，影響檔案信息用戶體驗(yàn)。不同應(yīng)用系統(tǒng)采用不同軟件平臺(tái)，各應(yīng)用系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一規(guī)劃下的應(yīng)用訪問接口，無法直接跨系統(tǒng)訪問資源和對(duì)接功能。用戶查找相關(guān)的檔案信息資源，常常需要分別登錄訪問不同的應(yīng)用系統(tǒng)。如：查找科研檔案信息可能需要訪問檔案信息系統(tǒng)、科研信息系統(tǒng)；查找學(xué)籍檔案信息需要分別登錄教務(wù)信息系統(tǒng)、檔案信息系統(tǒng)等。面對(duì)繁雜的應(yīng)用系統(tǒng)，用戶查找困難，利用不便，降低了檔案信息資源的利用效率。

三、高校檔案信息資源整合對(duì)策

檔案信息資源整合是根據(jù)用戶的需求，結(jié)合檔案信息資源的特點(diǎn)，利用先進(jìn)的技術(shù)，按照一定的原則、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案信息資源的集成和優(yōu)化，并組織成一個(gè)集關(guān)聯(lián)性、動(dòng)態(tài)性和實(shí)用性于一體的有機(jī)整體[1]。對(duì)高校檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整合，才能夠消除信息孤島，合理配置資源，有效地推進(jìn)高校檔案信息化步伐，為師生和社會(huì)民眾提供更方便、快捷的一站式服務(wù)，滿足檔案信息用戶需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值。

1.檔案信息化建設(shè)要納入數(shù)字化校園建設(shè)整體規(guī)劃。檔案信息化建設(shè)是“數(shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，應(yīng)根據(jù)檔案業(yè)務(wù)流程、部門之間數(shù)據(jù)交換的實(shí)際分析以及資源整合的功能需求，提出檔案信息化建設(shè)和升級(jí)改造的具體方案，并將其納入學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)與數(shù)字校園建設(shè)同步進(jìn)行，推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)與校園網(wǎng)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)共融，以確保檔案信息的齊全完整和高效開發(fā)。

2．?dāng)?shù)字校園建設(shè)要采用統(tǒng)一的信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)是制約檔案信息資源整合的重要“瓶頸”。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合，首先要解決好檔案信息資源整合的技術(shù)問題。檔案信息資源整合必須建立在信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)值標(biāo)準(zhǔn)等各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上[2]。

數(shù)字校園建設(shè)要采用統(tǒng)一的信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，一是在數(shù)字校園建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)、平臺(tái)建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中要重視信息標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，要基于國標(biāo)及《文書類電子元數(shù)據(jù)方案》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國家已經(jīng)頒布實(shí)施的電子文件相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立全校統(tǒng)一的信息編碼、數(shù)據(jù)采集和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)規(guī)范，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換解決方案實(shí)現(xiàn)各部門、各環(huán)節(jié)之間的信息協(xié)同和數(shù)據(jù)共享，以便于后續(xù)的資源整合和系統(tǒng)集成；二是應(yīng)在數(shù)字校園數(shù)據(jù)平臺(tái)上建設(shè)電子文檔數(shù)據(jù)中心集中管理校園網(wǎng)內(nèi)形成的各類電子文件和文檔資料，實(shí)現(xiàn)電子文件和數(shù)字檔案資源從形成、收集、移交、歸檔到存儲(chǔ)、利用的全過程管理，為數(shù)字校園環(huán)境下增量檔案電子化管理創(chuàng)造技術(shù)條件。

3.檔案信息資源整合要以服務(wù)為先。高校檔案信息資源整合的目的是為了充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，使其更好地為師生和社會(huì)民眾服務(wù)。所以在檔案信息資源整合的過程中，必須充分考慮到檔案信息用戶的需求，做到以人為本，以服務(wù)為先。在信息時(shí)代，檔案信息用戶需求的特點(diǎn)是：個(gè)性化、多元化、精準(zhǔn)化、即時(shí)化。用戶希望能夠在海量的信息資源中快速、便捷、高效地獲取有用信息，并能對(duì)其進(jìn)行深層次的分析加工和處理。因此在檔案信息資源整合過程中要注意做到以下幾點(diǎn)。

（1）整合必須面向需求、面向用戶，整合的重心從豐富館藏轉(zhuǎn)變?yōu)樵鰪?qiáng)檔案信息的公共服務(wù)能力[3]。以面向用戶提供個(gè)性化的定制服務(wù)為目標(biāo)科學(xué)整合檔案資源，提升信息資源利用與信息服務(wù)的效率和質(zhì)量。例如，可以優(yōu)先重點(diǎn)整合利用率較高的學(xué)生學(xué)籍檔案及教職工科研、職稱評(píng)聘等相關(guān)檔案資源。

（2）依托資源整合，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫和特色數(shù)據(jù)庫。數(shù)字校園建設(shè)使檔案信息載體不斷向電子化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，高校檔案部門要抓住這一機(jī)遇，積極參與學(xué)校數(shù)據(jù)中心建設(shè)，充分利用數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，建設(shè)優(yōu)質(zhì)的檔案全文數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫和特色數(shù)據(jù)庫，加大編研力度，這樣既保證了檔案數(shù)字化的經(jīng)濟(jì)性和有效性，又有助于深度開發(fā)檔案資源，更好地提供檔案增值服務(wù)[4]。

（3）利用互聯(lián)網(wǎng)+、無線移動(dòng)終端等新技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)模式，為用戶提供交互式的即時(shí)在線服務(wù)。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)具有高效、便捷、快速傳播的特點(diǎn)，通過建立檔案網(wǎng)站、校園APP、微信公眾號(hào)等方式,可以集成各種資源,建立統(tǒng)一的身份認(rèn)證和資源訪問檢索路徑，為用戶提供在線檔案信息查詢、檢索、利用和推送服務(wù)。與館內(nèi)服務(wù)相比，“互聯(lián)網(wǎng)+”模式打破了傳統(tǒng)檔案服務(wù)的時(shí)空局限性，用戶能夠隨時(shí)、隨地通過電腦、移動(dòng)終端等獲取自己感興趣的信息。配合大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的技術(shù)，檔案部門還能通過調(diào)用數(shù)據(jù)的深入挖掘和分析，更智能化地發(fā)現(xiàn)教師和學(xué)生的潛在需求，進(jìn)一步整合資源，實(shí)現(xiàn)更加精細(xì)化、個(gè)性化的服務(wù)[5]。

數(shù)字校園建設(shè)對(duì)檔案信息化的發(fā)展既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，檔案信息資源整合是數(shù)字校園環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)，整合過程中也會(huì)面臨一些問題，如新的管理服務(wù)模式帶來的思想觀念沖擊；由網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性造成的檔案資源整合和服務(wù)過程的安全問題；應(yīng)對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)環(huán)境的檔案人才隊(duì)伍建設(shè)問題等，需要進(jìn)一步的探討和解決。檔案信息資源整合不能急于求成、盲目跟風(fēng)，廣大高校檔案工作者要不斷更新檔案服務(wù)理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)，注意防范整合過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，不斷探索與創(chuàng)新，采取切實(shí)有效的策略科學(xué)推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)工作。

[1]吳建華，方燕平.檔案網(wǎng)站信息資源及其整合概念的界定—“檔案網(wǎng)站信息資源普查與整合研究”系列論文之一[J].檔案學(xué)通訊, 2009（5）：52-55.

[2]鄭燕華.Web3.0環(huán)境下檔案信息資源整合的挑戰(zhàn)與對(duì)策[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊,2013,25（1）:43-45.

[3]趙愛國.試論檔案信息資源整合與檔案館館藏建設(shè)[J].檔案學(xué)通訊,2006（6）:33-36.

[4]朱玉清.關(guān)于高校檔案館參與數(shù)字校園建設(shè)的思考[J].北京檔案, 2010（11）:32-33.

[5]吳旻瑜，劉歡，任友群.“互聯(lián)網(wǎng)+”校園：高校智慧校園建設(shè)的新階段[J].遠(yuǎn)程教育雜志,2015（4）:8-13.

G270.7

A

2017-04-19

劉坤，山西財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館館員，管理學(xué)碩士，主要研究方向：管理信息系統(tǒng)。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.17