新時(shí)期高校檔案信息化管理現(xiàn)狀及建設(shè)思考

徐茵

（山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院 運(yùn)城 044004)

新時(shí)期高校檔案信息化管理現(xiàn)狀及建設(shè)思考

徐茵

（山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院 運(yùn)城 044004)

當(dāng)前，為了適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，拓展檔案管理工作服務(wù)空間、提升其工作效率與資源利用率，高校正不斷加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。有效推進(jìn)高校檔案信息化管理工作，應(yīng)該成為高校各項(xiàng)工作的重中之重。因此，高校必須要結(jié)合自身實(shí)際，加快該項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，以推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

高校檔案 信息化管理 現(xiàn)狀 服務(wù)效率

信息化時(shí)代，高校檔案工作也在不斷進(jìn)行著自身的信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是當(dāng)前高校檔案辦公自動(dòng)化的必然趨勢(shì)，也是提升該項(xiàng)工作服務(wù)效率的關(guān)鍵所在。本文將通過具體分析當(dāng)前高校檔案信息化管理現(xiàn)狀，為新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)提供一些思路。

一、高校檔案信息化管理的必然性

1.高校檔案辦公自動(dòng)化的必然趨勢(shì)。隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面。目前，我國(guó)高校都開始運(yùn)用信息技術(shù)著力建設(shè)數(shù)字化校園，校園網(wǎng)的建立，也使得檔案管理系統(tǒng)與高校檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無縫對(duì)接。信息化技術(shù)水平的高低已經(jīng)是衡量我國(guó)高校檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)度的最重要依據(jù)。由此可見，當(dāng)下高校檔案信息化管理是高校檔案辦公自動(dòng)化的必然趨勢(shì)。在信息化大環(huán)境下，利用新的管理方式將紙質(zhì)文件資源和電子文件資源進(jìn)行有效、有序歸檔，并將處理完成的資源輸入到檔案信息化管理軟件中生成數(shù)字檔案，已是高校檔案信息化管理工作的最基本和最日常的內(nèi)容。

2.提升高校檔案工作服務(wù)效率的關(guān)鍵所在。新時(shí)期高校檔案信息化將能夠?yàn)楦咝Ｄ酥辽鐣?huì)提供大量必須的、可靠的、公共性的、基礎(chǔ)性的原生信息，從而有效實(shí)現(xiàn)信息共享，并為開發(fā)和運(yùn)用社會(huì)公共信息資源提供了基本條件[1]189。更重要的是，借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)的所有檔案信息，更方便被開發(fā)運(yùn)用和發(fā)揮出更為廣泛的社會(huì)效益，從而有效開拓了高校檔案信息化管理工作的服務(wù)空間和提升了其服務(wù)效率。而且在具體的檔案管理工作中，工作人員在檢查和驗(yàn)收數(shù)據(jù)的時(shí)候，可以借助檔案信息化管理系統(tǒng)來自動(dòng)完成歸檔工作，這就大大降低了抄錄的工作量，減少了檔案生成和被運(yùn)用的周期，因此從這點(diǎn)看，也提升了高校檔案工作的服務(wù)效率。

二、當(dāng)前高校檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.高校檔案信息化程度偏低，功能單一。雖然，這幾年高校檔案信息化管理工作在數(shù)字化校園建設(shè)的不斷驅(qū)動(dòng)下，取得了一定的成績(jī)，然而從總體上來看，高校檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程還比較緩慢，也不夠全面、均衡，尤其是其程度偏低，功能過于單一，僅僅能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的檔案管理和存儲(chǔ)工作，已無法滿足高校乃至社會(huì)對(duì)該類資源的需求，使得其工作效率和服務(wù)效率并未取得較大提升。這導(dǎo)致很多高校在檔案管理工作的具體工作模式和具體技術(shù)方面，仍然遵循的是傳統(tǒng)紙質(zhì)資源檔案管理范式，其具體工作內(nèi)容對(duì)象仍是實(shí)體檔案，信息化技術(shù)也只發(fā)揮了最基本的輔助功能，僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案目錄管理的信息化，尚無法實(shí)現(xiàn)檔案全文管理的信息化。由此可見，當(dāng)前高校檔案信息化管理工作還不能與時(shí)俱進(jìn)，其信息化程度還有待進(jìn)一步提高，其功能也需要不斷去完善和更新。

2.高校檔案管理理念與信息化發(fā)展斷層。高校檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容分別有，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)、檔案信息資源的運(yùn)行機(jī)制建設(shè)、檔案信息資源的人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)與運(yùn)用建設(shè)。然而，雖然一些高校在不斷對(duì)它們進(jìn)行投入，一些硬件設(shè)施、人才隊(duì)伍、培訓(xùn)機(jī)制、運(yùn)行機(jī)制、管理制度等等被一一完善和建設(shè)起來，但是在檔案管理理念上，卻依然遵循的是傳統(tǒng)的實(shí)體檔案資源管理思維，這也意味著高校檔案管理理念與信息化發(fā)展斷層，檔案管理模式依然落后[2]154。根據(jù)相關(guān)機(jī)構(gòu)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些高校檔案室依然采用抄錄、歸類、統(tǒng)計(jì)的方式來處理檔案信息資源，這不但工作效率不高，而且還容易出現(xiàn)問題。高校檔案管理理念落后，也造成其不注重工作隊(duì)伍，因此一些高校檔案管理工作者極度缺乏基礎(chǔ)的信息化技術(shù)，專業(yè)素質(zhì)偏低，幾乎都沒有接受過正規(guī)的檔案信息化管理工作培訓(xùn)，他們一直沿襲著傳統(tǒng)的工作模式，這造成高校檔案信息化管理模式無法成為當(dāng)前檔案管理工作的主體。

3.高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足。盡管大部分高校都在不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，不斷完善和更新硬件、軟件的環(huán)境條件，但是總而觀之，其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)仍有不足。甚至一些高校由于檔案管理意識(shí)不足和后期資金不足，造成檔案管理部門的一些基礎(chǔ)設(shè)施尚未建設(shè)完善[3]125，檔案資源的安全方面項(xiàng)目建設(shè)也被擱淺，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的正常運(yùn)行，影響了其服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)安全?？傊?，當(dāng)前高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，成為制約高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化、創(chuàng)新化、標(biāo)準(zhǔn)化的最現(xiàn)實(shí)障礙。

三、新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)思路

1.信息整合，打造高校數(shù)字化檔案資源體系。要想實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理，那么首先要進(jìn)行信息整合，打造出高校數(shù)字化檔案資源體系。具體操作是：第一，要打造出檔案信息資源的數(shù)字化資源體系。首先，要注重收集、歸納、統(tǒng)計(jì)有重要價(jià)值的高校檔案信息資源，而后經(jīng)過調(diào)查分析來找到信息資源源頭，以后再定期從相關(guān)部門去收納早前就制定好的這類檔案信息資源。在這里需要注意的是，高校檔案室要通過監(jiān)督、指導(dǎo)、行政指令讓下屬單位將信息采集工作生成制度化流程，全面輻射到每個(gè)工作重點(diǎn)之處，從而有效收集到各個(gè)部門在自己具體工作中生成的極具價(jià)值的檔案信息資源，在進(jìn)行歸檔的時(shí)候，還要注意將有關(guān)黨群、教學(xué)、行政、人事等類型的檔案資源進(jìn)行有效的信息整合，歸納到一起，從而確保該類工作的高效性和完整性；其次，對(duì)學(xué)生類、人事類等一些檔案信息資源進(jìn)行信息整合，再歸檔；再次，要不斷強(qiáng)化對(duì)電子檔案資源的管理與歸檔。最后，要借助信息化技術(shù)將檔案室存儲(chǔ)的檔案文獻(xiàn)資源數(shù)字化，如將紙質(zhì)檔案信息資源輸入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中等[4]33。第二，要打造出檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)資源體系。即根據(jù)已有的電子文件檔案資源來建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)：一開始應(yīng)不斷建設(shè)和完善目錄資源的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，而后對(duì)重要檔案資源進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)資源的全文信息數(shù)據(jù)化。這樣將極大方便對(duì)檔案資源的開發(fā)與運(yùn)用。在檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)資源建設(shè)中，學(xué)生的學(xué)籍信息、教師的業(yè)績(jī)信息都能納入其中，這將對(duì)高校的教學(xué)工作發(fā)揮重要意義，從而提升了高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。第三，以檔案室作為基點(diǎn)和中心，來架構(gòu)一個(gè)輻射到高校所有部門的檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)資源體系，這將方便檔案室對(duì)其他部門提供的檔案資源的收集、加工、開發(fā)和管理，而且也有效實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。

2.平臺(tái)建設(shè)，注重高校檔案系統(tǒng)建設(shè)及服務(wù)延伸。在新時(shí)期，高校檔案信息化管理工作必須要注重對(duì)其管理平臺(tái)的建設(shè)。首先，建設(shè)基礎(chǔ)平臺(tái)。要不斷加大對(duì)其基礎(chǔ)設(shè)施的投資，不斷添加和更新硬、軟件設(shè)施，例如購(gòu)置計(jì)算機(jī)，架設(shè)網(wǎng)絡(luò)，采購(gòu)圖像識(shí)別、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等物件，除此之外還要購(gòu)買或者自行開發(fā)一些先進(jìn)的檔案信息化管理軟件程序，來提升該項(xiàng)工作的信息化水平。值得注意的是，在基礎(chǔ)管理平臺(tái)建設(shè)中，要確保檔案管理系統(tǒng)與高校檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，以使得平常各部門對(duì)各種信息資料的處理工作與高校檔案管理工作對(duì)接起來。當(dāng)然還要做好平臺(tái)系統(tǒng)的安全維護(hù)工作，以保證檔案信息資源的完善性、客觀性、安全性。其次，建設(shè)檔案信息資源的社會(huì)共享服務(wù)平臺(tái)。具體做法是要不斷更新和優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，從而滿足社會(huì)各界的需求，如主動(dòng)為一些合作企業(yè)推薦優(yōu)秀的學(xué)生信息檔案資源等[5]20。同時(shí)還應(yīng)該逐漸建設(shè)起電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)資源共享，甚至是上門服務(wù)等服務(wù)平臺(tái)項(xiàng)目。當(dāng)然還要借助信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不斷建設(shè)自身的各種資源數(shù)據(jù)庫(kù)，從而方便對(duì)檔案資源的檢索，提升其服務(wù)質(zhì)量。再次，建設(shè)更廣泛的檔案信息資源管理共享網(wǎng)絡(luò)。如何研究單位、合作企業(yè)、其他高校等建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺(tái)，從而讓高校的檔案信息資源分享到社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)中，這不但能提升其利用率，延伸其服務(wù)，也有利于對(duì)其進(jìn)行資源優(yōu)化與開發(fā)。

3.人才建設(shè)，打造一支高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。在高校檔案信息化建設(shè)中，要注重人才隊(duì)伍建設(shè)，從而打造一支高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。具體措施是，第一，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，具備檔案信息化管理理念[6]251，努力摒棄重藏輕用的傳統(tǒng)檔案管理思想，要不斷學(xué)會(huì)借助信息化技術(shù)完成各項(xiàng)檔案管理工作，以提升該項(xiàng)工作的信息化水平，而且在服務(wù)中，要改變傳統(tǒng)的服務(wù)習(xí)慣與服務(wù)態(tài)度，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，來滿足新時(shí)期高校乃至社會(huì)對(duì)該項(xiàng)工作的服務(wù)需求；第二，高校相關(guān)部門應(yīng)該不斷對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，例如通過講座、研討會(huì)、繼續(xù)教育甚至學(xué)術(shù)交流的方式來不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。尤其要注重對(duì)信息化技術(shù)和檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)這兩方面的培訓(xùn)，要讓工作人員起碼具備最基本的信息搜集、篩選、交流、輸出、加工等專業(yè)信息技術(shù)能力，并掌握檔案管理工作的最基本步驟、其重點(diǎn)內(nèi)容與該項(xiàng)工作具體價(jià)值；第三，要不斷完善規(guī)章制度，明確工作人員的工作任務(wù)、工作目的，并建設(shè)工作激勵(lì)機(jī)制和福利待遇機(jī)制，以激發(fā)工作人員的工作積極性、學(xué)習(xí)積極性；第四，要打造一支以管理人才為中心，以信息化技術(shù)人才為主體，以綜合型人才為基礎(chǔ)的高校檔案信息化管理工作精英人才團(tuán)隊(duì)，從而為新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)化、結(jié)構(gòu)合理化的人才資源。

4.安全維護(hù)，建立科學(xué)化的高校檔案安全保障機(jī)制。高校必須要注重檔案信息資源的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，要嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和按照我國(guó)教育部下達(dá)的《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》，來開展檔案信息化管理工作。如此才能建立科學(xué)化的高校檔案安全保障機(jī)制，以確保檔案資源的安全。具體措施是，第一，高校應(yīng)與社會(huì)其他相關(guān)部門或單位進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，從而制定出檔案信息化管理的具體標(biāo)準(zhǔn)[7]140。這包括硬軟件設(shè)施的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)資源的格式標(biāo)準(zhǔn)，以及相關(guān)軟件資源的使用標(biāo)準(zhǔn)和開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)等等。如此才能統(tǒng)一檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)，打破其五花八門、各成體系的混亂格局，從而有效維護(hù)了檔案信息資源的安全。第二，高校可以從自己的實(shí)際出發(fā)，依據(jù)相關(guān)政策和權(quán)威標(biāo)準(zhǔn)，來不斷建設(shè)和完善檔案信息化資源的搜集、輸出、處理、運(yùn)用、加工、銷毀體制，并做到對(duì)現(xiàn)行檔案管理規(guī)范的及時(shí)補(bǔ)充與更新，以滿足高校檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要。第三，高校要建立具體的高校檔案安全保障機(jī)制[8]6。首先，要制定嚴(yán)格的管理制度來做好檔案信息資源的保密工作，要嚴(yán)厲禁止非工作人員來操作與破壞相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)資源系統(tǒng)，并執(zhí)行用戶身份實(shí)名認(rèn)證等舉措；其次，要對(duì)重要的檔案信息資源生命周期進(jìn)行全程監(jiān)督，并用紙質(zhì)載體對(duì)其做好備份工作；再次，要確保網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全，利用先進(jìn)的防火墻和殺毒軟件來杜絕黑客與病毒攻擊，要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行漏洞檢查，一旦發(fā)現(xiàn)隱患，必須立即處理，升級(jí)系統(tǒng)安全級(jí)數(shù)；最后，要建立應(yīng)急機(jī)制。這樣一旦出現(xiàn)安全問題，就能迅速開啟應(yīng)急方案，從而來有效解決危機(jī)。

5.科學(xué)評(píng)價(jià)，做好高校檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)工作。高校檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)工作能有效保障高校檔案信息化管理工作的服務(wù)質(zhì)量。因此高校應(yīng)該建立一個(gè)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案信息管理工作服務(wù)評(píng)價(jià)機(jī)制。具體措施是，第一，高校要明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，界定自己的具體服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)權(quán)限；第二，要實(shí)現(xiàn)服務(wù)流程的清晰化、合法化、科學(xué)化、規(guī)范化、高效化；第三，要為自身的服務(wù)制度提供保障，要為自己的各項(xiàng)服務(wù)制度提供合法性、合理性以及可操作性的依據(jù)[9]12；第四，實(shí)現(xiàn)自身服務(wù)行為及時(shí)性、高效性、充分性、系統(tǒng)性；第五，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式多元化、合法化、高效化、合理化；第六，建立科學(xué)化、規(guī)范化、客觀化、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)滿意度評(píng)價(jià)制度。

高校檔案信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨，在當(dāng)前時(shí)期，高校檔案管理工作的信息化水平將決定著該項(xiàng)工作的現(xiàn)代化程度。因此高校在檔案管理工作方面，必須不斷加大信息化技術(shù)方面的各項(xiàng)投入，從而保證該項(xiàng)工作的與時(shí)俱進(jìn)，有效提升其服務(wù)效率和拓展其服務(wù)范圍。

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G271

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2017-03-13

山西省教育科學(xué)“十三五”規(guī)劃課題“基于數(shù)字化校園環(huán)境的高職院校檔案信息化建設(shè)研究”（課題編號(hào)：GH-16213）?！镒髡吆?jiǎn)介：徐茵，山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，研究方向?yàn)闄n案信息化建設(shè)。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.15