“互聯(lián)網+”在檔案工作中的應用研究

徐潔

（西北民族大學 蘭州 730030）

“互聯(lián)網+”在檔案工作中的應用研究

徐潔

（西北民族大學 蘭州 730030）

“互聯(lián)網+”指的是利用信息通訊技術，搭乘互聯(lián)網平臺，讓互聯(lián)網滲入到傳統(tǒng)行業(yè)中并與之深度整合，從而創(chuàng)新發(fā)展，助力傳統(tǒng)行業(yè)開創(chuàng)更具特色的形態(tài)。實際上，隨著互聯(lián)網的普及以及數字信息工具的多樣，我們已處于被大數據包圍的數字信息時代，作為這個時代的弄潮兒，我們應當順勢而為，借力發(fā)展，為更多傳統(tǒng)工作業(yè)態(tài)注入新鮮的活力，其中就包括了高校的檔案工作。本文正是基于這一時代背景，將高校的檔案工作作為研究對象，從應用價值與開展策略這兩個方面入手去闡述“互聯(lián)網+”在檔案工作中的應用這一話題。以期通過這種拋磚引玉的方式，可以為高校的檔案工作帶來更多富有建設意義的參考價值。

“互聯(lián)網+” 時代 高校 檔案 工作

檔案工作是學校行政管理工作中一個非常重要的組成部分，它既包括了高校師生的人才檔案工作，又包括了記錄學校相關活動、事件等重要信息的事務檔案工作，它是一項涉及范圍廣、著力點細、跨越時間長，心思要求縝密的工作。隨著整個時代信息化發(fā)展步伐的加快，我們已然處于“互聯(lián)網+”時代，而這個時代不可置疑地也給高校的檔案工作帶來了富有改革意義的新鮮景象。

一、“互聯(lián)網+”在檔案工作中的應用價值

1.提高檔案管理工作的經濟性。在傳統(tǒng)的檔案工作中，僅僅是數據的采集與錄入，就要耗費不少的時間，加之全部是人力操作，期間也更加容易產生疲憊感，但是在“互聯(lián)網+”時代中，信息的采集與輸入都通過計算機來實現。一方面，可以減少人力的投入使用成本；另一方面，也可以避免人力操作時可能出現的失誤、無序、紊亂等問題。與此同時，當檔案的形式從書面轉向數字時（即由紙質檔案轉向電子檔案），不論是在紙張的使用與印刷，還是在檔案的存儲與安置上，都節(jié)約了不少的成本與空間，由此可見，將數字信息技術應用到高校的檔案工作后，其整體的管理經濟性有所提高。

2.提高檔案使用工作的多元性。在傳統(tǒng)的檔案工作中，由于每一份檔案都是以紙質書面的形式存放在檔案室里，但眾所周知，整個高校所涉及的檔案非常多，因此，一般都是在有特定查找需要，比如教師要查閱學生的歷史檔案，學校管理人員要查找學校發(fā)展的歷史檔案等時才會去調用。因此，檔案被查閱和使用的頻率比較低，但是在“互聯(lián)網+”時代中，由于檔案的調取變得更加方便，一方面對于管理者來講，檔案的補充更新變得簡單便捷（比如學生在大學生四年中獲得的獎勵，參加的實踐等，都是學生的學習軌跡，應當定期更新，記錄在冊）；另一方面，對于使用者來講，檔案的調取查閱變得方便直接，因此，不論是人事檔案還是事務檔案，它對于評判或了解某一件事情或者某一個人的價值將更大，這無疑是提高了檔案使用工作的多元性。

3.提高檔案對接工作的緊密性。一般認為，檔案的建成、管理、存儲工作都是長期性的，特別是對于建校時間悠久，人員數量多的高校來講，其檔案中不乏一些時代比較久遠的，而高校的人員卻不是固定不變的，這意味著檔案工作會有一個交接更替的時機，比如檔案室內人員的調遷、新增等，就會涉及人員之間對于檔案工作的交接。在傳統(tǒng)的檔案工作里，由于都是紙質檔案，且存放位置固定，因此當涉及數量越多時，人員在交接管理時就容易出現紕漏。但是在“互聯(lián)網+”時代下，檔案的管理與存儲等都更加有序和直接，且可以通過計算機來操作，只要重視加強人才的培養(yǎng)（下文將著重分析），那么相互之間的交接就會非常順利自然。與此同時，如果檔案需要外借，通過數字信息的軌跡跟蹤流程，也可以避免檔案的丟失或損壞等?？偟膩碇v，將數字信息技術運用到高校的檔案工作后，其對接工作的緊密性得到加強。

二、“互聯(lián)網+”時代下檔案工作的開展策略

1.更新管理觀念，創(chuàng)新工作思路。思想意識影響行為選擇，當下的“互聯(lián)網+”時代與過去傳統(tǒng)的時代是截然不同的。因此，在“互聯(lián)網+”時代下開展檔案工作時，高校的檔案管理人員首先要更新管理經驗，創(chuàng)新工作思路。比如，過去當有新生來學校報道時，學校除了接收新生從畢業(yè)學校遞交過來的檔案外，還會以手動填寫的方式為新生創(chuàng)建檔案或者補充更新檔案等，但是現在，更多的都是將新生的信息輸入到計算機中，以建立電子檔案的方式來存儲，這就是工作方式、作業(yè)工具的一種變革。又比如，不同的檔案是具有不同程度的保密性，人事檔案、文書檔案、事務檔案等，它們在管理、外借、查閱時都應當區(qū)分對待，針對性管理。因此，在“互聯(lián)網+”時代下，高校所創(chuàng)建的電子檔案管理系統(tǒng)、管理章程方法等，在滿足檔案管理基本要求的前提下，也應當遵循數字信息管理的相關規(guī)則（比如創(chuàng)建用戶名、設置登陸密碼、設置管理員、針對檔案使用需求或者人員的身份進行不同的權限設置等），相對于傳統(tǒng)的高校檔案工作來講，這些思路與方法都是具有變革性、創(chuàng)新性的，需要高校自上而下地去推動思維的更新。

2.打通互聯(lián)渠道，推進數字進程。在“互聯(lián)網+”時代下的高校檔案工作不是單純地將書面檔案變成紙質檔案（書面檔案仍然存在，并不是完全被紙質檔案所取代），也不是單純地將作業(yè)工具從紙張筆墨變成計算機互聯(lián)網，它應當是一個數字資源整合的過程，因此，高校應當重視打通互聯(lián)渠道，推進數字進程。比如，上文舉例提到的，新生從畢業(yè)學校來大學報道時，其人事檔案也隨之發(fā)生變動，在“互聯(lián)網+”時代下，學校之間、各地教育部門、教育機構之間應當是協(xié)同作業(yè)的，在互聯(lián)網這個平臺上，讓每一個學生的檔案都可以隨著學生的學習成長軌跡得到融合與更新，也就是說每一個學校的檔案工作并不是完全封閉式的，而是有一個共享的區(qū)域（下文將著重分析）。除此以外，檔案工作還應當考慮到被管理者的個體差異性，在創(chuàng)建、生成、補充、更新、修改、優(yōu)化等過程中，各種檔案數據信息的處理都不能千篇一律的“一刀切”，特別是在檔案需要被外調、外借、查閱時，其開放程度、查閱方式等等，都應當有針對性。因此，檔案工作是一個不斷推進數字化進程的過程，而不是停滯和封閉的過程。

3.推行便民服務，共享有效信息。檔案是一種記錄人物或事件發(fā)展軌跡與進程的重要工具，除了記錄外，被查閱與使用也是另外一項非常重要的功能，由于在“互聯(lián)網+”時代下，檔案的管理工作變得更加方便快捷，因此，高校也可以考慮適當、適時地推行便民服務，讓信息可以得到有效的共享。比如，在事務檔案、文書檔案上，如記錄學校某一件事情、某一項活動或者是學校從創(chuàng)建到發(fā)展至今整個過程的一些檔案資料，學?？梢詫⑵浯娣旁趯W校的圖書館信息系統(tǒng)上，給本校的師生有機會增加對學校的了解，尤其是當學生要開展某個項目的研究調研時，如果能夠方便快捷地查閱到相關的檔案資料，無疑是推進項目研究的利好工具。除此以外，高校也應當搭建用人單位與學生的一個溝通平臺。比如，當用人單位在未招聘或者剛招聘學生時，可以通過查閱學生的檔案了解學生在校期間的表現，從而更加全面、客觀、公正地去評價學生，這對學生的就業(yè)來講也是一個利好的工具與方式?？梢越梃b的是，目前國家檔案局已經開通了“國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”，這實際上就是檔案信息的有效共享。

4.加強網絡維護，構建安全環(huán)境。在“互聯(lián)網+”時代中，由于信息多是在開放的互聯(lián)網空間下流動，因此，必須引起高度重視的就是關于互聯(lián)網安全性的問題，這一點在高校的檔案工作中同樣適用。因此，高校應當重視加強網絡維護，構建安全環(huán)境。尤其是對于檔案這一種對保密性有非常高要求的事物來講，高校更加應當避免出現信息泄露的問題。筆者認為，除了配置相關的硬件、軟件、技術，保證檔案信息在日常中能夠有序、安全地得到妥善地管理與定期地維護以外，對檔案使用者的權限設置是極其關鍵的。比如，將檔案使用者的身份證信息與其本人進行有效匹配，在查詢、借閱、征用檔案時，需要進行實名登記，過程監(jiān)督、軌跡記錄等。具體來講，高校應當在內部的網絡管理機制、計算機病毒的消除與防護、檔案訪問的權限與審核等方面入手去構建一個安全的檔案管理環(huán)境。

5.重視人才儲備，加強人才培訓。最后要提到的一點就是對于人才的儲備與培訓。由于在“互聯(lián)網+”時代下，檔案的管理工作對比過去發(fā)生了較大的變化，其中涉及到不少基礎的計算機知識、互聯(lián)網知識等，都需要高校去加強人員在知識上的培訓，尤其是對于年紀比較大的檔案工作者，更是要給予足夠充分的培訓讓其能夠完全掌握相關的工作技能。除此以外，上文也提到了，在“互聯(lián)網+”時代下，運用數字信息來管理檔案，并不是單純地變換檔案的存儲形式、呈現形式，而是應當逐漸地構建一個立體、多元、互聯(lián)的數字化檔案系統(tǒng)，因此，它又需要工作人員除了具備基礎的軟硬件知識外，在數字化構建與推進領域，也應當具有一定的能力，這些都是根據時代的發(fā)展，根據工作的需要，在后期中去培訓與加強的。具體來講，高校除了選拔更多的專業(yè)人才外，還應當創(chuàng)建機會，提供舞臺，讓檔案工作者可以接觸、學習、了解到國外高校的一些優(yōu)秀先進的管理經驗、管理方法等。同時，也積極主動地思考如何將檔案工作更好地與高校日常的教學互動、行政活動有機融合，協(xié)同配合等，由此才能在不斷地壯大檔案信息管理人才隊伍的同時，更好地發(fā)揮與享用“互聯(lián)網+”的時代紅利。

“互聯(lián)網+”時代下各種信息技術的進步必然會推動包括高校檔案工作在內的各種傳統(tǒng)人力勞作型、書面管理型工作的變革創(chuàng)新?！盎ヂ?lián)網+”時代下，高校檔案工作的管理經濟性、使用多元性、對接緊密性都得到了不同程度的提高與優(yōu)化。對此，我們更加應當搭載時代快車，巧借數字東風，通過跟新管理觀念、創(chuàng)新工作思路，打通互聯(lián)渠道、推進數字進程，推行便民服務、共享有效信息，加強網絡維護、構建安全環(huán)境，重視人才儲備、加強人才培訓等多個方面去推動高校檔案工作開啟新的篇章，從而有效提高整個工作的質量與效率。

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[3]陸瑤.電子檔案的特點及在檔案工作中的應用研究[J].赤子(上中旬),2015（1）.

[4]胡海敏.淺談檔案在互聯(lián)網技術下的安全管理[J.]辦公室業(yè)務, 2014（2）.

G270.7

A

2017-05-10

徐潔，碩士研究生，館員?，F工作于西北民族大學檔案館，主要研究方向：檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.04