數(shù)字檔案背景下高校檔案工作面對的困境與突破

王可

（遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院 大連 116052）

數(shù)字檔案背景下高校檔案工作面對的困境與突破

王可

（遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院 大連 116052）

隨著我國現(xiàn)代化和信息化建設(shè)進程不斷加快，數(shù)字檔案這一新生事物也在蓬勃發(fā)展,以高校檔案管理工作為研究對象，以數(shù)字檔案為背景，討論數(shù)字檔案的特點，以及目前高校數(shù)字檔案工作面對的問題，最后提出相應(yīng)的解決措施，為相關(guān)專業(yè)提供可以參考的理論依據(jù)。

數(shù)字檔案 高校 困境 突破

一、高校數(shù)字檔案管理的特點與意義

高校傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)是向師生以及社會相關(guān)企業(yè)提供信息資料，有助于個人需要以及學(xué)校自身發(fā)展，信息獲取方式一般通過開辟閱覽室或者外借，再或通過檔案館的方式實現(xiàn)檔案文獻的傳遞，而數(shù)字檔案的信息服務(wù)內(nèi)容完全不同，具體來說具備以下特點：

1.數(shù)字檔案工作更加智能化。在數(shù)字檔案模式下，既不會破壞檔案完整性，又可以利用信息技術(shù)為檔案建立起新的聯(lián)系，形成多網(wǎng)狀的檔案關(guān)系網(wǎng)，可以多角度地顯示數(shù)字檔案之間的各種聯(lián)系。師生用戶在檢索利用時，一個檢索式可以將與之相關(guān)的所有檔案信息都檢索出來供用戶參考。這將會極大地提高高校檔案信息查詢效率。

2.數(shù)字檔案信息管理具備網(wǎng)絡(luò)化特點。傳統(tǒng)的高校檔案部門，檔案信息的傳播主要是紙質(zhì)檔案及其復(fù)印件的傳遞，高校檔案部門工作人員與用戶直接接觸，而在數(shù)字檔案背景下，信息的傳播已經(jīng)發(fā)展為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。由于檔案信息轉(zhuǎn)變成可在計算機和網(wǎng)絡(luò)之間傳播數(shù)據(jù)，這使得檔案的受眾更加廣泛，傳輸速度更加快速，利用更加便捷。

3.數(shù)字檔案信息處理超時空化。傳統(tǒng)檔案館用戶利用檔案時，必須親自到指定場所進行查詢，然后將所需要的檔案資料進行復(fù)制，而數(shù)字檔案館的檔案資源數(shù)字化，其傳播網(wǎng)絡(luò)化，所以在家中或者宿舍就可以利用網(wǎng)絡(luò)查詢自己所需要的檔案信息，實現(xiàn)了檔案信息管理與服務(wù)的超時空化。

當(dāng)然對高校檔案工作來講，將數(shù)字檔案這一新模式運用到日常檔案工作之中是具備重要意義的。一方面可以促進學(xué)校信息的公開化，比如高校大學(xué)生可以在宿舍或者家里查詢自己的學(xué)期成績以及檔案情況。另一方面，滿足社會信息的需求，比如在高校學(xué)生畢業(yè)之后，需要進行檔案交接工作，數(shù)字檔案可以使這項工作更加效率化與安全化，使得學(xué)生以最快的速度到達用人單位，同時用人單位也可以獲得該學(xué)生的一些在校基本信息，實現(xiàn)數(shù)字檔案服務(wù)的價值。

二、高校數(shù)字檔案工作存在的問題

無論是何種工作，其面對的問題無非是人、制度、資源以及技術(shù)四個方面，高校數(shù)字檔案工作目前面對的問題也離不開這四個方面，分析清楚這些問題能夠為之后采取解決措施提供明確的方向。

1.檔案工作人員素質(zhì)專業(yè)水平不高。首先來說，不管是傳統(tǒng)檔案館還是新建成的數(shù)字檔案館，新晉年輕工作人員都是通過公務(wù)員考試選拔進入，這種體制目前為止還是“鐵飯碗”，因此工作人員的危機感不強，缺乏競爭意識，思想上也是得過且過。在對數(shù)字檔案學(xué)習(xí)與應(yīng)用方面也是無所作為，不求有功，但求無過。加之目前高校對數(shù)字檔案工作人員的分工不甚明確，很多一人兼數(shù)職，使得數(shù)字檔案的發(fā)展更加緩慢，直接影響到數(shù)字檔案信息服務(wù)在高校檔案部門中的發(fā)展。其次，就是高校檔案管理人員選拔過程中存在“走后門”的問題，甚至出現(xiàn)了高校檔案部門檔案管理工作人員是安置家屬的情況，這些人員進入高校檔案部門時，不會受到對其文化水平、文化程度的考察，造成了這部分檔案工作人員文化素質(zhì)低，不能接受新技術(shù)和新事物，嚴(yán)重影響了高校檔案部門數(shù)字化的開展。最后，由于高校數(shù)字檔案在信息處理過程中需要相關(guān)人員具備計算機和網(wǎng)絡(luò)運用能力，致使目前很多高校檔案部門人員出現(xiàn)了“專業(yè)能力”欠缺的現(xiàn)象。如果不能及時、有效地提高高校檔案部門工作人員的綜合素質(zhì)，其可能會成為制約數(shù)字檔案發(fā)展的瓶頸。

2.相關(guān)數(shù)字檔案工作制度不完善。數(shù)字檔案模式在我國正處在嘗試建設(shè)階段，雖然在一些高校已經(jīng)建成了數(shù)字檔案館，但是在全國范圍內(nèi)，大面積的高校數(shù)字檔案建設(shè)沒有鋪展開來，或者開展不到位。其一方面就是相關(guān)制度存在一定的“滯后性”，數(shù)字檔案信息服務(wù)的法律標(biāo)準(zhǔn)的出現(xiàn)晚于數(shù)字檔案信息服務(wù)的出現(xiàn)，要求已建成的數(shù)字檔案部門遵照“后來”的法律和標(biāo)準(zhǔn)進行變動，這其實是很難的，也會變相制約數(shù)字檔案館信息工作的發(fā)展。

3.服務(wù)資源相對貧乏。數(shù)字檔案資源的分布不均主要表現(xiàn)在兩個方面：第一，不同環(huán)境導(dǎo)致高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在困難，例如東部多于西部，一線城市多于二、三線城市，造成這種情況在于相關(guān)理念普及不到位，以及資金資源匱乏。第二，專業(yè)針對性不明顯，目前我國高校一方面在擴大招生，另一方面專業(yè)類別也在不斷增加，而針對大學(xué)當(dāng)中不同專業(yè)的數(shù)字檔案歸納工作卻很少受到人們注意，使得我國高校單就某一專業(yè)來說檔案資源不多，滿足不了學(xué)生與社會的需求。

4.數(shù)字檔案相關(guān)技術(shù)薄弱。在技術(shù)支持方面，高校數(shù)字檔案建設(shè)也存在問題：第一，數(shù)字檔案館檔案信息的更新速度非?？?，但檔案的檢索不能及時適用檔案的更新，檢索工具的覆蓋面有限，檢索不全面，查全率低，不能檢索出新的檔案內(nèi)容。更有甚者，有的高校數(shù)字檔案館“一勞永逸”，只是在數(shù)字檔案建設(shè)初期進行著錄和建立索引，新進的數(shù)字檔案只完成了必要的歸檔步驟，沒有進行必要的著錄，使得檢索缺少必要的索引，導(dǎo)致不能進行檔案的檢索和利用；第二，高校數(shù)字檔案檢索工具多數(shù)只能進行一次檢索，不能在結(jié)果中進行二次檢索，所以每次檢索都要重新輸入檢索的檢索式和檢索字段等，費時費力，用起來也非常不方便。

三、提高高校數(shù)字檔案建設(shè)的對策

通過上述討論，高校檔案工作在數(shù)字檔案建設(shè)方面存在著較多問題，那為了適應(yīng)社會需求，為廣大師生提供更好的檔案服務(wù)，就需要采取針對性的措施進行應(yīng)對，接下來筆者就從三個方面談一下提高高校數(shù)字檔案建設(shè)的對策。

1.加強人才隊伍建設(shè)。首先要更新服務(wù)理念，增強服務(wù)意識，高校數(shù)字檔案建設(shè)必須要求工作人員在理念上進行學(xué)習(xí)，特別是高校作為人才培養(yǎng)的重點，數(shù)字檔案工作人員更不能固守原有的服務(wù)理念，應(yīng)該積極地“走出去”，在思想上變被動為主動，積極推廣高校數(shù)字檔案建設(shè)工作，讓數(shù)字檔案信息服務(wù)被更多的師生和社會大眾所知悉、所認同、所應(yīng)用。其次，引進專業(yè)的技術(shù)人員，無論是何種工作，專門的技術(shù)人員隊伍建設(shè)是提高工作發(fā)展的最直接方式。高校數(shù)字檔案建設(shè)發(fā)展引進專業(yè)人才主要有以下幾種方式：一是招聘，高校數(shù)字檔案館可以通過公開招聘，選擇所需要的不同專業(yè)的人才，這是最普遍的一種引進人才方式；二是勞務(wù)派遣，我國由于檔案館自身體制的限制，招聘需要層層報批，招聘人員數(shù)量有著嚴(yán)格限制，大量地招聘工作人員不可能實現(xiàn)，這種情況下高校檔案部門可以與專門的計算機技術(shù)公司合作，將他們的技術(shù)人員派遣到檔案館，以幫助高校檔案館完成技術(shù)上的工作和難題，高校數(shù)字檔案部門只需要支付一定的費用。最后，加強對高校數(shù)字檔案部門的人員考核，考核是提升工作人員素質(zhì)的一種重要途徑。定期或者不定期地對高校檔案部門工作人員進行考核，對于考核中不合格人員再進行培訓(xùn)，對于多次考核不合格予以一定的懲罰，使高校檔案工作在數(shù)字化建設(shè)過程中，形成一種競爭氛圍，使工作人員更加積極主動提升自身素質(zhì)，自覺接受新知識和新技術(shù)。

2.加強數(shù)字檔案館信息資源的整合。正如上面提到的，由于數(shù)字檔案觀念普及程度不同以及相應(yīng)的經(jīng)濟扶持力度不同，導(dǎo)致我國高校在不同地區(qū)、不同城市數(shù)字檔案信息資源整合方面存在較大的差異，而高校數(shù)字檔案館要加強信息服務(wù)的建設(shè)必須克服這一困難。對于觀念普及不到位的高校地區(qū)，政府應(yīng)該加大宣傳力度，盡量開展數(shù)字檔案宣傳活動，號召高校參與其中，了解特點，為數(shù)字檔案館提供一個信息分布和集成應(yīng)用服務(wù)的平臺，保證數(shù)字檔案概念普及的效率。而對于經(jīng)濟扶持不高地區(qū)，高校應(yīng)該改變傳統(tǒng)保守觀念，與其他高校共享、共建數(shù)字檔案資源，在數(shù)字檔案信息服務(wù)的建設(shè)中秉持著一加一大于二的思想，積極分享，這樣數(shù)字檔案館信息服務(wù)的資源才會越來越多。

3.重視數(shù)字檔案相關(guān)技術(shù)的提高。在技術(shù)方面，一方面需要改進檔案檢索工具并及時更新檢索數(shù)據(jù)庫，高校數(shù)字檔案工作所采用的檢索工具直接影響著師生利用檔案的過程和結(jié)果，也是影響數(shù)字檔案信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要技術(shù)因素，改進數(shù)字檔案館檢索工具首先是要將數(shù)字檔案館檔案建立多項的索引，以方便從不同的方面和角度進行檢索。例如：高校數(shù)字檔案部門可以根據(jù)年級、專業(yè)不同建立人事檔案、文書檔案等不同門類的索引，以適用不同年級師生的用戶使用。再例如，增加多次在結(jié)果中檢索的功能。對于用一個檢索式表達不能實現(xiàn)的檢索，可以在結(jié)果中繼續(xù)檢索，增加檢索的深度。另一方面，提高高校數(shù)字檔案網(wǎng)站建設(shè)與服務(wù)水平，檔案網(wǎng)站建設(shè)的首要工作是明確自己的工作任務(wù)、分清主次。突出網(wǎng)頁的實用性、科學(xué)性、人性化，檔案網(wǎng)站的網(wǎng)頁設(shè)計可采用根形結(jié)構(gòu)，主頁設(shè)置導(dǎo)航和超鏈接體系，形成完整的信息回路。高校數(shù)字檔案部門工作人員要明確數(shù)字檔案資源公開以及檔案數(shù)據(jù)庫是檔案網(wǎng)站的主體內(nèi)容，對其進行重點建設(shè)，其他政務(wù)和行政的內(nèi)容不應(yīng)占用過多的網(wǎng)站部分和建設(shè)的精力。

綜上所述，高校數(shù)字檔案開展依托于現(xiàn)在計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，是高校檔案信息系統(tǒng)的重要組成部分，是衡量高校信息建設(shè)的重要指標(biāo)。所以數(shù)字檔案信息服務(wù)應(yīng)將傳統(tǒng)服務(wù)與現(xiàn)在數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，這是高校信息資源開發(fā)和利用的基礎(chǔ)，也是文化傳播的重要手段。數(shù)字檔案館信息服務(wù)的質(zhì)量將直接關(guān)系到高校檔案部門功能的發(fā)揮，我們應(yīng)該重視起來，不斷促進這一工作的發(fā)展。

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[2]張娟娟.條件不足也能進行數(shù)字檔案館建設(shè)—以華南理工大學(xué)為例[J].廣東檔案，2010（3）.

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[4]聶瑛.我國數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題及對策研究[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2015（23）.

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遼寧省檔案科技項目（L-2016-R-18）。

王可，遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院圖書館館員，研究方向高校數(shù)字檔案。

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2017-01-06