高校教學(xué)檔案管理體制和運行機制探析

周小平 莫家莉

（攀枝花學(xué)院檔案館 攀枝花 617000）

高校教學(xué)檔案管理體制和運行機制探析

周小平 莫家莉

（攀枝花學(xué)院檔案館 攀枝花 617000）

建立科學(xué)高效的教學(xué)檔案管理體制和運行機制，是高校發(fā)展的內(nèi)在要求，也是教學(xué)檔案規(guī)范化管理的必然要求?；谌尜|(zhì)量管理視角，提出在高校教學(xué)檔案管理中建立分層領(lǐng)導(dǎo)與管理體制，構(gòu)建分層管理網(wǎng)絡(luò)體系，全面厘清分層管理職責(zé)，并通過教學(xué)檔案管理制度機制、收集機制、規(guī)范機制、考評機制、服務(wù)機制和保障機制等的構(gòu)建，提高高校教學(xué)檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

全面質(zhì)量管理 教學(xué)檔案 管理體制 運行機制

高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。其作為高校檔案的主體和核心，是維護學(xué)校歷史真實面貌的重要憑證，是衡量高校教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。近年來，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，學(xué)科專業(yè)建設(shè)的日趨完善和細化，教學(xué)管理的逐步規(guī)范，高校教學(xué)檔案的數(shù)量和種類急劇增加，但學(xué)校教學(xué)檔案管理滯后于學(xué)校整體發(fā)展要求。鑒于此，本文基于全面質(zhì)量管理視角探索科學(xué)高效的教學(xué)檔案管理體制和運行機制，以期提高教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮其在“人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會和文化傳承與創(chuàng)新”中的功能。

一、構(gòu)建分類、分層、權(quán)責(zé)匹配的網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)檔案管理體制

1.建立分層領(lǐng)導(dǎo)的管理體制。按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求，實行校長負責(zé)制，設(shè)立以學(xué)校校長為主任，學(xué)校分管檔案工作、教學(xué)工作的副校長為副主任，各二級學(xué)院負責(zé)人和相關(guān)職能部門負責(zé)人為委員，檔案館負責(zé)人為辦公室主任的“檔案管理委員會”，明確各方職責(zé)，強化組織領(lǐng)導(dǎo)。在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則下，確立教學(xué)檔案校、院兩級管理體制，即根據(jù)學(xué)校行政管理層次的劃分對教學(xué)檔案進行分級管理。檔案館負責(zé)全校檔案工作的整體規(guī)劃和統(tǒng)一管理，并承擔(dān)涉及學(xué)校宏觀層面的重要檔案的集中保管和利用；各二級學(xué)院建立文檔室，確定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，配備檔案工作人員，具體負責(zé)教學(xué)檔案的收集、整理和保管工作。在各部門共同參與的檔案工作體制下，確保分工明確、各司其責(zé)、齊抓共管、形成合力，推動教學(xué)檔案和諧發(fā)展。

2.構(gòu)建分層管理的網(wǎng)絡(luò)體系。構(gòu)建立體式、全景化的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系是實施教學(xué)檔案分層管理的重要環(huán)節(jié)，也是提高教學(xué)檔案管理效率的關(guān)鍵。根據(jù)教學(xué)檔案形成規(guī)律，構(gòu)建以“檔案館—二級學(xué)院辦公室—教學(xué)科研科—各教研室”為主線的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。其中各二級學(xué)院教研室是教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的源點，負責(zé)收集學(xué)院各專業(yè)教學(xué)管理工作檔案資料；教學(xué)科研科負責(zé)匯總整理各教研室檔案資料，并移交至辦公室；辦公室負責(zé)定期將重要檔案移交至檔案館，并負責(zé)對歸檔遺留下來需要續(xù)存的檔案資料（主要是過程依據(jù)性資料）的整理、保管和利用。確保教學(xué)檔案建設(shè)工作深入到教學(xué)管理活動的各個微觀領(lǐng)域，實現(xiàn)由粗放式管理向集約式管理的轉(zhuǎn)變。

3.全面厘清分層管理職責(zé)。為切實履行教學(xué)檔案分層負責(zé)的管理，應(yīng)明確檔案館和文檔室的管理職責(zé)。其中檔案館主要承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)管理職能，具體包括：貫徹執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)和方針政策，擬定全校檔案管理工作規(guī)劃、年度計劃，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各二級學(xué)院教學(xué)檔案的管理情況；負責(zé)征集、接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計學(xué)校宏觀層面的各類重要檔案；開展檔案的開放和利用工作，組織檔案編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮檔案的信息源作用；培訓(xùn)全校專（兼）職檔案工作人員等。各二級學(xué)院文檔室主要履行教學(xué)資料的收集整理職責(zé)，具體包括：按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定，做好本學(xué)院文件資料的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計工作，保證移交檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范；負責(zé)室藏檔案資料的分類、組卷、編目、登記、保管和利用等業(yè)務(wù)工作；負責(zé)對室藏期滿檔案資料進行鑒定、銷毀；接受學(xué)校檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查等。

二、構(gòu)建系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范的教學(xué)檔案管理運行機制

1.完善制度機制，確保教學(xué)檔案工作有據(jù)可依。以制度建設(shè)為抓手，確保教學(xué)檔案工作有據(jù)可依，有章可循。在教學(xué)檔案管理過程中，以《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等為依據(jù)，制定相應(yīng)管理實施細則，對教學(xué)檔案的歸檔范圍、歸檔立卷原則、歸檔立卷程序、保管期限等作出詳細、明確的規(guī)定。其中歸檔范圍的確定，應(yīng)符合學(xué)校教學(xué)管理工作特點，突出學(xué)校教學(xué)特色，具有可操作性、實用性，并能消除現(xiàn)有的歸檔盲區(qū)；保管期限的制定，應(yīng)注意期限、條款的明確和細化，探索劃限與標(biāo)時（年）結(jié)合之路。同時還應(yīng)制定和完善檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案人員職責(zé)，檔案管理工作考核辦法等配套的檔案工作規(guī)章和考核制度，把工作分解到個人，保障教學(xué)檔案工作貫徹落實。

2.構(gòu)建收集機制，保障教學(xué)檔案齊全、完整。以全員參與為基礎(chǔ)，確保教學(xué)檔案工作質(zhì)量責(zé)任納入相應(yīng)的部門和崗位中。教學(xué)檔案來源分散，除上級業(yè)務(wù)部門和本校下發(fā)的各種文件、二級學(xué)院的內(nèi)部文件外，還有大量文件材料散存于一線教師。實現(xiàn)檔案的全員化管理，明確辦公室、教學(xué)科研科、教研室和所有教師所承擔(dān)的角色，有利于提高檔案資料的歸檔率、完整率和齊全率。其中二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)是“檔案工作的總指揮”，各教研室主任是“聯(lián)系學(xué)院教師的紐帶”，辦公室主任是“領(lǐng)導(dǎo)的助手和聯(lián)系各學(xué)科主任與教師的橋梁”。在具體的管理實施過程中，各教研室在每學(xué)期初備好檔案盒，根據(jù)本學(xué)院歸檔范圍要求，結(jié)合每位教師本學(xué)期教學(xué)內(nèi)容，確定各教師上交的教學(xué)文件材料；審核文件材料，并于期末移交至學(xué)院辦公室。各教師按照打印的歸檔材料目錄，于本學(xué)期期中、期末分批將需上交的教學(xué)文件材料放入檔案盒，并對所交材料簽字確認。辦公室負責(zé)統(tǒng)一整理歸檔，定期將涉及學(xué)校宏觀層面的重要檔案移交至檔案館統(tǒng)一保管，并將歸檔遺留下來需要續(xù)存的檔案資料（主要是過程依據(jù)性資料）進行保存和利用。主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)協(xié)調(diào)解決工作中的問題，監(jiān)督檢查工作執(zhí)行情況。

3.強化規(guī)范機制，促進教學(xué)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。以過程管理為根本，確保教學(xué)檔案工作規(guī)范化、流程化。教學(xué)檔案是在教學(xué)過程中形成的文件材料，因此各二級學(xué)院應(yīng)按照“四同步”原則，實現(xiàn)安排教學(xué)計劃任務(wù)與提出教學(xué)文件材料歸檔要求同步，檢查教學(xué)計劃執(zhí)行情況與檢查教學(xué)文件材料積累情況同步，鑒定教學(xué)質(zhì)量、評審教學(xué)成果與審核教學(xué)檔案文件材料同步，教師考核、晉升、評優(yōu)等與檔案部門出具個人相關(guān)文件資料歸檔情況證明同步。學(xué)院依據(jù)歸檔范圍和工作規(guī)范要求，對收集的文件資料科學(xué)分類、組卷、微機錄入，實行統(tǒng)一編制檔號、目錄和檢索工具，并按檔號排架、入庫保管、及時反饋檔案工作信息。檔案館則需將主要精力投入到對二級學(xué)院檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)助中去。在對教學(xué)檔案從形成到永久保存或銷毀的整個生命周期的全程監(jiān)控中，要突出重點，嚴把關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并設(shè)計補償性控制，即對關(guān)鍵環(huán)節(jié)預(yù)設(shè)數(shù)目不等的補償性控制點以保障檔案工作流程質(zhì)量，實現(xiàn)全方位、全范圍和全階段的管理。這有助于將檔案管理工作的重點由傳統(tǒng)的“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事前預(yù)防”，從管理“結(jié)果”轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾怼耙蛩亍?，使不符合?guī)范要求的檔案消失在其形成過程中，做到“防患于未然”。

4.深化考核機制，落實教學(xué)檔案工作職責(zé)。以績效考核為手段，確保教學(xué)檔案工作質(zhì)量的可持續(xù)改進。學(xué)校根據(jù)制定的教學(xué)檔案質(zhì)量評估方案、實施細則，以及配套獎懲措施進行評估考核?？己瞬捎眠^程考核與年終目標(biāo)考核相結(jié)合的方式，其中過程考核的實施有利于激勵和約束各二級學(xué)院將檔案管理和建設(shè)的質(zhì)量落實在平時的積累中，當(dāng)為考核的主要方式。通過考核評估，對在教學(xué)檔案管理和服務(wù)工作中成績顯著者給予表彰、獎勵；凡年度考核不合格的學(xué)院，取消其所在學(xué)院整體評優(yōu)和相關(guān)責(zé)任人的評優(yōu)資格，取消相關(guān)教師職稱評定和各項獎項的評定資格，讓教師切實從思想上重視自己在教學(xué)和管理過程中形成的檔案文件材料。同時，為確保教學(xué)檔案管理的客觀性和現(xiàn)實性，教學(xué)檔案管理應(yīng)遵循教學(xué)的基本規(guī)律，將教學(xué)檔案工作納入學(xué)校教學(xué)質(zhì)量保證體系考核之中，確定其考核分值占比，以確保教學(xué)檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作落到實處。

5.建設(shè)服務(wù)機制，實現(xiàn)教學(xué)檔案價值。以利用需求為主導(dǎo)，確保教學(xué)檔案工作有的放矢。教學(xué)檔案的管理應(yīng)打破傳統(tǒng)的內(nèi)向封閉系統(tǒng)狀態(tài)，實現(xiàn)由單純的保管向開放服務(wù)轉(zhuǎn)變，以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)。編研是開發(fā)利用教學(xué)檔案的重要手段，對教學(xué)檔案編研內(nèi)容、編研方式、編研形式和編研途徑的選擇，是提高教學(xué)檔案服務(wù)水平的切入點。教學(xué)檔案編研應(yīng)根據(jù)學(xué)校和學(xué)院工作重點、難點以及熱點問題，結(jié)合教師的檔案利用需求，將那些重要的、利用頻率高的教學(xué)檔案，整理匯編成冊，實現(xiàn)由一次文獻、二次文獻向三次文獻加工發(fā)展，形成系統(tǒng)、權(quán)威、深層次的檔案信息產(chǎn)品。在教學(xué)檔案的編研過程中，通過對原始材料的提煉，可形成以“綜合管理”、“教學(xué)與實踐”、“學(xué)科專業(yè)”、“教材”、“學(xué)籍管理”和“畢業(yè)生工作”等為主題的系列匯編；形成“試卷管理”、“教案講稿管理”、“精品課程”、“重點課程”、“教研活動”、“學(xué)生成績”等專題匯編。這種全方位和整體性的編研工作，能有效拓展檔案信息內(nèi)涵，實現(xiàn)教學(xué)檔案利用率根本性的突破。同時檔案館和檔案資料室要做好教學(xué)檔案資料的開放利用工作，通過豐富查閱方式，簡化利用手續(xù)，建立信息聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，舉辦專題檔案展覽等形式，促進檔案價值實現(xiàn)。

6.建立保障機制，提高教學(xué)檔案工作積極性。以全員素質(zhì)的提升為前提，確保教學(xué)檔案工作質(zhì)量的貫徹落實。檔案產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量取決于人的檔案工作質(zhì)量，而人的檔案工作質(zhì)量又取決于人的素質(zhì)，因此，提高全員整體素質(zhì)成為做好教學(xué)檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點。首先要建立完善的檔案專兼職人員培訓(xùn)、考核機制，定期開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過校內(nèi)培訓(xùn)為主、校外培訓(xùn)為輔，集中培訓(xùn)與重點培訓(xùn)相結(jié)合的方式，提高各二級學(xué)院檔案管理人員的專業(yè)技能。其次，加強檔案宣傳力度，變被動為主動，化消極為積極，爭取學(xué)校各部門和各組織管理層面的了解、認同和支持，爭取廣大教師成為檔案工作的利益相關(guān)者和支持者，變檔案管理員的“獨奏”為全員的“合奏”，最大限度化解來自各方的阻力和疑慮。

高校教學(xué)檔案是高校檔案工作的主體和重點，是衡量學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，也是學(xué)校開展教育教學(xué)改革和各項評估工作的重要依據(jù)。高校檔案管理部門應(yīng)在把握教學(xué)檔案運行規(guī)律的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校實際和利用需求，借鑒先進的管理理念和方法，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)封閉的經(jīng)驗式管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務(wù)能力，以尋得更大的生存和發(fā)展空間。

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Analysis of Teaching Archives Management System and Operational Mechanism in Universities

Zhou Xiaoping,Mo Jiali

(Archives Department of Panzhihua University,Panzhihua 617000,China)

To set up a scientific and efficient management system and operational mechanism of teaching archives is an essential requirement for universities’development and an inevitable demand for standardizing the management of teaching archives. The paper aims at, from the perspective of overall quality management, the establishment of hierarchical management system, the construction of layered network system and the clarification of stratified management responsibility; meanwhile, it targets at promoting the management standard and the service quality of teaching archives in universities through the construction of teaching archives’ management system mechanism, collection mechanism, regulatory mechanisms, evaluation mechanism, service mechanism and security mechanism.

overall quality management; teaching archives; management system; operational mechanism

四川省社會科學(xué)“十二五”規(guī)劃2015年度項目（項目編號SC15B031）。

周小平，攀枝花學(xué)院檔案館館員，研究方向：檔案管理；莫家莉，攀枝花學(xué)院檔案館副研究館員，研究方向：檔案信息資源管理。

G271

A

2017-01-19