我國海洋檔案標準建設(shè)思考

周佳 薛惠芬 崔愛菊

（1.國家海洋局第一海洋研究所 青島 266061 2.中國海洋檔案館 天津 300459）

我國海洋檔案標準建設(shè)思考

周佳1薛惠芬2崔愛菊1

（1.國家海洋局第一海洋研究所 青島 266061 2.中國海洋檔案館 天津 300459）

目前，我國已出臺四部海洋檔案標準，文章對這些標準進行了介紹，總結(jié)了其特點，并對海洋檔案標準的完善提出了四條建議：為更多類型檔案制定業(yè)務(wù)規(guī)范，逐步建立海洋檔案標準體系；結(jié)合國家標準和國際標準，與海洋檔案工作實際相適應(yīng)；順應(yīng)數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢，將信息化要求融入標準制定；加強海洋檔案業(yè)務(wù)規(guī)范宣貫，指導(dǎo)檔案人員落實標準要求。

海洋檔案 行業(yè)標準 業(yè)務(wù)規(guī)范 標準建設(shè)

海洋檔案是指國家機構(gòu)、社會組織和個人，在從事海洋管理、科研調(diào)查、資源開發(fā)、公益服務(wù)、對外合作與交流以及海洋部門黨政工作等活動中直接形成的，對國家及社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始的歷史記錄[1]1。在海洋領(lǐng)域，國家海洋局負責(zé)制定和發(fā)布檔案標準，以指導(dǎo)海洋檔案行業(yè)發(fā)展，規(guī)范海洋檔案工作。從1993年至今，國家海洋局發(fā)布的海洋檔案標準已達四部，歷經(jīng)2001年、2010年和2011年等多次修訂，均為現(xiàn)行標準。四部標準針對不同領(lǐng)域的海洋檔案而制定，在指導(dǎo)和推進我國海洋檔案事業(yè)發(fā)展方面起到了至關(guān)重要的作用。

一、我國現(xiàn)行的海洋檔案標準

1.海洋調(diào)查觀監(jiān)測檔案業(yè)務(wù)規(guī)范（HY/T 058-2010）。2010年2月10日，國家海洋局發(fā)布《海洋調(diào)查觀監(jiān)測檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（HY/T 058-2010），代替原HY/T 058-2001標準。該標準由國家海洋局辦公室提出，首次發(fā)布于1995年，適用于海洋調(diào)查、海洋觀測、海洋監(jiān)測檔案業(yè)務(wù)工作，對海洋調(diào)查觀測檢測檔案材料的收集、積累、整理、組卷、編目的方法及檔案業(yè)務(wù)用表的格式作出了規(guī)定。

《海洋調(diào)查觀監(jiān)測檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（以下簡稱《調(diào)查觀監(jiān)測檔案規(guī)范》）的主要內(nèi)容包括：術(shù)語和定義；總體質(zhì)量控制；收集分類；整理組卷；編目；立卷歸檔；保管利用；移交。同時給出了海洋調(diào)查觀測監(jiān)測檔案案卷封面、檔案用表和標識圖示。其中，海洋調(diào)查、觀測、監(jiān)測檔案的歸檔范圍及保管期限表分別將歸檔文件分為三類（管理文件類、原始數(shù)據(jù)類、成果報告類）、四類（管理文件類、原始資料類、數(shù)據(jù)成果類、電子文件類）和三類（管理文件類、監(jiān)測資料類、電子文件類）。

2.海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范（HY/T 056-2010）。2010年8月31日，國家海洋局發(fā)布《海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（HY/T 056-2010），代替原HY/T 056-2001標準。該標準由國家海洋局提出，首次發(fā)布于1993年，適用于海洋技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)工作，對海洋科學(xué)技術(shù)研究文件材料收集、整理和歸檔及海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案整理、編目、保管和開發(fā)利用的基本方法和要求作出了規(guī)定?！逗Ｑ罂茖W(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（以下簡稱《科技檔案規(guī)范》）的主要內(nèi)容包括：術(shù)語和定義；總體要求；科研文件的收集；科研文件的整理；科研文件的歸檔；科研檔案的整理、編目和保管；科研檔案的統(tǒng)計和利用；科研檔案的鑒定、銷毀和移交。同時給出了科研文件歸檔說明書格式、科研文件整理用表格式及科研檔案管理用表格式。其中，附錄中的科研文件歸檔范圍與檔案保管期限表將歸檔文件分為兩類：業(yè)務(wù)管理類和技術(shù)成果類。

3.海洋行政執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)規(guī)范（HY/T 139-2011）。2011年2月16日，國家海洋局發(fā)布《海洋行政執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（HY/T 139-2011）。該標準由國家海洋局辦公室提出，屬首次發(fā)布，適用于海洋行政執(zhí)法專項、處罰案件檔案業(yè)務(wù)工作，對海洋行政執(zhí)法檔案文件的收集積累、整理組卷、著錄編目、歸檔、保管利用、鑒定移交的方法及檔案業(yè)務(wù)用表格式作出了規(guī)定?！逗Ｑ笮姓?zhí)法檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（以下簡稱《執(zhí)法檔案規(guī)范》）主要內(nèi)容包括：術(shù)語和定義；總體要求；收集積累；整理組卷；著錄編目；歸檔；保管利用；鑒定移交。同時還給出海洋行政執(zhí)法檔案案卷封面、卷脊、檔案業(yè)務(wù)用表格式圖示。其中，海洋行政執(zhí)法文件歸檔范圍及保管期限表將歸檔文件分為兩類：海洋行政執(zhí)法專項類和海洋行政處罰案件。

4.海洋管理機關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范（HY/T 057-2011）。2011年7月8日，國家海洋局發(fā)布《海洋管理機關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（HY/T 057-2011），代替原HY/T 057-2001標準。該標準由國家海洋局第二海洋研究所提出，首次發(fā)布于1993年，適用于各級海洋管理機關(guān)工作活動中形成的文件材料歸檔與檔案管理，對國家海洋管理機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的基本要求、技術(shù)方法和工作程序作出了規(guī)定?！逗Ｑ蠊芾頇C關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》（以下簡稱《機關(guān)檔案規(guī)范》）的主要內(nèi)容包括：術(shù)語和定義；總體質(zhì)量要求；文件材料的收集積累；文件材料的整理和歸檔；檔案整理；檔案的保管、統(tǒng)計與利用；檔案的鑒定、移交與銷毀。同時給出了不歸檔文件范圍與處理、檔案盒與歸檔文件目錄等常用表格格式。其中，文件材料歸檔范圍與保管期限表將歸檔文件分為五類：會議類；領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類；業(yè)務(wù)管理類；行政管理類；黨、紀、審、婦、工、團工作類。

二、我國海洋檔案標準的特點

1.有主動的檔案意識并與時俱進。四部海洋標準均由國家海洋局辦公室或海洋局研究所提出，體現(xiàn)了海洋局系統(tǒng)在檔案工作方面的主動意識。2007年，中國海洋檔案館（以下簡稱“檔案館”）揭牌成立，在國家海洋局辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下，檔案館積極履行職責(zé)，不但具體組織、編寫了調(diào)查與觀監(jiān)測檔案、科技檔案和機關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，還使現(xiàn)階段以保管期滿檔案移交和專項檔案進館為代表的海洋檔案集中歸檔業(yè)務(wù)成為海洋檔案工作的新常態(tài)。2010年1月，國家海洋局辦公室印發(fā)實施《海洋行政執(zhí)法檔案管理規(guī)定》，海洋檔案界接著在2月提出《執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》，并首次針對海監(jiān)執(zhí)法機構(gòu)提出海洋行政執(zhí)法檔案這一概念，緊隨海洋事業(yè)發(fā)展形勢。2011年，國家檔案局下達了機關(guān)檔案由按卷整理改為按件整理的要求，《機關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》立即對有關(guān)條目進行相應(yīng)更改，對按件整理方法要求等作出詳細規(guī)定。

2.根據(jù)特定的要求制定專項規(guī)范。在海洋事業(yè)發(fā)展中，國家海洋局牽頭組織實施了涉及國家經(jīng)濟、社會、權(quán)益和安全等方面的海洋專題性工作，即海洋專項任務(wù)。在海洋專項任務(wù)下達后，會建立專項檔案管理機制，制定專項檔案整理規(guī)范和移交制度等。專項規(guī)范往往比已有的海洋檔案標準更具有針對性，在整理方法和整理質(zhì)量方面的要求也更加嚴格。例如“908專項”、海域海島地名普查專項等任務(wù)，均是在專項下達后，隨即提出了對貫穿整個專項任務(wù)的科技檔案的歸檔要求，即《908專項任務(wù)歸檔文件材料整理規(guī)則》等。2013年，國家海洋局辦公室還專門印發(fā)了《國家海洋專項檔案管理辦法》，對海洋局牽頭組織實施的海洋專項任務(wù)的檔案工作作出了任務(wù)分工、歸檔移交、保管利用和獎懲等規(guī)定，該辦法適用于專項各級管理部門、專項任務(wù)承擔(dān)或參加單位、專項檔案管理單位和部門。

3.與已有檔案標準有不協(xié)調(diào)之處?！墩{(diào)查觀監(jiān)測檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》、《科技檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》、《執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》和《機關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》等四部海洋標準在制定中共引用了7條國家標準、6條行業(yè)標準和1條強制標準。而對比海洋檔案標準與國家檔案局發(fā)布的國家和行業(yè)檔案標準，會發(fā)現(xiàn)二者在某些要求上存在不同之處，如對于跨年度形成的計劃、總結(jié)等文件，新版《歸檔文件整理規(guī)則》中規(guī)定統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度，而《機關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》則規(guī)定將這些文件歸入其針對年度；《歸檔文件整理規(guī)則》要求件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，而《機關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》則規(guī)定件號按文件的不同保管期限分別從“1”起進行流水編號；等等。在海洋檔案進館工作中，由于各單位未執(zhí)行統(tǒng)一的檔案標準，且各標準之間本來也有不協(xié)調(diào)的地方，導(dǎo)致進館檔案的整理狀態(tài)、方法和結(jié)果不同，增加了檔案館的工作難度。

三、完善我國海洋檔案標準的建議

1.為更多類型檔案制定業(yè)務(wù)規(guī)范，逐步建立海洋檔案標準體系。完善的標準體系是助推海洋檔案事業(yè)發(fā)展的重要力量。海洋檔案種類豐富，除機關(guān)檔案、科技檔案、執(zhí)法檔案和調(diào)查觀監(jiān)測檔案之外，還包含基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、名人檔案、珍貴史料等類型，而這些檔案中的一部分也包含在檔案館的進館范圍內(nèi)[2]1。對這些專門檔案，可以逐步建立歸檔整理規(guī)范，與其他檔案一樣設(shè)置歸檔范圍和保管期限表，并對歸檔中涉及的表格格式作出統(tǒng)一要求，實現(xiàn)海洋檔案整理標準化。如，2008年，國家海洋局辦公室印發(fā)的《關(guān)于印發(fā)〈國家海洋局實施會計檔案管理辦法細則〉的通知》，對會計檔案的歸檔范圍、整理立卷、排列與編號、保管和利用等作出了規(guī)定，并附有會計檔案保管期限表。該規(guī)定可直接適用于海洋會計檔案工作，也可參考《會計檔案案卷格式》（DA/T 39-2008），對相關(guān)條款進行細化，編制《海洋會計檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》。

目前，國家海洋局印發(fā)的檔案管理規(guī)定已涵蓋海洋行政執(zhí)法檔案、文書檔案、專項檔案、會計檔案等檔案類型，這些規(guī)定大多從原則上明確了檔案工作的職責(zé)分工和法律責(zé)任等，對檔案的具體整理要求卻未做詳細規(guī)定。檔案館應(yīng)在海洋局的領(lǐng)導(dǎo)下，牽頭制定基建檔案、設(shè)備檔案等專門檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范，對其歸檔范圍和收集、整理要求作出詳細規(guī)定；也可以先出臺專門檔案管理辦法和規(guī)定，再逐步將具體的檔案流程細化為業(yè)務(wù)規(guī)范。建立和完善不同類型海洋檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范，有利于建立與海洋檔案進館范圍相對應(yīng)、符合海洋檔案工作實際的海洋檔案標準體系，從而規(guī)范海洋檔案工作，推進海洋檔案標準化。

2.結(jié)合國家標準和國際標準，與海洋檔案工作實際相適應(yīng)。標準的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一會使工作更加方便和科學(xué)，但在實際工作中，海洋領(lǐng)域的不同檔案規(guī)范之間有時也會出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的地方。如，國家海洋局辦公室2010年印發(fā)實施、并于2012年修訂的《國家海洋局機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，按照職能部門對歸檔材料進行了分類，但2006年公布的國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和海洋標準《機關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》卻按照事由對歸檔材料進行了分類。海洋局的規(guī)定與后兩者采用了不同的分類標準，同時，三部規(guī)定和規(guī)范對具體歸檔范圍的要求也不盡相同。不同的標準和要求使檔案人員難以選擇，也增加了檔案指導(dǎo)部門的工作難度。

此外，在海洋檔案進館工作中，有些單位參照海洋標準，有些單位參照國家規(guī)范或地方要求，導(dǎo)致不同單位在整理檔案時依據(jù)的標準并不統(tǒng)一，而各類標準之間的不協(xié)調(diào)也給檔案資源的整合共享造成了巨大障礙[3]17。要解決這一問題，應(yīng)該結(jié)合海洋檔案工作實踐，對原有標準中不適應(yīng)實際工作的部分進行調(diào)整，并努力向通用的國際和國內(nèi)標準靠攏和接軌，以統(tǒng)一工作思想、流程和方法。如，在建設(shè)數(shù)字檔案館時，應(yīng)在借鑒國外的檔案信息化業(yè)務(wù)規(guī)范時，充分立足我國國情，對適合我國實際的國際標準加以參考和引用，從而保持海洋檔案信息系統(tǒng)與國家檔案信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通[4]57。

3.順應(yīng)數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢，將信息化要求融入標準制定。盡管大多檔案產(chǎn)生單位仍處于紙質(zhì)化向紙質(zhì)電子雙套制過渡的階段，但數(shù)字檔案館作為未來檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展目標，已經(jīng)成為檔案工作的必然趨勢。目前，海洋檔案標準中關(guān)于電子文件的部分，只是對電子文件整理中的歸檔載體及制作、目錄組織、存儲格式、文件命名、載體標識和包裝、編目作出了規(guī)定，并未細化至技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、被操作數(shù)據(jù)和監(jiān)測數(shù)據(jù)等要求，也未提及檔案信息安全問題。在今后更新標準時，應(yīng)順應(yīng)檔案信息化趨勢，細化電子文件歸檔整理要求，以海洋檔案標準要求帶動海洋檔案信息化建設(shè)，不斷提高電子文件的歸檔率和歸檔質(zhì)量。可以參考國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，細化電子文件的歸檔要求，并引入檔案數(shù)字化加工等數(shù)字檔案館建設(shè)流程，豐富數(shù)字海洋檔案資源，逐步實現(xiàn)海洋檔案信息數(shù)字化、管理系統(tǒng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化。

在數(shù)字海洋檔案館建設(shè)方面，劉家真、薛惠芬提出了分步建設(shè)國家海洋數(shù)字檔案館的設(shè)想：首先以國家海洋檔案館為基礎(chǔ)，構(gòu)建國家海洋數(shù)字檔案館的信息環(huán)境與基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)歸檔海洋信息的采集、歸檔、服務(wù)一體化、網(wǎng)絡(luò)化及便捷化；其次延伸至具有海洋檔案信息資源的機構(gòu)，實現(xiàn)全國海洋檔案信息資源的分布式集成管理與信息共享[5]40。將檔案信息化的趨勢和要求融入海洋檔案標準制定中，可以在一定程度上推動海洋檔案信息化發(fā)展，促進國家海洋數(shù)字檔案館建設(shè)，實現(xiàn)國家海洋檔案信息資源的集中管理。

4.加強海洋檔案業(yè)務(wù)規(guī)范宣貫，指導(dǎo)檔案人員落實標準要求。基層檔案人員是從事實際檔案工作的最主要力量，現(xiàn)階段，我國的多數(shù)檔案工作者仍習(xí)慣于以傳統(tǒng)方法管理檔案，且出于畏難情緒，對于檔案標準的新要求缺乏實時關(guān)注與了解，或者對檔案標準的部分條款產(chǎn)生了不準確的理解，使得檔案工作由對改錯、誤入歧途的事也有發(fā)生。只有通過標準宣貫，使海洋檔案從業(yè)人員知悉、了解海洋檔案標準，并將檔案業(yè)務(wù)規(guī)范與實際工作結(jié)合起來，才能達到標準貫徹效果最大化。因此，在發(fā)布海洋檔案標準后，應(yīng)及時開展宣貫工作，編寫檔案標準匯編手冊或指南，解答檔案工作者的疑問。如，國家海洋局和國家檔案局印發(fā)《海域勘界檔案管理規(guī)定》后，國家海域勘界檔案領(lǐng)導(dǎo)小組隨即編制了《實施〈海域勘界檔案管理規(guī)定〉問答》，對海域勘界檔案工作的24個問題進行了較為詳細的解答。

盡管檔案信息化建設(shè)要求檔案工作逐步向數(shù)字化發(fā)展，但由于各單位檔案工作發(fā)展階段、軟硬件環(huán)境和檔案人員結(jié)構(gòu)等因素的不同，發(fā)展程度并不一致。做好海洋檔案標準宣貫工作，不僅要著力提高海洋檔案工作者的檔案標準化意識、解決檔案工作中的實際問題，也應(yīng)致力于改善單位的檔案工作環(huán)境。海洋檔案主管部門可以針對不同單位的檔案工作者在貫徹標準中遇到的問題，舉辦不同側(cè)重點的標準培訓(xùn)班、工作交流會。同時，在交流檔案工作研究成果和經(jīng)驗時，可以采取檔案館專家參觀調(diào)研、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式，深入檔案工作一線，對檔案工作者的實際問題進行解答。

四、結(jié)語

任何標準的制定都不是一蹴而就的，對于一個行業(yè)而言更是如此。海洋檔案事業(yè)建設(shè)目前仍處在不斷摸索、完善推進的過程中，在這個過程中，檔案工作規(guī)范和標準是指導(dǎo)檔案人員做好工作的首要準則。只有通過不斷完善和修訂，并適應(yīng)時代發(fā)展和實踐要求，海洋檔案規(guī)范才能更好地指引海洋檔案前進的方向，成為海洋行業(yè)檔案工作者的主動選擇。

[1]國家海洋局，國家檔案局.關(guān)于印發(fā)《海洋檔案管理規(guī)定》的通知[Z].國海發(fā)（1999）431號，1999.

[2]國家海洋局辦公室.國家海洋局辦公室關(guān)于印發(fā)《國家海洋局接收海洋檔案進館辦法的通知》[Z].海辦發(fā)（2013）20號.

[3]徐擁軍，張斌.我國科技檔案管理體制機制的現(xiàn)存問題[J].檔案學(xué)研究，2016（2）：14-21.

[4]張文元，楊明萍.數(shù)字檔案館標準規(guī)范建設(shè)研究[J].現(xiàn)代情報，2011（8）：55-57.

[5]劉家真，薛惠芬.國家海洋檔案信息管理與國家海洋數(shù)字檔案館[J].海洋信息，2014（1）：37-40,45.

Thoughts of Standards Establishment of Marine Archives in China

Zhou Jia1,Xue Huifen2,Cui Aiju1

(1.The First Institute of Oceanography,SOA,Qingdao 266061,China;2.The Marine Archives of China,Tianjin 300459, China)

This article introduces the four operational norms of marine archives, sums up the characteristics of them and puts forward four proposals for the improvement of marine archives standards: setting operational norms for more kinds of archives and establishing standard system of marine archives gradually, combining national and international standards in accordance with the practice of marine archives, integrating informatization into standard establishment in the context of digital archives, and strengthening publicity of operational norms of marine archives and helping archivists implement the requirement of standards.

marine archives;industry standard;operational norms;standard establishment

中國海洋學(xué)會項目-我國海洋研究述評。

周佳，國家海洋局第一海洋研究所館員，研究方向為檔案學(xué)；薛惠芬，中國海洋檔案館研究館員，研究方向為海洋檔案管理；崔愛菊，國家海洋局第一海洋研究所研究館員，研究方向為海洋檔案管理。

G271

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2017-01-22