淺論檔案數(shù)字化管理的主要特征及其策略

盧麗琴 內(nèi)蒙古自治區(qū)烏蘭察布市察右中旗住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

淺論檔案數(shù)字化管理的主要特征及其策略

盧麗琴 內(nèi)蒙古自治區(qū)烏蘭察布市察右中旗住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

檔案數(shù)字化管理就是利用數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對檔案實體進行管理并且提供相關(guān)服務(wù)。檔案數(shù)字化管理是促進我國信息工程建設(shè)的需要，因此加強對檔案數(shù)字化管理的分析具有重要意義。本文分析了檔案數(shù)字化管理存在的主要問題，對檔案數(shù)字化管理的主要特征及其策略進行了論述分析。

檔案數(shù)字化管理 問題 特征 策略

傳統(tǒng)檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里面，查找檢索時浪費很多時間，存儲空間又大，維護不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯誤。隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為必然的趨勢。

一、檔案數(shù)字化管理存在的主要問題

筆者認為目前檔案數(shù)字化管理存在的問題主要有：1.檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標準與規(guī)范。片面重視高檔的計算機系統(tǒng)以及先進通信設(shè)備的購置，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標準化建設(shè)，這不僅增加了檔案數(shù)字化建設(shè)中的資金投入，還沒能體現(xiàn)出檔案數(shù)字化的服務(wù)功能。2.檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏有力的支持。第一、缺乏國家與政府的有力支持。我國當前的檔案數(shù)字化建設(shè)無論是在技術(shù)上還是在組織都缺乏政府的支持，沒有明確的技術(shù)性與管理性標準，處于自我探索的階段，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)。第二、硬件環(huán)境問題。當前檔案管理所開發(fā)的計算機軟件，實用性與通用性還比較滯后，且設(shè)備的性能不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)對硬件設(shè)備的要求。

二、檔案數(shù)字化管理的主要特征

檔案數(shù)字化管理的特征主要表現(xiàn)為：1.以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)的特征。檔案數(shù)字化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢。2.數(shù)字化管理模式的特征。對檔案進行數(shù)字化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。3.檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應(yīng)用檔案信息。采用數(shù)字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經(jīng)對檔案數(shù)字化管理的含義有了一定的了解，而結(jié)合我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案數(shù)字化管理的推進有一定的現(xiàn)實意義，不僅能夠?qū)⒐芾碚邚姆爆嵉墓芾砉ぷ髦薪夥懦鰜?，還能促進整個社會的檔案意識的形成。

三、加強檔案數(shù)字化管理的策略

（一）加強檔案數(shù)字化管理標準化建設(shè)。檔案管理數(shù)字建設(shè)并不是一項容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)諸多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體數(shù)字化建設(shè)過程當中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請相關(guān)的專家對管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標準對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行科學(xué)合理的構(gòu)建。

（二）健全完善檔案數(shù)字化管理制度。1.檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結(jié)合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案數(shù)字化管理有制度的保障，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標準化。2.樹立安全保密意識。檔案數(shù)字化建設(shè)中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要加強安全防范意識，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

（三）充分利用相關(guān)資源。1.保證資源的準確性與完備性。對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準確性，不要出現(xiàn)一些過失性的錯誤。檔案資源數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現(xiàn)疏忽，因此需要避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。2.統(tǒng)一配備軟硬件設(shè)施。相關(guān)軟件硬件設(shè)施是檔案數(shù)字化管理建設(shè)正常進行的基礎(chǔ)保障，其直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開始之前必不可少的準備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。3.定期檢查和更新。社會的快速發(fā)展，對于檔案管理工作的更新速度方面有了新要求，對于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理數(shù)字化建設(shè)當中，對于檔案的更新也應(yīng)得到一定的技術(shù)支持。

（四）提升檔案數(shù)字化管理人才的綜合素質(zhì)。1.加強檔案管理人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案數(shù)字化建設(shè)的中堅力量。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓(xùn)練他們的實際操作技能。2.引進檔案數(shù)字化管理的技術(shù)人才。檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門需要引進軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案數(shù)字化建設(shè)的各種技術(shù)難題。

四、結(jié)語

綜上所述。檔案數(shù)字化管理通過數(shù)字化手段不但規(guī)范了檔案的整理和保持，促進了檔案管理發(fā)展。只有不斷完善管理措施，適應(yīng)數(shù)字化的要求，才能使檔案在新形勢下充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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