淺談新時期如何做好國企辦公室行政管理工作

黃歡 廣西賀州交通投資集團有限公司

淺談新時期如何做好國企辦公室行政管理工作

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隨著經(jīng)濟與社會發(fā)展正式進入經(jīng)濟轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時期，我國國有企業(yè)面臨的生存與發(fā)展壓力進一步提升，基于此，本文就新時期國企辦公室行政管理現(xiàn)狀進行分析，并圍繞簡化辦公流程、完善管理制度、加強文檔管理水平三方面策略展開了詳細論述，希望由此能夠為相關(guān)從業(yè)人員帶來一定啟發(fā)。

國企 辦公室行政管理 文檔管理

前言：辦公室屬于國有企業(yè)的全面辦事結(jié)構(gòu)，辦公室所承擔(dān)的宏觀管理職能、微觀服務(wù)任務(wù)正是對“全面”兩個字最好的闡釋，可以說辦公室本身屬于國有企業(yè)承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐，而為了能夠最大化辦公室效用發(fā)揮，正是本文就新時期如何做好國企辦公室行政管理工作展開具體研究的原因所在。

一、新時期國企辦公室行政管理現(xiàn)狀

在筆者的實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，新時期國企辦公室行政管理現(xiàn)狀整體上看不容樂觀，行政管理效率低下、部分管理人員素質(zhì)低下、文檔管理工作存在不足等現(xiàn)狀也較為直觀證實了筆者的認(rèn)知。

（一）行政管理效率低下。在中國特色社會主義經(jīng)濟體制日漸完善的今天，國企在經(jīng)濟與社會發(fā)展中占據(jù)的重要位置可謂有目共睹，但在筆者的實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國當(dāng)下很多國有企業(yè)辦公室行政管理存在著效率低下的問題，這一問題就直接影響著國有企業(yè)的長期可持續(xù)發(fā)展的實現(xiàn)。通過深入分析筆者發(fā)現(xiàn)，行政管理效率低下問題的出現(xiàn)主要是由于很多國有企業(yè)存在著辦公室工作流程復(fù)雜化、忽視規(guī)章制度開展工作的現(xiàn)狀，崗位職責(zé)不明確、形式主義嚴(yán)重、官僚之風(fēng)盛行等具體問題自然很容易大量涌現(xiàn)，國有企業(yè)辦公室行政管理工作效率低下問題因此出現(xiàn)也就不足為奇[1]。

（二）部分管理人員素質(zhì)低下。國有企業(yè)行政管理工作本身對管理人員素質(zhì)存在著較高要求，這種要求主要體現(xiàn)在理論學(xué)習(xí)與政治學(xué)習(xí)兩方面，但在筆者的實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國當(dāng)下國有企業(yè)行政管理工作存在著部分管理人員素質(zhì)低下的現(xiàn)狀，為人民服務(wù)的國企辦公室行政管理工作出發(fā)點也往往因此被忽略，由此引發(fā)的工作積極性不高、工作過程懈怠情況嚴(yán)重、實際業(yè)務(wù)操作能力低下的行政管理工作現(xiàn)狀，還將直接影響國有企業(yè)的形象。

（三）文檔管理工作存在不足。雖然越來越多的國有企業(yè)開始落實無紙化辦公，但紙質(zhì)文檔在很多國有企業(yè)仍舊發(fā)揮著重要作用，許多重要的工作內(nèi)容與文件往往會通過紙質(zhì)文檔下達，但在筆者的實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多國有企業(yè)在紙質(zhì)文檔管理方面存在著較大的；紕漏，較大的任務(wù)量往往會導(dǎo)致文檔資料管理的混亂，而由于很多國有企業(yè)辦公室行政管理人員仍舊存在著檔案員工作最為輕松的認(rèn)知，這一問題的嚴(yán)重性還將實現(xiàn)進一步提升[2]。

二、提升國企辦公室行政管理工作水平的策略

簡單了解國企辦公室行政管理工作后，筆者就將在下文中就提升國企辦公室行政管理工作水平的策略展開深入分析，這一分析將主要圍繞簡化辦公流程、完善管理制度、加強檔案管理水平等三方面展開。

（一）簡化辦公流程。為了設(shè)法扭轉(zhuǎn)行政管理效率低下這一新時期國有企業(yè)辦公室行政管理工作現(xiàn)狀，辦公流程的簡化必須真正實現(xiàn)落實。在筆者的實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國當(dāng)下國有企業(yè)所涉及的業(yè)務(wù)類型往往較為繁雜，這就對辦公室行政管理工作提出了較高挑戰(zhàn)，工程繁瑣、費時費力的工作現(xiàn)狀也正是因此才得以出現(xiàn)，而如果國有企業(yè)辦公室行政管理能夠同崗位職責(zé)的明確實現(xiàn)辦公流程的簡化，辦公室行政管理的效率就將大大提升，辦公室行政管理也將由此為更多人提供服務(wù)，而通過辦公室業(yè)務(wù)的明確劃分，以往常見的各部門推卸責(zé)任問題也將由此實現(xiàn)根除。

（二）完善管理制度。管理制度在國有企業(yè)辦公室行政管理工作中發(fā)揮著較為重要的作用，該制度在行政管理人員素質(zhì)的保證與提升上有著較為優(yōu)秀的表現(xiàn)。對于當(dāng)下國有企業(yè)辦公室行政管理人員的選拔來說，公務(wù)員選拔是其具體形式，多層筆試與面試保證了行政管理人員的較高理論知識，較高的考試政治分?jǐn)?shù)占比也保證了行政管理人員較高的政治素養(yǎng)，但與此同時行政管理人員實際操作能力較差的現(xiàn)狀卻不得不引起重視。在管理制度的具體完善中，崗位職責(zé)制度的建立屬于其中的核心，只有這樣國有企業(yè)辦公室行政管理人員才能夠不斷提升自身實際工作能力。

（三）加強文檔管理水平。上文中筆者提到了我國當(dāng)下很多國有企業(yè)紙質(zhì)文檔管理工作存在的不足，而為了能夠設(shè)法根除這一不足，國有企業(yè)就必須實現(xiàn)紙質(zhì)文檔與電子文檔的并行管理，這樣信息化管理系統(tǒng)就能夠為辦公室行政管理工作提供更有力支持，紙質(zhì)文檔也仍舊能夠通過自身優(yōu)勢為行政管理人員提供服務(wù)。在基于紙質(zhì)文檔與電子文檔并行管理的檔案管理水平加強中，重要電子文檔紙質(zhì)化、正視電子文檔管理難點、電子文檔與紙質(zhì)文檔并存管理都是行政管理人員可以采取的具體措施。

（1）重要電子文檔紙質(zhì)化主要是為了解決電子文檔所不具備的原始記錄性缺乏問題，而由此實現(xiàn)的紙質(zhì)化就能夠大大提升文檔內(nèi)容價值，文檔管理也將由此更好服務(wù)于國有企業(yè)辦公室行政管理工作。

（2）電子文檔管理難點包括存儲條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全等多方面內(nèi)容，這些內(nèi)容本身對于國有企業(yè)辦公室行政管理提出了較高要求，而為了保證電子文檔最大化自身效用發(fā)揮，電子文檔管理的主頁美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全、資源共享也必須得以實現(xiàn)。

（3）電子文檔與紙質(zhì)文檔并存管理需要實現(xiàn)永久保存電子文檔紙質(zhì)化，存在共享需求的電子文檔電子化。

三、結(jié)論

綜上所述，辦公室行政管理工作在新時期國有企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著較為重要的作用。而在此基礎(chǔ)上，本文基于行政管理效率低下、部分管理人員素質(zhì)低下、文檔管理工作存在不足三方面國企辦公室行政管理工作現(xiàn)狀提出的策略，也在一定程度上提升了本文研究實踐價值。因此，在國企辦公室行政管理工作的開展中，可以在一定程度上參考本文內(nèi)容。

[1]楊金美.談新時期如何做好國企辦公室行政管理工作[J].經(jīng)營管理者,2017,12：167.

[2]朱家璐.淺談新時期高等院校二級學(xué)院行政辦公室管理工作特點與改革思路[J].科技視界,2016,25：230+290.

黃歡（1977.2-），女，廣西賀州人，大專學(xué)歷，政工員，國企辦公室行政管理工作。