以湖南工程為學(xué)院為例，談中外合作辦學(xué)試點(diǎn)評(píng)估檔案的管理

楊琴原 羅洪光

湖南工程學(xué)院

以湖南工程為學(xué)院為例，談中外合作辦學(xué)試點(diǎn)評(píng)估檔案的管理

楊琴原 羅洪光

湖南工程學(xué)院

以湖南工程為學(xué)院為例，圍繞中外合作辦學(xué)試點(diǎn)評(píng)估檔案的內(nèi)容，談參評(píng)單位做好試點(diǎn)評(píng)估檔案管理的幾點(diǎn)思考：強(qiáng)化檔案意識(shí)，重視檔案管理；打造優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍；建立健全的檔案管理制度；集中管理和分散管理相結(jié)合；注重收集和整理，做到及時(shí)歸檔。

中外合作辦學(xué)；試點(diǎn)評(píng)估檔案；內(nèi)容；管理

根據(jù)《教育部辦公廳關(guān)于開(kāi)展中外合作辦學(xué)評(píng)估工作的通知》(教外廳[2009]1號(hào))文件精神，為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)中外合作辦學(xué)的規(guī)范管理，促進(jìn)依法辦學(xué)，提高中外合作辦學(xué)水平和可持續(xù)發(fā)展能力，教育部決定組織開(kāi)展中外合作辦學(xué)評(píng)估。評(píng)估目的是督促中外合作辦學(xué)堅(jiān)持引進(jìn)優(yōu)質(zhì)教育資源的法規(guī)原則和政策導(dǎo)向，增強(qiáng)我國(guó)教育機(jī)構(gòu)吸收、利用優(yōu)質(zhì)教育資源和創(chuàng)新能力，維護(hù)學(xué)生及其他相關(guān)主體的合法權(quán)益，推動(dòng)形成辦學(xué)者自律、社會(huì)監(jiān)督、政府監(jiān)管相結(jié)合的中外合作辦學(xué)管理機(jī)制，逐步建立具有較廣泛社會(huì)公信力的中外合作辦學(xué)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和保障體系。

湖南工程學(xué)院與英國(guó)高地與島嶼大學(xué)合作舉辦的機(jī)械設(shè)計(jì)制造及其自動(dòng)化和電氣工程及其自動(dòng)化兩個(gè)本科項(xiàng)目，已分別于2015年和2016年通過(guò)教育部中外合作辦學(xué)評(píng)估。筆者有幸參與了項(xiàng)目評(píng)估材料的收集和整理工作，從中得到了一些體會(huì)。本文圍繞中外合作辦學(xué)項(xiàng)目試點(diǎn)評(píng)估(以下簡(jiǎn)稱試點(diǎn)評(píng)估)工作參評(píng)單位形成的檔案內(nèi)容以及檔案的管理進(jìn)行探討。

一、試點(diǎn)評(píng)估檔案的內(nèi)容

第一類：接收的上級(jí)主管部門的文件、規(guī)定、通知等材料。這類文件是評(píng)估的依據(jù)性文件，說(shuō)明了為什么要評(píng)估，如何去評(píng)估以及評(píng)估的結(jié)果等內(nèi)容。主要包含四個(gè)方面：一是規(guī)范中外合作辦學(xué)的主要政策文件，如《中華人民共和國(guó)中外合作辦學(xué)條例》；二是評(píng)估依據(jù)文件，如《教育部辦公廳關(guān)于開(kāi)展中外合作辦學(xué)評(píng)估工作的通知》；三是評(píng)估過(guò)程中指導(dǎo)性文件、通知，如《教育部關(guān)于中外合作辦學(xué)評(píng)估試點(diǎn)工作報(bào)送自評(píng)材料的通知》；四是公布評(píng)估結(jié)果的文件、通知，如《教育部關(guān)于發(fā)送中外合作辦學(xué)評(píng)估試點(diǎn)結(jié)果的通知》等。

第二類：評(píng)估過(guò)程中形成的《自評(píng)報(bào)告》和附表中的《匯總表》的相關(guān)數(shù)據(jù)材料。這是項(xiàng)目參評(píng)單位上報(bào)的重要材料，也是教育行政主管部門、同行專家評(píng)價(jià)的主要依據(jù)，社會(huì)評(píng)價(jià)、網(wǎng)上公示的主要內(nèi)容。參評(píng)單位依據(jù)中外合作辦學(xué)過(guò)程中的檔案材料對(duì)照評(píng)估指標(biāo)體系，把過(guò)去所做的工作進(jìn)行系統(tǒng)而準(zhǔn)確地表述。

《自評(píng)報(bào)告》需要填寫五部分內(nèi)容：一是基本情況信息，包含項(xiàng)目信息和最新一屆學(xué)生培養(yǎng)方案課程信息統(tǒng)計(jì)、師生人員信息統(tǒng)計(jì)、教學(xué)資源、經(jīng)費(fèi)籌措與管理。二是3000以內(nèi)的辦學(xué)情況簡(jiǎn)介，重點(diǎn)闡述辦學(xué)規(guī)范性、優(yōu)質(zhì)資源引進(jìn)情況、培養(yǎng)質(zhì)量及辦學(xué)效益等方面的特色及優(yōu)勢(shì)，問(wèn)題與不足。三是辦學(xué)情況自查。對(duì)照“評(píng)估指標(biāo)體系”，對(duì)相應(yīng)指標(biāo)的客觀現(xiàn)實(shí)工作事實(shí)和履行情況進(jìn)行客觀陳述。說(shuō)明自評(píng)過(guò)程，特別是中外合作辦學(xué)各方利益主體參與單位自評(píng)工作情況、合作辦學(xué)協(xié)議的履行情況，項(xiàng)目的人事管理財(cái)務(wù)管理以及教學(xué)管理等管理狀況。四是培養(yǎng)方案執(zhí)行情況。對(duì)照評(píng)估指標(biāo)體系中關(guān)于培養(yǎng)方案的執(zhí)行情況進(jìn)行客觀陳述，說(shuō)明中外合作辦學(xué)各方利益主體在實(shí)際辦學(xué)中執(zhí)行培養(yǎng)方案情況，自評(píng)時(shí)發(fā)現(xiàn)關(guān)于執(zhí)行培養(yǎng)方案存在的主要問(wèn)題及整改措施。五是分項(xiàng)自我評(píng)價(jià)。參評(píng)單位對(duì)照“辦學(xué)情況自查表”，對(duì)“評(píng)估體系”中的各指標(biāo)進(jìn)行優(yōu)秀、合格、不合格的自我評(píng)價(jià)。

附表中的《匯總表》一共有七個(gè)附表：《最新一屆學(xué)生培養(yǎng)方案課程信息一覽表》，《最新一屆學(xué)生培養(yǎng)方案教材信息一覽表》，《近兩年師資培訓(xùn)活動(dòng)情況匯總表》，《統(tǒng)招錄取分?jǐn)?shù)信息統(tǒng)計(jì)表》等。

這部分內(nèi)容是整個(gè)評(píng)估材料的核心所在，直接關(guān)系到評(píng)估的結(jié)果。

第三類：參評(píng)單位自評(píng)報(bào)告、匯總表的支撐材料和佐證材料。這類檔案內(nèi)容相當(dāng)?shù)亩?，涉及的部門也很多。像我校在報(bào)送2016年電氣工程及其自動(dòng)化項(xiàng)目評(píng)估材料時(shí)，需要提交的支撐材料有：項(xiàng)目的行政審批文件、審批時(shí)報(bào)送的《中外合作辦學(xué)協(xié)議》、最新《合作辦學(xué)協(xié)議》，協(xié)議變更情況表，審批時(shí)報(bào)送的人才培養(yǎng)方案，2015年秋季招生簡(jiǎn)章，最近一個(gè)年度的《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告》和《財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告》，外方合作者對(duì)合作辦學(xué)的評(píng)價(jià)意見(jiàn)，中外方《辦學(xué)信息誠(chéng)信承諾書(shū)》，中外方學(xué)位證書(shū)樣版等。

二、試點(diǎn)評(píng)估檔案管理的思考

1、強(qiáng)化檔案意識(shí)，重視檔案管理

高校檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，也是服務(wù)于教學(xué)的一項(xiàng)工作。搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。我校檔案工作由學(xué)校校長(zhǎng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校成立檔案工作委員會(huì)，校屬各部門由一名負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作，并配備一至二名專(兼)職檔案工作人員?；緦?shí)現(xiàn)了各類檔案的集中統(tǒng)一管理，保證了各單位檔案收集的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。檔案工作納入了主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制，落實(shí)了職責(zé)范圍，并作為機(jī)關(guān)部門年度考核的一項(xiàng)指標(biāo)，從而有效地保證了檔案工作規(guī)范、有序地開(kāi)展。

2、打造優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍

檔案入錄的及時(shí)與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。中外合作辦學(xué)在辦學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生大量的外文材料及特殊載體的非傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，為檔案管理者提出了更高的要求，需要一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。

一是增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。這要求檔案管理人員要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，以提高工作效率和檔案信息化管理需要。試點(diǎn)評(píng)估檔案的形成主體具有多元性，如影響評(píng)估結(jié)論的因素有專家評(píng)價(jià)意見(jiàn)、學(xué)生滿意度調(diào)查情況、外方合作者對(duì)合作辦學(xué)的評(píng)價(jià)意見(jiàn)、社會(huì)聲譽(yù)調(diào)查情況等，這些檔案資料的形成大多依靠電子信息化，管理這類檔案必須要有紙質(zhì)和電子檔案的雙重備份。

二是要求檔案管理員具有一定的外語(yǔ)水平。試點(diǎn)評(píng)估檔案中有部分檔案是涉及到中外合作辦學(xué)的合作方。如：項(xiàng)目合作協(xié)議、外方合作者對(duì)合作辦學(xué)的評(píng)價(jià)意見(jiàn)、外方課程、學(xué)生外方學(xué)籍和成績(jī)等。為了提高中外文檔案互譯的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，具備一定的外語(yǔ)水平是檔案管理員必不可少的條件之一。

3、建立健全的檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度是合作辦學(xué)檔案管理的重要保證。合作項(xiàng)目從開(kāi)始運(yùn)行階段，就會(huì)在雙方合作協(xié)議、教學(xué)管理、師資管理和學(xué)生管理等方面產(chǎn)生大量的文字材料，這就需要建立正式的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備相關(guān)的檔案管理員，形成健全的檔案管理與利用等相關(guān)規(guī)章制度，使合作雙方在合作過(guò)程中行使權(quán)力、履行義務(wù)得到有效保障，從機(jī)制上規(guī)范檔案管理工作，確保管理工作落到實(shí)處，維護(hù)中外合作辦學(xué)雙方和受教育者的合法權(quán)益。

4、集中管理和分散管理相結(jié)合的管理模式

對(duì)于試點(diǎn)評(píng)估檔案的管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容，采取集中管理和分散管理相結(jié)合的方式比較合適。

接收的上級(jí)主管部門的文件、規(guī)定、通知等這一類材料，適合集中管理。由接收文件部門按照辦畢文書(shū)進(jìn)行歸檔，并適時(shí)將文件整理移交學(xué)校檔案室保存。

對(duì)于自評(píng)報(bào)告和匯總表的支撐、佐證材料，因檔案內(nèi)容多，涉及部門廣，為避免集中管理帶來(lái)的人力物力上的浪費(fèi)，適合于存放各部門分散管理。學(xué)校檔案室提供的辦學(xué)資格審批文件，財(cái)務(wù)部門提供的財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)使用情況，教務(wù)部門提供的合作辦學(xué)教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的教學(xué)培養(yǎng)方案、教材使用情況、學(xué)生學(xué)籍和成績(jī)等，在評(píng)估前，由外事辦牽頭將這些材料收集整理，待評(píng)估審核后，對(duì)應(yīng)該歸的檔材料移交學(xué)校檔案室統(tǒng)一管理，剩余材料由外事辦短期保存。

5、注重收集和整理，做到及時(shí)歸檔

注重收集和整理，做到及時(shí)歸檔，一是有利于文件的管理和安全，防止文件散亂丟失，二是有利于提高歸檔文件的質(zhì)量，保持檔案的齊全完整，三是方便對(duì)文件的查找利用。

從資料的收集整理到形成一套完整檔案是一個(gè)十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^(guò)程。在試點(diǎn)評(píng)估檔案資料的準(zhǔn)備中，要從中外合作辦學(xué)項(xiàng)目申報(bào)階段的材料開(kāi)始，一直到接受評(píng)估的這段時(shí)間，各種相關(guān)的資料準(zhǔn)備齊全。我校的機(jī)械設(shè)計(jì)及其自動(dòng)化項(xiàng)目是2012年通過(guò)教育部審批的，2015年參與評(píng)估，就要準(zhǔn)備該項(xiàng)目2012年到2015年之間的所有相關(guān)材料。如體現(xiàn)參評(píng)單位辦學(xué)審批管理機(jī)構(gòu)文件、資金資產(chǎn)管理文件、招生和學(xué)籍管理文件、文憑證書(shū)管理文件、師資管理文件、教學(xué)管理等有關(guān)文件以及制度和合同的檔案復(fù)印件或原件材料。為避免在評(píng)估關(guān)鍵時(shí)刻臨時(shí)抱佛腳，在高校中外合作辦學(xué)評(píng)估中能提供全面真實(shí)反映學(xué)校辦學(xué)水平的檔案資料，在平時(shí)的工作中就要注意收集和整理各門類相關(guān)的檔案文件，做到及時(shí)歸檔。

綜上所述，做好中外合作辦學(xué)試點(diǎn)評(píng)估檔案的管理，要強(qiáng)化檔案意識(shí)，重視檔案管理，建立健全的檔案管理制度，提高檔案管理員素質(zhì)，把檔案的收集和整理工作納入到日常工作中，做到及時(shí)歸檔。這樣才能在高校中外合作辦學(xué)評(píng)估以及其他評(píng)估中，能提供全面、真實(shí)反映學(xué)校辦學(xué)水平的檔案資料，真正做到實(shí)事求是，講究實(shí)效，使得評(píng)估、檢查工作真正達(dá)到“以評(píng)促改、以評(píng)促建”的目的。

[1] 黃曉丹.中外合作辦學(xué)項(xiàng)目評(píng)估檔案的形成及特點(diǎn)初探.[J].蘭臺(tái)世界，2013，(12).

[2] 高墅.中外合作辦學(xué)模式下高校檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn).[J].蘭臺(tái)世界，2015，(05).

[3] 何心.中外合作辦學(xué)模式下高校中外互譯檔案的翻譯與管理初探.[J].蘭臺(tái)世界，2015，(04).

楊琴原，女，漢族，湖南邵東人，出生于1980年7月，湖南師范大學(xué)本科學(xué)歷，小教高級(jí)職稱，研究方向：中外合作辦學(xué)檔案管理。

湖南工程學(xué)院人才科研基金(15061)