淺談如何做好新形勢下城建檔案管理工作

寧紅衛(wèi)

濰坊市路燈管理處

淺談如何做好新形勢下城建檔案管理工作

寧紅衛(wèi)

濰坊市路燈管理處

城建檔案的產(chǎn)生和建立既是社會及城市發(fā)展的客觀需要，也是城市文化承載積累與儲備的需要。

新形勢；城建檔案；管理

1、現(xiàn)代城建檔案管理工作的特點(diǎn)分析

計算機(jī)信息技術(shù)下的城建檔案管理工作是具有一定的復(fù)雜性和技術(shù)性的，需要高素質(zhì)、綜合型的管理人才。因此，在城建檔案管理中，對于從事城建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、技能水平都有很高的要求，需要管理人員具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度、責(zé)任心和使命感，還需要有檔案專業(yè)知識和計算機(jī)應(yīng)用能力。

2、計算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用

2.1 促進(jìn)了城建檔案管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展

在計算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)行下，計算機(jī)信息系統(tǒng)可以對城建檔案的所有資源和數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合統(tǒng)一，能夠涉及城建檔案資源管理的總的全部的范疇。更為關(guān)鍵的是，使用先進(jìn)的城建檔案管理系統(tǒng)軟件，可以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)兩者的有機(jī)聯(lián)系，在系統(tǒng)集成作用下確保了資源數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。因此，從這一層面上講，計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用可以充分地實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展。

2.2 提高城建檔案管理工作的精細(xì)化程度

計算機(jī)信試析計算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理中的實(shí)施要點(diǎn)，信息技術(shù)是社會發(fā)展的先進(jìn)技術(shù)，主要的工作形式是按照電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)進(jìn)行的。因此，它在城建檔案管理中的應(yīng)用是在電子技術(shù)的支持下，把檔案資源按照電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行合理分類保存。

2.3 擴(kuò)大城建檔案的資源開發(fā)范圍

傳統(tǒng)的城建檔案管理資源的開發(fā)，主要范疇是在已有的圖文資料和比較容易獲得的小范圍資源的基礎(chǔ)上開展的，這主要是因?yàn)樵谫Y源的存儲以及傳輸技術(shù)上存在不足。在現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)的條件下，可以構(gòu)建出一套強(qiáng)大的城建檔案信息管理系統(tǒng)，不論是在時間上還是空間上，城建檔案管理都會有較大的突破，而且還可以提高城建檔案的服務(wù)質(zhì)量以及其所發(fā)揮的效用。

3、城建檔案管理的計算機(jī)信息技術(shù)條件

3.1 設(shè)備的配置方面

實(shí)行計算機(jī)信息技術(shù)，就必須要有完善的相關(guān)設(shè)備的配置。在整個系統(tǒng)中，最基礎(chǔ)的配置設(shè)施就是軟件、硬件系統(tǒng)，它是城建檔案信息化管理不可缺失的基本構(gòu)成要素。軟件方面主要包括數(shù)據(jù)管理、編制排版、檢索查詢、實(shí)體管理、安全保密以及系統(tǒng)的維護(hù)等功能，而且一定要能夠涵蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定以及統(tǒng)計等部分；軟件系統(tǒng)要有一定的實(shí)用性、通用性和可擴(kuò)展性；在硬件方面主要有計算機(jī)和必要的網(wǎng)絡(luò)周邊設(shè)備、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等部分。這樣可以充分地滿足網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化模式的城建檔案管理服務(wù)的日常需要。

3.2 電子化檔案建設(shè)方面

實(shí)現(xiàn)城建檔案電子化，主要涉及到的內(nèi)容有：目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、城建檔案的數(shù)字化、城建檔案的電子化管理、創(chuàng)建基本的數(shù)據(jù)資料庫，檢索優(yōu)先的結(jié)構(gòu)設(shè)計等，實(shí)現(xiàn)DBF文件格式和XML或其他格式文件間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，并且具備安全、合理、高效、靈活的特點(diǎn)。第一，電子目錄建設(shè)。目錄建設(shè)是整個城建檔案管理的首要環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)電子目錄建設(shè)的主要目的就是提高檔案資源的效率和質(zhì)量。第二，城建檔案數(shù)字化。把現(xiàn)存的圖表資料、音像資料制作為數(shù)字化模式。第三，電子檔案信息管理。在城建檔案電子信息管理中，管理人員的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容就是對電子文件的形成、收集、積累、鑒定以及歸檔的全過程進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。第四，創(chuàng)建基本的數(shù)據(jù)資料庫。檔案的數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建方式有很多種，常見的有對現(xiàn)有電子檔案進(jìn)行收錄，把聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對已有的圖表文字進(jìn)行掃描等等。

4、創(chuàng)新管理工作理念，提高城建檔案管理發(fā)展水平

一是城建檔案一直是城市建設(shè)的真實(shí)記錄，把城建檔案管理的創(chuàng)新置于我國的發(fā)展規(guī)劃中，并為其制定合理的指導(dǎo)方法，并對檔案管理工作做出明確的分工，進(jìn)而完善城建檔案管理的機(jī)制的相關(guān)措施。二是加強(qiáng)城建檔案管理創(chuàng)新意識，在管理機(jī)構(gòu)，人員配備等方面采取具體的分析方法，并做出適當(dāng)扶持，進(jìn)而促進(jìn)城建檔案管理的發(fā)展。三是通過創(chuàng)新的管理理念和服務(wù)宗旨，對城建檔案管理工作與社會發(fā)展情況相結(jié)合。四是創(chuàng)新城建檔案的工作機(jī)構(gòu)，必須加強(qiáng)檔案的收集與整理，建立健全相關(guān)發(fā)展機(jī)制，促進(jìn)數(shù)字化發(fā)展，比如建立網(wǎng)上服務(wù)中心和查詢系統(tǒng)，方便檔案的查閱管理工作。

5、改革檔案管理服務(wù)，推動城建檔案的工作效率

首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務(wù)平臺。信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案館也成為一種局域網(wǎng)，相關(guān)部門通過建設(shè)網(wǎng)站對檔案網(wǎng)頁進(jìn)行建設(shè)，將檔案資源管理和實(shí)施單位結(jié)合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進(jìn)行查找與閱讀，提供合理的服務(wù)。其次，對資源進(jìn)行補(bǔ)充，加強(qiáng)城建檔案的管理建設(shè)與項(xiàng)目建設(shè)。第三，要注重城建檔案的管理建設(shè)，將城建檔案資源的地位進(jìn)一步提升，為深化城建檔案管理工程項(xiàng)目做基礎(chǔ)，從根本抓起，積極做好監(jiān)督工作，全面從城建項(xiàng)目建設(shè)和相關(guān)會議及科研問題做監(jiān)督和管理，并分類進(jìn)行歸檔，進(jìn)而對珍貴檔案實(shí)行數(shù)字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數(shù)字化管理。第四，培養(yǎng)建設(shè)出一批高素質(zhì)的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進(jìn)信息技術(shù)的支持，還需要高素質(zhì)人才的配合。城市發(fā)展與人才培養(yǎng)是分不開的，城建檔案也需要人才培養(yǎng)和支持。所以，必須具有打破傳統(tǒng)觀念的信心，改革創(chuàng)新管理方向，給城建檔案管理擴(kuò)展出一條嶄新的道路，提高創(chuàng)新團(tuán)隊的管理意識，進(jìn)而促進(jìn)管理服務(wù)水平的提升?？梢詾闄n案管理人員提供一系列的實(shí)踐機(jī)會，為員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高城建檔案的管理工作人員的專業(yè)知識、現(xiàn)代的信息技術(shù)水平，強(qiáng)化為人民的觀念，將服務(wù)程度與現(xiàn)代化建設(shè)相適應(yīng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人才隊伍的高素質(zhì)建設(shè)，促進(jìn)城建檔案事業(yè)健康發(fā)展。