簡(jiǎn)述我州博樂市城區(qū)燃?xì)夤艿拦こ虣n案的管理

歐云其其克

新疆博樂市城市建設(shè)檔案館

簡(jiǎn)述我州博樂市城區(qū)燃?xì)夤艿拦こ虣n案的管理

歐云其其克

新疆博樂市城市建設(shè)檔案館

自從2009年開始，博樂市燃?xì)夤こ添?xiàng)目在正式上馬，歷經(jīng)七年，燃?xì)夤艿酪呀?jīng)覆蓋整個(gè)城市主要管網(wǎng)。伴隨著燃?xì)夤艿澜ㄔO(shè)逐步完成的同時(shí)，燃?xì)夤艿拦こ虣n案資料的收集和整理成為我市城建檔案館工作的的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。從而使燃?xì)鈾n案管理成為博樂市城市地下管線建設(shè)和管理的一個(gè)不可缺少的重要組成部分。

燃?xì)夤艿?；工程檔案；文件材料；合同

我作為一名普通檔案管理員，下面就燃?xì)夤艿拦こ虣n案的管理談些粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、燃?xì)夤艿拦こ虣n案管理的性質(zhì)及其管理系統(tǒng)化的重要性

(一)燃?xì)夤艿拦こ虣n案管理的性質(zhì)

1.燃?xì)夤艿拦こ虣n案的管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。燃?xì)夤艿拦こ毯w了管道的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。為了確保每一個(gè)環(huán)節(jié)能順利完成，不僅對(duì)每一項(xiàng)工作的技術(shù)要求很高，而且每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須嚴(yán)格按照有關(guān)的規(guī)定、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。這就要求城建檔案館的人員必須具有燃?xì)夤艿拦こ痰膶I(yè)知識(shí)和技能，才能做好燃?xì)夤艿拦こ虣n案的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，才能保證檔案文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

2.燃?xì)夤艿拦こ虣n案的管理是一項(xiàng)管理性的工作。博樂市城建檔案館擔(dān)負(fù)全市范圍內(nèi)燃?xì)夤艿拦こ探ㄔO(shè)檔案的審核，接收、保管和利用工作。其性質(zhì)本身就是一種管理活動(dòng)，是和管理工作緊密相聯(lián)的，只有把燃?xì)夤艿拦こ虣n案管理工作納入到燃?xì)夤艿澜ㄔO(shè)管理的有關(guān)規(guī)章制度和工作人員的職責(zé)范圍內(nèi)，落實(shí)到燃?xì)夤艿澜ㄔO(shè)管理工作的執(zhí)行中，才能建立健全燃?xì)夤艿拦こ虣n案管理體系。

3.燃?xì)夤艿拦こ虣n案的管理是一項(xiàng)服務(wù)性的工作。博樂市城建檔案館對(duì)燃?xì)夤艿拦こ虣n案進(jìn)行接收、編目、上架保管等管理的目的是為了給燃?xì)夤艿拦こ探ㄔO(shè)及有關(guān)的地下管線建設(shè)提供各種服務(wù)性的工作，它既是燃?xì)夤艿罊n案管理的出發(fā)點(diǎn)，又是管理的歸宿。

4.燃?xì)夤艿拦こ虣n案的管理是一項(xiàng)社會(huì)性的工作。

(二)燃?xì)夤艿拦こ虣n案管理系統(tǒng)化的重要性

二、燃?xì)夤艿拦こ虣n案的組成內(nèi)容

燃?xì)夤艿拦こ虣n案是在燃?xì)夤艿拦こ探ㄔO(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理等工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等不同形式和載體的技術(shù)文件材料的總稱。其組成內(nèi)容包括工程依據(jù)文件材料和交工文件材料。

(一)工程依據(jù)文件材料包括：

1.工程項(xiàng)目建議書，申請(qǐng)報(bào)告及審批文件、批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)文件、施工圖和其它建設(shè)文件。

2.工程項(xiàng)目建設(shè)合同文件：協(xié)議條款；合同文；洽商、變更等紀(jì)要、協(xié)議，中標(biāo)通知書，投標(biāo)書；招標(biāo)文件：工程量清單等。

3.建設(shè)工程規(guī)劃許可證，報(bào)建審核書、報(bào)建圖、竣工測(cè)量驗(yàn)收合格證、竣工測(cè)量驗(yàn)收記錄冊(cè)。

4.工程竣工決算表。

(二)交工技術(shù)文件材料包括：

通過多次試驗(yàn)，得出最佳組合為A2B2C1，即脂肪添加量為10.0%、薏米的添加量為20.0%、大豆分離蛋白的添加量為10.0%。又通過色差的測(cè)定進(jìn)一步驗(yàn)證并確定了此添加量的最佳性。

1.施工資質(zhì)證書。

2.圖紙會(huì)審記錄；技術(shù)交底記錄；工程更改洽商單；圖紙會(huì)審記錄；設(shè)計(jì)變更通知書；施工組織設(shè)計(jì)等。

3.開工報(bào)告；竣工報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表；竣工報(bào)告；交工驗(yàn)收證書；工程保修書等。

4.重大質(zhì)量事故分析處理報(bào)告。

5.材料、設(shè)備、儀表出廠合格證；材質(zhì)證明書、檢驗(yàn)或檢定報(bào)告。

6.各類施工記錄，如：隱蔽工程記錄：閥門試驗(yàn)記錄；調(diào)壓器試驗(yàn)記錄，管道系統(tǒng)的吹掃記錄、強(qiáng)度和氣密性試驗(yàn)記錄、焊工鋼印記錄；電氣、儀表工程的安裝調(diào)試記錄；其它附屬設(shè)施安裝測(cè)試記錄等。

7.工程質(zhì)量評(píng)定表。

8.竣工圖紙。

9.規(guī)定的其它有關(guān)資料。

三、燃?xì)夤艿拦こ虣n案的系統(tǒng)化管理

(一)為使檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，新疆新捷股份有限公司博州城市燃?xì)夥止窘⒘艘惶坠芾砭W(wǎng)絡(luò)，以綜合檔案室為中心，然后進(jìn)行層層管理，即以綜合檔案室、下屬各分公司、工程監(jiān)理部、工程公司、管線公司、各施工單位或承包單位的專職或兼職檔案人員為一體系的檔案管理系統(tǒng)。

(二)建立健全燃?xì)夤艿拦こ虣n案管理制度，借鑒兄弟城市先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本地實(shí)際，建立健全了一套燃?xì)夤艿拦こ涛募牧鲜占?、整理、歸檔和報(bào)送等一系列管理制度。

(三)把燃?xì)夤艿拦こ虣n案管理納入到工程管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中。對(duì)于博樂市來說，燃?xì)夤艿澜ㄔO(shè)是個(gè)新興的行業(yè)，經(jīng)過這幾年來的實(shí)踐，燃?xì)夤艿澜ㄔO(shè)在設(shè)計(jì)、施工和管理等方面都得到了完善和提高。燃?xì)夤艿澜ㄔO(shè)行業(yè)的發(fā)展離不開燃?xì)夤艿罊n案的系統(tǒng)化管理，而各類燃?xì)夤艿赖奈募牧鲜侨細(xì)夤艿罊n案歸檔的基礎(chǔ)。

(四)對(duì)燃?xì)夤艿拦こ虣n案工作進(jìn)行深入監(jiān)督指導(dǎo)

1、監(jiān)督指導(dǎo)燃?xì)夤艿拦こ涛募牧系男纬珊头e累。監(jiān)督文件材料管理是否納入工程各個(gè)環(huán)節(jié)；通過這樣的監(jiān)督管理，確保了工程資料的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，提高了檔案資料的管理質(zhì)量。

2、監(jiān)督指導(dǎo)文件材料的歸檔、組卷、移交和入庫(kù)工作。文件材料的歸檔是文件材料工作階段的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。由于檔案是歷史的真實(shí)記錄，是工程建設(shè)的重要依據(jù)，因此，建設(shè)單位和施工單位越來越重視檔案工作。

3、監(jiān)督指導(dǎo)燃?xì)夤艿拦こ虣n案資料管理過程中的注意事項(xiàng)

(1)注意檔案管理人員與工程施工人員、或監(jiān)理人員脫節(jié)，造成管工程不管資料或不懂資料，管資料不懂工程的現(xiàn)象。

(2)注意檔案資料與實(shí)際工程脫節(jié)，造成臨時(shí)抱“佛腳”，工程竣工時(shí)搶收整、創(chuàng)編的現(xiàn)象。如在施工過程中遇到障礙物，來不及重新更改原圖，現(xiàn)場(chǎng)立即進(jìn)行管線更改，過后沒有及時(shí)記錄下來，從而造成檔案資料與實(shí)際工程不相符。

(3)在檔案資料收集方面，注意資料收集不及時(shí)、不全面，應(yīng)收集的資料而未收集，給工程帶來不必要的麻煩。如某段管線已竣工驗(yàn)收，其資料已歸檔后，因故需重新更改管線，更改后的資料沒有及時(shí)收集歸檔，造成資料不齊全。

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，未來幾年，將全面建立管網(wǎng)地理信息系統(tǒng)。只有將信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來，才能及時(shí)解決城市建設(shè)中各類管線之間的相互矛盾，才能及時(shí)為燃?xì)夤芫€的經(jīng)營(yíng)管理提供有利的信息。由此可見，城市燃?xì)夤艿拦こ虣n案的管理在整個(gè)城市燃?xì)饨ㄔO(shè)管理中起著至關(guān)重要的作用。