科技檔案編研探析

郝莎

（中國衛(wèi)星海上測控部江陰214431）

科技檔案編研探析

郝莎

（中國衛(wèi)星海上測控部江陰214431）

通過介紹科技檔案編研含義、原則、工作方法和常用編研成品，使人們認(rèn)識到科技檔案編研是科技檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段，既擴寬科技信息服務(wù)的途徑，又優(yōu)化科技檔案信息，增加科技信息密度和系統(tǒng)性，為利用者搭建高效信息平臺，實現(xiàn)科技檔案價值最大化，提升科技檔案管理工作水平。

科技檔案編研原則編研成品編研方法

“科技檔案是機關(guān)、團體、單位或個人在科技活動中形成的、作為歷史記錄整理留存的信息載體?！盵l]15它具有知識性和信息性、原始性和記錄性、成果性和社會文化性等重要性質(zhì)，是進行科技生產(chǎn)活動、日常工作學(xué)習(xí)和技術(shù)研究等不可缺少的重要理論依據(jù)，一直被大量傳閱、借閱、查詢、復(fù)印。中國衛(wèi)星海上測控部科技情報資料室作為科技檔案和技術(shù)資料主管部門，存儲各類科技檔案和技術(shù)資料數(shù)目龐大，種類繁多。但庫藏科技檔案缺乏系統(tǒng)性，科技人員需要逐份查閱相關(guān)科技檔案，花費大量時間精力“大海撈針”才可能找到有用信息。鑒于此，科技檔案管理人員經(jīng)過充分調(diào)研，在掌握客觀需求基礎(chǔ)上，對豐富的庫藏科技檔案進行多角度、深層次編研，提煉整合，編制成各種針對性強、具有重要現(xiàn)實價值和歷史價值的科技檔案編研成品，充分開發(fā)科技信息資源，提升科技檔案利用率，使科技檔案煥發(fā)新的生機和活力，為上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)謀劃工作開拓思路，為科技人員學(xué)術(shù)研究、創(chuàng)新成果搭建高層次技術(shù)平臺，為科技檔案管理部門拓展職能，多渠道提升服務(wù)質(zhì)量提供重要技術(shù)手段。

一、科技檔案編研含義和特點

“科技檔案編研，是指根據(jù)客觀需要，集中相關(guān)科技檔案信息，對它們進行分析研究，并將它們加工成擁有一定主題的、不同形式的編研成品的科技檔案資源開發(fā)工作?！盵2]281科技檔案編研首先以滿足某種特定社會需要為目的，按照設(shè)定主題，將數(shù)量多、存儲散的科技檔案信息匯集，以一定體例加工整理、編輯成專題成果，是一項專業(yè)性強、具有創(chuàng)新性和系統(tǒng)性的研究活動。

1.科技檔案編研是創(chuàng)新性科研活動，它不是將科技檔案簡單羅列串聯(lián)，而是對科技檔案信息進行定向科學(xué)研究和加工整理，是一種高層次智能控制，具有科學(xué)研究性質(zhì)和較高的專業(yè)技術(shù)含量。

2.科技檔案編研是對科技檔案信息的系統(tǒng)化。編研人員將所有關(guān)聯(lián)科技檔案信息按照主題要求，判斷邏輯關(guān)系，區(qū)分不同價值，將突出反映主題的檔案內(nèi)容整編組合，使原本分散、無序的檔案系統(tǒng)化，主題清晰，脈絡(luò)層次分明，涵蓋信息內(nèi)容更加豐富、完整、直觀，滿足科技人員對科技檔案不同層次的需求。

3.科技檔案編研是有明確方向的主動性服務(wù)。科技檔案管理部門根據(jù)任務(wù)需求、科研課題、單位發(fā)展前景，充分調(diào)研領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、科技人員對科技檔案的熱點和重點需求后確定編研專題，具有針對性強、利用效能高的特點。

4.科技檔案編研以真實可靠的科技檔案為基礎(chǔ)，其憑證價值與原件等同，可以盡量減少對原件的磨損、損壞或丟失，有效保護原件，延長使用壽命。

5.科技檔案編研工作是提高單位科技檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，擴大科技檔案利用范圍，深化科技檔案影響力，實現(xiàn)科技檔案管理工作最終目標(biāo)的重要手段。

二、科技檔案編研成品基本類型

“科技檔案編研成品是科技檔案編研工作知識成果的總稱?！盵2]286即科技檔案管理部門結(jié)合科技活動及管理的客觀需要，在科技信息分析基礎(chǔ)上，將大量分散的科技檔案信息科學(xué)加工編排，形成形式多樣、系統(tǒng)性的信息成果?？萍蓟顒拥膹V泛性、科技檔案內(nèi)容的豐富性、不同層次人員對科技檔案需求的多樣性決定了科技檔案編研成品具備多種形式，常見有以下幾種。

1.科技成果簡介。這是一種對科技檔案內(nèi)容和特征進行提煉，以文摘形式進行簡介的編研成品。測控部按年度編制的《科技成果簡介》中，詳細(xì)介紹了科技成果綜合情況。按照“序言、總目錄、檔案編號、成果名稱、研制背景、課題立項及批復(fù)情況、主要完成人員、研究起止時間、創(chuàng)新點、內(nèi)容概述、主要戰(zhàn)技指標(biāo)、經(jīng)濟效益、專利情況、應(yīng)用推廣、成果鑒定意見、成果評審、成果批復(fù)文件、獲獎證書、成果配套材料目錄等”欄目設(shè)置，對自研設(shè)備項目還需配置設(shè)備研制及安裝、應(yīng)用圖片。科技人員通過查閱《科技成果簡介》，可以很方便地找到需要的綜合數(shù)據(jù)，還可根據(jù)檔案編號找到所有原件檔案深層利用。

2.科技工作年鑒。以年度為時限，條目記事體為體例結(jié)構(gòu)，由“前言、編輯說明、目錄、正文、統(tǒng)計表、圖片、附錄、索引”等組成，總結(jié)概括某特定單位“隸屬結(jié)構(gòu)、人員編制、資源管理、科技活動情況、技術(shù)研究及學(xué)術(shù)交流、試驗訓(xùn)練、設(shè)施建設(shè)、會議情況、大事計、各項基礎(chǔ)統(tǒng)計數(shù)據(jù)、重大活動影視圖片資料”的綜合性編研成品。年鑒全面系統(tǒng)反應(yīng)某特定單位建設(shè)和發(fā)展?fàn)顩r，也為撰寫各種史料提供真實、可靠的第一手材料。

3.科技史料。以本系統(tǒng)或本單位科技檔案為基礎(chǔ)編寫，真實、全面反應(yīng)本系統(tǒng)或本單位科技活動歷史面貌和成果的史料性質(zhì)編研成品。如測控部組織編撰的《測控雷達》、《導(dǎo)航設(shè)備》、《通用電子儀器儀表》、《航?！?、《船姿船位》等工程技術(shù)手冊，就以庫藏各種科技檔案，如設(shè)備預(yù)研、使用需求與批復(fù)文件、關(guān)鍵事件總結(jié)、廠所提供的設(shè)備圖紙、使用手冊、實戰(zhàn)數(shù)據(jù)和維護維修記錄等作為原始資料組織撰寫，全面介紹測控設(shè)備原理、指標(biāo)測試、資質(zhì)質(zhì)量、參試情況、使用與維護方法、常見故障及排除等。該系列編研成品出版后立即得到廣大科技人員贊譽，不但成為新技術(shù)人員熟悉設(shè)備的實用教材和工程實踐技術(shù)指導(dǎo)手冊，更成為參試設(shè)備生命履歷的記錄簿，其使用范圍遍及各部機關(guān)及船站。

4.專題匯編與摘編。專題匯編是按照特定專題選取適用科技檔案，采用復(fù)制方法對分散的科技檔案部分或全文匯集加工的編研成品。摘編是按照專題，以提供科技檔案精華內(nèi)容為目的，對科技檔案摘錄、整理編輯的編研成品。兩者選題范圍廣泛，內(nèi)容靈活，通過將分散的科技檔案信息有機整合，使利用者在最短時間內(nèi)獲得最大信息量。且不改變檔案原件、原圖內(nèi)容，既有憑證作用，又包含巨大使用價值，是目前編研主導(dǎo)形式，如測控部編撰的《試驗任務(wù)資料匯編》、《探索與實踐——科技論文匯編》、《標(biāo)準(zhǔn)匯編》、《科研試驗針對性訓(xùn)練工作資料匯編》、《工程研制建設(shè)總結(jié)報告匯編》、《測控設(shè)備質(zhì)量管理研究系列成果》、《質(zhì)量管理規(guī)章制度匯編》等編研成品，均使用這兩種編研方式，從型號任務(wù)、學(xué)術(shù)交流、新技術(shù)研究、工程建設(shè)、質(zhì)量管理等多角度、多層次反映單位綜合管理情況。如《試驗任務(wù)資料匯編》中，匯集試驗任務(wù)從預(yù)案調(diào)研到總結(jié)撤收所有相關(guān)方案、請示及批復(fù)、會議報告、領(lǐng)導(dǎo)指示、實戰(zhàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)、數(shù)據(jù)處理、質(zhì)量管理等科技檔案信息，還將各廠所、院校提供的相關(guān)檔案信息組成支撐文件清單一并編入，使其成為記錄任務(wù)最翔實、可靠、完備的資料，既是執(zhí)行任務(wù)成果展示，也為大事記及科技史料、年鑒提供真實、系統(tǒng)、全面的憑證。從檢索、借閱、復(fù)制等統(tǒng)計分析情況看，此類編研成品使用頻率最高，利用范圍最廣泛。

5.圖集、圖冊。將設(shè)備生產(chǎn)、工程建造、測繪及某些專業(yè)性圖片、圖樣，如設(shè)計圖、施工圖、示意圖、完工圖等，配置必要的文字或數(shù)據(jù)說明，按照專題匯編成集冊的編撰成品。其專業(yè)性、通用性強，可以直觀反映產(chǎn)品、設(shè)備或工程項目的技術(shù)數(shù)據(jù)和特征、用途，是相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員重要的參考資料和工作依據(jù)。如本部編撰的《船艇史料集》，匯集測控部自組建以來所有船艇設(shè)計、建造、下水、試航、實戰(zhàn)系列圖片和相關(guān)設(shè)計圖、施工圖及完工圖冊，是最全面翔實的船艇歷史資料，具有極高的現(xiàn)實價值和珍貴的歷史價值。

三、科技檔案編研原則

科技檔案編研工作優(yōu)化了科技檔案信息，增加了信息密度，實現(xiàn)了科技檔案價值最大化。為合理利用庫藏信息資源，提高編研工作質(zhì)量，滿足多層次多角度利用，開展科技檔案編研工作應(yīng)遵循以下原則。

1.事實原則?？萍紮n案與科技活動相生相伴，是科技活動的真實記錄，具有原始性、真實性和憑證性，這也是科技檔案編研成品具有權(quán)威性與憑證價值的原因。科技檔案編研事實原則本質(zhì)就是要尊重歷史、尊重科學(xué)，維護真實。尊重記述內(nèi)容事實，始終保證編研材料真實性和提供科技檔案信息客觀性。選材中存在疑問或歧義的信息必須經(jīng)過多方考證，無誤后方可使用。信息加工整理方法也必須尊重科技檔案原始性和歷史真實性，不能帶有個人偏見或局限性，使用夸張語言表述或從脫離成文年代的視角來闡釋信息。

2.需求原則?？萍紮n案編研以定向主動服務(wù)、最大限度開發(fā)科技檔案信息資源、提高檔案利用率為目的，需要投入大量人力物力財力，只有提供滿足科技生產(chǎn)科技管理客觀需求、針對性強、先進和實用的編研成品，才能使其有吸引力和影響力，進而實現(xiàn)利用價值。為此，首先要做好領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和一線科技人員需求調(diào)研，了解他們對科技檔案需求重點和利用要求，找準(zhǔn)課題方向。其次，根據(jù)利用者層次制定科學(xué)高效的編研方案，明確編研方法和要求，確定信息加工深度和廣度，保證編研工作順利、持續(xù)開展。

3.保密原則。有些科技檔案如科技成果檔案、專利檔案等具有保密性特點，不能因為要擴大利用范圍而不顧保密要求隨意公布，在材料選擇和加工中要避免使用密級度高的科技檔案。涉密材料匯編成集冊后較單份檔案，密級度會提高很多，對此種編研成品必須嚴(yán)格按照最高密級定義管理，嚴(yán)控知密范圍和利用對象，杜絕失泄密事件發(fā)生。

四、科技檔案編研工作實施

科技檔案編研是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的科研工作，必須遵循科學(xué)的工作程序和要求進行。編研工作包含“選題、方案擬制、適用科技檔案篩選、加工與編排、序言與說明、審校與批準(zhǔn)”等關(guān)鍵步驟。

1.選題，即確定科技檔案編研題目。選題揭示和概括了編研成品中心內(nèi)容，直接影響使用價值和經(jīng)濟效益，是編研工作首要環(huán)節(jié)。選題必須建立在擁有豐富庫藏科技檔案的基礎(chǔ)上，反映科技活動實際需求或重點需求，以最大程度激發(fā)科技檔案潛在價值實現(xiàn)為目的，具備先進性和實用性。

2.擬制編研方案。編研方案是組織和協(xié)調(diào)編研工作的計劃綱要和實施依據(jù)，也是編研工作得以順利開展的前提和保障。（1）設(shè)立編研組織機構(gòu)，明確人員與職責(zé)分工。（2）確定編研主題、服務(wù)對象、質(zhì)量要求、類型結(jié)構(gòu)、編研目的、主要內(nèi)容、體例、編寫要求。（3）確定科技檔案取材范圍和具體要求。（4）確定編研工作時間進度和階段成果。

3.選材。即選擇和確定與編研主題相關(guān)的科技檔案素材，是保證編研成品質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須做到全面、豐富、真實、相關(guān)，能夠反映主題從發(fā)生、發(fā)展至結(jié)束的全過程。做好選材工作需要編研人員樹立高度責(zé)任心和事業(yè)心，發(fā)揮主觀能動性，多渠道檢索、廣泛收集，細(xì)心考證鑒定、反復(fù)核對，從中篩選出最有價值的檔案材料。

4.加工與編排。加工是指依據(jù)事實原則，對選取的科技檔案素材進行分析研究和優(yōu)化的過程。使用考訂、摘錄、注釋、改寫、繪圖、制表、復(fù)印、掃描等方法，轉(zhuǎn)錄、提煉或升華科技檔案真實信息，規(guī)范格式、數(shù)據(jù)單位，使科技信息識別更加準(zhǔn)確、科學(xué)。編排是指按照編研原則和確定的體例形式，對加工完畢的素材進行科學(xué)系統(tǒng)的組織和排列。不同編研成品體例有不同編排方式。如型號任務(wù)資料匯編，可按照任務(wù)執(zhí)行流程編排；年度科技成果簡介可按照獲獎等級編排，也可按照專業(yè)性質(zhì)編排；科技史料和科技工作年鑒可按照時間編排；圖集、圖冊可按照研制建造順序編排，也可按照設(shè)備性能編排。編排以保持科技檔案材料間的有機聯(lián)系、內(nèi)容條理清晰、符合邏輯、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、體例統(tǒng)一為原則，使材料形成完整體系。

5.序言與說明。序言一般置于目錄前，由編者以直接、集中、獨立的形式概要介紹編研原則、背景、目的、適用范圍、使用檔案材料情況。說明主要介紹編研成品使用科技檔案狀況、編研加工情況、存在問題。

6.審校和批準(zhǔn)。審校是編研人員為保證編研質(zhì)量，從選題、選材、加工、內(nèi)容、編排等全面審核和校對編研成品初稿的行為。批準(zhǔn)是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或機關(guān)部門對終審后的編研成品審核定稿并確定傳播方式。

科技檔案編研工作既解決了科技檔案數(shù)量龐大、存儲分散與利用者渴求針對某一專題獲得最大信息量的矛盾，又解決了科技檔案原件數(shù)量有限與利用需求廣泛的矛盾?？萍紮n案管理部門應(yīng)夯實基礎(chǔ)工作，提高業(yè)務(wù)水平，加大科技檔案開發(fā)、編研力度，使科技檔案利用方式由被動型、看守型、粗放型轉(zhuǎn)向主動型、創(chuàng)新性、智能型，進一步提高科技檔案利用率。

[1]霍振禮，王恩漢.現(xiàn)代科技檔案管理[M].北京：國防工業(yè)出版社，1996.

[2]王傳宇，張斌.科技檔案管理學(xué)（第三版）[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2009.

Exploration and Analysis of the Technical Archives Compilation and Research

Hao Sha
(China Satellite Maritime Tracking and Control Department,Jiangyin 214431,China)

This article introduces themeanings,principles,workingmethods and common finished products of the compilation and research of technical archives,which makes people realize that the archival compilation is an essential way to develop and utilize those archives information resources.Such compilation expands the methods of technical information service, improves the archives information,and increases their density and systematicness.It also builds a highly efficient information platform for users,achieves themaximum value of the technical archives,and enhances themanagement level.

technical archives;principle of compilation and research;finished products of compilation and research;methods of compilation and research

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.18

郝莎，中國衛(wèi)星海上測控部科技情報資料室工程師，研究方向為檔案管理。

G273.5

A

2017-05-03