數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施

夏剛

（寧夏大學(xué)銀川750021）

數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施

夏剛

（寧夏大學(xué)銀川750021）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，數(shù)字信息化時(shí)代的到來(lái)，已經(jīng)對(duì)社會(huì)各行各業(yè)都造成了巨大的影響，促進(jìn)了社會(huì)各領(lǐng)域的發(fā)展和進(jìn)步，高校檔案管理工作便是其中之一。為了對(duì)數(shù)字信息化背景下高校檔案管理有更深的了解，筆者在本文中首先闡述了高校檔案管理的發(fā)展特點(diǎn)，然后分析了數(shù)字信息化背景下高校檔案管理存在的問(wèn)題，最后再重點(diǎn)探討了高校檔案管理工作在數(shù)字信息化的背景下如何實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

數(shù)字信息化高校檔案創(chuàng)新管理創(chuàng)新措施

數(shù)字信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，不可逆轉(zhuǎn)。在數(shù)字信息化的影響下，社會(huì)各領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)生了巨大變化，極大地提升了社會(huì)生產(chǎn)率，促進(jìn)了社會(huì)的不斷發(fā)展。高校是向社會(huì)輸送人才的重要場(chǎng)所，其工作的開展關(guān)系到學(xué)生的發(fā)展。作為高校管理工作中與師生關(guān)系非常密切的檔案管理，應(yīng)當(dāng)予以足夠的重視，充分利用數(shù)字信息化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，解決以往檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化管理，促進(jìn)高校檔案管理水平的提升，滿足教育發(fā)展現(xiàn)代化的需要。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作發(fā)展具有的特點(diǎn)

高校檔案管理工作與學(xué)生的聯(lián)系十分緊密，集中反映了學(xué)生的學(xué)業(yè)、歷史、文化生活、思想道德等多方面的綜合素質(zhì)。高校是培養(yǎng)學(xué)生全面發(fā)展，向社會(huì)輸送人才的重要場(chǎng)所，檔案管理工作的重要性不言而喻。在當(dāng)前信息時(shí)代的背景下，高校檔案管理工作不可避免地會(huì)受到影響，帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，主要存在以下兩個(gè)方面的特點(diǎn)：

第一，檔案管理具有智能化的特點(diǎn)。在信息科技的帶動(dòng)下，傳統(tǒng)的信息資料檢索工具已經(jīng)難以滿足檢索的需要，新的檢索工具不斷被開發(fā)和利用，這使得高校在進(jìn)行檔案信息資料的檢索時(shí)變得更加方便，帶來(lái)了極大的便利，同時(shí)也提升了高校檔案管理工作的效率，高校檔案管理工作必將朝著智能化方向邁進(jìn)。

第二，檔案管理具有信息化的特點(diǎn)。對(duì)于信息化這一點(diǎn)，并不是只有高校檔案管理才有，其實(shí)信息化是社會(huì)發(fā)展的一個(gè)大趨勢(shì)，信息化是高校檔案管理中最為顯著的特點(diǎn)[1]143-144。高校檔案管理過(guò)程中，利用一些先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理工作，如城市云網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用就使得高校檔案管理工作逐漸向無(wú)紙化和集中化邁進(jìn)。

二、數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的問(wèn)題

現(xiàn)階段，數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作盡管已經(jīng)有了很大轉(zhuǎn)變，各項(xiàng)管理工作逐漸完善，管理水平也獲得極大的提升。然而，在實(shí)際的管理過(guò)程中仍然存在一定的問(wèn)題，如主動(dòng)服務(wù)能力的不足、慣性思維依舊存在、工作缺乏創(chuàng)新性等，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重阻礙了高校檔案管理水平的提升。

1.檔案管理的主動(dòng)服務(wù)能力不足。高校在開展檔案管理工作的時(shí)候，能夠達(dá)到適應(yīng)發(fā)展的需要，但是在服務(wù)上還是處于相對(duì)被動(dòng)的局面。這種被動(dòng)局面的存在，如果不加以解決，會(huì)一直持續(xù)下去，這就使得與社會(huì)和高校的發(fā)展需求差距越拉越大，檔案管理工作的效率受到極大影響?？梢哉f(shuō)，檔案管理工作的被動(dòng)局面，是困擾高校檔案管理工作進(jìn)一步完善的主要因素，也是高校當(dāng)前的重要課題，而打破被動(dòng)的局面則是檔案管理服務(wù)工作的發(fā)展趨勢(shì)[2]72-73，78。

2.慣性思維仍然存在檔案管理中。高校檔案管理工作深受傳統(tǒng)管理觀念的影響，思維上難以放開，被嚴(yán)重束縛，這種影響一直延續(xù)到現(xiàn)在的檔案管理工作中。特別是檔案管理相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的管理思想被“綁定”，在指導(dǎo)工作開展的過(guò)程中，難以接受現(xiàn)代化的管理觀念。在這樣的背景下，高校的檔案管理工作發(fā)展緩慢，向前幅度非常小。所以，高校檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，就必須從管理觀念方面著手，改變傳統(tǒng)的管理思維模式。

3.檔案管理工作缺乏一定創(chuàng)新性。關(guān)于創(chuàng)新這一點(diǎn)，也是目前影響高校檔案管理工作完善的因素之一。創(chuàng)新能力的不足，不止存在于高校檔案管理工作中，其實(shí)廣泛地存在于社會(huì)各行各業(yè)中，我國(guó)的創(chuàng)新能力亟須提升。由于高校檔案管理中缺乏一定的創(chuàng)新性，使得檔案管理的方式比較單一，無(wú)論是檔案的收集，還是檔案的整理，抑或是檔案的利用，都毫無(wú)新意可言，使得本來(lái)就存在問(wèn)題的檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題加重的趨勢(shì)。

三、數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作的創(chuàng)新措施

鑒于高校檔案管理工作存在上述問(wèn)題，要想進(jìn)一步提升檔案管理工作水平，就必須采取相應(yīng)的措施解決好上述問(wèn)題，以此促進(jìn)高校檔案管理水平的提升，從而帶動(dòng)高校管理整體水平的提高。接下來(lái)，筆者在參考相關(guān)文獻(xiàn)資料的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，就數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作的創(chuàng)新途徑進(jìn)行探討。

1.樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念。當(dāng)下，信息化的飛速發(fā)展已經(jīng)對(duì)高等教育院校各方面的管理工作與實(shí)施工作產(chǎn)生了非常深遠(yuǎn)的影響。在這樣的背景下，高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，從管理觀念上著手，轉(zhuǎn)變以往的落后陳舊的管理觀念，樹立新的現(xiàn)代化的管理理念，努力提升檔案管理工作的數(shù)字信息化水準(zhǔn)，使得檔案管理工作朝著高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)方向發(fā)展。在傳統(tǒng)的高校檔案管理理念中，管理者無(wú)法意識(shí)到數(shù)字信息化的重要性，也難以正確認(rèn)識(shí)管理工作中存在的問(wèn)題，只是很片面地完成基本數(shù)據(jù)的整體任務(wù)，樹立數(shù)字信息化的檔案管理理念之后，其中存在的問(wèn)題將會(huì)有很好的解決基礎(chǔ)[3]173-174。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，對(duì)于高校而言，可以對(duì)檔案管理者進(jìn)行數(shù)字化理念的全新灌輸，具體操作的時(shí)候可以通過(guò)各種形式進(jìn)行。比如，高?？梢越M織培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，幫助檔案管理者逐漸轉(zhuǎn)變管理觀念。又比如，高校可以組織各大院校之間相互學(xué)習(xí)，相互之間進(jìn)行交流，可以實(shí)現(xiàn)取長(zhǎng)補(bǔ)短的效果，檔案管理者的思維碰撞，有利于擦出創(chuàng)新的“火花”，在一定程度上可以促進(jìn)檔案管理者管理觀念的轉(zhuǎn)變。在這里，高校對(duì)新技術(shù)的引進(jìn)是關(guān)鍵，對(duì)于技術(shù)的運(yùn)用可以作為重點(diǎn)的培訓(xùn)內(nèi)容，如果條件允許，可以聘請(qǐng)相關(guān)的專家學(xué)者給予充分的思想灌輸和技術(shù)講解，實(shí)現(xiàn)提升高校檔案管理者管理觀念的目的。

2.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案技術(shù)的引入。高校檔案管理中，由于各種主客觀因素的存在，使得工作的開展出現(xiàn)方法陳舊、內(nèi)容繁瑣、利用率低的情況。高校檔案管理工作主要包括三方面的內(nèi)容，一個(gè)是檔案的記錄，另一個(gè)是檔案的存儲(chǔ)，還有就是檔案的檢索。高校傳統(tǒng)檔案管理工作中，紙質(zhì)的檔案是絕對(duì)“主力”，在進(jìn)行分類、整理和歸納的過(guò)程中，要花費(fèi)大量的人力和物力，工作效率不高不說(shuō)，關(guān)鍵是在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)不經(jīng)意的錯(cuò)誤，影響檔案資料的利用。所以，高校一定要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案技術(shù)的引入，具體從以下幾個(gè)方面著手。

首先，引入數(shù)字化技術(shù)，建立電子檔案庫(kù)。高校在建立電子檔案庫(kù)之后，如果有需要，可以針對(duì)性地公開。通常情況下，高校檔案管理需要定期對(duì)檔案資料信息進(jìn)行完善和記錄，在這一階段中可以向?qū)W生開放，讓學(xué)生主動(dòng)去完善檔案信息資料[4]215。當(dāng)然，學(xué)生在將自己的檔案信息資料完善之后，提交給指導(dǎo)員進(jìn)行審核，審核不合格者無(wú)效，待審核通過(guò)之后才能交給檔案工作者統(tǒng)一管理。這樣一來(lái)，檔案工作者的工作任務(wù)和工作壓力將會(huì)大大降低，另外，檔案記錄的準(zhǔn)確性和質(zhì)量也將得到極大提升。學(xué)生在完善檔案信息資料的同時(shí)，重新認(rèn)識(shí)了自己，對(duì)于自己的優(yōu)缺點(diǎn)也更加了解。

其次，數(shù)字化技術(shù)手段方便畢業(yè)生提取和存放檔案。由于傳統(tǒng)的檔案管理手段中，畢業(yè)生檔案資料的存儲(chǔ)和提取極不方便，盡管教師會(huì)不斷地強(qiáng)化檔案資料的重要性，但還是經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)畢業(yè)生檔案丟失或遺漏的現(xiàn)象。高校檔案管理工作中，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段解決這一問(wèn)題，使得畢業(yè)生檔案的提取和存放變得更加簡(jiǎn)便。在具體的操作過(guò)程中，可以充分利用當(dāng)前二維碼技術(shù)，在學(xué)生的學(xué)位證或者畢業(yè)證上印制特定標(biāo)志，這樣如果要想獲取學(xué)生的檔案信息資料時(shí)，可以通過(guò)掃描二維碼的方式獲取。為了保證檔案信息資料的安全性，高?？梢栽谛畔⑷肟谔幵O(shè)置密碼。

3.高校管理的創(chuàng)新思維以及管理模式。

（1）信息化管理的深入。隨著高校檔案管理的復(fù)雜化，堅(jiān)定地實(shí)施規(guī)范化的檔案管理十分重要。對(duì)于高校檔案管理工作的負(fù)責(zé)人而言，應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)字信息化技術(shù)有著非常深刻的認(rèn)識(shí)，結(jié)合管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題，創(chuàng)新管理理念。檔案管理工作是一個(gè)比較專業(yè)的、系統(tǒng)的工作，數(shù)字信息化技術(shù)的應(yīng)用應(yīng)當(dāng)深入到檔案管理工作的各個(gè)層面，強(qiáng)化檔案工作者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

（2）引入具體化分析管理模式。高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理工作的重要性逐漸凸顯。高校在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“實(shí)事求是，具體問(wèn)題具體分析”的原則，區(qū)別對(duì)待不同問(wèn)題，建立起合理的管理機(jī)制[5]66-67。由于檔案管理機(jī)制和體制創(chuàng)新二者的聯(lián)系緊密，這就要求體制創(chuàng)新要以機(jī)制創(chuàng)新為前提，以此提升高校檔案管理工作的效率。當(dāng)然，高校檔案管理工作效率的提升，必須要以合理的管理機(jī)制作為保障，特別是在當(dāng)前高校檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確性要求不斷提高的情況下，合理管理機(jī)制的運(yùn)用顯得更加重要。管理機(jī)制的建立和運(yùn)用將會(huì)帶動(dòng)管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，數(shù)字信息化技術(shù)的應(yīng)用又會(huì)為高校檔案管理水平的提升提供更大空間。90后CEO余佳文創(chuàng)建的“超級(jí)課程表”就是一個(gè)非常明顯的例子，該“課程表”為同學(xué)們相互了解提供了一個(gè)良好的服務(wù)平臺(tái)，學(xué)校以及用人單位也可以通過(guò)特定的APP了解學(xué)生的基本情況，簡(jiǎn)化了流程。

4.提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。檔案管理人員是檔案管理工作的直接參與者，特別是一線工作者，他們對(duì)高校檔案管理工作水平的提升具有直接性影響。當(dāng)前高校檔案管理人員的素質(zhì)水平已經(jīng)難以滿足檔案管理工作開展的需要，所以必須采取相應(yīng)的措施提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)[6]289。第一，要讓檔案管理人員樹立積極的服務(wù)理念。第二，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平。第三，給予檔案管理人員一定的平臺(tái)，提升他們的實(shí)踐能力。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校檔案管理工作意義重大，不僅關(guān)系到學(xué)生的發(fā)展，還關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展，更關(guān)系到社會(huì)的進(jìn)步。高校檔案管理在存在檔案管理的主動(dòng)服務(wù)能力不足、慣性思維仍然存在于檔案管理中、檔案管理工作缺乏一定創(chuàng)新性、檔案管理人員素質(zhì)有待提升等問(wèn)題，高校應(yīng)當(dāng)重視問(wèn)題的解決，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，引進(jìn)信息化管理，不斷優(yōu)化創(chuàng)新，推動(dòng)檔案信息化的良好發(fā)展，提升高校檔案管理水平，提升檔案管理人員的素質(zhì)水平，保證高校各項(xiàng)工作的順利開展。

[1]楊林.高校檔案管理工作淺析[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（3）.

[2]姜弘.新時(shí)期如何做好高校檔案管理工作[J].中國(guó)冶金教育，2007（3）.

[3]俞娜.數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新[J].信息化建設(shè)，2016（6）.

[4]郝丹梅.數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施[J].企業(yè)改革與管理，2015（8）.

[5]袁新芳.信息化背景下高校檔案管理工作探討[J].河南機(jī)電高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2015（5）.

[6]余紅葉.信息化環(huán)境下高校檔案管理的創(chuàng)新模式與改革[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2013（14）.

Innovation Measures of University Archives Management Under the Background of Digital Information

Xia Gang
(Ningxia University,Yinchuan 750021,China)

W ith the rapid development of social economy,the improvement of science and technology level,the digital information era has caused a huge impact on all walks of life in society,and promotes the development and progress of various fields of society.Themanagement of university archives is one of them.In order to have a deeper understanding of archivesmanagement in colleges and universities under the background of digital information,the author in this paper first describes the development characteristics of college archives management,and then analyzes the problems of it under the background of digital information,and finally discusses how to realize the innovation of university archives management under digital information background.

digital information;university archives;innovativemanagement;innovationmeasures

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.16

夏剛，寧夏大學(xué)檔案館員，研究方向?yàn)闄n案學(xué)。

G271

A

2017-05-29