創(chuàng)建高校學(xué)生誠信檔案信息管理系統(tǒng)之我見

胡翠華 彭 馨

（遵義醫(yī)學(xué)院檔案館遵義563000遵義醫(yī)學(xué)院貴州省高校人文醫(yī)學(xué)研究中心遵義563000）

創(chuàng)建高校學(xué)生誠信檔案信息管理系統(tǒng)之我見

胡翠華 彭 馨

（遵義醫(yī)學(xué)院檔案館遵義563000遵義醫(yī)學(xué)院貴州省高校人文醫(yī)學(xué)研究中心遵義563000）

大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，信息技術(shù)在迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)落后的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)信息時代發(fā)展的潮流。高校學(xué)生誠信檔案是高校學(xué)生的另一張身份證。為了使檔案得到科學(xué)且高效的利用，高校需要為學(xué)生誠信檔案創(chuàng)建信息管理系統(tǒng)，便于學(xué)生的誠信檔案信息在學(xué)生本人、學(xué)生管理人員以及用人單位之間共享。

高校學(xué)生誠信檔案信息化管理系統(tǒng)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國高校已經(jīng)普及了教務(wù)信息管理系統(tǒng)與學(xué)生信息管理系統(tǒng)，學(xué)生信息管理系統(tǒng)包含了學(xué)生的學(xué)籍信息，學(xué)生只要進入系統(tǒng)輸入自己的用戶名和密碼就可以查詢自己已修課程的成績，還可以在網(wǎng)上選課以及進行英語計算機等全國考試的報名等。誠信檔案是學(xué)生檔案的一部分，很多高校沒有把學(xué)生的誠信檔案信息錄入到信息管理系統(tǒng)，對于學(xué)生的獎懲記錄只有紙質(zhì)的材料保留在相關(guān)部門，在需要利用時由這些部門提供復(fù)印件，這樣降低了誠信檔案的利用效率。為了方便學(xué)生誠信檔案的利用，我們在保存學(xué)生紙質(zhì)檔案的同時，還要為誠信檔案創(chuàng)建信息管理系統(tǒng)，把檔案信息錄入到信息管理系統(tǒng)中便于檔案的科學(xué)管理與利用。

一、把誠信檔案電子化

有些紙質(zhì)檔案如榮譽證書、各級考試合格證書、英語四六級成績單等證件要掃描后保留在電子誠信檔案獲獎材料一類里，對失信學(xué)生的處分材料學(xué)校要完整保存原始證據(jù)，在紙質(zhì)材料保存的同時，還要把它逐一掃描歸檔到電子檔案，避免日后學(xué)生提出異議而產(chǎn)生法律上的糾紛。很多高校是把紙質(zhì)誠信檔案在學(xué)生畢業(yè)后裝進學(xué)生的人事檔案轉(zhuǎn)交到他們的工作單位，電子誠信檔案可以由高校保存，也可以把學(xué)生的電子誠信檔案制作成光盤交給用人單位，學(xué)校在該學(xué)生畢業(yè)后再保存三至五年就予以刪除。這只是較為原始的誠信檔案信息化的方法，學(xué)生沒有查詢自己信息的平臺，學(xué)生管理員也不能把學(xué)生的誠信檔案信息同學(xué)生以及其他學(xué)生管理人員共享，要做到共享還需要創(chuàng)建學(xué)生誠信檔案信息管理系統(tǒng)。

二、把電子誠信檔案錄入系統(tǒng)

大學(xué)生誠信檔案在學(xué)生信息管理系統(tǒng)中可以設(shè)立三個模塊，分別是學(xué)生查詢模塊，相關(guān)部門查詢模塊，誠信檔案管理人員錄入與修改模塊。

1.學(xué)生查詢模塊的應(yīng)用。系統(tǒng)管理員為每一個在校學(xué)生設(shè)立用戶名和密碼，為了使用起來方便，用戶名與初始密碼為學(xué)生的學(xué)號（也可以設(shè)置為學(xué)生的身份證號），管理員在新生到校注冊后就在系統(tǒng)中預(yù)置學(xué)生的個人信息，這些信息與學(xué)生的高考信息一致，包括學(xué)生的姓名、性別、出生年月、個人照片、身份證號碼等等[1]35。學(xué)生可以通過校園網(wǎng)輸入用戶名及密碼進入系統(tǒng)，隨時查看自己在校期間發(fā)生的誠信記錄以及每條記錄的具體發(fā)生時間，還可以看到老師對自己的誠信評價。學(xué)生的學(xué)號是唯一的，學(xué)生畢業(yè)后只要該系統(tǒng)中還保留有他個人的誠信記錄，他們可以隨時登錄并訪問系統(tǒng)查看。學(xué)生在登錄系統(tǒng)后也可以隨時更改自己的登錄密碼，也時常會有學(xué)生修改了密碼又記不住而導(dǎo)致無法再次登錄，系統(tǒng)管理員可以授權(quán)各個院系的誠信檔案管理員幫學(xué)生查詢密碼，也可以隨時幫助學(xué)生修改密碼。

2.相關(guān)部門查詢模塊的應(yīng)用。高校學(xué)生管理部門在工作中經(jīng)常需要查詢學(xué)生的誠信記錄，如學(xué)生入黨、評優(yōu)評先、評獎學(xué)金、評特困補助、畢業(yè)生資格審查及畢業(yè)生就業(yè)等等，要根據(jù)學(xué)生的誠信記錄確定該學(xué)生是否能通過審查。因此，學(xué)校系統(tǒng)管理員需要為院系及學(xué)生處的相關(guān)人員設(shè)立較高查詢權(quán)限的賬戶，這個賬戶可以隨時查看權(quán)限內(nèi)所有學(xué)生的誠信記錄。他們在登錄賬戶后檢索學(xué)生的學(xué)號或姓名就可以查詢該學(xué)生的誠信記錄，或者輸入某專業(yè)某班級就可以同時查看整個專業(yè)或整個班級同學(xué)的誠信記錄，最后還可以根據(jù)需要打印某一個學(xué)生、某一個班級或者更多學(xué)生的誠信記錄。這種較高查詢權(quán)限的賬戶一般可以為院系的年級輔導(dǎo)員、負責(zé)學(xué)生工作的副書記以及學(xué)生處的學(xué)生管理人員設(shè)立，方便他們在工作中隨時查詢。

3.誠信檔案管理人員操作錄入與修改模塊的應(yīng)用。操作模塊是給院系誠信檔案管理員專用的，要涉及大量數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與導(dǎo)出，操作人員要擁有對數(shù)據(jù)進行記錄的權(quán)限，高校系統(tǒng)管理員要兼顧系統(tǒng)的安全與輸入輸出數(shù)據(jù)的方便。院系的年級輔導(dǎo)員的賬戶應(yīng)該設(shè)立對本人所管理的學(xué)生誠信記錄操作權(quán)限，院系分管學(xué)生工作的副書記的賬戶應(yīng)該設(shè)立對本院系所有學(xué)生誠信記錄操作權(quán)限。輔導(dǎo)員把學(xué)生的誠信記錄錄入系統(tǒng)還需要副書記審核后方能生效，這樣可以避免輔導(dǎo)員操作失誤給學(xué)生帶來負面的影響。學(xué)校學(xué)生處需要設(shè)立一個能查詢本校所有學(xué)生誠信記錄的賬戶，并且設(shè)立負責(zé)對各個院系管理員賬戶所產(chǎn)生的新的數(shù)據(jù)進行審核的權(quán)限，方便及時對一些沒有價值且證據(jù)不足的誠信記錄提出修改意見，這樣才能保證學(xué)生誠信記錄數(shù)據(jù)的完整性與真實性。

三、評定學(xué)生誠信檔案等級

不少高校每年都會評定學(xué)生的誠信等級，并以此作為評獎學(xué)金的德育成績加分的依據(jù)。各個院系可以根據(jù)自身的實際情況進行誠信等級評定，如果沒有對學(xué)生的誠信等級進行一年一次的評定，也可以在學(xué)生畢業(yè)時評定一個總的等級。根據(jù)本人的經(jīng)驗，推薦一個簡單實用的誠信等級評定方法。先給每一條誠信記錄確定分值，各個院系可以通過學(xué)生干部會議或者全體學(xué)生會議一起來討論決定，比如院系競賽一等獎加3分，校級競賽一等獎加5分，市級競賽一等獎加8分，考試舞弊一次扣3分，上課遲到一次扣0.5分，缺課一節(jié)扣1分等等，如此類推，這個分值沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由各個院系根據(jù)實際情況來定。

確定誠信記錄分值后，才可以進行每個學(xué)生的誠信等級評定。每個學(xué)生的初始分可以定為75分，每增加一條誠信記錄給予加分，增加一條失信記錄給予減分，畢業(yè)前統(tǒng)計學(xué)生的得分情況，120分以上為特優(yōu)，100-120分為優(yōu)秀，80-100分為良好，60-80分為合格，60分以下為不合格。最后輔導(dǎo)員把誠信等級錄入到系統(tǒng)中，作為對學(xué)生大學(xué)期間的誠信狀況評價。一年一次的等級評定也可以參考此方法。

四、誠信檔案管理人員操作與錄入時需要注意的幾個問題

由于學(xué)生的誠信檔案體現(xiàn)了該學(xué)生大學(xué)期間的思想道德狀況，每一條誠信記錄對學(xué)生的將來都會產(chǎn)生影響，所以輔導(dǎo)員在增加每一條誠信記錄時都要有根有據(jù)，比如學(xué)生競賽加分要有榮譽證書的掃描件，失信記錄減分要有學(xué)校的處分文件原件的掃描件（處分依據(jù)在相關(guān)部門存檔），這樣才能保證電子誠信檔案的真實性。

1.要保護學(xué)生個人隱私。每個大學(xué)生都是成年人，學(xué)生管理人員要尊重學(xué)生的個人隱私，不能隨便把學(xué)生的基本信息和在校期間發(fā)生的誠信記錄向外單位及其他人透露。除了院系誠信檔案管理人員及學(xué)校相關(guān)部門在做審查工作時可以查看誠信記錄外，只有學(xué)生本人通過用戶名和密碼登錄系統(tǒng)才能查看自己的誠信記錄，任何外單位與個人在確實需要查閱的情況下，也必須經(jīng)過本人同意才可以查閱[1]37。學(xué)生為了找工作方便，可以持本人身份證件經(jīng)本院系誠信檔案管理員查驗后打印個人的紙質(zhì)誠信檔案，簽字蓋章后方能生效。

2.給學(xué)生申訴的機會。如果學(xué)生認(rèn)為某條誠信記錄不合理或者有出入，可以舉證向相關(guān)部門提出申訴，相關(guān)負責(zé)人要重新審查該學(xué)生的誠信記錄，在一定時間內(nèi)給予回復(fù)[2]91。這樣學(xué)校為師生互動提供了一個好的平臺，最大限度維護大學(xué)生的權(quán)益。

3.各院系誠信等級的評定標(biāo)準(zhǔn)。為了誠信等級評價的公正公平，各院系的評定標(biāo)準(zhǔn)要經(jīng)過院系領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生管理人員與學(xué)生代表共同商議后，再以部門的名義形成文件來確定，盡可能地減少主觀性的評定，這樣在學(xué)生提出申訴時就有了依據(jù)。

4.學(xué)生的不良誠信記錄能否刪除以及刪除的條件。學(xué)生的不良誠信記錄對學(xué)生的影響是比較大的，不僅會影響學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)與生活，而且對學(xué)生的就業(yè)會形成一定的影響。高校對學(xué)生進行人性化管理，要允許學(xué)生犯錯后改正錯誤，很多高校都制定了能刪除學(xué)生不良記錄的相關(guān)規(guī)定，如學(xué)生在兩年內(nèi)不再犯同樣的錯誤，或者學(xué)生獲得獎勵，或者學(xué)生畢業(yè)前再也沒有發(fā)生過任何失信行為，就可以刪除相關(guān)的不良記錄。這樣在很大程度上給了犯過錯誤學(xué)生改過的機會，更加激發(fā)了學(xué)生的積極性，高校創(chuàng)建誠信檔案的目的不是為了懲罰學(xué)生，而是為了更好地鼓勵學(xué)生做一個講誠信的人。

5.有些學(xué)生在校期間沒有誠信記錄。學(xué)生在大學(xué)期間兩三年沒有產(chǎn)生誠信記錄，這種情況作為高校學(xué)生管理人員是經(jīng)常會遇到的。個別學(xué)生的表現(xiàn)非常平淡，他既不積極上進，不想為自己取得榮譽，他也不會表現(xiàn)很差，不會違反學(xué)校的紀(jì)律。這樣的學(xué)生需要輔導(dǎo)員做指導(dǎo)工作，也可以在學(xué)生會議上多做宣傳，列出哪些行為會產(chǎn)生誠信記錄，哪些行為屬于失信行為會產(chǎn)生失信記錄，為學(xué)生指點哪些該多做哪些不能做，誠信檔案里的誠信記錄對學(xué)生就業(yè)有什么好處等等。鼓勵學(xué)生有目標(biāo)地去做一些有益的事情來提高自己的誠信等級，還要警示學(xué)生要避免做一些會產(chǎn)生失信記錄的事情，這樣也就達到了創(chuàng)建誠信檔案的目的。

五、高校要對誠信檔案管理人員進行專業(yè)化管理，確保誠信檔案的質(zhì)量

大學(xué)生誠信檔案的管理和數(shù)據(jù)庫建設(shè)對充分利用大學(xué)生誠信檔案起著關(guān)鍵的作用，高校要培訓(xùn)一支專業(yè)的誠信檔案管理人員隊伍來承擔(dān)誠信檔案的專門管理工作。高校檔案館是高校誠信檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，主要負責(zé)建立大學(xué)生誠信檔案的統(tǒng)籌與規(guī)劃工作以及誠信檔案最后的歸檔與整理，院系學(xué)生管理人員與學(xué)生處負責(zé)學(xué)生誠信檔案的收集工作以及電子誠信檔案的錄入與審核，這幾個部門是分工與協(xié)作的關(guān)系，缺一不可。高校檔案館作為大學(xué)生誠信檔案管理部門要及時與院系及學(xué)生處進行溝通和聯(lián)絡(luò)，做好關(guān)于誠信檔案管理的各項工作，并按照大學(xué)生誠信檔案信息化管理的要求，在做好紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上保證誠信檔案信息管理系統(tǒng)的正確利用。

為了規(guī)范誠信檔案的管理，保證大學(xué)生誠信檔案的合法性，高校要出臺一些制度對所有學(xué)生誠信檔案管理部門進行監(jiān)管，用文字的形式明確誠信檔案利用的方式，加強誠信檔案管理人員的素質(zhì)與職業(yè)道德修養(yǎng)，杜絕在誠信檔案收集、管理與利用時侵犯學(xué)生個人的隱私權(quán)，嚴(yán)懲泄露與篡改學(xué)生誠信記錄的違法行為，保障學(xué)生誠信檔案的真實性與可信度。高校要加強誠信檔案管理，需要培養(yǎng)一批復(fù)合型檔案管理專門人才，讓他們經(jīng)常參加檔案管理培訓(xùn)，學(xué)習(xí)校外先進的檔案管理方法，使他們成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又精通計算機、英語和各類專業(yè)知識的復(fù)合型人才。

[1]張志東.大學(xué)生誠信檔案管理系統(tǒng)分析與實現(xiàn)[J].電腦開發(fā)與應(yīng)用，2011（10）.

[2]韓紅磊.大學(xué)生電子誠信檔案管理初探[J].蘭臺世界，2013（7中）.

M y Opinion on the Establishment of College Students'Credit Archives Information Management System

Hu Cuihua,Peng Xin
(Archives of ZunyiMedical University,Colleges and Universities Humanistic Medicine Center of Guizhou Province in ZunyiMedical University,Zunyi563000,China)

Big data era has arrived,and information technology develops rapidly,so the traditional backward archives managementmethods can not adapt to the development trend of the information age.College Students'credit archives is another identity card for college students.In order to make scientific and efficient use of the archives,colleges and universities need to create an information management system for students'credit archives to make the student's credit archives information shared among students,studentmanagement and employers.

college students;credit archives;informatization;management system

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.15

遵義醫(yī)學(xué)院招標(biāo)項目（FZ-2013-1）。

胡翠華，遵義醫(yī)學(xué)院檔案館副研究館員，研究方向為檔案管理。

G270.7

A

2017-04-04