高校大學(xué)生兼職檔案數(shù)字化工作的幾點(diǎn)思考

彭勁

（安徽師范大學(xué)檔案館蕪湖241002）

高校大學(xué)生兼職檔案數(shù)字化工作的幾點(diǎn)思考

彭勁

（安徽師范大學(xué)檔案館蕪湖241002）

安徽師范大學(xué)檔案館設(shè)置校內(nèi)勤工助學(xué)固定崗位已六年，以一年一聘的方式每年聘請(qǐng)六名在校大學(xué)生兼職檔案數(shù)字化工作，從中積累了不少工作經(jīng)驗(yàn)。本文就此介紹高校大學(xué)生兼職檔案數(shù)字化工作中需注意的三個(gè)主要問題：設(shè)崗基礎(chǔ)、日常管理及工作流程。

高校大學(xué)生兼職檔案數(shù)字化

當(dāng)前，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響對(duì)各行各業(yè)來說，是無處不在的。高校檔案工作也不例外，主要集中反映在人員編制和檔案事業(yè)年度預(yù)算經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)難。眾所周知，既然是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，那就有一個(gè)投入與產(chǎn)出的問題，按這個(gè)思路來思考問題，高校檔案部門在申請(qǐng)?jiān)黾尤藛T編制和申報(bào)編制年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，總是有人很糾結(jié)，甚至不禁要問：檔案部門養(yǎng)那么多人做什么？檔案部門花上幾十萬搞數(shù)字化檔案館，是否有此必要？將來到底能獲得多少收益？竟把檔案部門當(dāng)成了生產(chǎn)單位，這種局面絕不是只出現(xiàn)在個(gè)別高校，而是一個(gè)相當(dāng)普遍的現(xiàn)象，所以，不少高校的檔案工作常常依靠自力更生，開辟新的途徑來解決人手少、缺經(jīng)費(fèi)的現(xiàn)實(shí)問題。目前，建成數(shù)字化檔案館已成為許多高校“十三五”工作規(guī)劃的重要內(nèi)容，由于設(shè)館的高校一般館藏檔案數(shù)量都比較大，受資金和編制等方面的制約，大多不能像企業(yè)和政府檔案部門一樣有財(cái)力來采用外包的形式解決當(dāng)前存在的問題。

2010年9月開始，我校正式發(fā)布《安徽師范大學(xué)本科生校內(nèi)勤工助學(xué)管理辦法》，明確提出“勤工助學(xué)是我校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助體系的重要組成部分，也是資助育人工作的重要載體。校內(nèi)勤工助學(xué)是學(xué)校學(xué)生資助工作的重要組成部分，也是提高學(xué)生綜合素質(zhì)和資助家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的有效途徑”。我館抓住機(jī)遇，第一時(shí)間就積極申請(qǐng)?jiān)O(shè)立大學(xué)生校內(nèi)勤工助學(xué)固定崗位，為關(guān)愛家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生，培養(yǎng)他們自立自強(qiáng)、吃苦耐勞、感恩奉獻(xiàn)的精神，進(jìn)一步推進(jìn)我校資助育人工作而奉獻(xiàn)自己一份力量。這項(xiàng)工作實(shí)施以來，筆者認(rèn)為，在財(cái)力不足和人手緊張的情況下，讓校內(nèi)勤工助學(xué)崗位在校生擔(dān)任兼職檔案員來從事檔案數(shù)字化工作是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。我們檔案館與學(xué)生資助管理中心建立了長(zhǎng)期的以培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力為導(dǎo)向與資助困難學(xué)生相結(jié)合的合作關(guān)系，雙方在合作中共同發(fā)展，既打造了大學(xué)生工作實(shí)踐的平臺(tái)，讓許多困難大學(xué)生得到了很好的工作鍛煉，并從中獲得經(jīng)濟(jì)資助，又為學(xué)校建設(shè)數(shù)字化檔案館解決了實(shí)際難題，可謂一舉兩得。筆者作為第一線的親歷者，從中積累了一些工作經(jīng)驗(yàn)。本文就此對(duì)高校大學(xué)生兼職檔案數(shù)字化工作的設(shè)崗基礎(chǔ)、日常管理和工作流程等進(jìn)行簡(jiǎn)要的介紹，以期切磋。

一、設(shè)崗基礎(chǔ)

第一，需要對(duì)本校檔案資源進(jìn)行摸底，明確館藏檔案數(shù)字化的范圍及數(shù)量。讓高校大學(xué)生兼職檔案數(shù)字化工作，一定要做到心中有數(shù)，分工明晰，流程完善，按步分階段實(shí)施，達(dá)到既能崗位育人，又能順利完成這項(xiàng)工作的目標(biāo)。首先應(yīng)對(duì)本校檔案資源作一個(gè)全面的摸底評(píng)估，分門別類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果確定館藏檔案中哪些門類檔案應(yīng)列入數(shù)字化處理，然后對(duì)列入數(shù)字化處理對(duì)象的檔案進(jìn)行再次選擇，將需要進(jìn)行掃描處理的文件一一列出詳細(xì)清單。

一般應(yīng)將民生檔案和具有長(zhǎng)久普遍查考利用價(jià)值的檔案列入數(shù)字化的范圍。包括：（1）列入本校館藏珍貴檔案名冊(cè)的檔案；（2）本館保存的本校各部門、單位形成的具有永久和長(zhǎng)期保管價(jià)值的檔案；（3）解放前舊政權(quán)機(jī)構(gòu)形成的記錄本校辦學(xué)基本歷史面貌的具有永久保管價(jià)值的檔案（一般辦學(xué)歷史悠久的高校有此類檔案）；（4）其他具有特殊查考利用價(jià)值的檔案。經(jīng)鑒定后仍確定為短期保管的檔案和未經(jīng)整理鑒定的其他檔案原則上不應(yīng)列入檔案數(shù)字化的范圍。

摸清楚了全校館藏檔案中需要進(jìn)行數(shù)字化的范圍及數(shù)量之后，根據(jù)輕重緩急的原則，對(duì)館藏檔案數(shù)字化范圍和數(shù)量按門類進(jìn)行細(xì)化分解，最后制作成詳細(xì)清冊(cè)，根據(jù)計(jì)劃制作出各個(gè)時(shí)間段應(yīng)完成的數(shù)字化檔案處理數(shù)量進(jìn)度表，按計(jì)劃實(shí)施即可。

第二，需要有一定的啟動(dòng)經(jīng)費(fèi)，并提供進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的軟硬件環(huán)境及辦公設(shè)施設(shè)備、辦公場(chǎng)所。檔案數(shù)字化是當(dāng)代高新科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，它的建設(shè)必須依賴寬帶高速網(wǎng)為傳輸通道，使豐富多彩的檔案信息、多媒體信息在館際間互換，并傳遞給利用者。高校檔案部門數(shù)字化工作前期投入比較大，申請(qǐng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支持是開展檔案數(shù)字化工作的前提條件，缺乏相應(yīng)經(jīng)費(fèi)作保障來談建設(shè)檔案數(shù)字化是不切實(shí)際的。首先，檔案數(shù)字化工作在技術(shù)基礎(chǔ)方面，既要完善現(xiàn)代化的通訊設(shè)施，還要引進(jìn)檔案管理軟件系統(tǒng)。在上述條件完備的前提下，還需檔案工作人員掌握其他一些必不可少的檔案基礎(chǔ)管理技術(shù)，諸如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮、加密、傳輸?shù)燃夹g(shù)，以及條碼與版面識(shí)別和影像自動(dòng)處理技術(shù)等，這方面如果存在不足，可以利用本校信息管理部門技術(shù)資源來提供技術(shù)保障，以解決這方面人才缺乏的現(xiàn)實(shí)問題。其次，需要根據(jù)數(shù)字化規(guī)模和設(shè)崗數(shù)量配備相應(yīng)數(shù)量的電腦設(shè)備，以及掃描儀、打印機(jī)、縫紉機(jī)、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、消毒柜和移動(dòng)硬盤等檔案數(shù)字化工作中必要的辦公設(shè)備，同時(shí)還需配備一些檔案手推車、電動(dòng)手鉆、打碼機(jī)等實(shí)用工具，這些在實(shí)際工作中都是必備用品。再次，需要在檔案庫房周邊安排一間固定的、通風(fēng)良好的房子作為數(shù)字化工作的辦公場(chǎng)所，如果工作用房離庫房太遠(yuǎn)，濕度太大都會(huì)對(duì)檔案實(shí)體安全造成隱患。辦公場(chǎng)所不能太小，要保證除了擺放相當(dāng)數(shù)量的電腦桌外，還應(yīng)能擺放下4㎡以上的整理臺(tái)桌，作為存放檔案和操作平臺(tái)。

第三，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)組和完善相應(yīng)管理制度。檔案數(shù)字化工作內(nèi)容復(fù)雜，工序繁多，是一個(gè)系統(tǒng)工程，在沒有做好充分的準(zhǔn)備工作之前，不宜倉促上馬，盲目設(shè)崗，全面實(shí)施，否則，將會(huì)因?yàn)榱闼榈募?xì)節(jié)問題導(dǎo)致數(shù)字化工作進(jìn)度緩慢，效率低下，出錯(cuò)率高，甚至?xí)斐蛇M(jìn)退兩難、騎虎難下的局面。高校檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)為適應(yīng)檔案數(shù)字化要求的重要業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，兼具回顧性和開創(chuàng)性雙重特征，專業(yè)性極強(qiáng)。其內(nèi)容涵蓋檔案鑒定、基礎(chǔ)整理、技術(shù)修復(fù)、數(shù)據(jù)著錄等多個(gè)方面，要根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的需要來細(xì)化檔案數(shù)字化實(shí)施方案，建立安全管理責(zé)任制，成立專門的檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)組，工作切塊，責(zé)任到人，明確組長(zhǎng)和成員的各自職責(zé)和義務(wù)，在遵守現(xiàn)行相關(guān)規(guī)章制度的同時(shí)，制定相應(yīng)的數(shù)字化工作規(guī)則、數(shù)字化檔案出入庫登記制度、數(shù)字化檔案檢查核對(duì)制度和疑難問題登記制度等，以確保檔案數(shù)字化工作規(guī)范有序進(jìn)行，并切實(shí)保證進(jìn)行檔案數(shù)字化處理的檔案的實(shí)體安全和信息安全。

二、日常管理

高校檔案部門聘請(qǐng)?jiān)谛W(xué)生兼職檔案數(shù)字化工作，應(yīng)該說，是近幾年來才出現(xiàn)的一個(gè)新生事物，可供借鑒的經(jīng)驗(yàn)不多，靠各個(gè)高校自行探索和完善。事實(shí)上，對(duì)兼職檔案數(shù)字化工作的大學(xué)生的聘后管理是一項(xiàng)成敗攸關(guān)的事情，屬于數(shù)字化工作的核心內(nèi)容。以我校為例，我館按照《安徽師范大學(xué)本科生校內(nèi)勤工助學(xué)管理辦法》文件規(guī)定的要求，根據(jù)自身實(shí)際情況需要，申請(qǐng)到勤工助學(xué)崗位六個(gè)，實(shí)行一年一聘，至今為止已實(shí)施六年，每年聘六名在校學(xué)生兼職檔案數(shù)字化工作，在對(duì)兼職學(xué)生的管理方面，積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，既使學(xué)生得到了很好的工作鍛煉，增強(qiáng)了他們的社會(huì)能力，也提高了他們自我設(shè)計(jì)、自我調(diào)整和自我完善的獨(dú)立性，增強(qiáng)了他們的就業(yè)能力和綜合素質(zhì)。

上崗前一定要做好學(xué)生的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，我們指導(dǎo)教師分工協(xié)作積極收集培訓(xùn)素材，羅列各類工作范例，認(rèn)真將業(yè)務(wù)培訓(xùn)的主要內(nèi)容做成直觀的PPT課件，并使用圖文表格相結(jié)合的方式，結(jié)合視頻材料展示檔案數(shù)字化操作全過程，讓上崗學(xué)生對(duì)自己從事的檔案工作流程了然于心。然后，指導(dǎo)組教師與學(xué)生們一對(duì)一示范操作進(jìn)行傳授，并實(shí)行一定的考核測(cè)試，合格者方可正式上崗。在工作過程中，要求指導(dǎo)教師和學(xué)生組長(zhǎng)對(duì)完成的數(shù)字化檔案進(jìn)行隨機(jī)抽查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，做到“崗前有培訓(xùn)，過程有監(jiān)管”，保證盡可能少出差錯(cuò)事故。除了明確指導(dǎo)教師的相關(guān)管理責(zé)任外，選定學(xué)生組長(zhǎng)，讓他們自行管理考勤及工作任務(wù)完成情況，并做好記錄，以鍛煉他們的綜合管理能力。在日常管理中，不但要對(duì)其進(jìn)行安全意識(shí)教育與培訓(xùn)，關(guān)心他們的健康成長(zhǎng)與成才，達(dá)到在工作實(shí)踐中培育人、鍛煉人的目的，而且要注意對(duì)兼職大學(xué)生職業(yè)道德的培育，并注意培養(yǎng)他們良好的工作思維、工作方法和工作習(xí)慣。力爭(zhēng)在短時(shí)期內(nèi)將他們培養(yǎng)成為具有一定工作素質(zhì)、熟悉相關(guān)檔案規(guī)章制度、嚴(yán)格遵守檔案工作保密紀(jì)律且掌握一定檔案數(shù)字化工作操作技能的人才。

三、工作流程

通過我們近年來總結(jié)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，高校大學(xué)生兼職檔案數(shù)字化工作宜按下面的工作流程組織開展。

1.組建檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)組，明確具體負(fù)責(zé)人；

2.成立指導(dǎo)教師組，明確指導(dǎo)教師職責(zé)；

3.選定學(xué)生組組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)考勤和執(zhí)行任務(wù)、驗(yàn)收成果等；

4.制訂工作規(guī)則，統(tǒng)一工作考核標(biāo)準(zhǔn)；

5.編制數(shù)字化工作進(jìn)度表、指導(dǎo)教師值班表和學(xué)生工作時(shí)間考勤表；

6.編制數(shù)字化檔案出入庫登記表，對(duì)出庫檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，對(duì)完成數(shù)字化工作的檔案入庫前進(jìn)行清點(diǎn)，認(rèn)真核對(duì)檢查，已發(fā)生改變的，應(yīng)恢復(fù)原狀，以保證檔案的實(shí)體安全；

7.根據(jù)工作計(jì)劃按類目分年度調(diào)檔，并做好記錄，詳細(xì)填寫數(shù)字化檔案出入庫登記表；

8.根據(jù)工作進(jìn)度進(jìn)行階段小結(jié)，認(rèn)真總結(jié)前期工作，為后期工作提供經(jīng)驗(yàn)；

9.制定檔案數(shù)字化工作質(zhì)量檢查核對(duì)制度，對(duì)已完成數(shù)字化的檔案質(zhì)量進(jìn)行復(fù)核、糾錯(cuò)，并做好詳細(xì)記錄；

10.制定疑難問題登記制度，以便做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，杜絕疑難死角，不遺留疑難問題；

11.填寫備考表，發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)在相應(yīng)的檔案卷內(nèi)備考表中同時(shí)進(jìn)行說明；

12.歸還檔案，并做好入庫登記。

[1]吳緒成，宋剛，陳黎，周幼芬，鄭鳴.檔案館檔案數(shù)字化前處理工作研究[J].檔案學(xué)研究，2006（2）.

Reflections on Students in Colleges and UniversitiesWorking Part-time in Archives Digitalization Work

Peng Jin
(The Archives of Anhui Normal University,Wuhu 241002,China)

The Archives of Anhui Normal University has set up the fixed post of work-study program for six years.Each year, the Archives employs six college students to do the archives digitalization work in their part time,from which a lot of work experience is accumulated.This article introduces threemain problems that need to be paid attention to in college students' part-time job in the work of archives digitalization:basis of post setting,dailymanagement and work flow.

colleges and universities;college students;part-time work;archives digitalization

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.13

安徽省高校檔案工作協(xié)會(huì)基金重點(diǎn)項(xiàng)目（2016zd05）和安徽省高等教育提升計(jì)劃省級(jí)人文社會(huì)科學(xué)研究一般項(xiàng)目（TSSK2015B28）。

彭勁，安徽師范大學(xué)檔案館研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

G270.7

A

2017-04-14