文書檔案管理存在的問題及解決措施

張 淼

秦皇島市熱力總公司

文書檔案管理存在的問題及解決措施

張 淼

秦皇島市熱力總公司

文書檔工作作為行政事業(yè)單位管理中最為重要的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是各種政策方針可以被執(zhí)行的基本前提，與此同時(shí)也反映了出了單位在運(yùn)行過程中的問題，本文對(duì)其進(jìn)行了分析繼而提出了相關(guān)解決措施。

文書檔案；管理；問題；措施

引言

社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心屬于行政事業(yè)單位，其主要職能是加強(qiáng)社會(huì)治安管理、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，并對(duì)社會(huì)中的不安定因素進(jìn)行調(diào)查與預(yù)防。而在執(zhí)行這些職能時(shí)，既要執(zhí)行上級(jí)黨政機(jī)關(guān)所指定的政策，還要針對(duì)社會(huì)中存在的治安問題開展調(diào)查、擬定治理方針，這些都是與文書管理工作密切相關(guān)的。因此加強(qiáng)并創(chuàng)新文書檔案管理工作，能夠有效提升社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心的辦事效率，從而更好地履行職能，服務(wù)于社會(huì)。

1、我國文書檔案管理存在的問題分析

文書檔案在檔案管理中作為一個(gè)工作主體存在，企業(yè)這方面的工作主要是圍繞它來具體展開。在我國企事業(yè)單位中，為了提高單位的管理效率，首先，要保證文書檔案工作有效展開。雖然有許多企業(yè)和相關(guān)部門明白檔案工作的重要性，但是都沒有付出實(shí)際行動(dòng)，導(dǎo)致我國文書檔案的管理程度還比較弱，存在許多問題還未解決。其實(shí)，要想提高文書檔案管理工作水平，重點(diǎn)在于領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員要重視這項(xiàng)工作，并付出一定的實(shí)際行動(dòng)。目前，我國文書檔案工作存在的主要問題有以下幾種。

1.1 重視程度不足

首先，當(dāng)前一些單位中，對(duì)于文書檔案的重要性缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，一些單位認(rèn)為文書檔案管理就是簡單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對(duì)應(yīng)的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當(dāng)作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎(chǔ)設(shè)施配置方面也得不到應(yīng)有的重視。其次，在專業(yè)技能訓(xùn)練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔案管理工作人員都是臨時(shí)補(bǔ)缺，入職前缺乏不要的專業(yè)技能訓(xùn)練，入職后也沒有進(jìn)行過有效地繼續(xù)教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經(jīng)費(fèi)進(jìn)行人員培訓(xùn)，客觀上導(dǎo)致很多工作人員對(duì)文書檔案的管理一知半解，認(rèn)為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設(shè)備，導(dǎo)致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴(yán)重阻礙了文書檔案的應(yīng)用。

1.2 文書檔案的形式過于單調(diào)乏味

一類完善化的文書檔案內(nèi)部，必然容納豐富的文字、圖表、錄音等關(guān)鍵性數(shù)據(jù)信息。不過隨著時(shí)代進(jìn)步，這部分資料已然難以迎合社會(huì)多元化可持續(xù)改革發(fā)展需求。特別是因?yàn)槲臅鴻n案特殊性影響，使得許多人習(xí)慣將其存放在特殊載體之中，一旦說這部分載體遭受損壞，整體管理成本便會(huì)瞬間大幅度增加。所以說，面對(duì)一些較為特殊的文書檔案，有必要委派專業(yè)人員予以儲(chǔ)備和控制，必要情況下還須針對(duì)這類人員公布實(shí)施嚴(yán)密化的監(jiān)管體制。不過目前我國能夠成功勝任該類職務(wù)的人才著實(shí)有限，因此日后需要竭盡全力培養(yǎng)更多這樣的高素質(zhì)人才。

1.3 文書檔案收集不全

文書檔案管理的重點(diǎn)是檔案的收集與保護(hù)，文書檔案必須要收集全面、保管妥善，才能夠?yàn)閱挝坏母黜?xiàng)管理事務(wù)決策提供更為全面細(xì)致的參考材料。在一個(gè)單位組織的日常管理中，會(huì)產(chǎn)生很多的，不同類型的文書檔案，如會(huì)議記錄、通知公告、物品存檔記錄和其他一些日常文件，很多都是需要進(jìn)行收集與保管的。但在實(shí)際的工作中，一些單位和檔案部門對(duì)文書檔案管理認(rèn)識(shí)不足，檔案收集時(shí)只注重一些領(lǐng)導(dǎo)批示的，強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)文件，而對(duì)于一些日常性的一般文件卻不夠重視，文件丟失、遺漏的情況比較嚴(yán)重。由此也造成了文書檔案資料收集不全面的問題，使單位的日常工作也受到一定的影響。

2、提高文書檔案管理水平的措施

2.1 規(guī)范工作的程序和方法

首先，對(duì)案卷實(shí)行全面普查方式。全面查看文件，對(duì)于一些沒有什么作用的資料要及時(shí)清理，才能盡可能地保證以后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理方式時(shí)，能夠降低信息重復(fù)率，提高工作效率。其次，對(duì)一些復(fù)雜的案卷要重新整理、歸集，讓它們看起來顯得更加規(guī)范、整齊。對(duì)案卷的內(nèi)容梳理一遍，這個(gè)環(huán)節(jié)主要是針對(duì)組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷，對(duì)它們進(jìn)行細(xì)分、分類即可。要盡量將內(nèi)容相關(guān)的文件放置在一個(gè)檔案中。除此之外，還要找出漏填頁碼、標(biāo)題未填寫清楚等案卷，將它們進(jìn)行重新填寫，進(jìn)而增強(qiáng)文件資料的規(guī)范性。最后，使標(biāo)題變得更加規(guī)范，提高檢索的正確性。一般情況下，工作人員都是通過檔案的分類號(hào)來檢索需要的文件，只有標(biāo)題編寫得更加精確才能提高搜索的正確性。因此，在進(jìn)行檔案編錄工作時(shí)，必須加強(qiáng)題名編錄的規(guī)范性，制定一個(gè)統(tǒng)一適用的標(biāo)準(zhǔn)，作為案卷的題名準(zhǔn)則。

2.2 做好文書管理和檔案管理的對(duì)接

文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應(yīng)當(dāng)以文書為切入點(diǎn)，在工作細(xì)節(jié)上不斷規(guī)范文件管理。將規(guī)范意識(shí)滲透進(jìn)文書檔案人員的意識(shí)之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規(guī)范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號(hào)等方面做到一致，在收發(fā)文工作時(shí)，及時(shí)做好登記工作，保證收集的資料完整統(tǒng)一，并在相應(yīng)的檔案里標(biāo)注清楚，放置在專門的位置以備查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。

2.3 提升檔案管理的信息化水平

緊跟社會(huì)發(fā)展形勢和檔案管理信息化趨勢，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文書檔案管理各環(huán)節(jié)的應(yīng)用。提高檔案管理的信息化水平，首先要重視檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，使檔案信息格式規(guī)范、統(tǒng)一，促進(jìn)信息數(shù)據(jù)的交流與共享；同時(shí)還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的應(yīng)用，不斷提高檔案管理的自動(dòng)化和信息化水平，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

3、結(jié)語

行政事業(yè)單位、尤其是社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心這類需要涉及到眾多社會(huì)材料的單位，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視。通過分析管理工作中所面臨的困境，找準(zhǔn)定位，抓緊當(dāng)前政府機(jī)構(gòu)改革的契機(jī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書管理部門的整改與綜合治理，加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理與分配，采取有效的策略提升其工作的積極性與主動(dòng)性，以提升文書檔案管理工作效率，促進(jìn)單位的發(fā)展。

[1]王威.文書檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].黑龍江史志,2015,05:148.

[2]荊雪飛.文書檔案管理中的問題及優(yōu)化措施[J].山西科技,2015,05: 38-39.