關(guān)于會(huì)議管理中的規(guī)范化服務(wù)探索

焦 鍵

中國(guó)水利水電第一工程局有限公司

關(guān)于會(huì)議管理中的規(guī)范化服務(wù)探索

焦 鍵

中國(guó)水利水電第一工程局有限公司

本文著手研討的角度是會(huì)議管理中涉及到的服務(wù)項(xiàng)目，通過(guò)實(shí)行規(guī)范化服務(wù)的管理制度的幾項(xiàng)舉措，加強(qiáng)管理、樹立意識(shí)、建立制度等責(zé)任意識(shí)，文中會(huì)分析說(shuō)明供需雙方對(duì)于會(huì)議服務(wù)不同的認(rèn)知程度，在此基礎(chǔ)上會(huì)對(duì)完善會(huì)議管理規(guī)范化起到積極作用，更進(jìn)一步保證服務(wù)水平的有效提高。

會(huì)議管理；規(guī)范化服務(wù)；章程舉措

前言

規(guī)范化服務(wù)的內(nèi)涵就是使某種特定服務(wù)符合某種要求標(biāo)準(zhǔn)，也可以理解成對(duì)某種標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)制執(zhí)行態(tài)度。有效的實(shí)施會(huì)議管理規(guī)范化服務(wù)可以保障會(huì)議進(jìn)行中的內(nèi)容、技術(shù)出現(xiàn)意外率降低，以得到顧客認(rèn)可的服務(wù)質(zhì)量。規(guī)范化的會(huì)議服務(wù)是保證做好會(huì)議工作的先決條件，在面向不同的客戶時(shí)，要采取不同的經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、服務(wù)手法，在這種供需區(qū)別中就體現(xiàn)出會(huì)議管理服務(wù)規(guī)范化的重要性。

1 提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高機(jī)關(guān)檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

2 調(diào)動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理人員工作積極性

檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于機(jī)關(guān)的中心工作，必將使機(jī)關(guān)檔案工作失去生存的活力。因此，應(yīng)努力使機(jī)關(guān)檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

2.1 增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制

機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使機(jī)關(guān)檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使機(jī)關(guān)檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

2.2 更新觀念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值

有時(shí)做檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ鳎鲆暳丝偨Y(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好機(jī)關(guān)檔案管理工作人員的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極進(jìn)取，對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，一改過(guò)去收攤看點(diǎn)，倉(cāng)庫(kù)保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，使檔案管理創(chuàng)作出新的成績(jī)。

3 實(shí)際操作規(guī)范

3.1 會(huì)前籌備

該項(xiàng)目工作大體分為兩個(gè)部分，分別是接待和技術(shù)，細(xì)分到會(huì)場(chǎng)布置、衛(wèi)生清潔、設(shè)備檢查、技術(shù)保障等。在會(huì)議進(jìn)行之前工作人員需要將會(huì)議的詳細(xì)信息熟知，保證人次、場(chǎng)次合理安排。會(huì)議使用間的水電要準(zhǔn)備充分、會(huì)議桌面的姓名牌要擺放整齊、會(huì)議使用的機(jī)器設(shè)備要調(diào)整好、空調(diào)要適度。

3.2 會(huì)中控制

會(huì)議規(guī)范化服務(wù)的成敗取決于會(huì)議進(jìn)行中對(duì)于場(chǎng)面事件的掌控。因此，會(huì)議管理中心服務(wù)人員要將常規(guī)事務(wù)工作高標(biāo)準(zhǔn)的完成，其中包括會(huì)議所需文件分發(fā)、會(huì)場(chǎng)秩序維護(hù)、會(huì)場(chǎng)內(nèi)外聯(lián)系、服務(wù)項(xiàng)目、應(yīng)急突發(fā)事件備案。有效的做好準(zhǔn)備工作，能夠保證在會(huì)議的正常進(jìn)行中盡量減少突發(fā)事件的發(fā)生，即使是偶然遇到急性事件也有應(yīng)急備案可以做緊急處理，這些實(shí)效性的基礎(chǔ)工作可以使工作人員的服務(wù)規(guī)范化特征明顯。

3.3 會(huì)后跟進(jìn)

會(huì)議管理服務(wù)并不是隨著會(huì)議結(jié)束而結(jié)束，會(huì)議管理重心想要得到服務(wù)效果的反饋信息，是需要做進(jìn)一步的溝通工作的，同時(shí)要將會(huì)議資料做總結(jié)性的整合提煉，有助于幫助客戶決策、執(zhí)行會(huì)議中提到的綱領(lǐng)。那么就需要會(huì)議管理中的工作人員做好后續(xù)的跟蹤工作，需要有一定的整合、溝通、歸納能力，這樣才能真正的實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理中的規(guī)范化服務(wù)。

4 嚴(yán)格公文的制發(fā)

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的?？梢哉f(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。提高公文質(zhì)量，首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。

5 結(jié)論

會(huì)議管理管理中服務(wù)規(guī)范化的實(shí)施要在工作細(xì)節(jié)中深入，只有將工作制度不再是單一規(guī)范智能，而是工作中不可或缺的一部分，那么在實(shí)際的操作中規(guī)范化服務(wù)就會(huì)自然而然體現(xiàn)出來(lái)。規(guī)范化服務(wù)取決于會(huì)議管理中心制度的完善和實(shí)施力度，在會(huì)議管理工作過(guò)程中每一個(gè)細(xì)節(jié)都要規(guī)范化是對(duì)自己、客戶雙方面的保障，只有堅(jiān)持追求不斷完善的規(guī)范化服務(wù)，才能將會(huì)議管理的職能發(fā)揮到最大化。

[1]Leszek A.Maciaszek《需求分析與設(shè)計(jì)》(Requirements Analysis and SystemDesign：Developing Information Systems with UML)金芝譯北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2003.

[2]姚鋒濤.服務(wù)質(zhì)量與顧客行為意向關(guān)系的實(shí)證研究[D].吉林大學(xué).2007.

[3]張楠.服務(wù)產(chǎn)業(yè)顧客滿意度測(cè)度研究[D].長(zhǎng)春理工大學(xué).2006.

[4]楊健.網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物感知服務(wù)質(zhì)量與顧客滿意及行為意向關(guān)系的實(shí)證研究[D].吉林大學(xué).2007.

[5]唐淑芬.企業(yè)會(huì)議服務(wù)質(zhì)量評(píng)估研究[D].華東師范大學(xué).2012.