淺談電子檔案管理

姚 洋

平泉市集貿(mào)市場(chǎng)服務(wù)中心

淺談電子檔案管理

姚 洋

平泉市集貿(mào)市場(chǎng)服務(wù)中心

隨著科學(xué)的發(fā)達(dá)和人類社會(huì)的進(jìn)步，原始的抄寫(xiě)、整理、存檔、統(tǒng)管、需要時(shí)翻閱的檔案管理方式已經(jīng)適應(yīng)的新形勢(shì)，新時(shí)代的要求，電子檔案管理問(wèn)題就很自然地?cái)[上了檔案管理工作的議事日程，成為檔案管理的重要形式。對(duì)于檔管工作的這一新課題，保存過(guò)閱讀大量資料，結(jié)合平時(shí)檔案工作實(shí)際，對(duì)電子檔案管理問(wèn)題進(jìn)行了初步的探索。

電子檔案；基本要求

一、電子檔案的基本要求

1.1 完整性

電子檔案與其他文書(shū)檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語(yǔ)主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤(pán)的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來(lái)文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門(mén)立體交叉，工作人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理形式多樣，也會(huì)導(dǎo)致電子檔案的不完整，針對(duì)以上情況，我們必須提高認(rèn)識(shí)，端正態(tài)度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

1.2 原始性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過(guò)程中，它既是原始的又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書(shū)檔案，特別是制作磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。

1.3 真實(shí)性

電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過(guò)程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。

1.4 安全性

電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤(pán)、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問(wèn)題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

二、電子檔案特點(diǎn)

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案主要有以下特點(diǎn)：

2.1 紙質(zhì)檔案可以直接閱讀，而電子文檔是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，對(duì)技術(shù)設(shè)備依賴性強(qiáng)，以磁性介質(zhì)或光盤(pán)為載體，具有非直讀性。

2.2 電子檔案存儲(chǔ)量大，但對(duì)保存條件和環(huán)境有新的要求。電子檔案受存貯介質(zhì)質(zhì)量、載體存在環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有交往期等條件的影響較大，而對(duì)天南地北的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，存放不當(dāng)數(shù)據(jù)將全部丟失。

2.3 電子檔案有利于保密，但對(duì)系統(tǒng)的安全性要求更高。計(jì)算機(jī)的保密系統(tǒng)比較完備，能針對(duì)不同級(jí)別的檔案，設(shè)置不同密碼，對(duì)不同的人群授予不同的權(quán)限。但由于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)本身的技術(shù)性原因，會(huì)遭到黑客的攻擊或病毒感染，因此，對(duì)系統(tǒng)安全性保護(hù)提出更高要求。同時(shí)個(gè)人若操作不當(dāng)，信息也將受到損失。

2.4 電子檔案查詢方便、快捷、有利于實(shí)現(xiàn)資源泉共享。雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有直觀可視性，電子檔案要在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境下才可視，但有關(guān)資料經(jīng)計(jì)算機(jī)分類處理后存檔，可非常方便、快捷地在電腦上對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢檢查和下載打印。

2.5 電子檔案資料方便進(jìn)行修改和復(fù)制。這對(duì)加強(qiáng)管理提出了新要求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不易被修改，修改了也容易看出。電子檔案容易被修改，且不留痕跡。缺點(diǎn)是喪失了原始面貌和依據(jù)。

2.6 電子檔案對(duì)工作人員素質(zhì)要求更高。由于電子檔案管理是一個(gè)新事物，對(duì)計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備的依賴性很強(qiáng)，因此，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識(shí)，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)。

三、做好電子檔案管理的措施

1.要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門(mén)在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

2.要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過(guò)計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無(wú)法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而做到?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。

3.做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作，并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

4.對(duì)一些重要的電子文件，要有相應(yīng)的紙質(zhì)文件

由于電子文件檔案的虛擬性和依賴性，假如發(fā)生意外或特殊情況(如戰(zhàn)爭(zhēng)、長(zhǎng)時(shí)間停電、病毒感染等)，致使電子文件賴以存在的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)無(wú)法正常工作，那時(shí)我們對(duì)存在光盤(pán)等載體上的電子檔案將是束手無(wú)策。因此有必要在文件檔案管理中有適當(dāng)?shù)募堎|(zhì)文件備份。

結(jié)束語(yǔ)：

電子文件是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，加強(qiáng)電子文件管理是21世紀(jì)檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，才能保證電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，并加強(qiáng)檔案信息交流，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供檔案信息資料，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展。

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