檔案利用效果存在的問題及方法

李慧敏

廣西柳州發(fā)電有限責(zé)任公司

檔案利用效果存在的問題及方法

李慧敏

廣西柳州發(fā)電有限責(zé)任公司

檔案利用效果是對檔案利用工作及整個(gè)檔案工作的評價(jià)和檢驗(yàn)，是指通過利用檔案解決社會問題和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面所取得的效益。對檔案利用者利用檔案產(chǎn)生的效果，分為經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。檔案被利用所產(chǎn)生的政治效果、學(xué)術(shù)研究效果、教育效果、憑證效果等，稱為社會效益。社會效益往往是無法計(jì)量的。檔案被用于生產(chǎn)、基本建設(shè)所起到的縮短工時(shí)、提高工效、節(jié)省人力、節(jié)約資金、避免重復(fù)勞動等作用，稱為經(jīng)濟(jì)效益。檔案利用可以產(chǎn)生現(xiàn)實(shí)的、將來的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，既可以在某項(xiàng)工作或生產(chǎn)活動中產(chǎn)生效益，又可以在較大范圍內(nèi)產(chǎn)生效益。

檔案利用效果；存在問題及；解決方法

改善檔案的利用效果是做好檔案工作最為重要的一個(gè)目的，檔案的利用效果通常就是指利用檔案來解決生產(chǎn)和生活中遇到的實(shí)際問題，從而實(shí)現(xiàn)檔案的綜合效益的過程，檔案的利用效果主要分為社會效益和經(jīng)濟(jì)效益兩種，社會效益就是縮短工作的時(shí)間，提高生產(chǎn)的效率等等，而經(jīng)濟(jì)效益就是能夠節(jié)省建設(shè)資金，幫助人們獲得更高的經(jīng)濟(jì)利益。

1 利用效果存在的問題

1.1 檔案意識薄弱

雖然檔案的有效利用，可以為企業(yè)創(chuàng)造可見的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，但一些單位領(lǐng)導(dǎo)重生產(chǎn)輕管理，對檔案的重視程度不夠。檔案管理人員也存在重整理，輕利用的情況，加之檔案部門對檔案可以提升經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的宣傳力度小，導(dǎo)致很多人不愿意也不舍得把本部門的檔案歸檔，這些因素都影響了檔案利用工作的開展。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)不高，管理手段落后

大部分檔案人員沒有接受過檔案系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案的各環(huán)節(jié)工作不精通，影響檔案的收集﹑整理﹑利用工作。落后的檢索手段也制約了檔案信息的開發(fā)。

1.3 檔案保護(hù)存在問題

現(xiàn)如今檔案大多都還是記錄在紙張上，許多檔案經(jīng)過反復(fù)利用和翻閱，對檔案本身造成了一定的損害。紙張破損﹑字跡模糊不清，影響了檔案利用者的使用，這在本質(zhì)上限制了檔案利用工作的發(fā)展，檔案的利用效果沒有得到充分的發(fā)揮。

2 提高檔案利用效果的方法

2.1 穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展

檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。因此，從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益考慮，必須抓緊做好檔案人員的穩(wěn)定工作，使他們安心本職工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。雖然檔案利用效果存在一些問題，但只要做到以上幾點(diǎn)，就可以在一定程度上解決檔案利用效果不理想的問題。

2.2 搞好檔案館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量直接會影響到檔案的利用效果，在實(shí)際的工作中，如果不能十分有效的提高檔案館自身的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平，檔案的利用效果也就得不到改善，檔案館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)包含很多項(xiàng)，而最為中心的工作就是檔案的利用，而衡量檔案工作質(zhì)量的唯一一個(gè)尺度就是檔案是否容易開發(fā)和利用，如果站在這個(gè)角度上來說，檔案工作的其他環(huán)節(jié)其實(shí)都是檔案工作中最為基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，它們能夠?yàn)闄n案利用提供非常好的條件，同時(shí)基礎(chǔ)工作的質(zhì)量也直接影響到了檔案實(shí)際作用和功能的發(fā)揮，因此在工作的過程中也一定要不斷的完善檔案的收集工作，同時(shí)還要保證檔案能夠被合理的使用，建立一個(gè)完善的工作體系，只有這樣才能保證檔案信息使用者能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到自己想要了解和掌握的檔案信息。

2.3 檔案工作者必須首先樹立牢固的效益觀念

檔案利用是通過檔案工作者的中介作用產(chǎn)生的，檔案工作者有什么樣的觀念，直接影響著檔案利用效益的發(fā)揮。因此，檔案工作必須首先牢固樹立效益觀。(1)樹立需求觀念。檔案工作者必須充分考慮到社會各種需要，要有“市場”觀念，注重提供適銷對路的“產(chǎn)品”。(2)樹立強(qiáng)烈的時(shí)間觀念。當(dāng)前，人們對檔案信息的利用越來越講究時(shí)效性，這已成為影響用戶選擇利用的一種因素。如果檔案工作者不能及時(shí)地把檔案提供給用戶，利用檔案所取得的效果將會被除數(shù)大大削弱，甚至?xí)ァ?3)樹立新的服務(wù)觀念。樹立開放服務(wù)觀念，樹立主動服務(wù)觀念，樹立超前服務(wù)觀念，樹立定向定點(diǎn)服務(wù)觀念。要摒棄以往“重藏輕用”的思想，開放各種應(yīng)當(dāng)開放的檔案；摒棄過去“等到客上門”的服務(wù)思想，積極開展主動上門等多種形式的服務(wù)；了解檔案信息需求確保提供的檔案及時(shí)完整，做到事前安排，心中有底；根據(jù)利用檔案信息的實(shí)際情況，對利用比較集中的部門實(shí)行有針對性的定點(diǎn)服務(wù)。

2.4 注重檔案隊(duì)伍的培訓(xùn)

制訂有計(jì)劃﹑有重點(diǎn)﹑有針對性的培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率是提升檔案利用效果的前提，首先從提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)方面改進(jìn)，為增強(qiáng)檔案利用效果奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，使檔案工作發(fā)揮出最大的效能；其次還必須學(xué)習(xí)和努力掌握與實(shí)現(xiàn)檔案編研社會化﹑電子化﹑網(wǎng)絡(luò)化相關(guān)聯(lián)的一系列專業(yè)知識和專業(yè)技能。

2.5 搞好利用信息反饋

檔案利用工作，如果沒有信息反饋，就會陷入盲目﹑被動狀態(tài)。通過信息反饋，可以把利用過程中的各種情況及時(shí)﹑準(zhǔn)確地反映出來，及時(shí)發(fā)現(xiàn)利用工作中的薄弱環(huán)節(jié)，研究改進(jìn)措施，使檔案工作處于良好循環(huán)狀態(tài)。檔案人員可根據(jù)利用者的有效利用為領(lǐng)導(dǎo)決策﹑制訂計(jì)劃等做出連續(xù)服務(wù)，并針對利用者的需求，不斷調(diào)整檔案信息傳遞方式，拓寬傳遞渠道，加快傳遞速度，做好主動跟蹤服務(wù)。

檔案提供利用工作對檔案工作的發(fā)展具有重大的乃至決定性的影響。檔案提供利用工作代表整個(gè)檔案工作的成果，檔案提供利用工作做得如何，是衡量檔案館(室)業(yè)務(wù)工作開展程度及其質(zhì)量高低的主要標(biāo)準(zhǔn)。因此，我們檔案工作者應(yīng)該在把握好繼承與超越關(guān)系的前提下，以現(xiàn)有的檔案工作為基礎(chǔ)，根據(jù)科技發(fā)展的特性和檔案利用工作中出現(xiàn)的服務(wù)問題，積極主動的接受新知識，主動地將理論與實(shí)踐相結(jié)合，進(jìn)行細(xì)致的服務(wù)反思和積極審慎的實(shí)踐，主動認(rèn)真的提高自身的檔案意識，千方百計(jì)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使檔案提供利用工作始終處于最佳化服務(wù)狀態(tài)。

[1] 岳素芳.淺析影響檔案利用工作的五個(gè)因素[J].黑龍江檔案，2013(4).

[2] 章文.加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源[J].中外企業(yè)家，2015(06).