簡(jiǎn)述檔案管理和公文處理銜接問(wèn)題

燕 麗

青海省檔案局

1 公文處理及檔案管理銜接的重要意義

在公文管理中，檔案通常是公文在一定條件下的轉(zhuǎn)化形態(tài)。在檔案管理及公文處理的接續(xù)環(huán)節(jié)，不僅是進(jìn)行“來(lái)料加工”即可，還需要借助公文處理，加強(qiáng)檔案管理及公文處理間的銜接，以有效提升檔案管理的水平，為單位工作提供便利，讓檔案更好地服務(wù)于實(shí)際工作，最終促進(jìn)政府職能的轉(zhuǎn)變，提高行政工作效率與管理水平。

2 公文處理與檔案管理銜接方面存在的主要問(wèn)題

檔案的前身就是公文，是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的。因此，公文在制發(fā)階段就要考慮到公文的質(zhì)量，要盡量做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。在公文處理和檔案管理上實(shí)行的是分塊管理，從管理科學(xué)來(lái)看，這樣比較科學(xué)有效。但也有不足之處，那就是拉大了公文處理工作和檔案管理工作的距離，文秘人員對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄，檔案管理者對(duì)公文處理也很少考慮。這樣就使得公文處理和檔案管理在銜接中出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。主要有以下問(wèn)題：

2.1 公文用紙不達(dá)標(biāo)

國(guó)家規(guī)定要用每平方米達(dá)到60～80克的膠版紙或者復(fù)印紙，型號(hào)為國(guó)際通用的A4 型。但我國(guó)目前的公文用紙不注意克數(shù)，紙張質(zhì)量差、耐折度低。在裝訂時(shí)，不按規(guī)定裝訂，漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，影響了公文和檔案的質(zhì)量。

2.2 公文印發(fā)時(shí)有漏項(xiàng)

公文在印發(fā)時(shí)應(yīng)力求全面完整，但在實(shí)際工作中，由于文秘人員的疏忽，公文上常有缺少主題詞、缺少抄送單位、沒(méi)有標(biāo)明印發(fā)單位和印發(fā)日期的公文。

2.3 公文附件不符合要求

由于一些文秘人員的疏忽，常常出現(xiàn)公文正文和附件的標(biāo)示不一致，名稱和序號(hào)不一致，單獨(dú)裝訂的附件沒(méi)有注明正文名稱和排列序號(hào)，嚴(yán)重影響了文件歸檔和立卷。

2.4 公文文種使用混亂

一些公文將“通知”“通告”“請(qǐng)示”“報(bào)告”混用、錯(cuò)用的情況也時(shí)有發(fā)生。一方面給公文受理機(jī)關(guān)帶來(lái)不便，影響公文效率；另一方面也給檔案管理帶來(lái)不便。

2.5 公文缺少原稿

公文原稿收集是公文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有些公文在流通環(huán)節(jié)中很規(guī)范，但到了歸檔時(shí)，公文只有定稿，缺少原稿。還有的公文是傳真原稿，沒(méi)有復(fù)印就當(dāng)作檔案存檔，短期內(nèi)就出現(xiàn)字跡模糊現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量。

2.6 公文上出現(xiàn)圓珠筆、鉛筆等字跡

一些容易褪色的筆跡不應(yīng)該在公文上運(yùn)用，像圓珠筆、鉛筆都不符合公文處理的要求。還有一些墨水和紙張，時(shí)間一長(zhǎng)就容易出現(xiàn)字跡模糊、紙張變形的現(xiàn)象，也不適合用在公文處理上，這樣都會(huì)給檔案管理帶來(lái)影響。

3 公文處理與檔案管理工作有效銜接的對(duì)策

3.1 公文處理規(guī)范化

公文是具有規(guī)范格式的文書(shū)，在日常工作中，要樹(shù)立公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的指導(dǎo)思想，維護(hù)公文的權(quán)威，確保公文的嚴(yán)肅性，這樣才能達(dá)到檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，就要從公文用紙、裝訂等細(xì)節(jié)開(kāi)始，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范的行文規(guī)則、行文關(guān)系、公文種類及格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。公文的標(biāo)準(zhǔn)格式內(nèi)容主要有：公文版頭排列及字體、字號(hào)，文號(hào)，標(biāo)題排布的注意事項(xiàng)，正文具體格式及一些稱謂表述方式，落款及印章的使用，主題詞的用法，抄報(bào)、報(bào)送要注意的問(wèn)題等，在版記、附件上也要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，這不僅能夠端正文秘工作人員的工作態(tài)度，也能夠避免重復(fù)勞動(dòng)，給檔案管理工作帶來(lái)便利。在公文文種的選擇上也要按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》要求擬題，避免出現(xiàn)一些文種混用的現(xiàn)象，給公文處理和檔案管理帶來(lái)不便。對(duì)于原件的保護(hù)，要從檔案管理的工作實(shí)質(zhì)上考慮，設(shè)立這個(gè)部門，就是為了以后在人事變動(dòng)方面能夠有跡可循、有證可查，所以對(duì)于公文處理，應(yīng)將原件、改正稿和定稿都要保存好，讓這些作為歷史見(jiàn)證。當(dāng)然為了保護(hù)這些資料，就要從紙張、筆跡這些細(xì)節(jié)出發(fā)，不能因一時(shí)之便誤了大事。

3.2 強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作

1)要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)。不論文秘工作，還是檔案工作，每個(gè)環(huán)節(jié)的每個(gè)工作人員都要確立質(zhì)量第一觀念，明確認(rèn)識(shí)各自的崗位質(zhì)量責(zé)任，這是“全過(guò)程管理”的前提。2)要嚴(yán)格遵循《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規(guī)。這是“全過(guò)程管理”的根本法，公文處理的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文法管理要求及公文歸檔工作均在這些根本法中作了明確規(guī)定，全體檔案工作人員和文秘人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上模范執(zhí)行。3)要理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊(duì)伍。這是“全過(guò)程管理”的基礎(chǔ)。此外，還必須建立一支過(guò)硬的、相對(duì)穩(wěn)定的工作隊(duì)伍。文秘工作和檔案工作都具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，不能設(shè)想一個(gè)人員素質(zhì)小高、更換頻繁的工作隊(duì)伍能創(chuàng)造出優(yōu)秀的工作業(yè)績(jī)。

3.3 強(qiáng)化“文書(shū)部門立卷”工作

“文書(shū)部門立卷”是《檔案法》早已明確的一個(gè)基本制度。《辦法》也規(guī)定公文辦理完畢后，由文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，及時(shí)整理(立卷)、歸檔。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開(kāi)始環(huán)節(jié)，并成為二者真正意義上的銜接點(diǎn)。各單位辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，編寫(xiě)案卷類目，將其及時(shí)對(duì)號(hào)入座，使文件的立卷工作日?；?。

結(jié)語(yǔ)

在公文管理工作中，公文及檔案的管理工作是緊密相連、相互依存的銜接工作，兩者間實(shí)施一體化模式已成為發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)兩者間的銜接工作，可有效提升公文處理的效率，提升檔案管理能力，從而促進(jìn)行政單位服務(wù)管理水平的提高。

[1]宋平.公文處理與檔案管理銜接問(wèn)題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(24)：8.

[2]崔小紅.公文處理與檔案管理在銜接中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013(16)：114.

[3]高衛(wèi).公文處理與檔案管理在銜接中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012(19)：135.