公安院校電子文件歸檔管理工作中存在問題及對(duì)策

屈明英，張良簫

（遼寧警察學(xué)院 黨政辦公室， 遼寧 大連 116036）

公安院校電子文件歸檔管理工作中存在問題及對(duì)策

屈明英，張良簫

（遼寧警察學(xué)院 黨政辦公室， 遼寧 大連 116036）

伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，公安院校逐步形成了信息化、網(wǎng)絡(luò)化的電子校務(wù)環(huán)境，電子文件的歸檔管理已成為公安院校檔案管理的一項(xiàng)重要工作。近幾年來，公安院校對(duì)電子文件的歸檔管理工作加大了力度，并取得了一定的成效，但依然有很多問題沒有解決。為此，本文首先介紹了電子文件的概念、特點(diǎn)及重要性，進(jìn)而指出了當(dāng)前公安院校電子文件歸檔與管理工作中存在的實(shí)際問題，最后經(jīng)過分析論證提出了解決公安院校電子文件歸檔與管理工作中出現(xiàn)種種問題的相關(guān)對(duì)策。

電子文件；歸檔；管理

伴隨現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在公安院校學(xué)校管理中的廣泛應(yīng)用，電子文件歸檔管理已經(jīng)成為公安院校管理的一項(xiàng)重要的工作，公安院校檔案數(shù)字化管理工作的順利運(yùn)行對(duì)公安院校的建設(shè)指導(dǎo)和支撐有著非常重要的意義。本文結(jié)合公安院校工作中存在的實(shí)際問題，分別從三大部分對(duì)此進(jìn)行了闡述，第一部分介紹了電子文件的概念、特點(diǎn)及其重要性；第二部分指出了現(xiàn)階段公安院校電子文件歸檔管理工作中出現(xiàn)的種種問題；第三部分提出了為加強(qiáng)公安院校電子文件歸檔管理工作的相關(guān)對(duì)策建議，以期為相關(guān)工作的開展提供借鑒和指導(dǎo)。

一、電子文件的概念、特點(diǎn)及其重要性

（一）電子文件的概念

在我國國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件概念如下：“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。

從廣義的角度來看，電子文件是與傳統(tǒng)的文件相對(duì)應(yīng)的，指的是由機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的與工作相關(guān)的所有電子記錄。而從狹義的角度來分析，電子文件是與公務(wù)活動(dòng)相關(guān)的，主要由政府、公共機(jī)構(gòu)等部門形成的電子化文件，它的形成、審核、流轉(zhuǎn)等相關(guān)程序都有明確的規(guī)范要求，內(nèi)容更加真實(shí)、完整、有效。

我們公安院校的電子文件主要指的是廣義的電子文件，它是公安院校的教學(xué)部門、學(xué)生管理部門、黨政部門、后勤部門、科研部門等各個(gè)部門的工作中所形成的具有歸檔保存必要的各類電子文件，主要分為行政類、黨群類、教學(xué)類、科研類、基建類、聲像類、會(huì)計(jì)類等多個(gè)種類，保存期限分為短期、長期和永久。

（二）公安院校電子文件的特點(diǎn)

第一，存儲(chǔ)特殊性。公安院校電子文件的內(nèi)容存儲(chǔ)具有一定的特殊性，它由計(jì)算機(jī)生成并進(jìn)行處理，以二進(jìn)制數(shù)字代碼進(jìn)行記錄和表示，運(yùn)用0和1兩種數(shù)碼組合來記錄信息內(nèi)容，這些內(nèi)容存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器當(dāng)中，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)算與轉(zhuǎn)換，形成可識(shí)別的內(nèi)容并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。

第二，信息易變性。公安院校電子文件的內(nèi)容是一個(gè)易變的、動(dòng)態(tài)的信息，與紙質(zhì)文件的固態(tài)性是完全不同的。電子文件主要是存儲(chǔ)在電子計(jì)算機(jī)內(nèi)部，因此對(duì)于存儲(chǔ)的電子計(jì)算機(jī)安全穩(wěn)定性具有非常高的要求，而又由于系統(tǒng)的更新?lián)Q代，電腦黑客等種種原因，都容易使電子文件內(nèi)容發(fā)生改變甚至丟失。

第三，形式多樣性。公安院校電子文件通過信息壓縮技術(shù)和移動(dòng)光盤的存儲(chǔ)功能使得信息的存儲(chǔ)能力能以大幅度提升，電子文件存儲(chǔ)形式很多，包括文字、圖像、視頻、音頻等等，通過運(yùn)用信息技術(shù)的加工處理，形成了多種多樣的類型文件，極大程度豐富了用戶對(duì)于電子文件的選擇使用。

（三）電子文件歸檔管理的原則

1.遵循基礎(chǔ)原理

電子文件同紙質(zhì)文件一樣，都是文件的一種外在表現(xiàn)形式，因此，電子文件的歸檔管理也要遵循紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)原理，從歸檔前期的內(nèi)容審閱，部門分類到保存期限的確定，都要遵從紙質(zhì)文件的歸檔原則。但同時(shí)我們也要注意到電子文件具有存儲(chǔ)易變、形式多樣等特殊性特點(diǎn)，以保證電子文件歸檔管理的順利完成。

2.保證真實(shí)有效

電子文件的真實(shí)性指的是電子文件經(jīng)過各種傳輸、遷移、歸檔整理后，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等各種信息都保持不變，與最初的原始狀態(tài)保持一致。

電子文件的真實(shí)性與它運(yùn)行的環(huán)境有很大的關(guān)系，由于電子文件可以輕松地更換載體，這就使得其文件內(nèi)容面臨篡改和刪除的危險(xiǎn)，并且不留一絲痕跡。同時(shí)，存儲(chǔ)著電子文件的計(jì)算機(jī)會(huì)隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷升級(jí)和更新，在這個(gè)過程中,電子文件都很大可能被損壞甚至不幸丟失，這都給保證電子文件的真實(shí)性帶來了工作難度。

為此，電子文件在歸檔整理時(shí)，要時(shí)刻注意其生成、發(fā)送和接受的信息是否完全相同，確保電子文件在處理、歸檔等環(huán)節(jié)過程中仍能保持信息真實(shí)有效。

3.確保文件完整

電子文件的完整性是電子文件價(jià)值的有利保障，也是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。電子文件的完整性包括文件數(shù)量的完整，文件背景信息的完整以及輔助主文件的相關(guān)文件的完整等內(nèi)容。

電子文件的特殊性，使其完整性也面臨著諸多挑戰(zhàn)，例如，電子文件的流動(dòng)性比較大，丟失的可能性很高；電子文件的信息結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，很容易遭到破壞；電子文件的重視程度不夠，很多材料收集不完整等等。為此，我們要積極建立健全電子文件歸檔整理的規(guī)章制度，切實(shí)保證電子文件完整性。

4.保障文件可讀

電子文件可讀性是保證文件價(jià)值的最根本基礎(chǔ)條件，電子文件經(jīng)過傳輸、遷移等處理后，依然使其內(nèi)容完整真實(shí)可讀。由于電子文件對(duì)存儲(chǔ)載體的依賴程度非常高，為此，電子文件的歸檔整理過程中，要著重加大技術(shù)保證措施，檔案部門要及時(shí)對(duì)電子文件存儲(chǔ)載體進(jìn)行檢驗(yàn)，使其在保證內(nèi)容真實(shí)有效完整的基礎(chǔ)上，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境兼容有效，保證電子文件歸檔整理工作的順利開展。

（四）公安院校電子文件的重要性

伴隨著科技的快速發(fā)展，公安院校的辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化趨勢(shì)日漸完善，很多辦公文件都向著無紙化趨勢(shì)發(fā)展，電子文件便應(yīng)用而生。電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它具有存儲(chǔ)特殊性、信息易變性、形式多樣性等多個(gè)特點(diǎn)。

公安院校的檔案資料記錄著院校發(fā)展的歷程，改革的舉措以及科研的成果等等，是公安院校開展各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)。在當(dāng)今信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代下，電子文件資料應(yīng)用而生并且數(shù)量和類型都在不斷增加和豐富。公安院校的電子文件與紙質(zhì)文件相比較而言，不僅參考價(jià)值相同，而且資源還可以共享利用，不再受時(shí)間和距離的影響，同時(shí)電子文件的保存也對(duì)空間要求不高?？傊娮游募呀?jīng)是當(dāng)今公安院校信息化建設(shè)的基本組成部分。

二、公安院校電子文件歸檔管理工作中存在的主要問題

公安院校的電子文件歸檔管理工作固然重要，但是在實(shí)際工作中，一些公安院校的電子文件歸檔管理中仍然普遍還存在不少問題，比較有代表性的問題如下：

（一）管理意識(shí)不強(qiáng)

與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔管理相比較，電子文件的歸檔管理工作是一項(xiàng)非常細(xì)致并且難度系數(shù)很大的工作。在公安院校各個(gè)部門的工作中，無論是教學(xué)部門、科研部門、教輔部門還是黨政管理部門、后勤部門、學(xué)生管理部門等等，都長期形成并且積累了許許多多的電子文件。然而，由于相關(guān)工作人員的文件管理意識(shí)不強(qiáng)，加上受到傳統(tǒng)的歸檔觀念的影響，尤其他們對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠高等原因，很多部門往往誤認(rèn)為電子文件不是文件，缺乏對(duì)電子文件的重視，導(dǎo)致了電子文件歸檔管理工作無法有效控制安排，使得大量的電子文件常常分撒的存儲(chǔ)于各個(gè)計(jì)算機(jī)內(nèi)部，造成了非?；靵y的局面。而伴隨著時(shí)間的推移，存儲(chǔ)電子文件的計(jì)算機(jī)設(shè)備會(huì)不斷的淘汰更新，這些分散的電子文件就很有可能會(huì)丟失，這將給公安院校的檔案資料造成難以彌補(bǔ)的損失。

（二）專業(yè)人才缺乏

電子文件是科技信息時(shí)代的產(chǎn)物，其形成、處理等過程都是在以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體的前提下來運(yùn)行完成的，因此，相比較紙質(zhì)文件的歸檔管理工作，電子文件的管理保存難度系數(shù)更大，它要求檔案管理人員不僅要有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，而且還要能夠熟練的掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，電子文件管理工作對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求很高。然而，目前公安院校的檔案管理人員還不能夠完全的適應(yīng)這種新形勢(shì)的挑戰(zhàn)，許多檔案管理人員缺乏相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，難以順利完成電子檔案的歸檔整理工作，面對(duì)電子文件歸檔管理中出現(xiàn)的種種問題，無法及時(shí)而準(zhǔn)確的解決。

（三）規(guī)章制度模糊

公安院校的電子檔案管理工作具有非常重要的意義，它已經(jīng)是當(dāng)今公安院校信息化建設(shè)的基本組成部分。明確的規(guī)章制度可以使得電子文件歸檔整理工作的各個(gè)關(guān)節(jié)各個(gè)步驟都有條不紊的進(jìn)行。為了保證這項(xiàng)技術(shù)性要求很高的工作的順利進(jìn)行，各項(xiàng)相關(guān)規(guī)章制度的建立運(yùn)行是必不可少的。目前，雖然一部分公安院校已經(jīng)意識(shí)到電子文件歸檔管理的重要性，但是在具體電子文件的歸檔整理工作中，卻沒有制定出切實(shí)可行、針對(duì)性強(qiáng)的電子文件歸檔管理工作規(guī)章制度。事實(shí)上，也正是由于一系列規(guī)章制度的模糊不清，致使電子文件歸檔管理工作無法順利開展進(jìn)行。

三、加強(qiáng)公安院校電子文件歸檔管理工作的對(duì)策建議

公安院校電子文件歸檔管理工作作為提升公安院校管理水平的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，可以從如下幾個(gè)方面予以開展。

（一）加強(qiáng)管理意識(shí)

電子文件是信息時(shí)代下的新生事物，它同紙質(zhì)文件一樣，都是公安院校檔案資料的重要組成部分，對(duì)院校的建設(shè)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此，公安院校要高度重視電子文件的歸檔管理工作的重要性，改變重紙質(zhì)文件、輕電子文件的傳統(tǒng)思想，并且要不斷完善電子文件的歸檔整理工作。

檔案管理人員要積極宣傳電子文件的重要性，使院校領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)部門包括全體工作人員都充分意識(shí)到電子文件是公安院校信息化資源的重要組成部分，是公安院校信息化建設(shè)的重要組成部分，做好電子文件的歸檔整理工作，對(duì)院校的發(fā)展意義重大。無論是教學(xué)部門、科研部門，還是黨政管理部門、后勤管理部門等等部門，電子文件都是非常重要的依據(jù)和憑證。與此同時(shí)，在高度強(qiáng)化電子文件重要性的基礎(chǔ)下，還要將電子文件的歸檔整理納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃的重要內(nèi)容之一，通過長期規(guī)劃和年度考核等予以規(guī)范監(jiān)督，以保證電子文件歸檔整理工作如期順利完成。

（二）注重人才培養(yǎng)

電子文件的歸檔整理工作，是一項(xiàng)技術(shù)性很高的管理工作。要順利開展電子文件的歸檔整理，需要一支專業(yè)的隊(duì)伍來完成這項(xiàng)工作。對(duì)人員素質(zhì)而言，不僅要求檔案管理人員具有檔案專業(yè)知識(shí)，豐富的檔案歸檔經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還要求相關(guān)人員具有熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，例如計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備維護(hù)技術(shù)等等。然而在實(shí)際工作中，這種既擁有豐富的檔案專業(yè)知識(shí)和豐富的檔案歸檔經(jīng)驗(yàn)，又具有熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的專業(yè)人才寥寥無幾。

為此，公安院校檔案管理部門要積極培養(yǎng)、引進(jìn)各級(jí)各類專業(yè)人才，強(qiáng)化檔案專業(yè)人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和素質(zhì)。對(duì)人員結(jié)構(gòu)而言，引進(jìn)和培養(yǎng)是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)的兩個(gè)必備方面。一方面要加大人才引進(jìn)，如文秘人員、數(shù)據(jù)錄入人員、信息系統(tǒng)維護(hù)人員等等。積極引進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員，在此基礎(chǔ)上，完善兼職檔案員制度，充分發(fā)揮各個(gè)部門兼職檔案員的作用，形成一支機(jī)構(gòu)合理、技術(shù)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，從而大大提升歸檔整理的工作效率。另一方面，要及時(shí)地對(duì)專兼職檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，采取集體授課、業(yè)余自學(xué)等多種形式，使得檔案管理人員的綜合能力得以提升，以應(yīng)對(duì)日常檔案整理工作的新挑戰(zhàn)。

（三）完善規(guī)章制度

伴隨著公安院校辦公自動(dòng)化工作的不斷推進(jìn)，電子文件也積累的越來越多。與紙質(zhì)文件的內(nèi)容及形式的固態(tài)不變這一特點(diǎn)相比，電子文件由于其本身特點(diǎn)，其內(nèi)容極易因?yàn)閮?chǔ)存載體的變化而發(fā)生改變、丟失并且不留任何痕跡。為此，為保存好電子文件內(nèi)容，更好的完成歸檔整理工作，在加大計(jì)算機(jī)技術(shù)措施的基礎(chǔ)上，建立并完善相應(yīng)的規(guī)章制度也是十分必要的。事實(shí)證明，完善電子檔案歸檔管理的規(guī)章制度，為電子檔案的歸檔整理工作順利進(jìn)行提供有力保障，是迫在眉睫的。

制定電子文件歸檔管理工作的規(guī)章制度，要深刻意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)于電子文件檔案歸檔管理無論是在本質(zhì)上還是形式上都產(chǎn)生了重要影響，要充分考慮到以下幾個(gè)方面的影響，即電子文件保存的軟件支持、電子文件與紙質(zhì)文件的統(tǒng)一管理、電子文件的真實(shí)有效性、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等等多方面內(nèi)容。

為此，公安院校要依據(jù)國家檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及電子文件存儲(chǔ)特殊性、信息易變性、形式多樣性的特點(diǎn)，并結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定出切實(shí)可行的一系列規(guī)章制度，例如文檔的利用制度、文件的保密制度、電子文件的備份制度、歸檔整理制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、網(wǎng)絡(luò)利用者身份確認(rèn)制度等等，以確保保證電子文件歸檔管理工作的順利進(jìn)行。

需要特別注意的是，建立科學(xué)的電子文件歸檔整理的規(guī)章制度，要依據(jù)國家檔案歸檔表的要求，并考慮到電子文件的類型和特點(diǎn)，充分結(jié)合自身院校的實(shí)際情況，按照科學(xué)有序的原則，針對(duì)不同內(nèi)容的電子文件進(jìn)行歸檔整理，并時(shí)刻注意加強(qiáng)電子文件存儲(chǔ)載體的保護(hù)，以保證其真實(shí)有效完整，形成包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護(hù)等內(nèi)容的科學(xué)的管理規(guī)章與制度。

伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在公安院校的廣泛應(yīng)用，公安院校逐步形成了現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的電子校務(wù)環(huán)境，電子文件歸檔管理已成為公安院校檔案管理的一項(xiàng)重要工作。為了加強(qiáng)院校電子文件的歸檔與管理工作，我們要進(jìn)一步強(qiáng)化管理意識(shí)、加強(qiáng)人才培養(yǎng)、健全規(guī)章制度，使得公安院校電子文件的歸檔與管理工作得以順利開展進(jìn)行，為公安教育事業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

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[3]周虹.高校電子文件歸檔淺談[J].福建電腦,2007(4):40.

[4]戴漢英.推進(jìn)高校電子文件歸檔工作的思考[J].咸寧學(xué)院學(xué)報(bào),2007(4):206.

[5]彭群頤.高校電子文件歸檔工作存在的問題及對(duì)策[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào),2007(5):232.

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[7]楊艷娜.高校電子文件的歸檔與管理[J].鞍山科技大學(xué)學(xué)報(bào),2005(4):158.

（責(zé)任編輯：李連梅）

On Problems and Countermeasures in Filing and Management of Electronic Documents in Police Colleges

QU Ming-ying, ZHANG Liang-xiao
(Party and Administration Office, Liaoning Police College, Dalian Liaoning 116036, China)

Along with the rapid development and wide application of information technology, police colleges gradually form the inform atization and networking of electronic school affairs environment, and the filing and management of electronic documents has become the important work of archives management in police colleges. In the last few years, the police colleges have paid more and more attention to the filing management of electronic documents and ha ve achieved some success, bu t there are still m any problems to be sol ved. At first, th is paper introduces the concept, the characteristic and the importance of electronic documents, and points out the practical problems existing in the current police colleges’ electronic documents filing and management work, finally through the analysis puts forward re levant measures to solve all kinds of problem s appearing in police colleges electronic documents filing and management work.

electronic documents; filing; management; problems; countermeasures

D631.15

A

2096-0727(2017)01 -0124-05

2016-05-30

屈明英（1966-），女，湖北襄陽人，研究館員，本科。

張良簫（1984-），女，遼寧盤錦人，助理研究員，碩士。