會(huì)計(jì)電算化的具體實(shí)施內(nèi)容及作用

宋雨塵

摘 要 本文結(jié)合作者工作經(jīng)驗(yàn)，從會(huì)計(jì)電算化的角度出發(fā)，主要闡述了財(cái)務(wù)軟件主要的功能、實(shí)施內(nèi)容和注意事項(xiàng)以及所帶來(lái)的作用。

關(guān)鍵詞 會(huì)計(jì)電算化 實(shí)施內(nèi)容 作用

一、會(huì)計(jì)電算化的基本含義

會(huì)計(jì)電算化就是以計(jì)算機(jī)作為主體，把電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理中去，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬和報(bào)賬，以及完成會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)的過程。會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)和不斷發(fā)展是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次重大變革，徹底改變了傳統(tǒng)的以手工記賬為主的核算方式。會(huì)計(jì)電算化主要依托于成熟的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行實(shí)施。

二、財(cái)務(wù)軟件主要的功能模塊簡(jiǎn)介

目前我們?cè)谟玫呢?cái)務(wù)軟件如用友、浪潮一般包括總賬模塊、薪酬模塊、現(xiàn)金銀行模塊、固定資產(chǎn)模塊、資金管理模塊、應(yīng)收應(yīng)付模塊和報(bào)表編制系統(tǒng)等。隨著財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用的廣泛和深入，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)在發(fā)揮財(cái)務(wù)內(nèi)部控制與管理職能，提升會(huì)計(jì)核算與財(cái)務(wù)管理水平，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中共享、統(tǒng)一掌控等方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，特別是新的功能不斷出現(xiàn)，如費(fèi)用報(bào)銷移動(dòng)審批、內(nèi)部銀行結(jié)算等，都給財(cái)務(wù)軟件的功能發(fā)揮提供了廣闊的前景。

三、集團(tuán)財(cái)務(wù)軟件具體的實(shí)施內(nèi)容及注意事項(xiàng)

財(cái)務(wù)軟件的實(shí)施是個(gè)系統(tǒng)工程，需要投入大量的精力，現(xiàn)主要介紹一下財(cái)務(wù)軟件實(shí)施中的幾個(gè)重要方面。

（一）梳理集團(tuán)各經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，明確具體核算方式

財(cái)務(wù)軟件的實(shí)施要結(jié)合集團(tuán)單位內(nèi)部的具體業(yè)務(wù)，要對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行梳理，一是實(shí)現(xiàn)對(duì)整體經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的把握，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全覆蓋；二是確認(rèn)每項(xiàng)具體業(yè)務(wù)的核算方式，以輔助核算為例，通過設(shè)置部門輔助，可以將費(fèi)用類項(xiàng)目核算到部門、中心；通過設(shè)置收入分類，可以將營(yíng)業(yè)收入核算到具體的收入類型，如廣告類收入、通訊類收入等；通過設(shè)置車輛輔助核算，可以將車輛使用費(fèi)用核算到具體每一輛公務(wù)車；通過設(shè)置項(xiàng)目輔助核算、合同輔助核算，可以將在建工程核算到每一個(gè)工程項(xiàng)目；通過設(shè)置客商輔助核算，可以將往來(lái)科目核算到具體的供應(yīng)商、客戶。通過各類輔助核算，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的多維度查詢和自動(dòng)歸集，可以及時(shí)有效的為決策提供詳實(shí)有效的數(shù)據(jù)。

（二）統(tǒng)一科目設(shè)置，實(shí)現(xiàn)科目設(shè)置的集團(tuán)控制

為便于報(bào)表的編制及實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的有效管控，應(yīng)該對(duì)會(huì)計(jì)科目及輔助核算進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置。集團(tuán)層面在全面梳理集團(tuán)內(nèi)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，制定統(tǒng)一的能夠覆蓋所有業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)科目體系，明確每個(gè)會(huì)計(jì)科目所控制的級(jí)次，然后通過系統(tǒng)分配到各下屬單位，各單位如果想增設(shè)科目，則只能在已分配科目的下級(jí)進(jìn)行增加而不能自行增設(shè)。如應(yīng)收賬款集團(tuán)控制到三級(jí)明細(xì)，銀行存款控制到二級(jí)明細(xì)，則各下屬單位如果想增加更明細(xì)的核算科目，只能在應(yīng)收賬款的四級(jí)和銀行存款的三級(jí)進(jìn)行添加。如果輔助核算集團(tuán)已經(jīng)設(shè)置完畢，且設(shè)置了全部控制，則下屬單位不能另行再增加輔助核算，如果設(shè)置了部分控制，則可以在不減少集團(tuán)設(shè)置的輔助項(xiàng)的基礎(chǔ)上，另行增加需要的輔助核算項(xiàng)目。通過科目和輔助核算的統(tǒng)一設(shè)置，有利于在編制會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)統(tǒng)一取數(shù)，有利于各單位核算口徑統(tǒng)一。

（三）統(tǒng)一固定資產(chǎn)分類和折舊計(jì)提方法，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的系統(tǒng)化管理

在集團(tuán)層面建立統(tǒng)一的資產(chǎn)分類，對(duì)各類資產(chǎn)的折舊年限、殘值率進(jìn)行明確；對(duì)固定資產(chǎn)編碼體系進(jìn)行統(tǒng)一，如編碼位數(shù)等。對(duì)固定資產(chǎn)卡片所展現(xiàn)的資產(chǎn)屬性等內(nèi)容進(jìn)行自定義；對(duì)資產(chǎn)管理輸出報(bào)表進(jìn)行設(shè)定；對(duì)資產(chǎn)變動(dòng)流程進(jìn)行明確；通過會(huì)計(jì)平臺(tái)的統(tǒng)一設(shè)定，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)新增、減少、折舊計(jì)提憑證的自動(dòng)生成。

（四）通過協(xié)同平臺(tái)，啟動(dòng)關(guān)聯(lián)往來(lái)科目的憑證協(xié)同

往來(lái)協(xié)同是系統(tǒng)強(qiáng)制通過指定往來(lái)科目和內(nèi)部客商進(jìn)行協(xié)同賬務(wù)處理的功能，有助于日后關(guān)聯(lián)往來(lái)的核對(duì)。由于母子公司、各子公司之間在應(yīng)收應(yīng)付、預(yù)收預(yù)付、其他應(yīng)收其他應(yīng)付等關(guān)聯(lián)往來(lái)科目上核算不統(tǒng)一或者客商設(shè)置不規(guī)范，在編制合并報(bào)表時(shí)容易出現(xiàn)關(guān)聯(lián)往來(lái)無(wú)法全部抵消的現(xiàn)象。通過憑證協(xié)同功能可以實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)企業(yè)一方賬務(wù)處理后（比如應(yīng)收賬款-關(guān)聯(lián)企業(yè)往來(lái)），另外一方會(huì)根據(jù)協(xié)同關(guān)系自動(dòng)接收到一張半成品的憑證（應(yīng)付賬款-關(guān)聯(lián)企業(yè)往來(lái)），協(xié)同關(guān)系中的會(huì)計(jì)科目和分錄金額不允許修改，接收方可以確認(rèn)剩余的分錄科目和金額。同時(shí)明確協(xié)同由債權(quán)方發(fā)起，且如果對(duì)方單位不確認(rèn)協(xié)同，則協(xié)同發(fā)起方不允許結(jié)賬。這樣可以提高關(guān)聯(lián)往來(lái)核對(duì)的準(zhǔn)確性，提高工作效率。

（五）設(shè)置通用的財(cái)務(wù)報(bào)表格式，兼顧內(nèi)部管理報(bào)表的編制

集團(tuán)可以根據(jù)總賬模塊的設(shè)置，在科目統(tǒng)一編碼的基礎(chǔ)上，設(shè)制一套集團(tuán)內(nèi)通用的會(huì)計(jì)報(bào)表體系，分發(fā)到各單位統(tǒng)一使用。對(duì)于各單位內(nèi)部管理報(bào)表的編制，則可以由各單位根據(jù)內(nèi)部管理需要編制具體的管理報(bào)表。如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、管理費(fèi)用明細(xì)表等可以通用。收入明細(xì)表、職工薪酬統(tǒng)計(jì)表、工程項(xiàng)目支出表等可以通過自定義來(lái)設(shè)定。

（六）建立健全財(cái)務(wù)信息化管理辦法，確保財(cái)務(wù)軟件使用安全

財(cái)務(wù)信息化使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)置身于網(wǎng)絡(luò)中，財(cái)務(wù)信息存在著安全風(fēng)險(xiǎn)，很難保證各種數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性和完整性，因此要建立財(cái)務(wù)信息化管理辦法，規(guī)定權(quán)限和操作規(guī)程。如嚴(yán)格界定上機(jī)操作權(quán)限。規(guī)定操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作內(nèi)容和使用權(quán)限，同時(shí)對(duì)操作密碼嚴(yán)格管理、定期更換，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件；對(duì)操作人員的操作流程進(jìn)行明確。在使用計(jì)算機(jī)時(shí)，嚴(yán)格按照有關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行，記錄上機(jī)操作日志并及時(shí)備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

四、財(cái)務(wù)信息化的具體作用

財(cái)務(wù)軟件的實(shí)施，對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作提出了新的要求，反過來(lái)也促進(jìn)了會(huì)計(jì)核算水平的提升和財(cái)務(wù)管理工作職能的提升。改變了財(cái)務(wù)人員的賬務(wù)處理方式，提高了工作效率，相對(duì)于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算是一項(xiàng)巨大的變革。具體表現(xiàn)在：

（一）統(tǒng)一了核算平臺(tái)，促進(jìn)了會(huì)計(jì)核算手段的改變

會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)與發(fā)展對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算手段造成了巨大的沖擊，推動(dòng)了會(huì)計(jì)核算手段由手工記賬到電腦算賬的迅速轉(zhuǎn)變。財(cái)務(wù)軟件的實(shí)施，促使企業(yè)及所有下屬單位都實(shí)現(xiàn)了核算手段的轉(zhuǎn)換，徹底告別了手工記賬的局面。

（二）有利于強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制職能

財(cái)務(wù)軟件的實(shí)施將集團(tuán)及所有下屬單位納入到統(tǒng)一的管理平臺(tái)中來(lái)，使得集團(tuán)對(duì)各直屬單位的賬務(wù)處理等業(yè)務(wù)事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)監(jiān)督，有利于進(jìn)行事前、事中控制，防止各公司會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)出現(xiàn)重大偏差；通過網(wǎng)銀系統(tǒng)和資金集中管理，對(duì)集團(tuán)公司和直屬公司所有的資金使用統(tǒng)一管理，有利于對(duì)整個(gè)集團(tuán)的資金使用進(jìn)行合理調(diào)度，減少資金使用成本，有利于對(duì)大額及異常支出進(jìn)行跟蹤和控制，保證資金安全，有利于對(duì)資金支出做出準(zhǔn)確預(yù)測(cè)，最大限度地發(fā)揮資金的使用效率。

（三）促進(jìn)了會(huì)計(jì)核算工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高了會(huì)計(jì)核算的時(shí)效性

企業(yè)集團(tuán)充分利用財(cái)務(wù)軟件的標(biāo)準(zhǔn)化及控制功能，設(shè)定統(tǒng)一的參數(shù)和會(huì)計(jì)科目等核算規(guī)則，對(duì)具體的會(huì)計(jì)人員設(shè)置了不同功能模塊的操作權(quán)限，然后下發(fā)到各直屬公司，要求所有單位嚴(yán)格參照?qǐng)?zhí)行。通過設(shè)置統(tǒng)一的參數(shù)和規(guī)則，規(guī)范了會(huì)計(jì)核算工作，提高了會(huì)計(jì)的反饋與控制能力，避免手工操作帶來(lái)的人為因素的干擾，減少人為差錯(cuò)，有利于提高會(huì)計(jì)核算的精確度。同時(shí)減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的周期，提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。

（四）提高了企業(yè)會(huì)計(jì)現(xiàn)代化管理水平，促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展

通過會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，最大限度地運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)集中管理、決策分析等職能，為領(lǐng)導(dǎo)提供精確的數(shù)據(jù)和決策參考，為企業(yè)從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)化管理轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件?？梢哉f，通過實(shí)施財(cái)務(wù)軟件，極大的提高了企業(yè)會(huì)計(jì)現(xiàn)代化的管理水平，推動(dòng)了企業(yè)管理的現(xiàn)代化水平的提升。

（五）推動(dòng)了會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)技術(shù)、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新，促進(jìn)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)換，提高了會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

財(cái)務(wù)軟件的有效實(shí)施，使會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間和精力去進(jìn)行業(yè)務(wù)上的學(xué)習(xí)、創(chuàng)新和從事財(cái)務(wù)管理工作，因此進(jìn)一步推動(dòng)了會(huì)計(jì)人員技術(shù)、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新，借助財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行分析預(yù)測(cè)和考核控制，又促進(jìn)了會(huì)計(jì)職能由核算和監(jiān)督向分析、預(yù)測(cè)和決策等職能轉(zhuǎn)變，大大提高了會(huì)計(jì)人員刻苦鉆研、全身心地投入到企業(yè)管理中來(lái)的熱情，提升整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理。

五、結(jié)語(yǔ)

一個(gè)企業(yè)如果能夠充分利用財(cái)務(wù)軟件這一有效資源，將整個(gè)集團(tuán)財(cái)務(wù)納入到統(tǒng)一的管理平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)精細(xì)化管理，不僅可以有效提高財(cái)務(wù)工作的效率，而且提升了財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量。進(jìn)一步適應(yīng)了企業(yè)戰(zhàn)略決策對(duì)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)信息的需求，對(duì)于推進(jìn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮了重要的作用。