高校檔案館移動服務趨勢及策略研究

于莎莎

2016年8月，CNNIC（中國互聯(lián)網(wǎng)絡信息中心）發(fā)布了第38次中國互聯(lián)網(wǎng)絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告，公布的數(shù)據(jù)顯示截至2016年6月，我國網(wǎng)民規(guī)模達到7.10億，其中手機網(wǎng)民規(guī)模高達6.56億，使用手機上網(wǎng)的比例由2015年底的90.1%增加到92.5%，手機上網(wǎng)成為人們獲取信息的主要方式。

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，移動互聯(lián)網(wǎng)技術、移動智能終端設備以及個性化的用戶需求催生出移動服務方式。開展移動服務是高校檔案館順勢而為，對拓展服務功能，提高服務質量進行的有益探索。

一、高校檔案館移動服務的意義

高校檔案館移動服務面向高校各院系及管理部門、教職員工、在校生或畢業(yè)生等用戶，借助移動互聯(lián)網(wǎng)技術，以智能手機、平板電腦等移動終端為媒介，通過提供專業(yè)化、個性化的高校檔案信息服務，滿足用戶隨時隨地獲取利用高校檔案信息資源的需求，為用戶帶去更便捷的服務和更美好的體驗。

1.轉變服務方式，提升自身影響力。高校檔案館開展移動服務，能夠促進高校檔案館從傳統(tǒng)“以檔為本”的被動服務，逐漸向“以人為本”的主動服務轉變，使用戶不受時間、地點和人員的限制，隨時隨地獲取利用檔案信息資源，滿足用戶日益增強的利用需求，是高校檔案館服務意識的革新和服務功能的拓展。在開展移動服務的過程中，高校檔案館有效地展示了自己、宣傳了自己，使廣大用戶深入了解了高校檔案館的功能和作用，改善以往不被熟知的弱勢地位，提升了自身的社會影響力。

2.開發(fā)特色資源，發(fā)揮文化教育功能。與綜合檔案館和專門檔案館相比，高校檔案館的館藏資源具有自己的特色，學籍檔案為用人單位認證在校生或畢業(yè)生的學歷水平提供憑證；校史變遷檔案、名人校友手稿等檔案材料是高校開展文化教育的珍貴素材；高校教學管理或科研活動中產(chǎn)生的各種原始檔案信息，為學校各部門及師生員工開展教學科研活動提供參考。高校檔案館開展移動服務，有利于滿足不同層次用戶的需求；有利于深度開發(fā)高校特色檔案資源；有利于傳承校園歷史文化。

3.依法開放檔案信息資源，保障高校信息公開工作。高校檔案館開展移動服務，依法開放檔案信息資源，從根本上改變了高校檔案館的封閉性質，是高校檔案館發(fā)揮社會功能的前提；同時，高校檔案館作為高校日常管理、教學與科研活動中形成的重要歷史記錄的保管者，其大部分歸檔信息都被列入到《高等學校信息公開事項清單》的十類五十條目錄中，按照《中華人民共和國檔案法》和《高等學校信息公開辦法》等法律法規(guī)要求，加大高校檔案信息資源的開放力度，可以保證高校信息公開工作有序進行。

二、高校檔案館移動服務的現(xiàn)狀

目前，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，主要有微博、微信和APP等三種新媒體技術應用于移動服務中，高校檔案館多借助開通微博和微信開展移動服務。

1.高校檔案館微博服務情況。截至2015年12月31日，筆者以“大學檔案館”“學院檔案館”“微博”為關鍵詞對微博用戶進行檢索，經(jīng)人工篩選，選取開通微博并通過認證的15所高校檔案館為樣本，從粉絲數(shù)、關注度、微博數(shù)、日均更新數(shù)及成立年度等幾方面進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計（見表一）。

從數(shù)據(jù)中可見，高校檔案館官方微博開通數(shù)量少、認證率低；擁有粉絲數(shù)少、被關注程度低；微博信息發(fā)布數(shù)量少、活躍度低，僅有華東師范大學檔案館能達到日均發(fā)布1條信息，但微博信息內容多為原創(chuàng)，特別是北京工商大學檔案館微博，設立了“名人檔案”“他山之石”“文化拾趣”及“校史上的今天”等多個原創(chuàng)欄目。

2.高校檔案館微信服務情況。同樣截至2015年12月31日，筆者以“大學檔案館”、“學院檔案館”為關鍵詞對微信公眾號進行檢索，經(jīng)人工篩選，共有36所高校檔案館開通微信公眾服務，其中26所高校檔案館完成了認證。本文以完成認證的26所高校檔案館微信公眾號為統(tǒng)計樣本，經(jīng)分析，高校檔案館開通微信公眾平臺的時間總體較晚，服務功能實現(xiàn)得尚不完善，其中4所高校檔案館微信公眾平臺的欄目尚在建設中；主動推送信息數(shù)量和頻率較低，只有2所高校檔案館能達到每周更新2-3次，日均推送信息3條以上，有12所高校檔案館推送信息總數(shù)少于10條，4所高校無推送消息；推送的信息內容單一，多以館室工作動態(tài)和業(yè)務指南為主；互動服務開展得不很理想，只有5所高校檔案館設置了在線預約、查詢和留言欄目。

三、高校檔案館移動服務存在的問題

1.基礎薄弱。與國內外圖書館和發(fā)達國家檔案館開展移動服務的情況相比，我國對檔案館特別是高校檔案館開展移動服務的理論研究和實踐探索都很薄弱。理論上缺少對移動服務安全保障體系、模式和移動服務平臺建設等方面的專門研究；實踐應用過程中，服務內容簡單、服務方式單一、溝通渠道不暢等，使高校檔案館移動服務收效甚微。

2.認識不足。多數(shù)高校管理者沒有預見到高校檔案館移動服務的優(yōu)越性，沒有對其發(fā)展給予足夠的重視和支持；高校檔案工作人員對開展移動服務的意識還很淡薄，沒有認識到移動服務對簡化工作程序、提高工作效率的有益之處，缺乏積極性和主動性；而高校檔案用戶由于不了解移動服務的使用方法和渠道，缺乏對移動服務的使用意識。這些因素都制約著高校檔案館移動服務的開展。

3.特色匱乏。高校檔案館開展移動服務是以高校數(shù)字檔案信息資源為基礎的，現(xiàn)階段，多數(shù)高校檔案館數(shù)字化工作尚停留在對館藏資源進行加工、整理、轉換的初級階段，對館藏數(shù)字化資源進行整合優(yōu)化的程度不深，缺少主題鮮明、內容豐富、形式多樣的特色檔案數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的個性化需求。

4.經(jīng)營不善。高校檔案館開展移動服務過程中，一方面忽視了與用戶進行互動交流，沒有及時對用戶的請求和反饋進行處理，未充分滿足用戶需求，造成用戶滿意度差；另一方面沒有充分發(fā)揮出微博、微信、APP等新媒體的技術優(yōu)勢，缺少專人管理維護，影響了移動服務效果。

四、高校檔案館移動服務發(fā)展策略

1.發(fā)揚“拿來主義”精神。國內外圖書館在移動服務的理論和技術研究上日益成熟，大批移動圖書館開發(fā)與使用，加速了圖書館移動服務的發(fā)展進程；在移動服務的理論研究和實踐探索上，發(fā)達國家檔案館也已先行一步。美國國家檔案館開發(fā)了一款手機APP——“歷史上的今天”（Todays Document），它將館藏資源與移動技術相結合，是檔案館開展移動服務的代表之作。他山之石，可以攻玉。高校檔案館應充分發(fā)揚“拿來主義”精神，借鑒能為我所用的理論成果和實踐經(jīng)驗，結合自身發(fā)展現(xiàn)狀，有選擇的“拿來”，融合貫通，促進發(fā)展。

2.轉變思想觀念。改進服務，意識先行。高校檔案館管理者和工作人員應緊跟信息化發(fā)展潮流，摒棄重藏輕用的服務思想，增強開展移動服務的意識，并充分重視微博、微信、APP等新媒體技術在移動服務中的優(yōu)勢和作用，保證基礎設施建設和專業(yè)人員配備；同時，還要加強與用戶的互動交流，通過調查問卷、在線留言等方式征集用戶意見，密切關注用戶提出的問題和要求，及時回應并跟進結果反饋。通過與用戶互動交流，分析用戶需求熱點，盡力滿足用戶的個性化需求，促進高校檔案館移動服務的開展和推廣。

3.精耕信息內容。高校檔案館要充分發(fā)揮館藏信息資源的優(yōu)勢，深度挖掘檔案信息內容，一是要開發(fā)特色專題，比如“校史上的今天”、“名人校友”、“大事記”等涉及高校歷史沿革、校園發(fā)展建設、校友等方面的內容；二是要針對用戶需求做好人事檔案、學生檔案、業(yè)績檔案等檔案管理知識的普及，增強用戶檔案意識；三是要發(fā)布工作動態(tài)，加強外界對高校檔案館工作的了解，提升高校檔案館的社會影響力；同時還要注重豐富信息形式，不局限于文字、圖片，要廣泛使用音頻、視頻，增強高校檔案館移動服務效果。

（作者單位：黑龍江工程學院）