辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作初探

曹 婧

中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行

辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作初探

曹 婧

中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，辦公公文的管理工作在社會(huì)發(fā)展中的作用也越來(lái)越至關(guān)重要。而文書(shū)檔案的收集與歸檔工作是公文處理工作的重要組成部分，它對(duì)公文處理的效果產(chǎn)生重大影響。因此，我們必須加強(qiáng)文書(shū)檔案的收集與歸檔工作，增強(qiáng)公文管理人員的管理意識(shí)，提升公文管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)而提高公文管理工作的效率。本文從辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性出發(fā)，分析當(dāng)前辦公室公文管理中主要出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出如何在規(guī)范的指導(dǎo)下優(yōu)化辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔管理。

文書(shū)檔案；收集歸檔；檔案管理

一、文書(shū)檔案的概述

文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在黨務(wù)、行政、經(jīng)營(yíng)管理事務(wù)活動(dòng)中形成的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分文檔的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、公告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

而在辦公室文檔管理工作中，并不是所有的文件都需要進(jìn)行歸檔，形成文書(shū)檔案，只有滿足辦理完畢，具有保存價(jià)值并經(jīng)過(guò)規(guī)范整理的文書(shū)才能歸檔成為文書(shū)檔案。辦理完畢是指文件的處理程序已經(jīng)完成，如發(fā)文在登記發(fā)出以后就算辦理完畢，收文在承辦結(jié)束后就算辦理完畢，正在辦理中的文書(shū)是不能進(jìn)行歸檔處理的。具有保存價(jià)值是指保存的文件應(yīng)該對(duì)本單位的各項(xiàng)作具有理論、參考和實(shí)踐價(jià)值，而那些對(duì)日后工作沒(méi)有考查和利用價(jià)值的文件，比如臨時(shí)性文件、事務(wù)性文件和與本單位無(wú)關(guān)的文件，按照規(guī)定不得歸檔保存，所以不能形成文書(shū)檔案。所謂經(jīng)過(guò)系統(tǒng)規(guī)范整理，是指歸檔文件只有按照規(guī)范立卷或按件整理編目后，才能形成檔案，而未經(jīng)過(guò)整理，雜亂無(wú)序的文件只能算是積存文件，不能算作文書(shū)檔案。

二、辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔

(一)辦公室文書(shū)檔案的收集

收集是歸檔整理的起點(diǎn)，沒(méi)有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能完整的反映立檔單位的歷史工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整。在單位，為了做到檔案收集完整、齊全，檔案室和管檔人員需要從文件形成階段就關(guān)注其完整性，并監(jiān)督文件辦理的全過(guò)程。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)該提出警示并建立健全有關(guān)制度，避免本單位相關(guān)人員在文件形成、傳遞、處理、歸檔過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞。

文書(shū)檔案的收集是指相關(guān)人員按照工規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門(mén)的征集方案，把分散在各機(jī)關(guān)、部門(mén)、個(gè)人手中的資料，集中到單位檔案管理單位進(jìn)行科學(xué)的管理。因此檔案收集是儲(chǔ)存檔案信息資源的重要途徑；是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的重要手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)；是決定檔案存在和發(fā)放的前提條件。收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件等。歸檔人員在歸檔時(shí)應(yīng)做到：豐富和優(yōu)化檔案內(nèi)容；加強(qiáng)檔案室外工作的調(diào)查、指導(dǎo)；確保入室檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；歸檔檔案應(yīng)當(dāng)齊全、完整。

(二)辦公室文書(shū)檔案的歸檔

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條之規(guī)定，“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有?！币虼耍瑢?duì)辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔，既是企業(yè)事業(yè)單位工作文書(shū)工作的重點(diǎn)，又是國(guó)家保證文件管理工作質(zhì)量的客觀要求。

文書(shū)檔案的歸檔，是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。文書(shū)檔案的歸檔工作應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值便于保管和利用。文書(shū)歸檔的要求：歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

文書(shū)檔案歸檔的操作流程。文書(shū)檔案歸檔在實(shí)踐中主要包括分類、裝訂、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)流程。分類，即工作人員在整理檔案前，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類。常見(jiàn)的分類方法主要有按年度分類法、按機(jī)構(gòu)分類法、按保管期限分類法等，這幾種分類方法在工作中有時(shí)會(huì)組合使用，以保證檔案類別清晰也便于查找。裝訂，即工作人員要對(duì)檔案進(jìn)行拆釘和修裱處理，而在維修破損檔案的過(guò)程中，應(yīng)盡量保持文件的原始面貌。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。排列，即工作人員在完成裝訂后，應(yīng)該在分類方案中的最低一級(jí)類目中，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件的先后次序。最常用的排列方法有時(shí)間順序法，這種方法不論是針對(duì)同一事物的發(fā)生順序，還是針對(duì)不同事物的發(fā)生順序均具有很強(qiáng)的操作性。編號(hào)，即工作人員要將每份歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明，這一環(huán)節(jié)主要是為后面的編目工作做準(zhǔn)備。歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐漸編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。編目，即編輯歸檔文件目錄。在工作中編目應(yīng)該以“件”為單位進(jìn)行，在歸檔文件目錄中只能對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。裝盒，即工作人員按照件號(hào)的先后順序?qū)n案裝入檔案盒，同時(shí)保證檔案盒的順序與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序一致，以便于檔案查找、使用。

三、結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案的收集與歸檔工作是辦公室工作的重要環(huán)節(jié)，在具體操作的過(guò)程中，工作人員必須要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待，對(duì)不合乎要求的文書(shū)檔案應(yīng)予以提出，對(duì)于文書(shū)中的缺項(xiàng)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊。這樣才能保證辦公室文書(shū)檔案的完整性，便于文件的儲(chǔ)存和查找，從而提高辦公的質(zhì)量效率。

[1]周家興.淺談辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013(23)：56-58.

[2]吳曉梅.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理研究[J].企業(yè)改革與管理，2016(5)：194.