大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的探究

王宗敏 李 瑩

國網(wǎng)湖北送變電工程有限公司

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的探究

王宗敏 李 瑩

國網(wǎng)湖北送變電工程有限公司

大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理行業(yè)像其他行業(yè)一樣，面臨著日益增加的海量數(shù)據(jù)所帶來的管理挑戰(zhàn)，如何對不斷增長的大數(shù)據(jù)進行有效的處理、加工、分析、利用和管理，顯得十分迫切而重要。檔案管理直接面對原始數(shù)據(jù)信息的記錄、收集、整理、儲存、檢索和再利用，每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和記錄信息較以往大幅度地急速攀升，因此在大數(shù)據(jù)時代下如何做好檔案管理工作就顯得非常重要。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；問題；研究

1、大數(shù)據(jù)時代

1.1 大數(shù)據(jù)來源與發(fā)展

大數(shù)據(jù)來源于ApacheOrg的開源項目Nutch，主要用于描述更新網(wǎng)絡所需的數(shù)據(jù)集合。1980年，在《第三次浪潮》中描述的大數(shù)據(jù)含義與現(xiàn)在意義相差很大。在2008年，Nature雜志系統(tǒng)地介紹了大數(shù)據(jù)的價值。同時Science雜志也從互聯(lián)網(wǎng)、經(jīng)濟等方面對大數(shù)據(jù)進行了深入分析來闡述大數(shù)據(jù)的重要作用。近年來，大數(shù)據(jù)的重要作用逐漸凸顯，美國更是提出“大數(shù)據(jù)研究計劃”，旨在通過科學化的利用大數(shù)據(jù)使各重要領域都能有進一步的突破。自此，各歐美國家和我國也開始加入對大數(shù)據(jù)研究的隊伍中。

1.2 大數(shù)據(jù)定義

大數(shù)據(jù)的概念比較抽象，各領域?qū)Υ说慕缍ㄒ矝]有達到一個共識，并沒有確切的定義。一般來說將涉及的大量資料大到無法通過軟件整理，在一定時間內(nèi)通過管理對經(jīng)營者有促進作用的訊息稱為大數(shù)據(jù)。

1.3 大數(shù)據(jù)類型

大數(shù)據(jù)類型多，根據(jù)特征可以主要分為三種：結構化、半結構化和非結構化數(shù)據(jù)。其中，通過表結構可以實現(xiàn)的數(shù)據(jù)稱為結構數(shù)據(jù)，不能實現(xiàn)的視為非結構數(shù)據(jù)，介于二者之間的稱為半結構數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)類型和過去的相比，非結構數(shù)據(jù)增多，處理也越來越麻煩。

2、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的應用

2.1 檔案大數(shù)據(jù)的云儲存

在大數(shù)據(jù)技術的支持下，可以實現(xiàn)對檔案的云儲存，這樣不僅可以保障檔案數(shù)據(jù)的完整性，還能為電子檔案的管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。在對檔案大數(shù)據(jù)進行云儲存的過程中，一定要做好信息化基礎設施的建設，切實提升信息數(shù)據(jù)的處理能力，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。為了實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲存，國家要與地方政府建立統(tǒng)一的云系統(tǒng)，這就需要地方政府將當?shù)氐臋n案管理中心通過互聯(lián)網(wǎng)與國家進行連接，對檔案數(shù)據(jù)進行有效的儲存和備份，避免檔案丟失的情況發(fā)生。

2.2 提升大數(shù)據(jù)檔案的檢索能力

大數(shù)據(jù)時代下，服務的質(zhì)量直接決定著檔案管理工作的開展能力，為了滿足用戶的需求，必須盡可能地減少信息數(shù)據(jù)檢索的時間，這就要求檔案管理部門必須提升自身的檢索服務能力。同時，技術人員還要通過對用戶信息的分析為其提供更加直觀的數(shù)據(jù)信息服務，對其檢索需要進行科學的預測，從而提升檔案檢索的準確性。

2.3 增強對用戶數(shù)據(jù)的分析能力

大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作開展的目的就是為了更好地滿足用戶的實際需要，因此，為了提升檔案管理的服務水平，必須對用戶的數(shù)據(jù)進行深入透徹的分析研究，制定與之相適應的檔案管理服務項目，促進檔案管理的工作的高速發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)不斷普及的當下，人們已經(jīng)習慣于通過互聯(lián)獲取信息，這就給檔案管理工作的開展帶來了巨大的挑戰(zhàn)，因此提升用戶的滿意度就成了當前階段檔案管理工作的發(fā)展核心。

3、電子檔案管理的思路探究

3.1 檔案化管理工作流程

首先要根據(jù)記錄的檔案信息，通過采用計算機、互聯(lián)網(wǎng)、掃描儀或硬盤等存儲設備進行搜集與匯總整理，然后將匯總好的電子文件存儲到計算機上，并將生成的檔案信息傳輸給檔案管理部門。檔案管理部門再根據(jù)電子信息將這些文件進行分類、編目等操作，然后根據(jù)編號有順序的存儲到計算機內(nèi)。值得注意的是，由于信息技術也存在一定程度的安全隱患，在進行檔案編輯與傳送的過程中，要防治病毒或黑客的入侵盜取，因此，要對重要或密級文件進行備份或者脫機存儲。

3.2 電子文件的整理條理化

一般情況下，在計算機上進行存儲主要是以日期順序進行區(qū)分的，但文件的日期不會隨著修改或備份而變化，因此在操作輸入排列時，要復制更新文件列表，對電子文件進行順序性的整理，這樣才能保障電子文件檔案化管理一目了然，快捷方便。

3.3 注意事項

在管理電子文件時，要注意對密級文件進行加密保護，在日常的操作中，以防黑客與病毒的入侵，防止重要文件被盜取、丟失或刪減，降低電子檔案化管理的風險性。因此檔案管理人員要牢牢樹立備份意識，依據(jù)電子文件的特殊與重視程度進行區(qū)別對待，以確保重要信息的安全與私密性。

3.4 監(jiān)測與維護

電子文件的主要存儲載體為網(wǎng)上云盤、U盤與硬盤，這些存儲介質(zhì)的屬性與材質(zhì)具有其特殊性，常常會受到環(huán)境的影響，因此檔案管理人員要定期對其進行檢查與維護，對缺少信息進行修補，對損壞的載體介質(zhì)進行更換，來保障信息存儲的安全性與長久性。做到及時發(fā)現(xiàn)，及時解決，根據(jù)實際的存儲需要，制定詳細嚴密的檔案管理技術條例，也確保管理工作的有序進行。

3.5 開發(fā)獨立檔案分析工具

大數(shù)據(jù)時代背景下，各行各業(yè)都在進行數(shù)據(jù)的電子化建設，這對諸多傳統(tǒng)行業(yè)來講是個不小的挑戰(zhàn)，如何沖破行業(yè)的限制進行數(shù)據(jù)管理呢？除了國家的指導幫助外，建立獨立的電子檔案儲存工具成為傳統(tǒng)行業(yè)改造升級的重要方式。這一工具具有強大的分析功能，需要資深的開發(fā)團隊進行，這就促成了傳統(tǒng)行業(yè)和新型行業(yè)的嫁接，這是時代的需求和趨勢。在建立合作的過程中，傳統(tǒng)行業(yè)應該多深入了解大數(shù)據(jù)的前景、作用以及顯示意義，肯定數(shù)據(jù)時代對行業(yè)發(fā)展起到的積極作用，而開發(fā)檔案管理工具的團隊，則應該深入了解傳統(tǒng)行業(yè)的特點，對數(shù)據(jù)管理工具進行“定制化”的建設，只有兩個方面相互了解和交融，才能達成最終的效果。

結束語：

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理的工作人員必須不斷提升自身的服務能力，才能實現(xiàn)檔案管理工作的高效開展，為我國檔案管理工作的高速發(fā)展作出應有的貢獻。

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