王宗敏 李 瑩
國網(wǎng)湖北送變電工程有限公司
大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式的探究
王宗敏 李 瑩
國網(wǎng)湖北送變電工程有限公司
大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理行業(yè)像其他行業(yè)一樣,面臨著日益增加的海量數(shù)據(jù)所帶來的管理挑戰(zhàn),如何對(duì)不斷增長的大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的處理、加工、分析、利用和管理,顯得十分迫切而重要。檔案管理直接面對(duì)原始數(shù)據(jù)信息的記錄、收集、整理、儲(chǔ)存、檢索和再利用,每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和記錄信息較以往大幅度地急速攀升,因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代下如何做好檔案管理工作就顯得非常重要。
大數(shù)據(jù);檔案管理;問題;研究
大數(shù)據(jù)來源于ApacheOrg的開源項(xiàng)目Nutch,主要用于描述更新網(wǎng)絡(luò)所需的數(shù)據(jù)集合。1980年,在《第三次浪潮》中描述的大數(shù)據(jù)含義與現(xiàn)在意義相差很大。在2008年,Nature雜志系統(tǒng)地介紹了大數(shù)據(jù)的價(jià)值。同時(shí)Science雜志也從互聯(lián)網(wǎng)、經(jīng)濟(jì)等方面對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行了深入分析來闡述大數(shù)據(jù)的重要作用。近年來,大數(shù)據(jù)的重要作用逐漸凸顯,美國更是提出“大數(shù)據(jù)研究計(jì)劃”,旨在通過科學(xué)化的利用大數(shù)據(jù)使各重要領(lǐng)域都能有進(jìn)一步的突破。自此,各歐美國家和我國也開始加入對(duì)大數(shù)據(jù)研究的隊(duì)伍中。
大數(shù)據(jù)的概念比較抽象,各領(lǐng)域?qū)Υ说慕缍ㄒ矝]有達(dá)到一個(gè)共識(shí),并沒有確切的定義。一般來說將涉及的大量資料大到無法通過軟件整理,在一定時(shí)間內(nèi)通過管理對(duì)經(jīng)營者有促進(jìn)作用的訊息稱為大數(shù)據(jù)。
大數(shù)據(jù)類型多,根據(jù)特征可以主要分為三種:結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。其中,通過表結(jié)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)稱為結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù),不能實(shí)現(xiàn)的視為非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù),介于二者之間的稱為半結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)類型和過去的相比,非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)增多,處理也越來越麻煩。
在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的云儲(chǔ)存,這樣不僅可以保障檔案數(shù)據(jù)的完整性,還能為電子檔案的管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。在對(duì)檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行云儲(chǔ)存的過程中,一定要做好信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),切實(shí)提升信息數(shù)據(jù)的處理能力,為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云儲(chǔ)存,國家要與地方政府建立統(tǒng)一的云系統(tǒng),這就需要地方政府將當(dāng)?shù)氐臋n案管理中心通過互聯(lián)網(wǎng)與國家進(jìn)行連接,對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的儲(chǔ)存和備份,避免檔案丟失的情況發(fā)生。
大數(shù)據(jù)時(shí)代下,服務(wù)的質(zhì)量直接決定著檔案管理工作的開展能力,為了滿足用戶的需求,必須盡可能地減少信息數(shù)據(jù)檢索的時(shí)間,這就要求檔案管理部門必須提升自身的檢索服務(wù)能力。同時(shí),技術(shù)人員還要通過對(duì)用戶信息的分析為其提供更加直觀的數(shù)據(jù)信息服務(wù),對(duì)其檢索需要進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè),從而提升檔案檢索的準(zhǔn)確性。
大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作開展的目的就是為了更好地滿足用戶的實(shí)際需要,因此,為了提升檔案管理的服務(wù)水平,必須對(duì)用戶的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入透徹的分析研究,制定與之相適應(yīng)的檔案管理服務(wù)項(xiàng)目,促進(jìn)檔案管理的工作的高速發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)不斷普及的當(dāng)下,人們已經(jīng)習(xí)慣于通過互聯(lián)獲取信息,這就給檔案管理工作的開展帶來了巨大的挑戰(zhàn),因此提升用戶的滿意度就成了當(dāng)前階段檔案管理工作的發(fā)展核心。
首先要根據(jù)記錄的檔案信息,通過采用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、掃描儀或硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行搜集與匯總整理,然后將匯總好的電子文件存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)上,并將生成的檔案信息傳輸給檔案管理部門。檔案管理部門再根據(jù)電子信息將這些文件進(jìn)行分類、編目等操作,然后根據(jù)編號(hào)有順序的存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)內(nèi)。值得注意的是,由于信息技術(shù)也存在一定程度的安全隱患,在進(jìn)行檔案編輯與傳送的過程中,要防治病毒或黑客的入侵盜取,因此,要對(duì)重要或密級(jí)文件進(jìn)行備份或者脫機(jī)存儲(chǔ)。
一般情況下,在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行存儲(chǔ)主要是以日期順序進(jìn)行區(qū)分的,但文件的日期不會(huì)隨著修改或備份而變化,因此在操作輸入排列時(shí),要復(fù)制更新文件列表,對(duì)電子文件進(jìn)行順序性的整理,這樣才能保障電子文件檔案化管理一目了然,快捷方便。
在管理電子文件時(shí),要注意對(duì)密級(jí)文件進(jìn)行加密保護(hù),在日常的操作中,以防黑客與病毒的入侵,防止重要文件被盜取、丟失或刪減,降低電子檔案化管理的風(fēng)險(xiǎn)性。因此檔案管理人員要牢牢樹立備份意識(shí),依據(jù)電子文件的特殊與重視程度進(jìn)行區(qū)別對(duì)待,以確保重要信息的安全與私密性。
電子文件的主要存儲(chǔ)載體為網(wǎng)上云盤、U盤與硬盤,這些存儲(chǔ)介質(zhì)的屬性與材質(zhì)具有其特殊性,常常會(huì)受到環(huán)境的影響,因此檔案管理人員要定期對(duì)其進(jìn)行檢查與維護(hù),對(duì)缺少信息進(jìn)行修補(bǔ),對(duì)損壞的載體介質(zhì)進(jìn)行更換,來保障信息存儲(chǔ)的安全性與長久性。做到及時(shí)發(fā)現(xiàn),及時(shí)解決,根據(jù)實(shí)際的存儲(chǔ)需要,制定詳細(xì)嚴(yán)密的檔案管理技術(shù)條例,也確保管理工作的有序進(jìn)行。
大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,各行各業(yè)都在進(jìn)行數(shù)據(jù)的電子化建設(shè),這對(duì)諸多傳統(tǒng)行業(yè)來講是個(gè)不小的挑戰(zhàn),如何沖破行業(yè)的限制進(jìn)行數(shù)據(jù)管理呢?除了國家的指導(dǎo)幫助外,建立獨(dú)立的電子檔案儲(chǔ)存工具成為傳統(tǒng)行業(yè)改造升級(jí)的重要方式。這一工具具有強(qiáng)大的分析功能,需要資深的開發(fā)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行,這就促成了傳統(tǒng)行業(yè)和新型行業(yè)的嫁接,這是時(shí)代的需求和趨勢(shì)。在建立合作的過程中,傳統(tǒng)行業(yè)應(yīng)該多深入了解大數(shù)據(jù)的前景、作用以及顯示意義,肯定數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)行業(yè)發(fā)展起到的積極作用,而開發(fā)檔案管理工具的團(tuán)隊(duì),則應(yīng)該深入了解傳統(tǒng)行業(yè)的特點(diǎn),對(duì)數(shù)據(jù)管理工具進(jìn)行“定制化”的建設(shè),只有兩個(gè)方面相互了解和交融,才能達(dá)成最終的效果。
綜上所述,大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案管理的工作人員必須不斷提升自身的服務(wù)能力,才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效開展,為我國檔案管理工作的高速發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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