淺談提高企業(yè)檔案管理歸檔率的措施方法

徐 燕 吳 婧

國網(wǎng)湖北送變電工程有限公司

淺談提高企業(yè)檔案管理歸檔率的措施方法

徐 燕 吳 婧

國網(wǎng)湖北送變電工程有限公司

企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來以備查閱的信息材料，是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展有著重要的作用。那么如何保持企業(yè)檔案的完整性與準(zhǔn)確性，就涉及檔案管理歸檔率的問題，本文試圖通過對企業(yè)檔案管理歸檔率存在問題以及解決的措施方法進(jìn)行分析，以期達(dá)到提高企業(yè)檔案管理水平的效果。

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1、企業(yè)檔案管理歸檔率中存在的問題

1.1 各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視

檔案意識也就是人們對檔案和檔案管理工作這一客觀事物的反映和認(rèn)識程度。一個(gè)企業(yè)檔案管理工作做得好與壞，與人們擁有的檔案意識有很大關(guān)系，它直接影響到檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。俗話說，萬事開頭難，檔案管理工作也面臨著這個(gè)問題。如果第一步的檔案收集工作做不好，就會直接影響到檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。事實(shí)上這第一道工序卻因?yàn)楦鱾€(gè)層級領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的淡薄，導(dǎo)致企業(yè)歸檔不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不完整。同時(shí)，我們還發(fā)現(xiàn)，各部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作也不夠重視。在我們的日常管理工作中就有一些領(lǐng)導(dǎo)對日后有查考價(jià)值的圖紙、資料，要么據(jù)為己有，要么隨意亂放，造成了資料的損壞和丟失。過后一旦出現(xiàn)了問題，就只得“現(xiàn)打鑼鼓，現(xiàn)開張”。這樣既浪費(fèi)時(shí)間、延誤工期，又對人力、物力、財(cái)力造成了浪費(fèi)。所以，各部門領(lǐng)導(dǎo)是否對檔案管理工作足夠重視，將直接關(guān)系到技術(shù)資料的形成、積累、整理和歸檔，決定著歸檔資料的質(zhì)量。

1.2 各類工程技術(shù)人員檔案意識不強(qiáng)，歸檔率效率低

我們企業(yè)的各類專業(yè)工程技術(shù)人員是企業(yè)科研、生產(chǎn)、建設(shè)的直接參與者，他們對每一階段的工程進(jìn)展以及所產(chǎn)生的文件資料都了如指掌。以我公司為例，把科技材料據(jù)為己有的人有；不愿把關(guān)鍵部分、核心資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔的人有；辦完一件事什么資料也不留下的人有；沒有把一些珍貴的資料作為形成檔案的內(nèi)容的人有。這些技術(shù)人員只顧眼前，不夠今后，更有私心者將檔案資料留作他用。這種現(xiàn)象的發(fā)生，也反映出我們的工程技術(shù)人員檔案意識不強(qiáng)，不能按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，影響到了企業(yè)檔案資料的歸檔率。

1.3 檔案管理工作人員的素質(zhì)有待加強(qiáng)

檔案管理人員的素質(zhì)問題也是影響到企業(yè)檔案管理歸檔工作的一個(gè)因素。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性都比較高的工作，對檔案管理人員的要求也是比較嚴(yán)格的，但是目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，加之領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，檔案知識的更新緩慢，人員的培訓(xùn)交流不夠，致使檔案管理工作人員知識遲滯，一定程度上已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求。在日常管理中他們也不能及時(shí)催促工程技術(shù)人員進(jìn)行資料歸檔，對歸檔回來的資料也缺乏系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力進(jìn)行分析歸納，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)停滯不前的局面。

2、提高企業(yè)檔案管理歸檔率措施方法

2.1 加強(qiáng)以法治檔，增強(qiáng)技術(shù)人員和各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

《中華人民共和國檔案法》的頒布實(shí)施為促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供了法律保證，也是新時(shí)期開展檔案工作的行為準(zhǔn)則。要做好檔案管理工作，就需要大力宣傳貫徹《檔案法》，在企業(yè)內(nèi)部開展不同層次的宣傳，讓人人學(xué)法、懂法、用法，尤其是要向各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宣傳，促進(jìn)他們學(xué)習(xí)，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的指導(dǎo)，真正把檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，制定一些規(guī)章制度，做到有法可依，有章可循，把檔案工作列入崗位責(zé)任制中，并作為主要項(xiàng)目進(jìn)行年終考核，對歸檔過程中一些技術(shù)人員不及時(shí)整理歸檔的情況進(jìn)行通報(bào)批評，對將企業(yè)核心機(jī)密資料占為己有的人員進(jìn)行依法處理，對資料歸檔工作中做得較好的同志進(jìn)行表揚(yáng)，切實(shí)提高檔案資料的歸檔率。其次還要定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，真正使領(lǐng)導(dǎo)們提高檔案意識，積極支持檔案管理部門進(jìn)行各種有益的改革創(chuàng)新，把企業(yè)的檔案管理工作做得更好。

2.2 加強(qiáng)檔案從業(yè)人員檔案知識繼續(xù)教育，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

新形勢下，新的任務(wù)要求檔案從業(yè)者不但要有較高的政治素質(zhì)，而且還必須有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。面對當(dāng)前檔案種類繁多，檔案管理載體多樣化，形成檔案的渠道也在發(fā)生著變化，就要求我們要不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識和相關(guān)學(xué)科知識。同時(shí)各部門領(lǐng)導(dǎo)也必須重視檔案管理從業(yè)人員的繼續(xù)教育工作，加大對他們的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，定期安排他們和同行業(yè)人員進(jìn)行交流，從中不斷汲取新的知識，學(xué)會新的技能，博采眾長。在接收技術(shù)人員歸檔材料時(shí)，要運(yùn)用自身所學(xué)的專業(yè)知識分析所歸檔的材料是否全面準(zhǔn)確，是否缺失損毀，把好檔案管理的入門關(guān)，提高歸檔材料的質(zhì)量。及時(shí)對完結(jié)的工程項(xiàng)目催要?dú)w檔材料，以免因時(shí)間過長資料丟失，切實(shí)負(fù)起檔案管理的責(zé)任。

2.3 強(qiáng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平

企業(yè)檔案管理要想提高歸檔率，單靠檔案部門唱獨(dú)角戲是不行的。它需要各部門的緊密配合，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，加強(qiáng)對他們的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，定期舉辦檔案知識培訓(xùn)班，對專職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)要密切同各部門檔案員、文書人員聯(lián)系，相互幫助相互配合，決不能采取坐、等、靠的收集方法，對他們要進(jìn)行材料收集、分類、歸檔等工作的指導(dǎo)，讓他們提供線索或者代為收集，保證檔案的歸檔率。

總而言之，企業(yè)運(yùn)行最關(guān)注經(jīng)濟(jì)效益，往往對檔案管理重視程度不夠高加上還有旗下眾多的分公司、項(xiàng)目部且分散在不同地點(diǎn)檔案種類繁多六員流動(dòng)性大檔案歸檔率常常不高進(jìn)而對企業(yè)的正常有序運(yùn)行帶來了負(fù)面影響。各類檔案的及時(shí)歸檔完整歸檔，既是規(guī)范檔案管理的要求池是提高經(jīng)營效率的必要保證，筆者就如何提高企業(yè)檔案管理歸檔率，結(jié)合實(shí)踐作初步的思考與探討。

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