文秘人員文書管理的技能探討

楊國(guó)麗

通化益信實(shí)業(yè)股份有限公司

文秘人員文書管理的技能探討

楊國(guó)麗

通化益信實(shí)業(yè)股份有限公司

文書檔案管理工作是單位進(jìn)行各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的依據(jù)，因此，做好文書檔案管理工作對(duì)于單位的建設(shè)與發(fā)展具有積極意義。就目前的情況來(lái)看，文書管理是一種學(xué)習(xí)和實(shí)踐綜合技術(shù)的過程，在實(shí)際管理中，其所涉及的每個(gè)環(huán)節(jié)都難以離開準(zhǔn)確、及時(shí)、安全的管理要求，因此在實(shí)際應(yīng)用過程中需要綜合運(yùn)用制度管理、細(xì)致管理以及人員管理等多項(xiàng)措施，從而能夠提高管理水平?；诖吮疚姆治隽宋拿厝藛T文書管理的技能。

文秘人員；文書管理；技能

1 、文秘人員具備文書管理的要求

由于我國(guó)的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制存在著一定的局限性，因此大多數(shù)的機(jī)關(guān)部門的文檔管理工作都是由文秘人員執(zhí)行的，但是文檔管理工作按照規(guī)定是屬于管理層的范疇，因此文秘人員進(jìn)行文檔管理時(shí)有著較高的要求，在進(jìn)行文檔管理時(shí)一定要充分體現(xiàn)實(shí)踐性、持久性和科學(xué)性。研究表明，我國(guó)的很多文秘人員在進(jìn)行文檔管理時(shí)還存在著許多問題，例如：信息統(tǒng)計(jì)和分析時(shí)的差錯(cuò)，材料收集和整理時(shí)的遺漏等等。這些都會(huì)給檔案管理造成嚴(yán)重的影響，因此，一個(gè)文秘工作人員應(yīng)該具備良好的工作意識(shí)，才能有效的提高文檔管理的效率，保證文檔管理的質(zhì)量。

2 、文秘人員文書管理的技能

文書管理是單位在各項(xiàng)工作中的真實(shí)記錄，涉及到許多方面，因此，文書管理的內(nèi)容豐富，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)其的研究非常有必要。

2.1 建立有效的管理制度和工作程序

為了改善文書檔案管理工作，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化，建立有效的管理制度與工作程序，并督促文書檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。管理制度與工作程序需要盡可能地細(xì)化，具有可操作性。文書檔案管理的工作人員需要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核，確保公文在正式印制前的審核簽發(fā)手續(xù)完整，在印制后還需要進(jìn)行二次復(fù)核，如果需要修改就需要按照程序復(fù)審，只有這樣建立有效的管理制度和工作程序，才可以確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 細(xì)致地整理文書資料

整理文書是比較細(xì)致的一種工作，各單位送來(lái)需要?dú)w檔的資料一般都不會(huì)低于幾十份，有些可達(dá)到幾百份，在歸檔之前一定要查檔案號(hào)，之后根據(jù)檔案號(hào)逐個(gè)將材料放入檔案袋，一個(gè)不小心，就很有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，如果要更正的話，就需要逐個(gè)清查全庫(kù)的檔案。所以說(shuō)，該項(xiàng)工作要做到盡可能不出錯(cuò)，在進(jìn)行歸檔的時(shí)候一定要堅(jiān)持細(xì)致這一理念。此外，還要做到檔案材料要當(dāng)日收、入檔。比如，對(duì)于一些所收集到的檔案材料中存在著粘連片、金屬物、長(zhǎng)短不齊以及寬度不一的紙張等情況的，應(yīng)該細(xì)致地將其剔除、裱糊或者是裁剪等。再比如，對(duì)于一些沒有得到規(guī)范整理的檔案，要逐一對(duì)其展開細(xì)致地整理，從而促使每一本檔案都變得整潔美觀、裝訂整齊、目錄清楚以及編排有序等。

2.3 綜合運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)

在進(jìn)行文書管理的過程中，需要具備一定的管理技能。運(yùn)用計(jì)算機(jī)和各種其他技術(shù)來(lái)管理文書，有利于提高整體的管理水平。在以本質(zhì)工作為立足點(diǎn)的前提下，可以一邊學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)一邊展開文書管理工作，對(duì)計(jì)算機(jī)處理技術(shù)進(jìn)行有效運(yùn)用，能夠保證文書得到更高層次的保護(hù)。依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)一些具有先進(jìn)性的管理理念，改革文書管理中一些不科學(xué)的做法，嚴(yán)格按照相關(guān)的程度及規(guī)定對(duì)文書進(jìn)行管理，認(rèn)真地對(duì)所有材料進(jìn)行鑒別和篩選，最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的文書管理。

2.4 加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代發(fā)展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

2.5 注重文書檔案基礎(chǔ)工作的強(qiáng)化

注重文書檔案基礎(chǔ)工作的強(qiáng)化，促進(jìn)企事業(yè)單位文書檔案科學(xué)信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過強(qiáng)化文書檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)現(xiàn)文書檔案管理目標(biāo)。從基礎(chǔ)工作入手促進(jìn)文書檔案管理人員文書檔案錄入、收集、整理、存檔等工作的開展，避免失誤、錯(cuò)誤等情況的發(fā)生，以此保障文書檔案管理質(zhì)量。

2.5 加強(qiáng)文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件作為檔案的基礎(chǔ)，其質(zhì)量與檔案的質(zhì)量直接關(guān)聯(lián)，而文書部門主要負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行處理，因此，其處理的規(guī)范性就決定了檔案的準(zhǔn)確性與完整性，這就要求文書工作與檔案工作要做好規(guī)范化的銜接。為加強(qiáng)文書工作與檔案工作的規(guī)范化銜接，文書工作人員需要具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，及時(shí)地將文書材料立卷歸檔，避免有文書材料散失在外，在處理文件時(shí)文書人員還需要充分考慮后期的檔案管理，盡可能地促使文書工作與檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)一體化。同時(shí)，文書人員還需要加強(qiáng)文件材料質(zhì)量的管控，確保文件的規(guī)范統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化，避免因文書工作的拖延而影響文書檔案管理工作。文書人員在收發(fā)文件時(shí)要及時(shí)登記，一旦發(fā)現(xiàn)有文件缺失就要立即查找，確保文件的完整性，這樣文書檔案管理才可以有序進(jìn)行。

2.6 注重協(xié)調(diào)管理

由于文檔管理工作經(jīng)常會(huì)與文秘工作出現(xiàn)問題交織的情況，這種現(xiàn)象有時(shí)會(huì)導(dǎo)致整個(gè)工作的正常進(jìn)行。因此，文秘人員不僅需要協(xié)調(diào)好文檔管理的工作，還應(yīng)該做好人事協(xié)調(diào)、部門協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)等方面的工作。

總之，文書管理這項(xiàng)管理措施不僅具有全面性而且具有系統(tǒng)性，加強(qiáng)文書管理工作，使文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能有效提高文書工作的利用率，為單位的決策提供依據(jù)，因此需要進(jìn)一步加強(qiáng)研究。

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