關(guān)于大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”問題的管理對策探討

肖永紅

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關(guān)于大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”問題的管理對策探討

肖永紅

(武漢紡織大學(xué) 檔案館，湖北 武漢 430073）

近年來，種種報(bào)道與數(shù)據(jù)顯示，在高校、各人才服務(wù)機(jī)構(gòu)遭遺棄的大學(xué)生檔案數(shù)量驚人，高校畢業(yè)生的檔案意識弱化現(xiàn)象嚴(yán)重，“棄檔族”呈逐年上升趨勢。導(dǎo)致大學(xué)生“棄檔”的原因是多方面的，其中社會檔案意識的弱化、大學(xué)生自身檔案意識的淡薄、高等學(xué)校檔案管理與教育的缺失等是最主要的原因。本文對此提出了相應(yīng)的管理對策：進(jìn)一步加強(qiáng)大學(xué)生檔案意識培養(yǎng)，從源頭把握好畢業(yè)生檔案交寄工作，要求學(xué)生及時(shí)查核檔案轉(zhuǎn)遞去向及接收情況等。

大學(xué)生；棄檔；檔案意識；對策

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是大學(xué)生人生重要經(jīng)歷的原始記錄，是畢業(yè)生就業(yè)及其今后晉職、發(fā)展、維護(hù)個人合法權(quán)益的重要依據(jù)，直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益。近年來，根據(jù)每年畢業(yè)生“棄檔”的種種報(bào)道及在大學(xué)生中開展的相關(guān)問卷調(diào)查，大學(xué)生的檔案意識呈現(xiàn)普遍弱化的趨勢。大學(xué)生是推動時(shí)代進(jìn)步的精英，是國家十分寶貴的人才資源，他們檔案意識的弱化對整個社會檔案意識的影響不容小覷，應(yīng)引起教育主管部門、高等學(xué)校的廣泛關(guān)注。

一、“檔案無用論”在大學(xué)畢業(yè)生當(dāng)中非常普遍，“棄檔族”有逐年上升的趨勢

所謂“棄檔”，指大學(xué)畢業(yè)生因?qū)n案的重要性認(rèn)識不足，長時(shí)間對自己的檔案棄之不顧，隨便將之遺棄在學(xué)校、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)等地。近年來，由于畢業(yè)生缺乏對檔案重要性的認(rèn)識，各高校、各人才服務(wù)機(jī)構(gòu)遭遺棄的大學(xué)生檔案數(shù)量非常驚人。據(jù)“應(yīng)屆畢業(yè)生網(wǎng)”2017年6月19日報(bào)道，武漢地區(qū)高?；蛉瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)超期空掛戶口、檔案的大學(xué)畢業(yè)生累計(jì)超過10萬；“新疆人才網(wǎng)”2016年5月14日報(bào)道，新疆人才中心萬份檔案無人問，“棄檔族”多為畢業(yè)生；蘇州日報(bào)2014年8月14日報(bào)道，目前該市各人才機(jī)構(gòu)庫中被遺棄的檔案超過15萬份，且有逐年增加的趨勢：2011年該市各人才機(jī)構(gòu)共有“棄檔”120184份，2014年5月，“棄檔”上升至15.77萬份。據(jù)中國新聞網(wǎng)2015年4月24日報(bào)道，河北8萬份大學(xué)生檔案3年無人問津，處于休眠狀態(tài)，這其中大部分為大學(xué)生檔案。

同樣，近年來，我校因各種原因滯留學(xué)校的畢業(yè)生檔案越來越多，僅2011-2016年留存檔案已達(dá)2390余份。再加上與原湖北對外貿(mào)易學(xué)校、原湖北財(cái)經(jīng)高等?？茖W(xué)校合并的歷史原因，很多檔案滯留成因復(fù)雜，滯留時(shí)間太長，如原湖北財(cái)經(jīng)高等專科學(xué)校移交過來的留存檔案基本都是已在學(xué)?！八恕笔畮锥暌陨系?。

“棄檔”會給畢業(yè)生日后的學(xué)習(xí)生活造成不必要的麻煩和損失。長期失聯(lián)的檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映存檔人員的基本情況和經(jīng)歷，無法為檔案的利用提供有效的依據(jù)。比如取得新的學(xué)歷、勞動合同或其他材料沒有及時(shí)歸入人事檔案，在畢業(yè)后辦理轉(zhuǎn)正定級、工齡計(jì)算、職稱評聘、安家落戶、社保辦理、工作調(diào)動、考研深造、出國留學(xué)等需要依據(jù)檔案出具相關(guān)證明的時(shí)候，就會面臨著諸多困難，“棄檔”問題應(yīng)該引起全社會尤其是高等學(xué)校的廣泛關(guān)注。

二、導(dǎo)致大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”的原因分析

導(dǎo)致大學(xué)生“棄檔”的原因是多方面的，其中社會檔案意識的弱化、大學(xué)生自身檔案意識的淡薄、高等學(xué)校檔案管理與教育的缺失等是最主要的原因。

（一）社會檔案意識的弱化

檔案意識是指人們對檔案及檔案工作的性質(zhì)、價(jià)值和作用的認(rèn)識和能動的動態(tài)反映。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，整個社會煥發(fā)出前所未有的活力，人才流動更加頻繁，但隨之而來的，便是社會檔案意識的進(jìn)一步弱化。

隨著國家招生就業(yè)制度和人事制度改革的逐步深化，大學(xué)生就業(yè)出路多樣化，如去私企、民企或出國、自主擇業(yè)等。非公有制單位成為吸納高校畢業(yè)生就業(yè)的主要渠道，但他們沒有人事檔案管理權(quán)，導(dǎo)致很多用人單位不便調(diào)閱學(xué)生檔案而放棄，許多民營、私營企業(yè)干脆只簽用勞動合同而不轉(zhuǎn)人事關(guān)系。同時(shí)，隨著各項(xiàng)人才流動政策的完善，很多小微企業(yè)為降低招聘及用人成本，逐漸忽視檔案的價(jià)值和作用，招聘人才更重“實(shí)”——實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和能力，對畢業(yè)生的檔案及戶口過問不多。在以個人能力為價(jià)值取向的現(xiàn)代社會，傳統(tǒng)的人事檔案作用趨于弱化，這是很多畢業(yè)生“棄檔”的主要原因。

用人單位對檔案的忽視，導(dǎo)致整個社會檔案意識的弱化，從而直接或間接地影響了高校畢業(yè)生對個人檔案重要性的認(rèn)識；同時(shí)隨著社會競爭的日漸激烈，學(xué)術(shù)造假、履歷造假、學(xué)歷造假等不道德的事件時(shí)有耳聞，學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性也受到挑戰(zhàn)，甚至有的高校職工為使畢業(yè)生就業(yè)順利，對個別學(xué)生檔案進(jìn)行粉飾篡改。雖然是個別現(xiàn)象，但其影響很壞，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案的公信力和參考價(jià)值下降。

另外，相對滯后的傳統(tǒng)戶籍制度、人事管理制度與社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展不相適應(yīng)，部分檔案代理機(jī)構(gòu)管理制度不夠健全，工作機(jī)制不靈活、不規(guī)范，信息化程度不高，檔案歸屬不明確，管理過程差別較大，也是造成部分畢業(yè)生“棄檔”的原因。

（二）大學(xué)生自身檔案意識淡薄

（1）大學(xué)生的檔案意識不到位

大部分學(xué)生因主觀上淡薄的檔案意識而忽視自身檔案，對檔案的構(gòu)成、重要意義和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不了解，缺乏基本的檔案處理素養(yǎng)和訓(xùn)練，在建檔、轉(zhuǎn)接等方面存在很多無意識的不規(guī)范現(xiàn)象；不了解學(xué)生檔案的重要性，不重視資料歸檔，致使部分重要資料丟失或損壞；畢業(yè)離校后，不少學(xué)生對檔案去向疏于問津。有的畢業(yè)生取走檔案后不按要求托管，把檔案丟在家中或隨身攜帶，造成學(xué)生檔案損壞或遺失，更有甚者畢業(yè)生或其家人私自將學(xué)生檔案拆開，從而導(dǎo)致檔案失真。

（2）大學(xué)生普遍缺乏系統(tǒng)的檔案意識教育

很多大學(xué)生對相關(guān)檔案法規(guī)制度不知道或不了解，很少有大學(xué)生系統(tǒng)接受過高校開展的檔案課程教育，大部分學(xué)生都不清楚高校學(xué)生檔案袋里面應(yīng)該裝些什么材料，受檔案“神秘”影響，很少有學(xué)生主動過問自己的檔案，造成部分學(xué)生檔案材料不齊全，在就業(yè)激烈競爭中失去優(yōu)勢。

（三）學(xué)校檔案管理與教育的缺失

大學(xué)生檔案知識的缺乏和檔案意識的低下與我們的學(xué)校教育和社會教育有著極大的關(guān)系，很多學(xué)校沒有充分認(rèn)識到培養(yǎng)大學(xué)生檔案意識的緊迫性和必要性，并未將大學(xué)生檔案意識培養(yǎng)工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，在相關(guān)檔案教育工作方面明顯滯后。目前高校對大學(xué)生的檔案意識教育，大多在學(xué)生畢業(yè)時(shí)由學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心對檔案的投遞和轉(zhuǎn)移進(jìn)行簡單指導(dǎo)，而對檔案的建檔、管理、利用、去向查詢教育卻非常缺乏。這與一些歐美發(fā)達(dá)國家在青少年中重視開展檔案知識教育的做法形成了強(qiáng)烈反差。我國的教育體系中，小學(xué)到中學(xué)基本上沒有檔案知識教育，大學(xué)里開設(shè)檔案課程的也屬鳳毛麟角。教育的缺失是當(dāng)代大學(xué)生檔案意識普遍低下的主要原因。

三、針對大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)狀的管理對策

（一）創(chuàng)新管理模式，強(qiáng)化大學(xué)生檔案意識培養(yǎng)

培養(yǎng)學(xué)生檔案意識是大學(xué)生素質(zhì)教育的重要內(nèi)容，高等學(xué)校要拓展工作思路，加大教育力度，努力拓展檔案的教育功能、激勵功能和調(diào)適功能，以激發(fā)大學(xué)生的潛能，讓大學(xué)生有計(jì)劃有目的地規(guī)劃和創(chuàng)造自己的人生。

（1）完善體制機(jī)制，加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理

制度創(chuàng)新是檔案管理工作贏得新的發(fā)展的前提。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《普通高等學(xué)校管理規(guī)定》，內(nèi)容較少涉及學(xué)生檔案管理。因此，一方面教育主管部門應(yīng)盡快制定高校學(xué)生檔案管理相關(guān)文件，使高校畢業(yè)生檔案管理有法可依；另一方面，高校也要制定和完善檔案安全保護(hù)、檔案館查閱、檔案保管、借閱檔案（文件）資料、檔案統(tǒng)計(jì)工作、檔案銷毀、檔案保密等相關(guān)規(guī)章制度，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，使各有關(guān)單位對文件、材料的形成、積累、收集、整理有章可循。

（2）加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化大學(xué)生檔案意識

大學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)，是一個循序漸進(jìn)的過程。高校學(xué)生檔案工作人員和學(xué)生工作者要對大學(xué)生加強(qiáng)引導(dǎo)、教育和宣傳。充分利用校園網(wǎng)、校報(bào)、廣播、相關(guān)QQ群等各種渠道普及大學(xué)生檔案基本知識，通過舉辦檔案法制講座、檔案知識競賽等多種形式，廣泛、深入地開展檔案知識宣傳教育，讓學(xué)生對檔案法律法規(guī)有一個初步了解，明確自己有積累和保護(hù)檔案的責(zé)任與義務(wù)，樹立主動歸檔的意識，規(guī)范填寫檔案材料，慎重對待自己的檔案，熟悉檔案傳遞方式與流程，妥善辦理檔案托管手續(xù)等等。

（3）加快數(shù)字化建設(shè)，打造互聯(lián)網(wǎng)+檔案工作新模式

高校要順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展大潮，拓展檔案工作職能，融合各方資源，對接學(xué)生需求，全力推行互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)工作新模式，實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化、即時(shí)化。建好檔案服務(wù)信息系統(tǒng)平臺，暢通互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息高速。讓大學(xué)生利用現(xiàn)代化信息技術(shù)方便、快速、準(zhǔn)確、全面地獲取檔案信息，提高檔案信息的利用水平。加強(qiáng)檔案館門戶網(wǎng)站建設(shè)，推廣公眾微信號，實(shí)時(shí)發(fā)布師生關(guān)心關(guān)注、與師生切身利益息息相關(guān)的政策規(guī)定、活動信息、服務(wù)方式，通過不懈的努力，真正使檔案工作就在師生工身邊，工作服務(wù)就在師生掌上。

（二）從源頭把握好當(dāng)年畢業(yè)生檔案交寄工作，預(yù)防“棄檔”族產(chǎn)生

（1）準(zhǔn)確填寫檔案轉(zhuǎn)遞地址，以防檔案遺失或退檔。

從2015年開始，畢業(yè)生檔案從機(jī)要渠道改走EMS郵寄。為做好畢業(yè)生檔案交寄工作，要求學(xué)生務(wù)必確定自己的檔案接收單位，準(zhǔn)確、完整地填寫檔案接收單位相關(guān)信息：檔案接收單位的全稱及具體部門名稱、詳細(xì)地址（所在省、市、區(qū)縣及街道門牌號）、聯(lián)系電話等。畢業(yè)生手機(jī)號也務(wù)必要登記并在半年之內(nèi)不要輕易更改。

（2）及時(shí)查核檔案轉(zhuǎn)遞去向及接收情況，以防檔案遺失或出現(xiàn)“死檔”等嚴(yán)重后果。

為保證檔案的順利派遣，檔案館首先要確保畢業(yè)生檔案能夠如期轉(zhuǎn)遞離校。畢業(yè)生檔案通過郵政EMS快件轉(zhuǎn)遞，自2016年起，高校、學(xué)生與家長均可通過微信平臺查詢通過郵政EMS寄遞的學(xué)生檔案實(shí)時(shí)狀態(tài)信息，同時(shí)微信將向?qū)W生定期推送檔案狀態(tài)查詢信息，方便學(xué)生查詢核實(shí)檔案轉(zhuǎn)遞去向和接收情況。查到檔案投遞去向后，要求學(xué)生在第一時(shí)間與檔案接收單位聯(lián)系并確認(rèn)是否收到檔案，以免出現(xiàn)“死檔”或檔案遺失等嚴(yán)重后果。如經(jīng)查詢檔案去向不明，或接收單位未收到檔案且查找無果，學(xué)生可及時(shí)與郵局和學(xué)校聯(lián)系，以免超過EMS有效查詢時(shí)間而無從查找。

另外，檔案館在7月份檔案郵寄后，在學(xué)校相關(guān)就業(yè)在線、學(xué)工之家、研究生教育交流群、檔案工作群等QQ群同步上傳當(dāng)年畢業(yè)生檔案交寄單，同時(shí)，畢業(yè)生檔案信息公布在學(xué)校檔案館網(wǎng)頁，未正常畢業(yè)或檔案暫留學(xué)校的學(xué)生，也可直接登陸學(xué)校檔案館網(wǎng)站查詢。

（3）明確就業(yè)通知書（俗稱“報(bào)到證”）的重要性，憑就業(yè)通知書確定檔案去向。

就業(yè)通知書是辦理檔案投遞、組織關(guān)系轉(zhuǎn)移和戶籍遷移等手續(xù)的重要憑證，是學(xué)生檔案的重要組成部分。就業(yè)通知書藍(lán)色一聯(lián)各學(xué)院務(wù)須發(fā)至學(xué)生本人，并告知學(xué)生妥善保管其原件或復(fù)印件，千萬不能遺失。檔案嚴(yán)格按照就業(yè)通知書抬頭所列單位寄送，只要是正常派遣的學(xué)生，憑手頭的就業(yè)通知書就能確定檔案去向。學(xué)生要切實(shí)對自己負(fù)責(zé)，不要糊里糊涂成了“棄檔”一族。

（三）主動出擊，妥善處理歷史遺留檔案問題

因種種原因，每年總有一些檔案在畢業(yè)生離校時(shí)不能正常寄走，而只能暫留學(xué)校。久而久之，滯留學(xué)校的檔案越來越多。這些被遺棄的檔案于學(xué)生本人是很不利的。為逐步解決這一問題，檔案館不能被動等待學(xué)生找上門來處理，而要化被動為主動，積極采取有效措施，力爭取得更好的效果：第一，對于當(dāng)年未正常畢業(yè)或檔案暫留學(xué)校的學(xué)生，充分利用學(xué)校檔案館網(wǎng)站、各種可能的媒體和平臺，公布信息，及時(shí)處理，盡量減少新“棄檔”的產(chǎn)生；第二，大量歷年遺留下來的“棄檔”，將學(xué)生名單及其留存原因進(jìn)行大匯總，逐年排查，逐步摸底，做到心中有數(shù)，有序進(jìn)行。采取逆推法，從最近一屆開始，逐年往前清理。并對這些學(xué)生信息予以公布，同時(shí)與學(xué)院緊密聯(lián)系，加強(qiáng)宣傳，形成合力，逐步解決“棄檔”問題。

[1] 李清．高校畢業(yè)生就業(yè)中的學(xué)生檔案工作[J]．檔案，2006，（4）．

[2] 謝寶琴．關(guān)注大學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)[J]．蘭臺世界，2007，（3）．

[3] 馮偉芳．淺談高校畢業(yè)生檔案意識教育[J]．黑龍江史志，2008，（11）．

[4] 周芳莉．高校學(xué)生檔案管理的問題與對策[J]．成都大學(xué)學(xué)報(bào)（社科版），2005，（5）．

[5] 趙春艷．檔案流動之殤[N]．民主與法制時(shí)報(bào)，2013-11-04．

[6] 劉衛(wèi)智．對高校畢業(yè)生檔案意識弱化的現(xiàn)狀分析及思考[J]．出國與就業(yè)(就業(yè)版)，2011，(15).

[7] 吳登國．高校畢業(yè)生檔案意識弱化的原因及對策[J]．教育與職業(yè)，2009，(09)．

[8] 馬潔，佟丞，劉衛(wèi)智．高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策研究[J]．石家莊學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，(02).

[9] 王喜鳳．大學(xué)生檔案意識探析[J]．辦公室業(yè)務(wù)，2011，(09).

[10]張巖．提高高校學(xué)生檔案管理水平的理性思考[J]．蘭臺世界，2013，(S1)．

[11]任漢中．論當(dāng)代大學(xué)生的檔案意識[J]．湖北大學(xué)成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，(06)．

[12]謝鵬．高校群體檔案意識探析[J]．蘭臺世界，2014，(08).

[13]張志成．畢業(yè)生戶口檔案“空掛”需重視[N]．中國教育報(bào)，2011-4-7(002).

[14]賈穎華．關(guān)于高校學(xué)生檔案滯留問題的探討[J]．蘭臺世界，2011，(12)．

On the Management and Countermeasures for the Abandon of College Graduates' Archives

XIAO Yong-hong

（The Archives office, Wuhan Textile University, Wuhan Hubei 430073, China）

In recent years, various reports and data indicate that archives awareness of college graduates is so seriously weak that the number of the graduates who have abandoned their archives is increasing year by year, and surprisingly more and more archives are left to colleges and HR service centers. The causes may vary in many aspects, including the archives awareness weakening of the society as well as that of college students. Poor archives management and lack of education should be considered as the main reasons in higher learning institutions. The author puts forward some countermeasures, accordingly, we should strengthen college students' archives awareness education, control the graduates' archives delivery, and urge them to timely check archive transfer and reception.

college students; abandoned archives; archives awareness; countermeasures

G275

A

2095－414X(2017)05－0073－04

肖永紅（1970-），女，館員，研究方向：檔案管理與思想政治教育.