淺談山西省腫瘤醫(yī)院物資采購現(xiàn)狀與改進(jìn)措施

王鴻鵠，周惠琴，黃凱

(1.山西省腫瘤醫(yī)院，山西 太原 030013，2.山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院，山西 太原 030001)

?

淺談山西省腫瘤醫(yī)院物資采購現(xiàn)狀與改進(jìn)措施

王鴻鵠1，周惠琴1，黃凱2

(1.山西省腫瘤醫(yī)院，山西 太原 030013，2.山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院，山西 太原 030001)

近幾年，國家衛(wèi)計(jì)委對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)改革力度不斷加大，公立醫(yī)院改革不斷深入。無論在業(yè)務(wù)形式上還是經(jīng)營內(nèi)容上，醫(yī)院經(jīng)營都產(chǎn)生了很大的變化，隨之而來的是風(fēng)險(xiǎn)也逐步增大。目前，我國公立醫(yī)院的內(nèi)部控制現(xiàn)狀并不樂觀，內(nèi)部控制沒有充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。醫(yī)院后勤物資采購內(nèi)部控制制度的建設(shè)與完善得不到相應(yīng)的重視，也缺乏一個(gè)清晰的模式或標(biāo)準(zhǔn)可以參照。醫(yī)院物資供應(yīng)工作是一項(xiàng)繁雜而細(xì)致的工作，它直接或間接地參與醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)。物資供應(yīng)是否及時(shí)、數(shù)量是否充足、質(zhì)量是否合格、性能是否良好、資金占有量的大小都直接影響著醫(yī)院醫(yī)療、預(yù)防、教學(xué)、科研等工作。

1 物資采購存在的問題

1.1 物資采購未實(shí)現(xiàn)歸口管理

在后勤科室中，除基建科不直接采購物資外，其他科室均有直接采購物資的權(quán)利，總務(wù)科負(fù)責(zé)采購醫(yī)院零星工程維修物資；院容科負(fù)責(zé)采購花卉、樹木、洗衣設(shè)備等物資；動(dòng)力科負(fù)責(zé)采購水泵、電機(jī)、燃煤等動(dòng)力設(shè)備與燃料；物資科負(fù)責(zé)采購辦公用品、印刷品、衛(wèi)生用品、被服用品、低值易耗品、辦公家具、電器、水暖電力維修材料等物資。在這些采購部門中，除物資科有物資申購、采購、驗(yàn)收、入庫、出庫制度外，其他各科室采購制度均不完善。部分物資采購歸口管理不明確，不利于集中管理，內(nèi)部控制實(shí)施成本高、難度大。

1.2 編制計(jì)劃不準(zhǔn)確

庫房物資需求計(jì)劃全部由庫房保管員依據(jù)經(jīng)驗(yàn)靠主觀估計(jì)，這樣做經(jīng)常造成部分庫存物資擠壓而部分物資短缺。采購計(jì)劃只統(tǒng)計(jì)需采購物資數(shù)量，并沒有詳細(xì)規(guī)定貨物品牌與規(guī)格。由于現(xiàn)有物資管理信息系統(tǒng)功能簡單，并不支持月度、季度、年度單項(xiàng)物資用量統(tǒng)計(jì)功能，所以物資使用歷史數(shù)據(jù)并未得到利用，無法使用信息系統(tǒng)幫助庫房保管員提升計(jì)劃編制水平。

1.3 物資請(qǐng)購權(quán)限模糊

根據(jù)現(xiàn)有請(qǐng)購審批流程，常規(guī)物資由物資科統(tǒng)一編制采購計(jì)劃，非常規(guī)物資由使用科室書面申請(qǐng)。但目前并未明確規(guī)定哪些物資屬于常規(guī)物資，沒有明確的常規(guī)物資目錄，造成使用科室不知道自己申請(qǐng)的物資是否應(yīng)該寫書面申請(qǐng)報(bào)批。

1.4 預(yù)算控制不合理

醫(yī)院行政管理部門中設(shè)質(zhì)控室，該部門負(fù)責(zé)對(duì)后勤物資進(jìn)行費(fèi)用控制，目前質(zhì)控室只對(duì)文具衛(wèi)生用品庫房的支出費(fèi)用有費(fèi)用控制，對(duì)其余庫房均不設(shè)置費(fèi)用控制。文具衛(wèi)生用品庫2011年—2015年年均控制費(fèi)用額每年為1 306 738.65元，而文具衛(wèi)生用品庫2011年—2015年年均出庫發(fā)生額為726 326.13元，實(shí)際發(fā)生費(fèi)用占控制費(fèi)用的55.58%，可見控制費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確，沒有有效地起到控制作用。

1.5 供應(yīng)商選擇缺乏依據(jù)

公開招標(biāo)確定的只是入圍供應(yīng)商，并沒有確定唯一一家，采購?fù)回浳飼r(shí)，該貨物所處標(biāo)段會(huì)有三家供應(yīng)商入圍，如何在這三家供應(yīng)商之間做選擇并沒有具體的選擇辦法與考評(píng)依據(jù)。目前物資科關(guān)于購買的物資只簽訂框架性的采購協(xié)議，協(xié)議只包含招標(biāo)目錄內(nèi)物資的采購價(jià)格，對(duì)其他物資的價(jià)格、品牌、參數(shù)、規(guī)格并沒有詳細(xì)的規(guī)定，執(zhí)行過程沒有依據(jù)可循。目前經(jīng)過招標(biāo)確定的物資均有招標(biāo)價(jià)格，各個(gè)供應(yīng)商所供應(yīng)物資均不能超過該項(xiàng)物資的最終招標(biāo)價(jià)格，對(duì)于非標(biāo)段目錄中包含的物資則由采購員詢價(jià)后采購。然而目前詢價(jià)并沒有具體的實(shí)施方法，詢價(jià)過程也沒有記錄。物資價(jià)格缺乏跟蹤，無法掌握單項(xiàng)物資在一定時(shí)期的價(jià)格變動(dòng)情況，沒有建立物資采購價(jià)格數(shù)據(jù)庫。

1.6 對(duì)供應(yīng)商缺乏后續(xù)評(píng)價(jià)

招標(biāo)確定供應(yīng)商后，并沒有進(jìn)一步建立評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商提供的貨物與服務(wù)缺乏相應(yīng)的評(píng)價(jià)與記錄，對(duì)供應(yīng)商缺乏實(shí)時(shí)管理，沒有建立明確的考核評(píng)價(jià)體系，沒有建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫與考核系統(tǒng)，沒有對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)質(zhì)量進(jìn)行跟蹤管理。

1.7 內(nèi)部監(jiān)督缺失

審計(jì)科作為醫(yī)院內(nèi)部監(jiān)督的機(jī)構(gòu)，雖然對(duì)后勤采購活動(dòng)每年都會(huì)進(jìn)行審計(jì)，但是只對(duì)單筆采購額較大的采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，并且審計(jì)方式也只局限于事后審計(jì)，對(duì)于零星采購物資則更是監(jiān)督不到位。而醫(yī)院后勤物資的采購特點(diǎn)卻恰恰是零星、瑣碎、分散的，這種內(nèi)部監(jiān)督方式存在設(shè)計(jì)缺陷。醫(yī)院后勤相關(guān)采購部門為了規(guī)避審計(jì)的審查，往往采取化整為零的方式，小金額、高頻次逐步審批的方式進(jìn)行采購活動(dòng)，規(guī)避事前審計(jì)和付款環(huán)節(jié)的控制與審核。

2 物資采購改進(jìn)措施

2.1 設(shè)立集中采購機(jī)構(gòu)

醫(yī)院后勤由于其采購業(yè)務(wù)具有小而雜的特點(diǎn)，不易于內(nèi)部控制與監(jiān)督管理，內(nèi)部控制成本高于收益使得內(nèi)部控制缺失現(xiàn)象在醫(yī)院后勤物資采購中尤為嚴(yán)重，為此要解決這一問題，首先要從采購機(jī)構(gòu)設(shè)置上進(jìn)行改革，建立醫(yī)院后勤物資集中采購制度，實(shí)施物資采購歸口管理，增加物資科人員配備，由其負(fù)責(zé)醫(yī)院所有后勤物資的統(tǒng)一采購，實(shí)現(xiàn)物資采購招標(biāo)全覆蓋，這樣審計(jì)科可以及時(shí)參與，便于審查監(jiān)督。

2.2 依靠數(shù)據(jù)合理制訂計(jì)劃

使用先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)與大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，動(dòng)態(tài)分析歷史庫存數(shù)據(jù)，有針對(duì)性地對(duì)各項(xiàng)物資分門別類地進(jìn)行管理，使用多因素分析的方法，合理過濾季節(jié)性波動(dòng)與人為性波動(dòng)造成的庫存數(shù)據(jù)失真情況，將庫存編制計(jì)劃的精度細(xì)化到每個(gè)領(lǐng)用科室，減短信息傳輸?shù)逆湕l，降低“牛鞭效應(yīng)”所帶來的影響。

2.3 合理確定各崗位審批權(quán)限

對(duì)物資分門別類設(shè)定審批與采購權(quán)限，從單價(jià)、數(shù)量、金額、采購頻次、采購時(shí)間間隔、物資屬性等多維度設(shè)立綜合全面的權(quán)限分類，合理賦予不同崗位在不同環(huán)境的權(quán)限。既做到高效便捷，又不違反內(nèi)部控制原則，保證權(quán)責(zé)相當(dāng)，責(zé)任到人。

2.4 合理優(yōu)化預(yù)算控制

質(zhì)控室不僅應(yīng)該控制文具衛(wèi)生用品庫的費(fèi)用，還應(yīng)該將低值易耗品庫、被服庫都納入質(zhì)控費(fèi)用當(dāng)中去，根據(jù)以往各科室發(fā)生的費(fèi)用，參照當(dāng)前科室規(guī)模變動(dòng)情況，基于數(shù)據(jù)分析合理制訂控制費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)保證控制費(fèi)用真正控制了科室的不合理之處。

2.5 完善價(jià)格數(shù)據(jù)庫建設(shè)

建立采購價(jià)格數(shù)據(jù)庫，對(duì)任何一種物資，記錄供應(yīng)商的供貨價(jià)格，比較不同供應(yīng)商的供貨價(jià)格與服務(wù)質(zhì)量，對(duì)于物資價(jià)格的變動(dòng)要嚴(yán)格分析，分析采購價(jià)格變動(dòng)的原因，合理確定采購周期與采購數(shù)量，努力控制采購成本，定期撰寫分析報(bào)告。

2.6 建立供應(yīng)商考評(píng)與動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)體系

對(duì)不同供應(yīng)商建立檔案，對(duì)每次的采購活動(dòng)與質(zhì)量進(jìn)行記錄，采購人員與科室使用人員形成充分的信息反饋機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量與售前、售中、售后的服務(wù)質(zhì)量動(dòng)態(tài)評(píng)分與滾動(dòng)排名，并將考核結(jié)果作為日后采購選擇的依據(jù)之一。

2.7 加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督

審計(jì)科具備獨(dú)立審計(jì)的功能，對(duì)采購活動(dòng)的監(jiān)督要貫穿全程，對(duì)事前、事中、事后各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制監(jiān)督都要參與，將日常監(jiān)督與專項(xiàng)監(jiān)督相結(jié)合，負(fù)責(zé)采購流程內(nèi)部控制有效性的評(píng)估，通過不間斷的監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的缺陷，將醫(yī)院后勤采購工作內(nèi)部控制情況納入物資科績效考核。

2017-02-19

(本文編輯：王作利)

王鴻鵠(1970— )，男，山西省運(yùn)城市人，高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，主要從事醫(yī)院管理工作。