如何做好高校檔案利用服務(wù)工作

潘海燕

(烏魯木齊職業(yè)大學(xué)，烏魯木齊 830002)

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如何做好高校檔案利用服務(wù)工作

潘海燕

(烏魯木齊職業(yè)大學(xué)，烏魯木齊 830002)

針對(duì)高校檔案利用服務(wù)工作存在信息化程度不高、檔案利用率不高、工作人員素質(zhì)有待提升等問題，結(jié)合高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了做好高校檔案利用服務(wù)工作的具體措施:加強(qiáng)信息化建設(shè)、加強(qiáng)知識(shí)型檔案利用服務(wù)建設(shè)及加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。

高校檔案；利用服務(wù)；信息化；人員素質(zhì)

1 檔案利用服務(wù)工作的含義及作用

1.1 檔案利用服務(wù)工作的含義

檔案利用服務(wù)工作是檔案部門將本館(室)及其他單位所藏的檔案信息資源，通過一定的方式進(jìn)行開發(fā)并傳遞給利用者，為利用者提供服務(wù)，滿足社會(huì)需求的一項(xiàng)工作。其指導(dǎo)思想是以服務(wù)社會(huì)發(fā)展、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)科技、文化發(fā)展為宗旨，通過各種有效手段開發(fā)傳遞檔案信息，最大限度地滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需求，充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

1.2 檔案利用服務(wù)工作的作用

檔案管理的最終目的是開發(fā)利用，以最大限度地發(fā)揮檔案的作用。因此，檔案利用服務(wù)工作是檔案管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在整個(gè)檔案工作中占有極為重要的地位。主要表現(xiàn)為：第一，檔案利用服務(wù)工作將現(xiàn)存的檔案信息與有需求的各行各業(yè)產(chǎn)生信息交流、文獻(xiàn)提供、信息咨詢等交互，能夠體現(xiàn)檔案工作的職能特點(diǎn)與戰(zhàn)略方向。檔案利用程度如何、服務(wù)水平高低是衡量一個(gè)高校、組織的檔案服務(wù)業(yè)務(wù)的重要標(biāo)志。第二，檔案利用服務(wù)工作還能間接體現(xiàn)出社會(huì)各行業(yè)對(duì)于檔案的需求程度，對(duì)于檔案管理水平高低、文獻(xiàn)資料價(jià)值的高低衡量，起到一定的檢驗(yàn)作用，還能促進(jìn)檔案編撰和管理水平的提高。

綜上所述，檔案利用服務(wù)工作是檔案工作中與社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)最為直接接觸的環(huán)節(jié)，也是最富有活力的環(huán)節(jié)。做好檔案利用服務(wù)工作，能夠促進(jìn)整個(gè)檔案工作事業(yè)的發(fā)展和活力。

2 高校檔案利用服務(wù)工作中存在的問題

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是伴隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案利用者需求也在發(fā)生著明顯的變化，進(jìn)而對(duì)檔案利用服務(wù)工作提出了更高的要求。就目前高校檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀來看，還遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的利用需求，還存在著信息化程度不高、高校檔案利用率不高、工作人員素質(zhì)不高等比較典型的問題。

2.1 信息化程度不高影響實(shí)際需求

當(dāng)前電子文件數(shù)量的快速增長，使得實(shí)際需求從紙質(zhì)文件向電子載體為主的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變。實(shí)際結(jié)果就是電子數(shù)據(jù)的檔案比重快速上升，數(shù)據(jù)的易更改、安全性、易復(fù)制等特點(diǎn)，對(duì)高校檔案信息安全提出了很高的挑戰(zhàn)。然而，多數(shù)高?，F(xiàn)有的檔案利用服務(wù)方式還是沿用紙質(zhì)文檔的管理體系，即檔案的編撰還需要將電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔，大量的編撰、調(diào)閱、審批和管理還要依靠紙質(zhì)文件的審批和流轉(zhuǎn)，效率大大降低，也影響了需求者的服務(wù)體驗(yàn)。

信息化程度不高也與當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求對(duì)象實(shí)際結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了矛盾，高校檔案利用服務(wù)工作的主要對(duì)象是高學(xué)歷的知識(shí)型人才，與普通人員相比，他們更易于接受新觀念、新工具。在海量大數(shù)據(jù)面前，他們更希望能夠通過信息化工具去搜索、處理電子檔案數(shù)據(jù)。

2.2 高校檔案利用率不高

高校檔案內(nèi)容豐富，但檔案利用率不高。筆者從《中國教育年鑒》上調(diào)閱的數(shù)據(jù)顯示，我國教育部直屬高校的檔案館藏資源豐富、數(shù)量巨大，截至2016年年底，累計(jì)5 102 341卷。而且，隨著高校擴(kuò)招、規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下，高?；顒?dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目、工程、科研內(nèi)容等增加速度較快，2010—2016年，教育部直屬高校的館藏?cái)?shù)量每年以8.32%的速度遞增。然而，高校檔案管理部門對(duì)于檔案的利用方面，呈現(xiàn)出以藏為主、重藏輕用的特點(diǎn)。檔案利用的程度不高，其功能和資源沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。2016年，71所直屬高校的檔案開放數(shù)量只有1 632 221卷，占總館藏量的31.99%；利用檔案服務(wù)的人次為220 314人次，利用卷宗數(shù)為519 830卷，僅占總館藏量的4.31%?？梢哉f，高校檔案數(shù)量增長很快，然而實(shí)際需求并不高，檔案的利用價(jià)值和實(shí)際增長之間脫節(jié)明顯，沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。如何進(jìn)一步深挖檔案價(jià)值，充分發(fā)揮檔案利用服務(wù)的價(jià)值，是當(dāng)前高校檔案工作的重要方向。

2.3 高校檔案工作人員素質(zhì)有待提升

第一，檔案工作人員的管理觀念比較陳舊，在傳統(tǒng)的“重保管”、“輕利用”的觀念指導(dǎo)下，將檔案工作中的利用服務(wù)部分割裂開來，對(duì)于檔案管理缺乏必要的改進(jìn)和革新。如果檔案工作人員沒有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，將會(huì)嚴(yán)重阻礙高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。第二，部分高校檔案工作人員的能力結(jié)構(gòu)和素質(zhì)技能無法滿足信息化社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。信息化時(shí)代下的檔案管理人員必須熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，具備運(yùn)用以電子計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代電子設(shè)備，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息收集、處理、儲(chǔ)存、分析和利用的技能。但目前高校檔案管理人員群體中知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一，大多對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)有不同程度的了解和掌握，但大多數(shù)人對(duì)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)的掌握尚顯不足。

3 強(qiáng)化高校檔案利用服務(wù)工作的具體措施

3.1 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案利用服務(wù)工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，其涵蓋的內(nèi)容很豐富，包括了信息規(guī)范建設(shè)、信息管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面，其中信息規(guī)范化、信息系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前檔案利用服務(wù)工作需急迫解決的問題。第一，要不斷完善相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。要參照國家相關(guān)的文件、標(biāo)準(zhǔn)、政策與法規(guī)，制定電子文件歸檔保管、檔案資源數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。要加強(qiáng)檔案信息的安全管理，健全高校檔案數(shù)字資源的安保制度，高校檔案部門應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)加密技術(shù)、訪問權(quán)限設(shè)計(jì)、身份認(rèn)證規(guī)范、病毒防范技術(shù)等工作，通過標(biāo)準(zhǔn)化和法規(guī)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定。第二，要加大數(shù)字資源的編撰力度。從采集和接收環(huán)節(jié)，就應(yīng)當(dāng)重視電子檔案的建設(shè)。對(duì)于大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像介質(zhì)檔案資料，有條件分步驟地進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。對(duì)于經(jīng)常使用的、具有高價(jià)值的紙質(zhì)資源，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先數(shù)字化，以快速滿足用戶的檔案利用需要。另外，還應(yīng)當(dāng)重視數(shù)字資源著錄的規(guī)范性，便于后續(xù)的檔案搜索、利用。數(shù)字化加工的過程中，要遵循國家檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，有助于提升檔案檢索準(zhǔn)確率，方便利用者的查找。

3.2 加強(qiáng)知識(shí)型服務(wù)建設(shè)

現(xiàn)有的檔案利用服務(wù)水平不高，檔案資源沒有得到有效的利用。筆者建議應(yīng)當(dāng)對(duì)信息資源進(jìn)行加工、深層次開發(fā)，將高校自有的檔案資源進(jìn)行結(jié)構(gòu)化建設(shè)，提供主動(dòng)信息服務(wù)，為利用者提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。第一，參考咨詢服務(wù)的結(jié)構(gòu)化。對(duì)現(xiàn)有的檔案資源要逐步進(jìn)行分析提煉，找到檔案之間的相關(guān)性，針對(duì)性地為利用者提供專業(yè)、系統(tǒng)化的結(jié)構(gòu)知識(shí)，便于需求者的理解。第二，高校檔案利用服務(wù)部門要轉(zhuǎn)變工作觀念，主動(dòng)收集、分析利用者的需求，進(jìn)而針對(duì)性地對(duì)檔案資源進(jìn)行加工整理，并通過合理合適的方式傳遞給目標(biāo)用戶。改變過去利用者找信息的方式，實(shí)現(xiàn)信息主動(dòng)推送給有需要的利用者，提升檔案利用的效率，為利用者創(chuàng)造更多的價(jià)值和提供增值服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

培養(yǎng)人才、引進(jìn)人才，不斷優(yōu)化檔案職能部門的能力結(jié)構(gòu)，形成一支懂業(yè)務(wù)、高素質(zhì)的復(fù)合人才隊(duì)伍，是當(dāng)前人才隊(duì)伍建設(shè)的工作重點(diǎn)?？傮w而言，應(yīng)當(dāng)在管理、技術(shù)、服務(wù)、研究四個(gè)方面來重點(diǎn)培養(yǎng)相關(guān)人才，適應(yīng)高校檔案利用服務(wù)工作的需求。管理型人才指的是要重視培養(yǎng)以管理見長的工作人員；技術(shù)型人才指的是要有精通IT知識(shí)、業(yè)務(wù)流程、服務(wù)資源等方面的人才；服務(wù)型人才指的是應(yīng)當(dāng)要培養(yǎng)具備服務(wù)意識(shí)、更新服務(wù)觀念、有正確職業(yè)道德觀、有責(zé)任心的工作人員；研究型人才指的是要培養(yǎng)具有一定學(xué)術(shù)前瞻視野、較強(qiáng)研發(fā)能力、熟練掌握檔案學(xué)知識(shí)的骨干人才，使得他們既能適應(yīng)現(xiàn)有的工作要求，又能夠在檔案利用服務(wù)的學(xué)科研究和改革上提供一些前瞻的觀點(diǎn)和價(jià)值。

[1] 宋丹.基于數(shù)字環(huán)境下高校教學(xué)檔案利用服務(wù)研究[J].蘭臺(tái)世界，2016，(10)：48-49.

[2] 趙屹，汪艷.檔案利用服務(wù)的移動(dòng)化形式與泛在化趨勢(shì)[J].檔案與建設(shè)，2015，(10)：4-7.

[3] 譚偉貞.新媒體環(huán)境下的高校檔案利用服務(wù)創(chuàng)新[J].檔案時(shí)空，2016，(04)：12-13.

Discussion on how to make good use of university archives

PAN Hai-yan

(Urumqi Vocational University, Urumqi 830002, China)

Aiming at the problems of low informatization level, low usage rate and low staff quality in college archive utilization service, the specific measures on strengthening information construction, strengthening the construction of knowledge-based archive utilization service and strengthening talents cultivation were proposed combining with the current situation of college archive management.

University archives; Utilization service; Informatization; Personnel quality

2016-10-20

潘海燕(1971-)，女，本科，檔案館員。

G273

B

1674-8646(2017)01-0160-02