試析檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉變

魏雙躍

摘要：檔案管理是每個企業(yè)中不可缺少的結構，檔案管理的發(fā)展隨著社會、經(jīng)濟、科技的進步逐漸提升，尤其是檔案管理中檔案收集方式、保存方式、工作內(nèi)容、管理觀念、管理制度、人員素質(zhì)等各方面均以得到有效改善與提高。利用先進的科學技術，促使檔案管理越來越規(guī)范化、合理化，使得檔案管理在新時期下對企業(yè)發(fā)展有著重要的促進作用。

關鍵詞：檔案管理 工作內(nèi)容 管理模式 轉變

檔案管理工作是企業(yè)管理中的重要結構，檔案管理效率以及水平與企業(yè)發(fā)展息息相關，因此，加強檔案管理工作、改善傳統(tǒng)的檔案管理模式是企業(yè)當前重要的決策和任務。在新時期下，科學技術的研發(fā)與廣泛應用使我國的檔案管理工作內(nèi)容以及模式有了翻天動地的變化，利用現(xiàn)代技術的功能，可以有效地彌補傳統(tǒng)檔案管理中的不足，對于具體的工作內(nèi)容以及管理模式的體現(xiàn)，本文將會進行簡單介紹。

一、工作內(nèi)容的轉變

（一）檔案的收集

收集檔案是檔案管理工作中重要的工作環(huán)節(jié)，對檔案管理質(zhì)量影響也非常大。傳統(tǒng)的檔案管理，主要是以文字記錄方式為主，在記錄好活動、議案、個人信息等相關內(nèi)容后，在進行保存。大多數(shù)情況下管理員會在相關記錄人員對其記錄后再進行保管工作。由于檔案信息是一個需要長期保存的文件，在日復一日、年復一年的累積下數(shù)量越來越多。若是想從中翻找某些文件，則需要足夠的時間，對大量的文檔庫一一翻查，可以說翻查難度非常大。同時這種保存方式對文檔的安全性并沒有基本保障，一些檔案紙張的質(zhì)量會隨著時間的增長質(zhì)量下降，從發(fā)黃到變脆，最后就會出現(xiàn)破碎情況，這樣就會使文件內(nèi)容有模糊不清，甚至殘缺的現(xiàn)象。而在記錄過程中也會因為抄錄人員手寫速度的緣故，導致信息內(nèi)容不詳細，不能達到全程記錄效果。若是將重要部分內(nèi)容遺漏會導致嚴重的后果發(fā)生。

隨著社會、經(jīng)濟、科技不斷發(fā)展，我國目前的檔案管理方式已經(jīng)由原來的手動記錄方式轉變成電子檔案記錄方式，不僅提高的記錄速度，能夠將議案全過程清楚、真實的記錄下來，同時還能夠利用計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術等各種先進技術的應用，將議案信息進行整理與歸檔，并保存在計算機中。電子檔案具有良好的便攜性以及保存期不受時間限制等特點，這使檔案內(nèi)容的翻查方便性大大提高，也能夠有效的提高檔案存儲安全性、完整性。檔案收集工作就有了明顯的方便性轉變，同時也提高了檔案管理質(zhì)量。

（二）檔案的保存

有效的檔案保存方式是保證檔案安全的關鍵，目前，我國對檔案保存采用的是電子檔案保存方式。利用電子檔案可以有效的節(jié)約傳統(tǒng)檔案保存所需要的大面積庫房使用空間，而電子檔案只需要幾臺計算機容身的空間即可。傳統(tǒng)的檔案保存中會考慮到檔案容易受到鼠、蟲類對其嗑、咬、破壞等問題，而在使用電子檔案時就可以不需要考慮該類問題。同時，在使用電子檔案過程中，對查找所需信息資料的方便性大大提高，可以大量減少紙質(zhì)操作的時間與人力，節(jié)省檔案紙張費用、減少勞動力。

（三）工作新內(nèi)容

由于電子檔案主要是通過相關工作人員對計算機進行操控，而計算機中所涉及的系統(tǒng)眾多，因此，為了防止檔案信息丟失，需要對其保存在安全可靠的位置中，并加強備份。電子檔案管理中，管理要求非常嚴謹，不僅需要一定的規(guī)范性管理制度，可同時還對管理者提出更高要求，管理者的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技術一定要過硬。電子檔案所保存的數(shù)據(jù)需要具備真實、準確等特點，并做好整理、分析、歸檔、保存等工作。同時每次進行檔案管理時，都要做好備份準備，以防止計算機各種問題發(fā)生而導致檔案信息丟失。特別是對重要的信息更要加強重視，做好防火墻保護措施，提高檔案的安全性。同時對所制定的管理制度一定要嚴格遵守與執(zhí)行，確保按章辦事，按規(guī)操作。

二、檔案管理模式的轉變

電子檔案的管理內(nèi)容和管理手段發(fā)生了變化，那么整個管理工作模式也會發(fā)生轉變，主要包括管理觀念的改變和管理制度創(chuàng)新與優(yōu)化。

（一）優(yōu)化傳統(tǒng)管理思想

檔案管理中，首先要對信息資源進行全方位掌握，保證檔案資料的真實性與全面性，并能夠將這些有價值的信息資源合理歸納于保留。在保存的同時，要做好信息分類處理等工作，為日后查閱資料提供方面。尤其是對具有機密性的文件檔案更要做好安全保管工作，避免信息泄露、丟失等情況發(fā)生。要完全改變傳統(tǒng)的管理觀念，實現(xiàn)科學管理，保證信息安全，而信息化管理作為當前主要應用的管理模式，第一可以轉變管理思想，第二能夠提高工作效率，第三能夠提升服務效能。

（二）檔案資源管理制度升華

檔案信息作為企業(yè)發(fā)展過程中提供正確決策與創(chuàng)新生產(chǎn)、經(jīng)營形式的重要依據(jù)，檔案的安全關系著整個企業(yè)發(fā)展，因此加強檔案安全管理意義重大。傳統(tǒng)的信息存檔方式基本以紙質(zhì)為主，并且保存在固定庫房中，這使一些不法分子很容易對其盜取、毀滅，由此可見，利用傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)不能保證檔案的安全。而檔案管理信息化，是通過電子技術、網(wǎng)絡技術、計算機技術等先進技術的合成而形成一種具有高保密能力、高監(jiān)控能力的儲存方式，并且利用可備份功能與重要信息多份備份，預防信息丟失，滿足檔案儲存安全要求。

三、提高管理人員的素質(zhì)

作為檔案管理人員，一定要熟悉業(yè)務，并努力提高自身的業(yè)務水平，通過對相關專業(yè)知識的學習，掌握計算機和多媒體技術。在進行相關電子檔案管理的時候，通過不斷的更新自身的知識，實現(xiàn)對檔案管理水平的提升。對于相關的部門，也要注意多方面人才的引進，逐漸對檔案管理隊伍進行人才充實，最終實現(xiàn)整體管理人員素質(zhì)的全面提升，改變以往的管理人員僅僅只能進行管理的狀況。

四、結語

經(jīng)濟技術的不斷發(fā)展促使檔案管理工作的不斷改革和轉變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適合現(xiàn)在的電子檔案管理，只有通過不斷的改革創(chuàng)新，通過對檔案管理工作內(nèi)容和模式的不斷轉變，才能逐漸實現(xiàn)對新時代電子檔案管理的全面掌控。當然作為檔案管理人員，也需要不斷的提高自身的多方面素質(zhì)，根據(jù)時代的發(fā)展需求，不斷的學習相關的先進知識，最終實現(xiàn)自身管理能力和素質(zhì)的全面提升。對于電子檔案的保存，要做到保存的嚴密性，并確保檔案保存的長期性。

參考文獻：

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[2]薛小霞.試析檔案管理法治化進程中的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2013，（15）.

（作者單位：黑龍江省社會捐贈管理中心）