關(guān)于水利工程建設(shè)聲像檔案管理問題對(duì)策與思考

李芳

摘要：本文分析了水利工程建設(shè)中聲像檔案管理存在的問題，并就此提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：水利工程建設(shè) 聲像檔案管理 問題與對(duì)策

一、對(duì)水利工程建設(shè)聲像檔案管理問題分析

（一）認(rèn)識(shí)不到位，檔案意識(shí)弱。由于對(duì)聲像檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，實(shí)際工程建設(shè)中常不按要求取得聲像資料，例如對(duì)關(guān)鍵工藝、隱蔽部位本該提供完整的聲像檔案，但因?yàn)闆]有拍攝，或拍攝了但不完整，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的缺失使檔案價(jià)值大打折扣。檔案管理意識(shí)較差，聲像資料收集、整理失位，例如相片沒有底片，也沒有文字說明，日久即使拍攝人員自己也無(wú)法說清楚其中的內(nèi)容。還有部分珍貴聲像資料保存在個(gè)人手里不愿移交。

（二）管理不規(guī)范，歸檔不及時(shí)。聲像檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和協(xié)調(diào)，以大型活動(dòng)為例，攝錄的聲像在活動(dòng)結(jié)束后沒有及時(shí)歸檔，活動(dòng)散去聲像資料也各奔東西，使重要活動(dòng)的聲像檔案缺失。還有，聲像設(shè)備應(yīng)由專人使用，但因?yàn)楣芾聿簧?，設(shè)備沒有得到充分利用，或由個(gè)人保管，重要活動(dòng)需要攝錄時(shí)卻找不到設(shè)備。水利工程建設(shè)參建單位多，由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各單位各行其是，也嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。

（三）收集不順暢，檔案難利用。聲像資料的收集是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。一些部門出于自己方便使用的考慮，不愿意將本部門的聲像資料移交給檔案部門，使聲像資料分散保存在個(gè)別部門或個(gè)人手中，造成聲像檔案收集渠道不暢通，征集數(shù)量少，不完整，不系統(tǒng)，時(shí)間一長(zhǎng)這些資料也不知去向。檔案室聲像檔案資源匱乏，更遑論利用了。

（四）保管條件差，檔案損毀多。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案更嚴(yán)格，要求恒溫、隔振、防磁、避光、防火，但是很多聲像檔案室沒有配備防磁柜，又不具備恒溫條件，致使聲像檔案受損嚴(yán)重，尤其是早期保存的聲像資料更容易受到影響，例如相片褪色，底片粘連，磁帶失效，使聲像檔案逐步喪失其應(yīng)用價(jià)值。

二、加強(qiáng)水利工程建設(shè)聲像檔案管理的對(duì)策思考

（一）加強(qiáng)宣傳教育，突出聲像優(yōu)勢(shì)。水利工程建設(shè)檔案管理絕非僅是檔案部門內(nèi)部的事情，而是與所有參建單位都有關(guān)的大事，加強(qiáng)檔案管理工作，首先要從各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做起。因此，要擴(kuò)大宣傳教育的力度，將聲像檔案的優(yōu)勢(shì)通過多種宣傳形式展示出來(lái)，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)聲像檔案管理工作的大力支持，并引起廣大水利工程建設(shè)者的關(guān)注和重視，把聲像檔案管理看作水利工程建設(shè)重要組成部分。

（二）健全規(guī)章制度，強(qiáng)化歸檔意識(shí)。通過聲像檔案管理制度明確歸檔范圍、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、移交時(shí)限、歸檔程序等，例如在土石壩除險(xiǎn)加固項(xiàng)目中要讓攝錄人員清楚拍攝的部位，隱蔽工程覆蓋前后的記錄、質(zhì)量缺陷的處理方法等，拍攝要有遠(yuǎn)景、中景、近景和重要部位的細(xì)部特征。對(duì)于聲像資料的格式、像素尺寸大小和數(shù)量均應(yīng)明確規(guī)定。歸檔時(shí)間應(yīng)與實(shí)際工程進(jìn)度掛鉤，在移交的時(shí)間節(jié)點(diǎn)上要加強(qiáng)檢查督促。同時(shí)，細(xì)化各參建單位聲像檔案收集、整理、鑒定、歸檔的分工，狠抓責(zé)任落實(shí)。項(xiàng)目法人與其他參建單位在簽訂合同時(shí)應(yīng)明確立檔的責(zé)任，在合同驗(yàn)收、工程款支付等環(huán)節(jié)中規(guī)定聲像檔案管理的要求。

（三）注重技能培訓(xùn)，強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)。聲像檔案管理除了一般檔案管理的要求以外，還因?yàn)槁曄褓Y料的特殊性，必須進(jìn)行一定的專業(yè)培訓(xùn)，才能將現(xiàn)場(chǎng)稍縱即逝的景象記錄在聲像設(shè)備中，再轉(zhuǎn)入計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)中。聲像檔案管理的培訓(xùn)包括攝錄人員的培訓(xùn)和檔案人員的培訓(xùn)，對(duì)于前者可考慮加入檔案管理人員，這樣可以更加方便地開展聲像檔案的收集、整理和保管。檔案部門應(yīng)基于聲像檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行針對(duì)性的監(jiān)督。如各方面比較規(guī)范，應(yīng)加強(qiáng)鞏固提高和開發(fā)利用工作；如設(shè)備、人員完備而管理較弱，應(yīng)促其完善制度和加強(qiáng)管理；而對(duì)于各方面都比較薄弱，要限期整改，并加強(qiáng)監(jiān)督。

（四）疏通收集渠道，豐富收集形式。水利工程建設(shè)聲像檔案來(lái)源于項(xiàng)目法人、勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工等多個(gè)單位，要完整地收集聲像檔案，必須疏通收集渠道，并盡量采取多種形式收集。收集形式包括直接征集、重點(diǎn)收集、個(gè)人移交、廣泛征集等。當(dāng)攝錄人員有參與重要活動(dòng)時(shí)，可登門收集其屬于歸檔范圍的聲像檔案；對(duì)于形成聲像檔案密集的單位可進(jìn)行重點(diǎn)收集；攝錄人員可依聲像檔案管理的相關(guān)規(guī)定逐級(jí)移交至檔案室；對(duì)于散存的聲像檔案，可采取廣泛征集方式。無(wú)論采取哪種收集形式，要對(duì)收集的檔案進(jìn)行鑒別，并按價(jià)值大小進(jìn)行分級(jí)管理，這樣做的目的是優(yōu)化館藏，提高聲像檔案管理工作的效益。

（五）創(chuàng)新保管模式，促進(jìn)開發(fā)利用。檔案材料特殊，保管條件較其他載體嚴(yán)格，要求建立專門的聲像檔案庫(kù)房，溫度要求常年控制在14℃—24℃，相對(duì)濕度要保持在20%—50%，還要配備防磁的聲像柜等。這樣的條件需要較大投入，非一般參建單位所能承受，所以要?jiǎng)?chuàng)新保管模式，可由項(xiàng)目法人集中保管，其他參建單位收集后及時(shí)移交到項(xiàng)目法人專設(shè)的聲像檔案庫(kù)房?jī)?nèi)保存，如有條件項(xiàng)目法人可建立數(shù)字化聲像檔案室，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與其他參建單位共享聲像檔案資源，提高檔案的利用率。

總之，完善聲像檔案管理工作，才能可以更好地為水利工程建設(shè)服務(wù)。

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（作者單位：長(zhǎng)春職業(yè)技術(shù)學(xué)院）