高校后勤檔案管理與利用工作的實(shí)踐與探討

翁 佶

（上海電力學(xué)院檔案館 上海 200090）

高校后勤檔案管理與利用工作的實(shí)踐與探討

翁 佶

（上海電力學(xué)院檔案館 上海 200090）

高校后勤檔案內(nèi)容豐富，有廣義和狹義之分。如何科學(xué)管理和有效利用后勤檔案，對高校后勤行政部門效率提升以及高校后勤檔案工作發(fā)展都有著深遠(yuǎn)意義。本文以上海電力學(xué)院后勤檔案管理與利用的工作實(shí)踐為藍(lán)本，探討如何更好地提升高校后勤檔案的管理利用工作，使之更好地服務(wù)于高校主體工作。

高校后勤 檔案利用 上海電力學(xué)院 OA系統(tǒng)

Weng Ji
(Archives of Shanghai University of Electric Power,Shanghai 200090,China)

高校后勤社會化改革后，學(xué)?；貧w教學(xué)、科研、育人之本務(wù)，將后勤機(jī)構(gòu)、人員與學(xué)校分離，實(shí)施社會化管理、企業(yè)化運(yùn)作。后勤檔案類型多樣，可分為文件、行政文書類、技術(shù)類、設(shè)備類、房地產(chǎn)業(yè)務(wù)類、賬表類等類型[1]135。高校檔案實(shí)體分類法未實(shí)施前，筆者學(xué)校的財(cái)務(wù)類、設(shè)備類、校辦企業(yè)的產(chǎn)學(xué)研類、經(jīng)營類的檔案等都屬后勤類檔案，因此，高校后勤檔案有廣義和狹義之分。廣義的高校后勤檔案包含現(xiàn)行分類法中的基建檔案（JJ）、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案（CP）、設(shè)備類檔案（SB）等，其中產(chǎn)品生產(chǎn)檔案即校屬企業(yè)、物業(yè)和校辦產(chǎn)業(yè)經(jīng)營管理過程中形成的文件資料?；n案對于硬件發(fā)展建設(shè)中的高校而言，其利用率最高，物業(yè)工程維修查詢利用基建檔案的頻度也是最高的。狹義的高校后勤檔案僅指限于總務(wù)或后勤管理部門的文件資料。

一、高校后勤檔案的內(nèi)容和自身價(jià)值的挖掘

1.高校后勤檔案內(nèi)容的綜合性與多樣性。不同高校的后勤管理部門，管理模式和稱謂也會有所差異，有稱總務(wù)處，也有稱后勤管理中心或綜合管理處等。常見模式為總務(wù)或后勤管理集團(tuán)下轄的多個(gè)行政職能部門。狹義的后勤類檔案僅指高校后勤部門產(chǎn)生的文件，即依據(jù)國家教委《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，屬十大類中行政類別（XZ）一級類目下的二級類目中之細(xì)分。

以筆者就職的上海電力學(xué)院為例，后勤管理部門的機(jī)構(gòu)設(shè)置分別有綜合管理科、后勤保障科、能源信息管理中心和衛(wèi)生所。這些管理部門的工作中不斷產(chǎn)生各種文件，制度、計(jì)劃總結(jié)、國有資產(chǎn)、工程管理、產(chǎn)權(quán)文件、教工住房分配、貨幣化補(bǔ)貼、社會化管理的協(xié)議、合同等材料，這些都是我校后勤檔案歸檔范疇，檔案的類目代號編制參照上海大學(xué)標(biāo)準(zhǔn)編為XZ15。后勤檔案植根于各項(xiàng)具體的工作中，涉及很多行政部門和師生工作生活的方方面面。部分后勤檔案和學(xué)校人事檔案、黨群類檔案、會計(jì)類檔案形成交集，故高校后勤部門形成的檔案具有綜合性、多樣性等特點(diǎn)。

2.廣義上的高校后勤檔案較之于有形資產(chǎn)更是一筆無形文化財(cái)富。歷史存留的后勤基建類檔案是學(xué)校彌足珍貴的財(cái)富。高校建筑往往是高校歷史發(fā)展過程中具有代表性的文化財(cái)富。例如上海電力學(xué)院第一教學(xué)樓原為二戰(zhàn)時(shí)期日本商業(yè)學(xué)校主教學(xué)樓，系1932年日本陸軍大臣、關(guān)東軍總司令白川義則殞命之處。2015年獲批成為優(yōu)秀歷史建筑和愛國主義教育基地。當(dāng)年申報(bào)過程中，學(xué)校檔案館保存近半個(gè)世紀(jì)以上的該建筑后勤基建檔案均成為重要佐證材料。

校屬企業(yè)和校辦產(chǎn)業(yè)經(jīng)營管理過程中形成的檔案，是行業(yè)特色型院校其產(chǎn)學(xué)研應(yīng)用于社會、服務(wù)于社會的重要例證。高校檔案實(shí)體分類法實(shí)施前，校屬企業(yè)的產(chǎn)學(xué)研成果均屬后勤類檔案，上海電力學(xué)院90年代前，以“廠”字編目立卷的檔案中記載著各類產(chǎn)學(xué)研成果，校檔案館還保存有后勤產(chǎn)業(yè)部門收集的我校工程師發(fā)明研制的中國首臺全自動觸電保護(hù)器實(shí)物檔案，以及當(dāng)年校辦企業(yè)參與研發(fā)生產(chǎn)的各類電子科技領(lǐng)域具有領(lǐng)先意義的儀器設(shè)備檔案資料。高校后勤檔案可以說是間接體現(xiàn)著行業(yè)特色高校產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的發(fā)展史。

高校后勤社會化改革后，服務(wù)機(jī)構(gòu)的競爭性加強(qiáng)，各高校后勤普遍引進(jìn)社會優(yōu)質(zhì)資源為學(xué)校服務(wù)，降低了運(yùn)行成本、增強(qiáng)了實(shí)體的競爭和發(fā)展能力[2]107。依托后勤部門存儲的檔案文件、信息數(shù)據(jù)，選擇引進(jìn)最優(yōu)質(zhì)的社會資源服務(wù)于學(xué)校，對于高校后勤行政工作開展、經(jīng)濟(jì)管理活動都有著直接或間接的輔助支持作用。每一份文件制度、每一枚獎(jiǎng)狀照片、每一本證書對于后勤部門自身發(fā)展都是一筆無形財(cái)富。

3.后勤檔案凸顯情報(bào)、憑證價(jià)值特征。高校后勤檔案是高校后勤部門在自身職能活動過程中產(chǎn)生的有價(jià)值、有意義的各種形式載體的文件材料，其本身蘊(yùn)含著大量的信息數(shù)據(jù)。實(shí)踐表明，高校后勤檔案信息的有效、合理管理有利于指導(dǎo)高校中各項(xiàng)工作的順利開展，有利于提高高校中各項(xiàng)工作的工作質(zhì)量，有利于改善高校工作者的工作效率[3]141。在校園各個(gè)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、辦公、生活建筑的管理工作中，物業(yè)維修形成的資料都是后勤檔案中常見的文件資料，一旦遇到建筑管道、暖通、線路故障，這些資料便可閃現(xiàn)出價(jià)值，猶如暗夜大海中天際的燈塔，雖然數(shù)量上不及基建檔案，看起來價(jià)值和意義不大，但是一旦缺失，就如大海航行中失去航圖，待到用時(shí)方知其重要價(jià)值。

近年來上海電力學(xué)院在新校區(qū)建設(shè)中所形成的施工技術(shù)圖紙、前期審批文件、后期驗(yàn)收等文件材料具有一定的價(jià)值，它們所蘊(yùn)含的情報(bào)、憑證價(jià)值在今后很久一段時(shí)間都會發(fā)揮作用。此外，樓宇各種管道、線路重新規(guī)劃，需要施工圖紙進(jìn)行參考。若電路、管道等維修后新線路圖紙文件未及時(shí)歸檔，則會引起很多隱患。同時(shí)，高校后勤部門在工程中與各類公司簽訂的協(xié)議、租賃與承包協(xié)議、各項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目維修項(xiàng)目合同、勞動用人合同等都是高校維護(hù)自身利益的重要保障，因此，高校后勤檔案是凸顯情報(bào)價(jià)值與憑證價(jià)值的重要信息源，它與高校中其他類別檔案一樣，對高校科學(xué)管理、高效決策有著舉足輕重的作用。

二、高校后勤檔案利用和辦公OA系統(tǒng)銜接的實(shí)踐

高校行政OA系統(tǒng)的建設(shè)是當(dāng)前辦公信息化的代表舉措。將廣義類后勤檔案利用和OA系統(tǒng)銜接是筆者在檔案工作中一個(gè)新的實(shí)踐。上海電力學(xué)院實(shí)施OA系統(tǒng)處理日常行政事務(wù)多年，OA無紙化辦公管理系統(tǒng)優(yōu)勢也在國家推崇節(jié)能環(huán)保的大環(huán)境下顯現(xiàn)。作為高校內(nèi)部信息發(fā)布、交流的平臺，各類文件、公告、報(bào)告申請能及時(shí)公開和在指定范圍流通，達(dá)到多部門工作協(xié)同運(yùn)作，行政辦公流程實(shí)時(shí)跟蹤。

檔案的利用過程也是一個(gè)檔案利用個(gè)人或部門，向檔案館與檔案立卷部門申請、審核、批復(fù)、借閱的行政流程。作為一項(xiàng)程式化的工作，將檔案利用工作流程實(shí)行網(wǎng)絡(luò)平臺自動化。將后勤類檔案的利用服務(wù)直接掛接學(xué)校OA系統(tǒng)用戶，OA系統(tǒng)中立卷部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者對于利用者的身份和目的進(jìn)行權(quán)限審核。由于筆者學(xué)校有多個(gè)校區(qū)，部門間隔遠(yuǎn)，教職工上千，人員流動性大，從楊浦校區(qū)到浦東臨港校區(qū)將近一百公里，現(xiàn)實(shí)紙質(zhì)化檔案利用中找領(lǐng)導(dǎo)、等領(lǐng)導(dǎo)、簽字蓋章程序耗時(shí)耗力。通過OA系統(tǒng)辦理，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)化的領(lǐng)取表格，填寫表格，找立卷部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案館領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)的奔波。在OA系統(tǒng)中規(guī)范各流程環(huán)節(jié)，提高了檔案利用過程中多校區(qū)、多部門協(xié)同工作的效率。OA系統(tǒng)就如醫(yī)院網(wǎng)上預(yù)約就診系統(tǒng)一樣，方便了檔案利用者，節(jié)省了檔案利用者時(shí)間，從技術(shù)上杜絕了假冒簽字等違規(guī)現(xiàn)象。OA系統(tǒng)還能有效地對利用內(nèi)容和人員實(shí)施統(tǒng)計(jì)。

對于部分后勤檔案，諸如國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書、學(xué)校建筑施工圖紙等的利用，出于對檔案原件保護(hù)的原則，一般不外借，確需借出的話，嚴(yán)格按OA申請程序履行借閱登記手續(xù)，經(jīng)后勤檔案形成部門負(fù)責(zé)人和檔案館同意后，留存聯(lián)系信息、告知責(zé)任后，方可外借利用，并在規(guī)定時(shí)限內(nèi)催還。筆者學(xué)校近幾年校園改建投入加大，后勤部門對于基建類檔案利用率直線上升。后勤工作社會化后，維修改建工程都由社會機(jī)構(gòu)完成，校內(nèi)有涉密的教學(xué)科研場所，基建類檔案涉及學(xué)校教學(xué)科研安全和保密工作。由于外借是在OA系統(tǒng)上按流程經(jīng)立卷和檔案部門負(fù)責(zé)人審核，非本校人員或單位由于無系統(tǒng)用戶身份，故皆需經(jīng)具有本校系統(tǒng)用戶身份的后勤經(jīng)辦人員通過OA系統(tǒng)實(shí)施預(yù)約。在系統(tǒng)中完成審核流程，再由后勤申辦人員陪同，攜校園一卡通和身份證件即可前來辦理查詢或借閱，真正把檔案信息的保密安全責(zé)任以O(shè)A系統(tǒng)登記落實(shí)到校內(nèi)具體人員。

三、高校后勤檔案管理工作中若干問題及解決對策

隨著高校后勤改革工作的開展與深入，管理體制和用人方式也在悄無聲息地變化?，F(xiàn)在的用人方式有合同制、派遣制、臨時(shí)勞動人員等，流動性增大導(dǎo)致不具備檔案理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員步入檔案管理崗位，使得后勤檔案工作壓力隨之增大。筆者以基層檔案實(shí)踐工作的角度，列舉高校后勤檔案工作中存在的問題和解決對策如下。

1.檔案管理規(guī)章制度的完善。高校將后勤類檔案與教學(xué)、行政檔案一同納入高校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的同時(shí)，必須明確一名主管檔案工作的后勤管理部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行責(zé)任制管理，年底考核時(shí)將檔案工作開展?fàn)顩r與其考核掛鉤。筆者學(xué)校以上海大學(xué)檔案管理制度規(guī)章為藍(lán)本，編制了《上海電力學(xué)院檔案管理手冊》，兼職檔案員人手一本，檔案管理規(guī)范、制度、辦法在手冊中詳盡擬定，保管期限表與歸檔范圍、檔案管理辦法、鑒定辦法、整理辦法、保管辦法、銷毀規(guī)定等內(nèi)容一應(yīng)俱全。歸檔范圍和保管期限表是分類整理鑒定工作的神兵利器，將管理制度手冊化，讓后勤基層檔案工作的效率大大提升，后勤檔案工作效率提升的同時(shí)，也大大提升了高校后勤部門行政效率。因此，高校后勤檔案工作中制度健全、體制完善是后勤行政工作的加速器。

2.基層檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的強(qiáng)化。后勤檔案管理人員多屬兼職，基本上沒有經(jīng)過正規(guī)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且工作崗位不固定，調(diào)動頻繁，致使很多工作人員對檔案概念不清楚，對檔案業(yè)務(wù)不熟悉[4]110。目前我校后勤部門亦存在上述問題。后勤部門的檔案工作由辦公室行政人員兼職管理，兼職檔案人員流動性大，其對收集、整理、鑒定工作無法過多深入了解，造成對收集立卷工作的不熟悉。加上沒有集中管理檔案的意識，大多檔案都分散、遺落在各基層科室中，造成管理、利用工作的不便，容易造成重要檔案文件材料的遺散，那會造成不可估量的損失。

基層檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)乎檔案工作開展到什么高度的關(guān)鍵問題。故而對行政兼職檔案員工作職責(zé)的明確以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)必須引起后勤部門領(lǐng)導(dǎo)重視和納入檔案管理工作的日程中。檔案管理部門介入，每個(gè)學(xué)期給后勤兼職檔案員進(jìn)行理論、實(shí)踐培訓(xùn)，并納入其工作量，為后勤部門兼職檔案員提供必要的軟硬件設(shè)施。

3.檔案利用和宣傳的開展。檔案利用工作做得好壞是評價(jià)檔案工作開展優(yōu)劣的重要指標(biāo)之一。高校后勤部門檔案工作現(xiàn)狀大多重收藏、輕利用與宣傳，基本上就是將檔案放入庫房，后續(xù)工作可謂無從談起，所以應(yīng)充分利用好后勤檔案，不斷加強(qiáng)檔案利用工作的宣傳力度，了解檔案利用者的需求，正確引導(dǎo)使用者合理利用檔案資源[5]80。檔案部門可以挖掘后勤綜合管理、保障供應(yīng)、能源信息管理中心、衛(wèi)生等部門的檔案信息，針對師生群體，圍繞校園生活服務(wù)、校園平臺軟件做一些個(gè)性化的小冊子、宣傳板等，為師生提供一些關(guān)于校園軟硬件設(shè)施的資料，為學(xué)生提供校園中各種服務(wù)、風(fēng)景、特色、人文等的情報(bào)資料線索。因此，可以針對自身特點(diǎn)編制出有關(guān)學(xué)校后勤服務(wù)特色的各類年鑒、大事記等編研材料，學(xué)校建筑功能或歷史、餐飲、醫(yī)療、住宿、疾控等人文宣傳冊，讓新入職、入學(xué)的師生在了解自己學(xué)校的學(xué)科外，了解更豐富、多元的人文資訊，莫讓后勤檔案的檔案材料沉睡金匱。

高校后勤檔案是高校后勤部門在自身職能活動過程中產(chǎn)生的有價(jià)值、有意義的各種形式載體的文件材料。在一定程度上，高校后勤檔案記錄和反映著高校后勤部門的原始工作風(fēng)貌。做好高校后勤部門的檔案管理和利用工作，不僅對工作開展的效率有所幫助，也在不同程度上宣傳了各自學(xué)?；A(chǔ)服務(wù)設(shè)施、人文特色，更是對學(xué)校歷史的負(fù)責(zé)。因此，加強(qiáng)與提高高校后勤檔案管理和利用工作，具有非凡的意義。

[1]許雪雯.加強(qiáng)高校后勤檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黃山學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（1）.

[2]郜鄭平.關(guān)于高校后勤管理模式的探討[J].致富時(shí)代，2009（12）.

[3]路長蘭.高校后勤檔案管理存在的問題及對策[J].泰山學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（5）.

[4]周紅莉.加強(qiáng)高校后勤檔案管理工作的思考[J].鄖陽師范高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2012（10）.

[5]楊麗萍.如何做好高校后勤檔案管理工作[J].鄭州牧業(yè)工程高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2013（2）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.10

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2016-11-09