基于內(nèi)部控制的企業(yè)采購管理問題及對策分析

于偉娜

(哈爾濱電機(jī)廠有限責(zé)任公司，哈爾濱 150040)

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基于內(nèi)部控制的企業(yè)采購管理問題及對策分析

于偉娜

(哈爾濱電機(jī)廠有限責(zé)任公司，哈爾濱 150040)

對內(nèi)部控制的企業(yè)采購管理中存在的主要問題及其成因展開粗淺分析，提出完善企業(yè)采購內(nèi)部控制的重要性及具體對策，以期為促進(jìn)企業(yè)在激烈的市場競爭中長期穩(wěn)定的發(fā)展提供有益參考。

內(nèi)部控制；企業(yè)采購管理；問題；對策

基于內(nèi)部控制下的企業(yè)采購管理工作不僅直接影響企業(yè)的最終利潤，還會在不同層面上影響企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。為了確保企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展，必須針對內(nèi)部控制下的企業(yè)采購管理問題制定相應(yīng)的解決對策，以期不斷完善企業(yè)采購內(nèi)部控制體系，有效降低企業(yè)的采購成本，增強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1 完善企業(yè)采購內(nèi)部控制的重要性

1.1 完善的企業(yè)采購內(nèi)部控制能有效規(guī)避采購風(fēng)險

隨著經(jīng)濟(jì)市場的快速發(fā)展，企業(yè)所面臨的市場環(huán)境也越發(fā)復(fù)雜多變，因此，企業(yè)的采購活動也會面臨更多的風(fēng)險。而完善的企業(yè)采購內(nèi)部控制能夠有效的強(qiáng)化對企業(yè)采購活動中每一個環(huán)節(jié)的控制與監(jiān)督工作，能夠幫助企業(yè)最大限度的規(guī)避外部市場環(huán)境變化所帶來的采購風(fēng)險。

1.2 完善的企業(yè)采購內(nèi)部控制能夠有效防止采購腐敗問題

對任何企業(yè)而言，采購活動都是占用企業(yè)資金最大的業(yè)務(wù)活動，也是所有企業(yè)管理工作中最容易出現(xiàn)腐敗問題的環(huán)節(jié)，所以，采購管理始終是企業(yè)管理工作關(guān)注的重點。而完善的企業(yè)采購內(nèi)部控制恰恰能夠強(qiáng)化對企業(yè)各個采購環(huán)節(jié)的審批工作，使采購活動變得更加透明，最大限度地降低腐敗問題的出現(xiàn)。

1.3 完善的企業(yè)內(nèi)部控制能有效提高企業(yè)的采購效率

據(jù)不完全數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，可以清楚的看到采購成本能占企業(yè)總體運行成本的60%左右，因此，在很大程度上企業(yè)采購效率會影響整個企業(yè)的管理水平。而完善企業(yè)采購內(nèi)部控制能夠有效的規(guī)范企業(yè)的采購行為，保證企業(yè)物資供應(yīng)的及時性，大大的提高企業(yè)的采購效率，降低整個企業(yè)的運行成本，使企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)利益。

2 企業(yè)采購管理存在的問題及成因

2.1 企業(yè)采購管理存在的具體問題

第一，企業(yè)在采購上的預(yù)算超支問題十分嚴(yán)重?，F(xiàn)今，不少企業(yè)在采購過程中都會發(fā)生預(yù)算超支問題，且尤為嚴(yán)重。造成這一問題的關(guān)鍵主要是因為不少企業(yè)的生產(chǎn)部門往往都是依據(jù)材料的現(xiàn)有情況實施采購工作的，而一旦采購時的情況與原有情況產(chǎn)生差異，就會產(chǎn)生預(yù)算超支問題，在大量占用企業(yè)流動資金的同時，造成企業(yè)流動資金的嚴(yán)重短缺。尤其是采購材料如若具有時效性，下個季度又無法繼續(xù)使用，就會給企業(yè)造成巨大的浪費與損失，降低企業(yè)的實際利潤。第二，企業(yè)在采購人員的職責(zé)分工上不夠明確?，F(xiàn)如今，仍有不少企業(yè)的采購人員存在一人身兼數(shù)職的問題，且對重要的采購崗位任職條件并沒有制定明確的規(guī)定，也缺乏應(yīng)有的約束力，進(jìn)而給財務(wù)舞弊行為制造了便利條件，尤其是不少企業(yè)的采購部門現(xiàn)如今已經(jīng)與財務(wù)部門、儲存部門之間形成了牽制關(guān)系，日常的溝通交流十分欠缺，使得采購環(huán)節(jié)極易出現(xiàn)自收自支問題，整個采購管理工作十分混亂。第三，對采購供應(yīng)商缺乏有效的管理?，F(xiàn)如今，不少企業(yè)仍缺乏對采購供應(yīng)商的合理管理，以至于供應(yīng)商與采購人員為了各自的利益，而出現(xiàn)損害企業(yè)利益的行為。如，在采購環(huán)節(jié)中供應(yīng)商與采購人員擁有較為親密的關(guān)系，造成采購人員并不關(guān)注材料的質(zhì)量，造成了企業(yè)在一定范圍內(nèi)往往只使用某一供應(yīng)商的特定產(chǎn)品；在換購環(huán)節(jié)中供應(yīng)商與采購人員存在著經(jīng)濟(jì)往來，致使采購人員不顧企業(yè)的實際需求和企業(yè)的切身利益，而是根據(jù)自己所收受的好處選擇供應(yīng)商。對于其他參與競爭的供應(yīng)商則給予不合理、不真實的評價。這些行為嚴(yán)重抑制了企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 企業(yè)發(fā)生采購管理問題的具體成因

第一，企業(yè)在從事采購活動中缺乏完善的采購計劃，造成采購預(yù)算超標(biāo)。企業(yè)缺乏完善的采購計劃，即在實施采購活動之前，企業(yè)的生產(chǎn)部門、銷售部門并沒有做好總結(jié)工作，同時也沒有對現(xiàn)有市場的材料價格做好調(diào)查分析，也就無法做出完善的采購計劃，以至于在采購預(yù)算過程中敷衍了事。在這種未知的前提下盲目開展采購活動，造成企業(yè)所購材料各項指標(biāo)的不準(zhǔn)確性，不僅提高了企業(yè)的采購成本，也大大的降低了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。第二，企業(yè)在采購流程上缺乏有力的監(jiān)管工作。目前，仍有不少企業(yè)高層對內(nèi)部控制制度的構(gòu)建意識較為薄弱，并沒有給予監(jiān)督制度的制定以足夠的重視，造成了企業(yè)在整個采購流程中，往往缺乏必要的監(jiān)督、審批機(jī)制，以至于在不同的采購環(huán)節(jié)中都存在采購人員鉆空子的問題。特別是在采購過程中對于那些具有時效性的采購是否可以繼續(xù)使用，企業(yè)仍缺乏完善的評定條件。而對于那些廢棄材料的去向、記載以及審查管理工作又過于簡單，不夠透明，使得企業(yè)根本無從得到完整的真實消息，也就無法做到有力監(jiān)管。第三，缺乏完善的供應(yīng)商管理制度。目前，還有部分企業(yè)缺乏完善的供應(yīng)商管理制度，并且在供應(yīng)商材料質(zhì)量的考核制度上存在著較大的不足，無法對供應(yīng)商進(jìn)行全方位的綜合考量。尤其是在供應(yīng)商審批過程中，沒有對采購人員與供應(yīng)商二者之間的關(guān)系進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，嚴(yán)格把關(guān)，使采購活動失去了公允性。

3 完善企業(yè)采購管理內(nèi)部控制的具體對策

3.1 完善企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境

為了構(gòu)建一個良好的內(nèi)部控制環(huán)境，提高企業(yè)每一名員工的內(nèi)部控制意識，企業(yè)應(yīng)該經(jīng)常組織各種戶外活動、講座、宣傳活動，以此宣傳內(nèi)部控制的重要性，并且建立相應(yīng)的獎懲機(jī)制，設(shè)立專門的采購監(jiān)察小組，目的是為了更好的把控采購中的每一個環(huán)節(jié)，避免采購流程中存在漏洞，一旦發(fā)現(xiàn)嚴(yán)懲不貸。同時，企業(yè)還要進(jìn)一步加強(qiáng)對文化道德意識的建設(shè)工作，為企業(yè)員工營造一個較為和諧的工作環(huán)境，使企業(yè)員工做好自身的本職工作，最大限度的考慮到企業(yè)的自身利益。

3.2 做好崗位職責(zé)的分工

明確崗位職責(zé)分工是做好企業(yè)采購管理工作的重要基礎(chǔ)。為此，企業(yè)應(yīng)該建立嚴(yán)格的崗位管理機(jī)制，尤其是不可越級實施管理工作，也不可跨部門實施管理工作，不可一人身兼數(shù)職。特別是采購流程中的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人必須要加強(qiáng)相應(yīng)的管理工作，采取合理的獎懲機(jī)制，充分發(fā)揮出內(nèi)部牽制的最大作用，從而確保采購流程的合規(guī)性。此外，需要注意的是采購管理部門中的要職人員，其相互之間不可有親密關(guān)系。

3.3 不斷優(yōu)化采購目標(biāo)

企業(yè)應(yīng)針對不同采購周期制定出最佳的采購目標(biāo)。特別是部分企業(yè)在采購那些周期較短且具有時效性的材料時，更應(yīng)該根據(jù)往年的采購數(shù)據(jù)做好相應(yīng)的總結(jié)、分析，結(jié)合當(dāng)前的社會因素、市場因素，制定出合理的預(yù)算計劃，嚴(yán)格控制采購的數(shù)量，使企業(yè)的采購資金能夠得到最合理的運用，達(dá)到企業(yè)利潤的最大化的根本目的。此外，在采購材料的過程中要多加對比材料的質(zhì)量，切忌不要發(fā)生一人獨大的問題。

3.4 構(gòu)建健全的供應(yīng)商管理機(jī)制

企業(yè)在采購前應(yīng)該對供應(yīng)商本身的實力、信譽度等諸多方面的實際情況進(jìn)行考核，成立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建健全的供應(yīng)商管理機(jī)制，以便于選擇最優(yōu)供應(yīng)商，建立長期、良好的合作關(guān)系。

4 結(jié)語

目前企業(yè)在采購管理上仍存在著許多問題，這些問題不僅會影響企業(yè)的生產(chǎn)利潤和企業(yè)的戰(zhàn)略布局，還會影響企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的穩(wěn)定發(fā)展。所以，在今后的工作中企業(yè)應(yīng)該基于內(nèi)部控制，為采購管理工作建立完善的規(guī)章制度，對采購職權(quán)進(jìn)行合理的分配，強(qiáng)化采購內(nèi)部監(jiān)督與考核體系，確保整個采購管理工作的有序開展。

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Analysis of enterprise purchasing management basedon internal control and its countermeasures

YU Wei-na

(Harbin Electric Factory Co., Ltd., Harbin 150040, China)

This paper analyzes the main problems and causes of the internal control of enterprise procurement management, and puts forward the importance and concrete countermeasures to improve the internal control of enterprise procurement in order to promote the long-term and stable development of enterprises in the fierce market competition.

Internal control; Enterprise procurement management; Problem; Countermeasure

2017-03-25

于偉娜(1980-)，女，本科，中級經(jīng)濟(jì)師。

G647

B

1674-8646(2017)11-0024-02