檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

周圣婷

(哈爾濱市呼蘭區(qū)學(xué)院路街道公共服務(wù)中心，哈爾濱 150025)

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檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

周圣婷

(哈爾濱市呼蘭區(qū)學(xué)院路街道公共服務(wù)中心，哈爾濱 150025)

檔案的信息化和規(guī)范化是檔案管理工作的重點(diǎn)，檔案管理新技術(shù)是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。介紹了檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，提出完善檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理，探討實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的具體措施，希望對(duì)提升我國(guó)檔案管理水平起到一定的促進(jìn)作用。

檔案信息化；建設(shè)；管理；思考

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，信息化逐漸成為社會(huì)發(fā)展的主流，在以信息化為主的社會(huì)中，掌握最新的信息就可以使自己立于市場(chǎng)的關(guān)鍵位置，不斷更新信息體系也有利于整個(gè)社會(huì)活動(dòng)的發(fā)展。在信息傳遞過(guò)程中，最主要的傳遞方式是通過(guò)檔案對(duì)信息進(jìn)行保留和傳送?？茖W(xué)技術(shù)手段在不斷發(fā)展，檔案信息化進(jìn)程也在不斷發(fā)展，為了更好地促進(jìn)我國(guó)社會(huì)多元化發(fā)展，為社會(huì)提供更便捷的服務(wù)，科研人員要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，不斷提高檔案管理的信息化水平，這也是適應(yīng)當(dāng)前檔案信息發(fā)展的基本要求。

1 檔案信息化建設(shè)內(nèi)容分析

1.1 硬件配備

在檔案信息化建設(shè)與管理中，檔案管理需要相應(yīng)設(shè)備的支持，這對(duì)檔案的信息化管理來(lái)說(shuō)意義重大。在設(shè)備方面，管理軟件、計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)等硬件設(shè)備都是檔案信息化管理中不可缺少的重要組成部分。為有效推動(dòng)后期檔案工作的有序進(jìn)行，就要做好相應(yīng)的前期準(zhǔn)備工作，這一工作主要體現(xiàn)在以下兩方面：第一，開(kāi)展計(jì)算機(jī)推廣工作，配備足夠的計(jì)算機(jī)，以有效提升計(jì)算機(jī)檔案信息化管理效率，進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)檔案管理系統(tǒng)的信息化發(fā)展進(jìn)程。在檔案管理信息化的發(fā)展過(guò)程中，科研人員要配備足夠的計(jì)算機(jī)設(shè)備，滿足檔案信息化管理要求。第二，要做好局域網(wǎng)的保護(hù)工作，因?yàn)榫钟蚓W(wǎng)在整個(gè)檔案管理工作中起到了非常重要的傳遞作用。數(shù)據(jù)庫(kù)資源的共享與局域網(wǎng)有著直接的聯(lián)系，科研人員要擺脫信息傳遞過(guò)程中的不規(guī)范現(xiàn)象。在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，我們要不斷推廣局域網(wǎng)，建立檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，檔案管理人員要不斷提高檔案管理水平，掌握先進(jìn)的技術(shù)手段，提高管理水平、管理意識(shí)。在此基礎(chǔ)上，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改造，只有這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化發(fā)展。

1.2 提高檔案信息化管理水平

當(dāng)前，高新技術(shù)的應(yīng)用極大推動(dòng)了電子檔案管理的發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的引入對(duì)推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展來(lái)說(shuō)意義重大，科研人員在對(duì)計(jì)算機(jī)相關(guān)管理系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)時(shí)，要重點(diǎn)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在檔案管理信息化的發(fā)展過(guò)程中，相關(guān)產(chǎn)品的轉(zhuǎn)化升級(jí)也要與信息化產(chǎn)業(yè)的實(shí)際相匹配，檔案信息要能在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行搜索，人們可利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢自己需要的數(shù)據(jù)信息，滿足廣大用戶的真實(shí)使用需求，有效促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展。

檔案的信息化發(fā)展全面提升了我國(guó)信息化產(chǎn)業(yè)，在信息化產(chǎn)業(yè)的影響下，檔案資源成為了全新的可利用資源，這也是我們的潛在資源財(cái)富。檔案管理對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)利益雖然沒(méi)有直接的影響，但是檔案管理具有社會(huì)文化價(jià)值，會(huì)產(chǎn)生社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。電子檔案逐漸成為了檔案管理的主流，我們應(yīng)充分重視電子檔案的管理。正確應(yīng)用電子檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)良好的管理效果，不管是對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行管理，還是對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，管理人員都要應(yīng)用現(xiàn)代化手段，提升檔案管理水平，建立科學(xué)合理的管理制度。

要想提升檔案管理的綜合水平，科研人員就要熟練應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，合理運(yùn)用管理軟件?？茖W(xué)合理地應(yīng)用管理軟件在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，但是即使檔案管理軟件再好，也需要檔案管理人員的操作，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，除了要掌握基本的檔案管理技能和知識(shí)以外，還要能夠靈活運(yùn)用相關(guān)軟件，只有這樣才能真正提升檔案管理的工作效率。

1.3 提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

對(duì)檔案進(jìn)行管理的最終目的是為了更好地服務(wù)社會(huì)廣大群眾，因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，一定要立足于大眾，在實(shí)際的檔案管理工作中，要不斷開(kāi)闊思路，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，將其與現(xiàn)代社會(huì)的先進(jìn)文化進(jìn)行整合，改變傳統(tǒng)的重保管、輕利用的模式。

檔案管理人員在學(xué)習(xí)全新的檔案管理方式時(shí)，一定要掌握檔案的專業(yè)基礎(chǔ)理論及實(shí)踐技能，要掌握新式的檔案管理方法，與先進(jìn)技術(shù)手段相結(jié)合，使檔案管理工作更便捷。我們還要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)及技能水平，培養(yǎng)高水平、高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才，不斷提高檔案應(yīng)用效率，大力推廣檔案信息化建設(shè)工作。

2 完善檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理

在檔案管理體系中，應(yīng)用了很多先進(jìn)的技術(shù)手段。除了由專業(yè)的技術(shù)人才對(duì)常規(guī)檔案管理體系進(jìn)行更新和完善，提升檔案管理的安全性能外，還應(yīng)根據(jù)我國(guó)檔案管理的實(shí)際發(fā)展情況，制定可行性的戰(zhàn)略方案，這一方案的落實(shí)可以有效降低紙質(zhì)資源量，利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行電子檔案管理。

3 檔案的信息化管理

檔案的信息化管理在檔案資料的整理、建立信息儲(chǔ)備過(guò)程中，打破了傳統(tǒng)老化的信息收集系統(tǒng)限制，有效降低了檔案數(shù)據(jù)信息的收集難度，對(duì)檔案信息管理工作者來(lái)說(shuō)，極大提升了檔案管理效率。

要想做好檔案管理，研究人員要從傳統(tǒng)的管理模式向新型的管理信息化模式轉(zhuǎn)變，并對(duì)檔案的各部分進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)處理。在此基礎(chǔ)上，配備專業(yè)的檔案管理人員，擺脫傳統(tǒng)的管理模式，學(xué)習(xí)全新的檔案管理模式。以當(dāng)前的檔案管理為基礎(chǔ)，建立多元化的管理模式，高度重視檔案信息化人才培養(yǎng)。建立專業(yè)的監(jiān)督考評(píng)制度，提升我國(guó)檔案管理人員的管理能力。除此之外，檔案工作人員還要學(xué)習(xí)新的計(jì)算機(jī)管理檔案知識(shí)，了解新型檔案管理設(shè)備，選擇與當(dāng)前檔案管理相適應(yīng)的檔案管理軟件，按照檔案制度，改變傳統(tǒng)體制下檔案管理中存在的問(wèn)題，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介，建立檔案信息資源共享平臺(tái)，方便相關(guān)部門使用檔案信息資源，有效提高檔案信息資源的整體利用率。

4 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于新時(shí)期的檔案管理來(lái)說(shuō)，檔案信息化是非常有必要的，研究人員應(yīng)根據(jù)檔案工作的實(shí)際發(fā)展情況，準(zhǔn)確掌握檔案管理體系標(biāo)準(zhǔn)，配備專業(yè)的檔案管理設(shè)備，針對(duì)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程，制定應(yīng)對(duì)方案，提高檔案資源的整體利用率，從而達(dá)到促進(jìn)社會(huì)多元化發(fā)展的目的。

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Some reflections on archives informatization constructionand archives management

ZHOU Sheng-ting

(Public Service Center, College Road, Hulan District, Harbin 150025, China)

The informationization and standardization of archives are the focus of archives management. The new technology of archives management is based on the computer network management and has realized the information construction of archives. This paper introduces the relevant contents of archival information construction, puts forward the concrete measures to improve the archives management, promote the archives management, and explore the concrete measures to realize the information management of the archives, hoping to play a certain role in promoting the archives management level.

Archives informatization; Construction; Management; Reflection

2017-04-02

周圣婷(1973-)，助理檔案員。

G271

A

1674-8646(2017)11-0020-02