建立不動產(chǎn)登記檔案管理新模式的幾點思考

建立不動產(chǎn)登記檔案管理新模式的幾點思考

□ 麗水市不動產(chǎn)登記中心 胡順紅

根據(jù)《物權(quán)法》規(guī)定，不動產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓和消滅，須經(jīng)依法登記，發(fā)生效力。不動產(chǎn)登記檔案是指不動產(chǎn)登記部門在不動產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查、登記、轉(zhuǎn)移、變更、注銷、更正、異議、預(yù)告、查封等工作中具有保存價值的歷史記錄，主要記載形式為不動產(chǎn)登記簿，包含以各類相關(guān)紙質(zhì)文字、圖表描述、網(wǎng)絡(luò)登記表為主的原始憑證材料。其內(nèi)容形式包括文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等；載體形式包括紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等；記錄形式包括書寫、印刷、感光記錄、磁記錄、光學(xué)電子記錄等。

不動產(chǎn)登記檔案在國土資源保護、地籍調(diào)查、住房保障、法院訴訟、國家稅收、戶籍管理、個人信用管理等方面均發(fā)揮著重要作用，為交易安全，維護不動產(chǎn)市場健康有序發(fā)展及領(lǐng)導(dǎo)決策提供了有力支持。

一、不動產(chǎn)登記管理的現(xiàn)狀

多年來，由于不動產(chǎn)登記職責(zé)分散在國土、住建（房管）、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門，不動產(chǎn)登記檔案管理出現(xiàn)管理機制不同，檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，檔案信息管理系統(tǒng)各異，規(guī)范管理工作發(fā)展不平衡的狀況。從目前的情況看，國土、住建房管部門的檔案管理比較規(guī)范，信息化管理水平正在逐步提高，而林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門的不動產(chǎn)檔案管理還不夠規(guī)范，有的檔案不夠健全，亟待規(guī)范管理。這些問題都將對不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度改革和不動產(chǎn)檔案整合管理等工作產(chǎn)生不利影響，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.材料不完整，數(shù)據(jù)真實性準(zhǔn)確性較低

檔案登記管理工作中最為重要的就是數(shù)據(jù)的真實準(zhǔn)確性，不動產(chǎn)檔案的準(zhǔn)確登記，關(guān)乎著公民的合法權(quán)益，也影響著公共管理水平和政府信用，如果在不動產(chǎn)登記管理方面存在問題，那么不動產(chǎn)登記管理人員就在人們心中失去了信譽，造成信用危機，對政府部門以后的工作開展造成困難。目前，以麗水市為例，不動產(chǎn)檔案登記管理方面，特別是歷史不動產(chǎn)登記檔案確實存在著不動產(chǎn)坐落、土地性質(zhì)、房屋用途、面積等數(shù)據(jù)方面誤登、錯登問題，身份信息、門牌信息缺失，存在不動產(chǎn)檔案信息不完整，資料不清晰，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確現(xiàn)象，檔案管理雜亂無序等問題比較突出。

▲ 不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作中

2.數(shù)據(jù)庫整合技術(shù)欠缺，數(shù)據(jù)不完善

不動產(chǎn)登記機構(gòu)由多個部門整合到一個機構(gòu)，對原單位不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫進行對接整合，集中統(tǒng)一管理，由于技術(shù)問題有待完善，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)掛接錯誤，不動產(chǎn)當(dāng)前狀態(tài)記錄有誤，比如已抵押注銷登記的房屋在數(shù)據(jù)庫中還是抵押狀態(tài)，一幢房屋已辦理完成分割登記，但數(shù)據(jù)庫查詢顯示的房屋所有權(quán)人還是原權(quán)利人等，嚴(yán)重影響不動產(chǎn)登記工作的開展，甚至造成嚴(yán)重后果。

▲ 不動產(chǎn)登記檔案

3.信息化水平較低，不能資源共享

科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，信息化發(fā)展日新月異，但由于種種原因，目前還有不少地方不動產(chǎn)登記檔案管理技術(shù)落后、信息化水平低。主要表現(xiàn)為不動產(chǎn)登記檔案沒有實現(xiàn)數(shù)字化，依然紙質(zhì)存檔管理。因此，加快推進不動產(chǎn)登記檔案管理的數(shù)字化、信息化管理，能夠極大提高不動產(chǎn)登記檔案管理的準(zhǔn)確性與方便性，同時實現(xiàn)檔案管理資源的共享。

4.檔案多部門存放，未能便民服務(wù)

《不動產(chǎn)登記暫行條例》開篇點明的立法宗旨是“為整合不動產(chǎn)登記職責(zé)，規(guī)范登記行為，方便群眾申請登記，保護權(quán)利人合法權(quán)益”。國家整合不動產(chǎn)登記職責(zé)，建立不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度，一個重要目的是方便群眾辦事，減輕群眾負(fù)擔(dān)。目前，有很多地方的不動產(chǎn)登記檔案仍然存放于原登記部門，群眾查詢利用檔案極不方便，需要跑多個部門。

二、不動產(chǎn)登記檔案的主要特點

不動產(chǎn)登記檔案不同于普通的檔案，其具有特殊性與重要性。不動產(chǎn)登記從原來的分散登記過渡到統(tǒng)一登記的管理模式，涉及面廣，影響大，不僅是房產(chǎn)、土地、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門管理工作的一項重要內(nèi)容和基礎(chǔ)工作，也是全面科學(xué)履行職責(zé)的重要保證。

1.數(shù)量大，種類眾多

不動產(chǎn)登記檔案包括土地、房產(chǎn)、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、礦產(chǎn)等業(yè)務(wù)檔案。尤其是房地產(chǎn)登記發(fā)證，面廣量大，涉及到城鎮(zhèn)、農(nóng)村的千家萬戶，這些材料經(jīng)過立卷歸檔，在一個縣的數(shù)量可達幾萬卷，甚至上百萬卷，而其載體又是多種多樣的，包括文字、圖、表、錄音、錄像、磁盤等。

2.跨度大，周期性長

土地管理中有些土地業(yè)務(wù)活動歷時時間較長，往往跨年度才能完成。土地利用現(xiàn)狀調(diào)查，城鎮(zhèn)地籍調(diào)查，土地登記發(fā)證工作，有的跨一二年甚至三四年才能結(jié)束。

3.動態(tài)性，歷史延續(xù)

不動產(chǎn)登記檔案形成后，房與地的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻改、擴建等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強的動態(tài)性。

4.專業(yè)性，不可替代

不動產(chǎn)登記檔案信息是房與地產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理活動中形成的權(quán)證、契約、文件、圖紙、表冊、照片、計算機軟盤等各種不同形式和載體的歷史記錄，這些信息記載了房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬和沿革，反映了房與地的狀況。

5.真實性，法律依據(jù)

不動產(chǎn)登記檔案信息必須與實際相符，才能在產(chǎn)權(quán)審核和調(diào)處糾紛中起到憑證和參考作用。房與地管理部分代表政府行使職能，按照嚴(yán)格的操作要求，各程序間的相互監(jiān)督、制約，確立了不動產(chǎn)登記檔案不容質(zhì)疑的真實性地位。由記載房地產(chǎn)所有權(quán)歸屬的憑證等組成的不動產(chǎn)登記檔案，具有法律效力，是主管部門和人民法院處理不動產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。

當(dāng)前檔案管理存在以下難點：一是現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)重點不同，整合難。不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)分類復(fù)雜，各有各自業(yè)務(wù)側(cè)重面與標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)銜接不可能一蹴而就，檔案管理的業(yè)務(wù)銜接難度亦不容低估。二是檔案數(shù)量巨大、時間長，關(guān)聯(lián)難。目前，分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量大（海量信息），歷史跨度長，動態(tài)性強。如何將這個巨大信息資源有序整合融合關(guān)聯(lián)，需要統(tǒng)籌規(guī)劃。

三、建立不動產(chǎn)登記檔案新型管理模式的優(yōu)越性

1.有效集約整合，達到標(biāo)準(zhǔn)化

不動產(chǎn)登記機構(gòu)統(tǒng)一前，各個登記部門的不動產(chǎn)登記檔案，管理模式、管理規(guī)范不同，管理水平參差不齊，不動產(chǎn)登記機構(gòu)統(tǒng)一后，對部門、人員、檔案進行整合，制定統(tǒng)一規(guī)范性文件，統(tǒng)一不動產(chǎn)登記檔案編目規(guī)則和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，開啟集約化管理的新型管理模式，提高服務(wù)效能。

2.使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，達到資源共享

在不動產(chǎn)登記檔案管理方面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，利用二維碼、物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)將各類不動產(chǎn)登記信息通過系統(tǒng)進行整合優(yōu)化，歸集，建立起土地和房屋、樓幢和單元、房屋和權(quán)利人的關(guān)聯(lián)，明確權(quán)屬上下關(guān)系，并與有關(guān)部門實現(xiàn)互通交流，為不動產(chǎn)市場交易、調(diào)控、繳稅、信貸、信用管理提供數(shù)據(jù)決策依據(jù)，更加便捷地為各類行政管理提供信息、數(shù)據(jù)支持。

3.優(yōu)化資源，達到高效管理

集約化管理，是為了集合人力、物力、財力、管理等生產(chǎn)要素，高效率地合理地對不動產(chǎn)進行統(tǒng)一分配，節(jié)約成本，高效化管理，促進可持續(xù)發(fā)展。

集約化管理對不動產(chǎn)資源進行合理規(guī)劃分配，實現(xiàn)存儲空間、庫房定位的科學(xué)自動化管理，能夠在對大批檔案信息登記管理上減少時間，提高管理效率。在資源上能夠減少不必要的浪費，節(jié)約稀缺的土地資源，也為異地辦理登記檔案奠定了基礎(chǔ)。同時，它的管理理念還體現(xiàn)在對大型設(shè)備、機構(gòu)設(shè)置、人員配備集中管理上。

四、建立不動產(chǎn)登記檔案新型管理的幾點思考

建立不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度，是在已有工作成果基礎(chǔ)上進行整合，形成更加高效統(tǒng)一的物權(quán)登記體系。這為不動產(chǎn)登記檔案管理迎來改革創(chuàng)新的重要機遇。筆者認(rèn)為，實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案管理的途徑有以下幾方面。

1.制定目標(biāo)計劃，逐步分步實施

根據(jù)建立不動產(chǎn)登記制度工作部署，不動產(chǎn)登記檔案的整合，建立新型管理工作應(yīng)分三個階段實施。第一階段目標(biāo)是理順關(guān)系，摸清分散檔案的情況，清理檔案資料，為整合作準(zhǔn)備。第二階段目標(biāo)是整合現(xiàn)有檔案，規(guī)范電子文檔，建立電子文檔數(shù)據(jù)庫，逐步移交檔案，逐步實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。第三階段目標(biāo)是全面規(guī)范檔案管理，建立完整數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案以傳統(tǒng)管理為輔，信息化管理為主的根本轉(zhuǎn)變，為不動產(chǎn)登記檔案管理工作提供保障，為社會提供高效快捷的服務(wù)。

2.理順管理機制，規(guī)范操作流程

整合、優(yōu)化不動產(chǎn)登記檔案機構(gòu)、人員、庫房資源，構(gòu)建分工明確、協(xié)調(diào)一致的管理機制。根據(jù)不動產(chǎn)登記機構(gòu)工作量情況配備檔案專業(yè)人員，充實一線管理人員和查詢窗口，并適當(dāng)進行人員流動，增強緊迫感，調(diào)動員工積級性。全面梳理業(yè)務(wù)流程，從申請、受理開始，經(jīng)過審核、審批，到最后繕證、發(fā)證、歸檔，這是檔案形成到歸檔的生命線，使辦理業(yè)務(wù)與歸檔環(huán)節(jié)緊密銜接，需嚴(yán)格執(zhí)行操作規(guī)范和統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

3.建立統(tǒng)一信息平臺，健全網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范機制

以不動產(chǎn)登記信息平臺為基礎(chǔ)，建立不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。實現(xiàn)“統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一查詢與服務(wù)”等主要功能，同時要注重做好網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范工作，采取嚴(yán)格的保密措施，為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記信息化平臺建設(shè)奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

4.設(shè)立省市不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)中心

近年來，二維碼、物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，給檔案管理、流轉(zhuǎn)帶來極大的發(fā)展空間。我們應(yīng)充分利用這個高科技環(huán)境，構(gòu)建一個基于計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的不動產(chǎn)登記檔案信息資源管理系統(tǒng)，對分散各部門的不動產(chǎn)登記檔案進行優(yōu)化組合與無縫聯(lián)結(jié)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全地傳輸、充分地共享，實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案信息資源的內(nèi)在價值和社會效益，為社會提供多維的、一體化的信息服務(wù)，最大化地發(fā)揮出不動產(chǎn)檔案信息資源整體效能。

5.建立一支高素質(zhì)人才隊伍

不動產(chǎn)登記檔案是不動產(chǎn)登記動態(tài)管理的基礎(chǔ)和保證，高質(zhì)量的檔案管理需要一支既懂登記業(yè)務(wù)、又熟悉檔案業(yè)務(wù)、具有奉獻精神的檔案管理隊伍。 為做好這項專業(yè)性、技術(shù)性強的工作，檔案管理人員要主動、及時地加強政治知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識的學(xué)習(xí)，熟悉檔案工作的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關(guān)檔案管理的規(guī)定，密切關(guān)注國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進的管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高管理水平。人才是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代的第一資源和首要依托，不動產(chǎn)登記部門要重視專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，為現(xiàn)職工作人員創(chuàng)造條件鼓勵他們崗位成才，同時不定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時更新、增長業(yè)務(wù)知識，還要創(chuàng)造條件，引入專業(yè)科技人才。只有具備全面的知識結(jié)構(gòu)以及扎實的專業(yè)技能和敏銳的信息意識，才能促進不動產(chǎn)登記檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

對不動產(chǎn)登記檔案進行整合、集約化管理，不但能夠在管理上極大節(jié)省時間，提高工作效率，而且還能優(yōu)化資源管理，減少不必要的資源浪費。當(dāng)今，特別是麗水市的山區(qū)，檔案登記管理方面缺乏相關(guān)的技術(shù)型人才，管理設(shè)備上落后，較多農(nóng)村地區(qū)檔案登記管理工作仍停留在紙質(zhì)存檔登記管理，管理技術(shù)上落后，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確，信息滯后，為工作的后續(xù)正常開展造成了許多困難與麻煩。因此，必須加強不動產(chǎn)登記檔案工作的管理，加快登記檔案整合、集約化管理的步伐。