基于OpenKM的高校校院二級(jí)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

文 / 余舒萍 熊越強(qiáng)

隨著全國(guó)范圍內(nèi)教育教學(xué)管理信息化趨勢(shì)日益顯著，數(shù)字化教學(xué)檔案管理模式和電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建成為高校教學(xué)管理改革的迫切要求。特別是在不斷升級(jí)的校院二級(jí)管理體制中，高校教學(xué)檔案的多樣化、復(fù)雜化，為教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和完善增加了難度。

一、高校教學(xué)檔案二級(jí)管理的主要問(wèn)題

首先，檔案資料數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多。隨著高校教學(xué)管理環(huán)節(jié)的逐漸規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、公開(kāi)化以及學(xué)分制、彈性學(xué)制的推進(jìn)與調(diào)整，人才培養(yǎng)方案、課程資源、學(xué)生成績(jī)、實(shí)習(xí)實(shí)踐、畢業(yè)材料等教學(xué)活動(dòng)原始材料數(shù)量不斷增加，種類(lèi)不斷細(xì)化，積累日益豐厚。校院二級(jí)管理中，院系一級(jí)對(duì)于課程專業(yè)建設(shè)，學(xué)科方向調(diào)整、增設(shè)，教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、建設(shè)，教師教研成果集聚等教學(xué)實(shí)踐工作的管理離不開(kāi)教學(xué)檔案的積累。學(xué)校一級(jí)對(duì)于教學(xué)院系業(yè)績(jī)考核、學(xué)生工作、人員編制、財(cái)務(wù)資產(chǎn)等方面的規(guī)劃和管控，也與教學(xué)檔案息息相關(guān)。種類(lèi)繁多、數(shù)量龐大的教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)管理系統(tǒng)提出了更高要求[1]。

其次，資源浪費(fèi)與重復(fù)加工。當(dāng)前，高校教學(xué)檔案二級(jí)管理主要是學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，職能部門(mén)、院系設(shè)置檔案專員和檔案館（室）分級(jí)管理。第一手教學(xué)資料主要存放于院系一級(jí)，教學(xué)活動(dòng)中形成的亮點(diǎn)與特色也通過(guò)院系工作管理與內(nèi)容提煉凸顯價(jià)值。而學(xué)校層面教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)水平的評(píng)估與改進(jìn)，辦學(xué)條件、辦學(xué)效益的評(píng)價(jià)與分析，又需要通過(guò)院系一級(jí)的大量教學(xué)活動(dòng)資料提供支撐和依據(jù)[2]。如果沒(méi)有統(tǒng)籌管理、分類(lèi)細(xì)致、高效便捷的信息處理工具，將造成大量信息重復(fù)加工，加重人力負(fù)荷和資源浪費(fèi)。

再次，優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源共享率低。知識(shí)經(jīng)濟(jì)和大數(shù)據(jù)時(shí)代，優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源的獲取與應(yīng)用是提升教學(xué)質(zhì)量的重要手段。二級(jí)教學(xué)管理模式下，以院系一級(jí)教學(xué)檔案，特別是優(yōu)質(zhì)課程資源為基礎(chǔ)，在學(xué)校職能部門(mén)的策劃和引導(dǎo)下，初步形成了一定范圍的資源共享平臺(tái)，但平臺(tái)中人力、招生、專業(yè)設(shè)置、實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)等信息化內(nèi)容仍然十分缺乏，使資源共享一直處于被動(dòng)狀態(tài)，較難提升到學(xué)校發(fā)展的高度，存在院系間科研、教學(xué)、人員、設(shè)備等方面協(xié)調(diào)配合不足的情況[3]。校際優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源的吸收與消化，優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源的互聯(lián)互通、無(wú)縫對(duì)接，也有待資源共享平臺(tái)的建設(shè)和深入。

二、校院二級(jí)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路與特點(diǎn)

（一）設(shè)計(jì)思路

校院二級(jí)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，以分類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，利用OpenKM電子文檔管理系統(tǒng)的跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)庫(kù)的J2EE結(jié)構(gòu)體系，提供教學(xué)檔案的上傳、搜集、管理、記錄、分享等基本功能[4]；通過(guò)用戶空間定制和具體需求分析，實(shí)現(xiàn)分級(jí)用戶管理、協(xié)調(diào)與工作程序自動(dòng)化處理；并通過(guò)合作共享功能，實(shí)現(xiàn)學(xué)校、職能部門(mén)、院系間無(wú)障礙溝通與合作。系統(tǒng)設(shè)計(jì)為用戶提供簡(jiǎn)捷便利的操作方式，從用戶及權(quán)限管理、檔案管理、檔案利用、過(guò)程管理、教學(xué)資源共享、日志與消息管理等6個(gè)模塊提供服務(wù)。

（二）特點(diǎn)

OpenKM是開(kāi)放源代碼的文檔管理系統(tǒng)（通過(guò)http://www.openkm.com/下載源代碼安裝），使用B/S（Browser/Server）結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)分布式計(jì)算和架構(gòu)設(shè)計(jì)，利用Web Service技術(shù)上連接教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)，以便于檔案信息導(dǎo)入互聯(lián)。運(yùn)行系統(tǒng)為windows操作系統(tǒng)，具有較高的適應(yīng)性和靈活性，通過(guò)信息加工，提供易于操作、成本較低的電子文檔處理和記錄管理應(yīng)用模式。它作為辦公自動(dòng)化軟件，主要運(yùn)用在教學(xué)檔案管理系統(tǒng)中，且具有以下特點(diǎn)：區(qū)分權(quán)限的搜集、存儲(chǔ)功能；提供高質(zhì)量的共享內(nèi)容；文檔查找、排序、審批、歸檔等功能，自動(dòng)跟進(jìn)工作流程；用戶審核（跟蹤日志）確保檔案安全性。

三、系統(tǒng)需求分析

（一）基本功能概述

本教學(xué)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)是為了提高優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源共享和教學(xué)檔案二級(jí)管理效率，形成完整規(guī)范、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖詣?dòng)化檔案管理程序，節(jié)省人力和資源成本，促進(jìn)校院二級(jí)管理體制建設(shè)。系統(tǒng)在滿足文件及文檔搜集、歸檔、分類(lèi)、整理、銷(xiāo)毀、查詢、統(tǒng)計(jì)等檔案管理基本功能的同時(shí)，還包含分布式檔案存儲(chǔ)、借閱、編目、鑒定、提供利用、設(shè)置權(quán)限的資源共享等子系統(tǒng)功能。

（二）功能需求

1.分布式數(shù)據(jù)庫(kù)及管理員。二級(jí)檔案管理系統(tǒng)需要在物理上分布于不同地點(diǎn)，如各院系或職能部門(mén)，在邏輯上既能容納各院系教學(xué)檔案中具有差異性的子數(shù)據(jù)庫(kù)，具有分布“自治”功能，又能集中于一個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、互幫互助的數(shù)據(jù)處理方式[5]。系統(tǒng)管理員或職能部門(mén)管理員能夠設(shè)置、指定子數(shù)據(jù)庫(kù)管理者或院系管理員的權(quán)限，分配子數(shù)據(jù)庫(kù)教學(xué)檔案管理范圍和分類(lèi)目錄，同時(shí)能夠添加、刪除用戶賬號(hào)。子數(shù)據(jù)庫(kù)管理者擁有教學(xué)檔案整理、歸檔及資源共享的權(quán)限。

2.文件及文檔添加、刪除、更新、歸檔。管理員能夠在系統(tǒng)中對(duì)各種電子數(shù)據(jù)形式的文件、文檔進(jìn)行添加、刪除、更新，包括辦公文件、數(shù)據(jù)文件、音頻文件、視頻文件及掃描圖片的處理，同時(shí)指定文件、文檔的基本類(lèi)型；能夠?qū)⒍ǜ宓奈募?、文檔進(jìn)行分年度、分類(lèi)目、分保管期限、分部門(mén)（院系部）的歸檔處理。

3.文件及文檔的分類(lèi)及權(quán)限控制。根據(jù)院系一級(jí)日常業(yè)務(wù)和職能分配，制定院系檔案分類(lèi)方案，管理員能夠?qū)崿F(xiàn)相對(duì)應(yīng)的文件、文檔分類(lèi)管理并對(duì)分類(lèi)方案進(jìn)行適當(dāng)修改。院系一級(jí)的管理員能夠存取授權(quán)范圍內(nèi)的文件、文檔，并將達(dá)到保管期限的電子檔案提交指定人員鑒定審批，獲得批復(fù)后，管理員能夠按照規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)檔案的處置。

4.文件及文檔查詢檢索。支持多層次查詢檢索，包括教學(xué)檔案類(lèi)目、文件、文檔、全文內(nèi)容等；查詢檢索的條件包含題名、編號(hào)、歸檔年度、保管期限、關(guān)鍵詞等。且各級(jí)管理員的查詢檢索及文件存取必須在預(yù)先設(shè)置的權(quán)限范圍內(nèi)。

四、主要模塊及應(yīng)用

（一）用戶及權(quán)限管理模塊

1.用戶登錄。進(jìn)入系統(tǒng)前，要求用戶登錄，登錄時(shí)需要驗(yàn)證用戶名和密碼是否匹配，驗(yàn)證通過(guò)后即進(jìn)入系統(tǒng)操作。用戶密碼進(jìn)行加密算法，且登錄密碼加密保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中。系統(tǒng)管理員擁有重新設(shè)置用戶密碼的權(quán)限。用戶每次登錄均記入系統(tǒng)日志。

2.修改注冊(cè)信息。用戶登錄后，添加或修改自己的注冊(cè)信息，包括用戶密碼、顯示字體大小、顯示行數(shù)多少等信息。用戶名、姓名和部門(mén)等信息的修改權(quán)限歸屬于系統(tǒng)管理員。

3.權(quán)限設(shè)置。本模塊為系統(tǒng)管理員操作；可以增加系統(tǒng)用戶、刪除系統(tǒng)用戶、修改用戶的相關(guān)屬性和用戶權(quán)限。

圖1 系統(tǒng)主要模塊結(jié)構(gòu)圖

（二）檔案管理模塊

1.檔案收集。用戶錄入新的教學(xué)檔案信息或文件案卷信息。支持手工錄入，同時(shí)支持辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中產(chǎn)生的檔案文件或數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入，錄入數(shù)據(jù)時(shí)如出現(xiàn)重復(fù)錄入的情況，可以顯示記錄復(fù)制數(shù)據(jù)及最新記錄該文檔的時(shí)間。

2.檔案整理。將新錄入或?qū)氲慕虒W(xué)檔案信息按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、歸檔、建立目錄等，包括教學(xué)檔案組卷管理、類(lèi)目管理及文件添加、刪除、賦予屬性等編輯操作，如將某專題文件的保管期限設(shè)置為“長(zhǎng)期”。

3.數(shù)據(jù)審核。本部分由系統(tǒng)管理員或具有“數(shù)據(jù)審核”權(quán)限的用戶操作。對(duì)“已刪除”或標(biāo)記刪除的檔案做最后審核和判定，通過(guò)審核則徹底刪除，否則恢復(fù)；可將數(shù)據(jù)庫(kù)中所有符合條件的文件或案卷記錄選定，按要求批量修改或作出標(biāo)記；對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)，可批量操作。

4.信息收發(fā)。傳達(dá)上級(jí)指示或教學(xué)管理工作重要通知文件或信息，發(fā)布前可設(shè)置閱讀權(quán)限；收發(fā)文件信息及閱讀簽收均計(jì)入系統(tǒng)日志。

5.報(bào)表打印。打印各類(lèi)教學(xué)檔案目錄表、統(tǒng)計(jì)表?？捎上到y(tǒng)管理員或授權(quán)用戶設(shè)計(jì)報(bào)表的自動(dòng)生成。

（三）檔案利用模塊

1.檔案借閱。本部分包括借閱登記、歸還登記、借閱申請(qǐng)?zhí)幚淼葍?nèi)容，擁有“借閱”權(quán)限的用戶可操作。系統(tǒng)管理員或獲得管理授權(quán)的用戶可以處理“借閱”申請(qǐng)，申請(qǐng)通過(guò)后，歸于可借閱范圍內(nèi)的教學(xué)檔案文件將被發(fā)送給申請(qǐng)人。

2.檔案查詢。用戶可輸入特定條件搜索相應(yīng)信息，查詢相關(guān)教學(xué)檔案文件。查詢結(jié)果可以設(shè)置顯示列表目錄形式或卡片形式。有檔案處理權(quán)限的用戶可保存、編輯查詢結(jié)果，也可對(duì)查詢結(jié)果或查詢記錄作“刪除”處理。

（四）過(guò)程管理模塊

本模塊主要記錄、顯示教學(xué)檔案立卷歸檔、查詢借閱、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)及鑒定銷(xiāo)毀的過(guò)程。系統(tǒng)管理員和具有該教學(xué)檔案文件管理權(quán)限的用戶可查閱、追蹤相關(guān)檔案的過(guò)程管理信息。對(duì)于尚未完成預(yù)定進(jìn)程的教學(xué)檔案信息，用戶可查看信息處于哪個(gè)管理階段。

（五）教學(xué)資源共享模塊

本模塊為獨(dú)立設(shè)置的教學(xué)資源共享區(qū)域。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化檢索系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離檔案數(shù)據(jù)管理，同時(shí)支持外網(wǎng)優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源交流共享。例如，上傳到教學(xué)資源共享模塊的檔案信息，可以在校園局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)借閱、查詢、利用等功能。

（六）日志與消息管理模塊

本模塊對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行日志操作，用戶可以查看日志記錄，接受系統(tǒng)消息。系統(tǒng)管理員或有“日志操作”權(quán)限的用戶可以操作消息管理功能發(fā)送特定的系統(tǒng)消息。

五、結(jié)語(yǔ)

高校校院二級(jí)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)對(duì)于改變傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力、人力不足、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高等現(xiàn)象具有顯著意義。面對(duì)廣大高校教學(xué)二級(jí)管理的普遍趨勢(shì)，本文提供了物理上分布、資源上集合的教學(xué)檔案管理方案，值得進(jìn)一步推廣應(yīng)用。筆者在提出利用OpenKM的開(kāi)放性設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)并分析需求的同時(shí)，根據(jù)教學(xué)檔案管理實(shí)際情況推出了系統(tǒng)各模塊的應(yīng)用操作，并根據(jù)現(xiàn)有問(wèn)題修正改進(jìn)。從系統(tǒng)模塊的功能性和操作性上看，該系統(tǒng)對(duì)于解決傳統(tǒng)管理信息孤島、教學(xué)檔案重復(fù)加工、優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源共享率低等問(wèn)題，具有實(shí)際意義。它有利于推進(jìn)教學(xué)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。它對(duì)于緊跟互聯(lián)網(wǎng)潮流、與時(shí)俱進(jìn)的高校而言，在提升教學(xué)管理質(zhì)量和水平，促進(jìn)教學(xué)資源互聯(lián)化、辦公自動(dòng)化等方面，將發(fā)揮有效作用。

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