社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新

楊麗麗

摘 要：社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的需要，更是當(dāng)今政府部門(mén)工作質(zhì)量及效率提高的重要標(biāo)志。這就要求工作人員重新調(diào)整社會(huì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的思路，確立出符合當(dāng)今國(guó)情的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理框架和方法，通過(guò)大家的不斷努力盡快實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息的社會(huì)化服務(wù)。本文首先說(shuō)明了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，然后分析了當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)信息化管理中存在的問(wèn)題，最后詳細(xì)闡述了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化措施。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；信息化；安全；人才

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 方便檔案的檢索和使用

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化，使用者只要輸入關(guān)鍵詞，計(jì)算機(jī)上就會(huì)快速呈現(xiàn)出所要查詢(xún)的相關(guān)資料信息，大大提高了信息檢索效率。同時(shí)還可以采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理，這也在很大程度上提高了社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的安全性。

1.2 可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化可以使檔案管理部門(mén)的工作走向開(kāi)放化，使新型的信息采集、管理和服務(wù)職能取代傳統(tǒng)的檔案保管和利用職能，這不僅體現(xiàn)了時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，更提高和優(yōu)化了保險(xiǎn)社會(huì)服務(wù)。

1.3 可以提供智能化服務(wù)，提高檔案信息利用的時(shí)效性

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化，可以使檔案信息通過(guò)遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)現(xiàn)資源共享，提高了使用的便捷性，大大縮短了檔案的編著時(shí)間。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作的順利運(yùn)行，就要使廣大的工作人員改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的信息化管理意識(shí)，將文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案和實(shí)物檔案統(tǒng)統(tǒng)納入管理范疇，努力將復(fù)雜工作簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單工作規(guī)范化。

2 當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)信息化管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理信息化模式實(shí)效不高

一些社會(huì)保險(xiǎn)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對(duì)信息化浪潮，也開(kāi)始積極行動(dòng)起來(lái)，他們一方而脫機(jī)或聯(lián)機(jī)接收電子文件進(jìn)館保存，另一方面對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理然后，借助社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或?yàn)g覽。但是，不少社會(huì)保險(xiǎn)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的根本目的沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)，重藏輕用，重視社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，而忽視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)效益低下。

2.2 信息安全保密程度不高

在信息時(shí)代，由于網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，除了常見(jiàn)的網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)管理計(jì)算機(jī)的入侵、工作人員無(wú)意泄漏等情況外，電磁泄漏、剩磁泄漏等威脅更是防不勝防。

2.3 檔案信息管理人才培養(yǎng)的不足

當(dāng)今社會(huì)保險(xiǎn)管理部門(mén)既熟知檔案管理知識(shí)，又具備信息化技術(shù)的人才可謂是鳳毛麟角，政府還沒(méi)有把培養(yǎng)信息化檔案管理人才納入到主要的工作仟?jiǎng)?wù)進(jìn)程當(dāng)中，這也是導(dǎo)致檔案信息管理人才嚴(yán)重缺乏的重要原因之一。

3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化措施

3.1 建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制

要想建立起規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制，就一定要確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全性，這就要求檔案管理機(jī)制必須規(guī)范化。我們可以努力從這兩方面做好：創(chuàng)新檔案管理制度，完善檔案管理工作的各項(xiàng)機(jī)制，逐步統(tǒng)一各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化各項(xiàng)工作，制定各項(xiàng)安全措施；統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣能夠保證檔案資源庫(kù)的正常建立，使整個(gè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)工作保持暢通，順利實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的資源共享。

3.2 完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化工作的服務(wù)方式

我們要想讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行，就必須采用可以開(kāi)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)信息資源和創(chuàng)新服務(wù)方式的先進(jìn)技術(shù)。例如：已經(jīng)在檔案管理部門(mén)初步實(shí)現(xiàn)的計(jì)算機(jī)信息管理服務(wù)，可以設(shè)立相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以大大避免資源的重復(fù)開(kāi)發(fā)和過(guò)度浪費(fèi)；也可以啟用相應(yīng)的公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，利用電話(huà)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等公共網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.3 提升檔案信息化建設(shè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，首先，應(yīng)當(dāng)確保檔案管理人員具有高度專(zhuān)業(yè)化技術(shù)水平。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采用電了加密或數(shù)字簽名技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理。其次，檔案管理員應(yīng)當(dāng)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行備份處理，定期檢測(cè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存放服務(wù)器的防毒殺毒防攻擊能力。最后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)如何將電子文件檔案移出進(jìn)行長(zhǎng)期保存，避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)損壞或其他意外事故、自然災(zāi)害時(shí)，導(dǎo)致檔案的信息丟失。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)安全控制

（1）訪(fǎng)問(wèn)控制。訪(fǎng)問(wèn)控制是網(wǎng)絡(luò)安全防范和保護(hù)的主要策略，它的主要任務(wù)是保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和非法訪(fǎng)問(wèn)。訪(fǎng)問(wèn)控制可以說(shuō)是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的核心策略之一。根據(jù)訪(fǎng)問(wèn)控制的內(nèi)容，訪(fǎng)問(wèn)控制可分為入網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)控制和網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制兩種。一是入網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)控制。它控制哪些用戶(hù)能夠登錄到服務(wù)器并獲取網(wǎng)絡(luò)資源，同時(shí)也控制準(zhǔn)許用戶(hù)入網(wǎng)的時(shí)間和準(zhǔn)許他們從哪臺(tái)工作站入網(wǎng)。用戶(hù)入網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)控制有兩道防線(xiàn)，第一道防線(xiàn)就是防火墻。防火墻通常設(shè)置于某一臺(tái)作為網(wǎng)間連接器的服務(wù)器上，并與網(wǎng)絡(luò)的其余部分隔開(kāi)，在內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間建認(rèn)起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān)，使訪(fǎng)問(wèn)者無(wú)法直接存取內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資源，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)資源免遭其他網(wǎng)絡(luò)使用者的擅用或侵入。二是網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制。網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制是針對(duì)網(wǎng)絡(luò)非法操作提出的一種安全保護(hù)措施。用戶(hù)和用戶(hù)組被賦予一定的權(quán)限，它指定用戶(hù)和用戶(hù)組只可以訪(fǎng)問(wèn)哪些目錄、子目錄、文件和其他資源，限制用戶(hù)可以執(zhí)行的操作，防止用戶(hù)越權(quán)操作。

（2）硬件防護(hù)技術(shù)。電子檔案載體極易受到環(huán)境的影響，因此應(yīng)當(dāng)定期檢測(cè)和拷貝，檢測(cè)每年進(jìn)行一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式，樣品數(shù)量應(yīng)不少于10%為宜；拷貝應(yīng)每4年一次，要求多重備份，以防數(shù)據(jù)丟失，并且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于4年。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)和拷貝，必須建立相應(yīng)的跟蹤記錄，避免發(fā)生人為的誤操作。

3.5 加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用

通常社會(huì)保險(xiǎn)檔案部門(mén)現(xiàn)有的主要檔案資源仍然以紙質(zhì)資源為主，在進(jìn)行信息化管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，首先要對(duì)這類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過(guò)掃描等轉(zhuǎn)換方式將紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行二次保存，可供網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)和使用。

結(jié)束語(yǔ)

總之，為提升檔案管理信息化水平，我們只有基于檔案管理信息化內(nèi)涵，針對(duì)實(shí)踐工作中包含的問(wèn)題，制定科學(xué)有效的信息化工作策略，方能達(dá)到事半功倍的工作效果，適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)又好又快的全面發(fā)展。

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