新時(shí)期檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

鄒春妮

摘 要：檔案是時(shí)代的印記，記錄了人類歷史的變遷，使得每一次歷史變革、重大發(fā)明、英雄事跡都能夠得到有效的保存，檔案記錄的范疇覆蓋了政府、社會(huì)、單位企業(yè)、公民生活的方方面面，所以其內(nèi)存的信息量是極其驚人的，傳統(tǒng)的檔案記錄模式需要消耗等大量的人力物力，還要占據(jù)大量的儲(chǔ)存空間，同時(shí)由于是紙質(zhì)文件，所以不易保存。在新時(shí)代，電子檔案的出現(xiàn)有效的解決了上述問題，能夠更有效的以文字、圖像、影音等形式全方位的記錄各方面信息。由此新時(shí)期檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；模式的轉(zhuǎn)變

計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，給檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)會(huì)，充分利用多媒體技術(shù)進(jìn)行檔案的管理存儲(chǔ)能夠有效的提升檔案工作的信息化、可視化、數(shù)字化。從而方便的檔案管理工作更加的準(zhǔn)確、迅速。在新時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的要求，檔案工作如何在新時(shí)代實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變，也是本文重點(diǎn)討論的內(nèi)容。

1 檔案管理工作內(nèi)容上的轉(zhuǎn)變

1.1 檔案的采集工作

在之前傳統(tǒng)的檔案工作多為紙質(zhì)檔案，而工作人員只是在檔案單位等待完成的檔案被動(dòng)過來，之后進(jìn)行分類存檔，這也就使得收錄的檔案一般都是已經(jīng)完結(jié)的會(huì)議、重大事件，使檔案缺少了會(huì)議、事件中間重要的過程，也使檔案缺乏完整性，不能夠很好的體現(xiàn)整個(gè)過程。但是在這個(gè)信息化的時(shí)代人們能夠?qū)⑿畔⒁晕淖?、聲音、圖相多種形式保存下來，給檔案的記錄工作帶來了極大的便捷。在新時(shí)代也就需要檔案工作人員能夠走出去，更加主動(dòng)的對(duì)信息檔案進(jìn)行收集管理。

1.2 檔案的保存

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存方面需要巨大的人力、物力，并且隨著時(shí)間的發(fā)展，會(huì)產(chǎn)生浩如煙海的檔案，一部分檔案會(huì)時(shí)間相當(dāng)?shù)木眠h(yuǎn)，這就給檔案的查找工作帶來了巨大的難處。在新時(shí)代下的電子檔案，能夠非常方便的讓人們對(duì)于任何一份檔案進(jìn)行查找，甚至不必親自到檔案館中，通過互聯(lián)網(wǎng)的登陸來連接就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)目標(biāo)資料的查找，電子檔案的不僅方便了檔案的收集，大力的促進(jìn)了電子檔案的傳播。

傳統(tǒng)的檔案工作，還會(huì)受到空間的制約，檔案的存儲(chǔ)要占用大量的儲(chǔ)存間和儲(chǔ)存柜，隨著時(shí)間的增長檔案的數(shù)量會(huì)不斷的增加。而電子檔案的存儲(chǔ)完全是信息化，也就不涉及到檔案間的問題。在檔案的工作新時(shí)代，檔案工作人員不僅要能夠收集記錄現(xiàn)有的電子檔案，也要有相應(yīng)的能力，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案。

電子檔案的儲(chǔ)存也存在一些不足，網(wǎng)絡(luò)、信息化具有一定的不穩(wěn)定性和不安全性，檔案信息的丟失在所難免。這也就要求檔案管理工作者，能夠充分的考慮到這一影響因素，增強(qiáng)防護(hù)的同時(shí)經(jīng)常對(duì)電子檔案進(jìn)行備份處理，做到即使計(jì)算機(jī)發(fā)生故障問題，依然有備份檔案能夠保留住珍貴的信息，方便對(duì)電子檔案恢復(fù)工作的開展。

2 檔案工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

2.1 存儲(chǔ)設(shè)備安全管理

電子計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障很可能會(huì)是所有的檔案會(huì)毀于一旦，會(huì)導(dǎo)致原有的存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)完全丟失，或者影響現(xiàn)有的存儲(chǔ)檔案產(chǎn)生亂碼。新時(shí)期檔案工作，工作內(nèi)容也會(huì)走向電子信息化的管理路線，能夠在日常工作中對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)、備份。一旦發(fā)生問題能夠立即、有效的采取措施，可以采用暫停系統(tǒng)運(yùn)行的冷備份，對(duì)服務(wù)器內(nèi)的現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行全面?zhèn)浞?，這樣做雖然能夠保留住原始檔案，但是在停止運(yùn)行的過程中會(huì)中斷新檔案收集、存儲(chǔ)工作。另一方面，檔案工作人員也可以采用兩個(gè)服務(wù)器交互運(yùn)行的熱備份，在服務(wù)器出現(xiàn)故障的時(shí)候，立即啟用備用服務(wù)器，這樣能夠保證原始檔案信息的很大程度上的安全，并且不會(huì)影響新檔案的收錄工作。

2.2 權(quán)限限制

電子網(wǎng)絡(luò)的檔案存儲(chǔ)，對(duì)于檔案的存儲(chǔ)提供了巨大的便利，但是同時(shí)也為檔案保密性埋下了隱患，通過互聯(lián)網(wǎng)的連接，網(wǎng)絡(luò)黑客就有機(jī)會(huì)入侵到檔案服務(wù)器之中。檔案管理工作對(duì)權(quán)限的限制，能夠防止訪問用戶對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制下載、惡意修改、毀檔的不良操作，通過防火墻的設(shè)置也能夠有效的抵御網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。

2.3 訪問控制

訪問控制技術(shù)的主要任務(wù)是保證檔案信息不被非法訪問和非法使用，具體措施包括：入網(wǎng)訪問控制、權(quán)限控制和防火墻控制。入網(wǎng)訪問控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時(shí)間和網(wǎng)站。

2.4 病毒防治

如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴(yán)重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機(jī)和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時(shí)密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò)病毒動(dòng)態(tài)，適時(shí)對(duì)服務(wù)器和客戶端查毒和殺毒。

3 檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案對(duì)于保密級(jí)別，一般在案卷上呈現(xiàn)出來，檔案管理人員可以根據(jù)卷宗上標(biāo)記的保密級(jí)別進(jìn)行分別管理。保密方式一般采用對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行控制，只要檔案實(shí)體不被復(fù)制、拍攝或盜取，就算完成保密任務(wù)。對(duì)于當(dāng)下的電子檔案，其信息系統(tǒng)本身就具備較高的安全性，可以根據(jù)檔案的不同密級(jí)，確定向哪些人群開放。

傳統(tǒng)的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續(xù)，歸還之時(shí)還要辦理歸還手續(xù)。借閱人借出去的這一段時(shí)間，檔案就會(huì)暫時(shí)離館，而且在借閱的過程中，借閱人可能會(huì)對(duì)檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對(duì)于電子檔案來說，原始文件和復(fù)制的文件毫無區(qū)別，無論進(jìn)行多少次的閱讀，都不會(huì)損害檔案的原始性，也不會(huì)發(fā)生檔案離館一段時(shí)間的現(xiàn)象，更不需要進(jìn)行歸還，由此節(jié)省了一部分人力、物力和財(cái)力。

傳統(tǒng)檔案管理中，分類和檢索緊密聯(lián)系，不可分割，進(jìn)行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計(jì)算機(jī)中要輸入與所查檔案相關(guān)的關(guān)鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們?yōu)榱烁玫乩脵n案信息，還是對(duì)檔案進(jìn)行了詳細(xì)分類。

4 檔案管理人員意識(shí)上的轉(zhuǎn)變

檔案工作者要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。同時(shí)要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變"封閉型"為"開放型"，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步要求檔案工作者要緊跟時(shí)代要求，不斷建設(shè)和完善檔案服務(wù)體系，努力創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，適應(yīng)新形勢(shì)，為檔案事業(yè)的不斷輝煌進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。

結(jié)束語

提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，利用各種資源進(jìn)行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是適應(yīng)新時(shí)期要求、做好檔案管理工作的關(guān)鍵。辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，信息高速公路的建成，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢(shì)，采取有力措施，從工作重點(diǎn)和方式上來一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來一次大儲(chǔ)備，以勇敢地應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

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