信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

陳麗群

[摘 要] 計算機(jī)技術(shù)在當(dāng)代社會得到廣泛應(yīng)用，企業(yè)的辦公方式在計算機(jī)技術(shù)的影響下獲得了有效的發(fā)展，如辦公自動化的出現(xiàn)，大大簡化了企業(yè)的辦公流程，方便了實(shí)際操作。同時，信息處理技術(shù)也在辦公環(huán)境中得到多方面的高效應(yīng)用。信息處理技術(shù)的出現(xiàn)大大推動了辦公自動化的多方面發(fā)展，對整個企業(yè)的辦公體系發(fā)揮了積極的促進(jìn)作用，提高了辦公效率。隨著社會信息處理技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化正在不斷地朝著智能化、科學(xué)化的方向前進(jìn)。文章著重對信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞] 信息處理技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.078

近年來，信息處理技術(shù)不斷地得到了新的發(fā)展，而其在辦公自動化的應(yīng)用當(dāng)中也得到了很大的完善，整個辦公系統(tǒng)越來越清晰、簡便。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)的辦公體系也在不斷進(jìn)步，而企業(yè)所面對的客戶群體也不再僅僅是某個地區(qū)，一些跨國企業(yè)已經(jīng)將客戶源發(fā)展到外地，而大型企業(yè)所面對的客戶更是遍及全球。面對這樣的企業(yè)工作機(jī)制，企業(yè)的運(yùn)行和辦公系統(tǒng)必須稅為加以適應(yīng)，建立合適、高效的辦公自動化管理系統(tǒng)。因此，新時代下的辦公自動化系統(tǒng)必須依靠信息處理技術(shù)的全面應(yīng)用，才能促進(jìn)企業(yè)的辦公效率。

1 辦公自動化的具體含義

就字面上的理解而言，辦公自動化就是減少或完全排除人工操作，僅通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來對辦公中的具體事務(wù)予以解決。但是現(xiàn)在的科技水平還十分有限，要想實(shí)現(xiàn)完全脫離人員的控制是不現(xiàn)實(shí)的。因此，現(xiàn)如今的辦公自動化被學(xué)術(shù)界定義為：在現(xiàn)代的辦公系統(tǒng)當(dāng)中引用各類先進(jìn)的計算機(jī)操作及信息處理技術(shù)，將辦公系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)主要交由計算機(jī)及其他先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行高效便捷的處理；同時，在這一操作過程中，還是以人為主導(dǎo)，把人員的工作模式以及對各類問題的處理模式輸入到計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，使其實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)上的辦公自動化。由辦公自動化的具體含義可以了解到，辦公自動化的主體是人員本身，而計算機(jī)是主要的操作工具，也就是說，辦公自動化就是把人的思維轉(zhuǎn)存入信息處理系統(tǒng)當(dāng)中，通過新型的信息處理技術(shù)來實(shí)現(xiàn)計算機(jī)對辦公業(yè)務(wù)的快捷處理。相比傳統(tǒng)的辦公方式，辦公自動化更具有效率與科學(xué)性，同時由于需要大量的新興科技及相關(guān)設(shè)備，辦公自動化實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的管理體系和機(jī)制的優(yōu)化調(diào)整。辦公自動化處理的對象主要是各類辦公文件，包括文件的整體設(shè)計、編程以及存檔等，這些過程在計算機(jī)信息處理技術(shù)的高效使用下就可以得到大大的簡化。同時，新的辦公設(shè)備也處于不斷的發(fā)展和更新當(dāng)中，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，將這些設(shè)備與辦公信息技術(shù)相結(jié)合，就能夠使整體的辦公發(fā)揮便捷高效的功能，使具體的辦公流程變得效率十足，最大限度地節(jié)省物力人力資源。

2 計算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用下的功能

2.1 辦公的場所及限制會得到有效的改善

近年來，幾乎所有的公司都有自己專屬的辦公場所，但是，由于文件的處理量較大及客戶量的增多，辦公文件處理有時候需要很多程序和人員的集體操作，導(dǎo)致傳統(tǒng)的辦公環(huán)境面臨各種各樣的壓力。而在計算機(jī)信息技術(shù)的沖擊下，新的辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)完全擺脫了環(huán)境以及人員的限制，它可以在任何地方進(jìn)行辦公處理，而且能實(shí)現(xiàn)全天化工作。同時，由于辦公的場所和平臺都是建立在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，也就導(dǎo)致了客戶區(qū)域的擴(kuò)展，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)可以隨時與外地客戶進(jìn)行溝通交流，便于隨時對方案及文件上的問題進(jìn)行修改。辦公自動化在辦公環(huán)境上的改變還包括人員的配合方面，在信息處理技術(shù)的運(yùn)用下，由于各部分程序的銜接都可以由計算機(jī)信息技術(shù)來完成，也就使得辦公人員大大減輕了負(fù)擔(dān)，不用再進(jìn)行傳統(tǒng)的人工作業(yè)，實(shí)現(xiàn)高效化的辦公處理。在辦公自動化的運(yùn)用下，辦公人員之間的信息傳遞與交流也變得簡單便捷，在文件通知及處理方面可以隨時進(jìn)行溝通傳送，從而使得整體的辦公室形成一個科學(xué)化、信息化的辦公處理系統(tǒng)。

2.2 提高辦公系統(tǒng)的整體工作效率

信息處理技術(shù)在辦公自動化當(dāng)中的運(yùn)用，首先可以對文件的處理效率實(shí)現(xiàn)很大的改善，簡化辦公體系的具體操作，使辦公系統(tǒng)變得快速便捷。其次，它可以會知識信息進(jìn)行準(zhǔn)確的人工思維處理，即對輸入的文件進(jìn)行隨時化的處理，由于計算機(jī)的反應(yīng)速度是高效的，也就形成了快速的辦公效率。最后，時代的發(fā)展帶動著各類新科技和信息的變化，而企業(yè)的發(fā)展又離不開外界信息的吸取和推動，在信息處理技術(shù)的辦公應(yīng)用當(dāng)中，企業(yè)可以隨時掌握外界最新的資訊信息，及時了解相關(guān)行業(yè)的變化和發(fā)展趨勢。在這樣的功能下，實(shí)現(xiàn)了辦公的最優(yōu)策略，可以幫助企業(yè)及時做出合理準(zhǔn)確的決策。同時，可以將企業(yè)內(nèi)部員工所關(guān)注的信息發(fā)表到辦公系統(tǒng)當(dāng)中，便于人員的快速查詢和瀏覽。因此，在信息處理技術(shù)的推動下，不僅優(yōu)化了企業(yè)的管理系統(tǒng)，而且提高了企業(yè)整體的工作效率。

2.3 能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行有效的長期存儲以及節(jié)約成本

傳統(tǒng)的辦公作業(yè)常常需要把各種信息資料打印成冊，然后再分批進(jìn)行整合管理。在這樣的工作狀況下，難免會出現(xiàn)文件長久缺失或因員工失誤造成文件丟失的狀況。通過信息處理技術(shù)的合理運(yùn)用，就能輕松地實(shí)現(xiàn)對信息資料的長期有效的存儲。信息化下的辦公系統(tǒng)最大的特色就是自動對文檔進(jìn)行歸類整理，而且隨時可以進(jìn)行查閱，不僅簡化了辦公系統(tǒng)的操作流程，也使整個企業(yè)的辦公氛圍變得自然有序。另外，在傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)中，工作人員經(jīng)常需要進(jìn)行各項(xiàng)辦公事務(wù)上的交流，也要對文件進(jìn)行打印和復(fù)印等，產(chǎn)生了很大的辦公成本。而信息化的辦公自動化系統(tǒng)可以簡捷地實(shí)現(xiàn)員工的交流以及處理打印當(dāng)中的問題，有效節(jié)約這些不必要的成本。

3 計算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動化中的發(fā)展

如今的辦公系統(tǒng)已經(jīng)得到了很大的發(fā)展，其功能也在不斷擴(kuò)展當(dāng)中，由最初的信息查找變成了現(xiàn)代生活當(dāng)中的全方位自動化信息處理。現(xiàn)在的辦公系統(tǒng)已經(jīng)越來越離不開計算機(jī)信息處理技術(shù)的推動，而主要的辦公自動化信息處理應(yīng)用發(fā)展方向主要有如下兩種。

3.1 智能化的辦公系統(tǒng)

由于計算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展，逐步推動和實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)的全自動化?，F(xiàn)在的辦公系統(tǒng)，需要人的地方越來越少，而計算機(jī)技術(shù)則成為辦公系統(tǒng)當(dāng)中的關(guān)鍵。現(xiàn)代的辦公系統(tǒng)已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了智能化，不再依賴人工作業(yè)，僅僅通過計算機(jī)的運(yùn)作就可以實(shí)現(xiàn)對信息文件的高效準(zhǔn)確處理。而且信息化的時代下，所需要處理的文件信息及數(shù)據(jù)也變得更加復(fù)雜，僅依賴人工的操作已不盡如人意，因此，智能化的辦公系統(tǒng)必然會得到推廣和普及。

3.2 實(shí)現(xiàn)全方位視頻交流

視頻技術(shù)是信息技術(shù)發(fā)展的一個重要標(biāo)志，將它運(yùn)用到辦公系統(tǒng)當(dāng)中，可以實(shí)現(xiàn)辦公的合理性。而通過視頻進(jìn)行跨區(qū)域的會議交流也成為可能。公司的內(nèi)部人員可以通過視頻，對客戶的需求及具體信息進(jìn)行明確的交流和記錄，同時可以隨時參考相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息。參與者們可以隨時提出自己的建議，這大大節(jié)約了企業(yè)的成本，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)內(nèi)部交流的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

4 結(jié) 論

信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展必然會對辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生極大的推動作用，同時有助于建立穩(wěn)定的企業(yè)內(nèi)部溝通交流系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)對文件的高效化、科學(xué)化處理，改善企業(yè)整體的辦公管理體系，使企業(yè)得到新的發(fā)展。

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