疾控中心檔案管理中的問題及對策

莊淑卿（莒縣疾病預防控制中心，山東 日照 276500）

疾控中心檔案管理中的問題及對策

莊淑卿（莒縣疾病預防控制中心，山東 日照 276500）

疾控中心檔案管理工作是疾病控制中心部門工作中的重要組成部分。檔案資料的科學管理，能夠為以后的疫情、流行病和其他衛(wèi)生安全方面提供重要的參考依據(jù)。由于檔案管理開展的時間較晚，管理工作中存在許多問題，本文就疾控中心檔案管理中的問題進行研究并提出對策，為疾控中心檔案管理工作提供參考。

疾控中心；檔案管理；解決對策

檔案管理在疾控中心預防和控制疾病的工作中起著重要的作用，對檔案信息進行科學合理的處理、管理及調(diào)用能夠提高疾控中心整個部門的工作效率，及時的為疾控中心的工作提供參考案例。疾控中心檔案管理中存在的問題要及時的解決，為疾病的預防和控制做好準備工作。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理的重視不足

在疾病控制中心中檔案管理部門處于邊緣化的位置，這是由于疾病控制中心對于檔案管理的不夠重視，導致檔案管理的設備和人員的不足，有的疾控中心雖然建立了檔案室并且設立檔案管理崗位，但是對于檔案管理人員要求不高，一般是辦公人員兼職，阻礙了檔案管理質(zhì)量的提高。

1.2 管理制度的不健全

疾病控制中心檔案管理缺乏管理制度的嚴格要求，其中檔案管理不系統(tǒng)，不規(guī)范，而且檔案管理人員對于每個部門的檔案不能及時的進行收集和整理，導致檔案存放在各個部門，檔案管理工作不能有效的進行。收集到的檔案信息不能進行合理的分類管理，在調(diào)閱檔案時要花費大量的人力和時間進行查找，影響檔案管理的工作效率。

1.3 檔案管理的設備不完善

檔案管理工作需要的設備落實不到，使檔案管理的工作難以進行，而且經(jīng)費有限無法完成檔案管理工作的開展。許多疾病控制中心對于檔案的保存還是使用紙質(zhì)檔案保存，相當一部分疾病控制中心不具備檔案管理需要的條件。

1.4 檔案管理人才素質(zhì)較低

檔案管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理質(zhì)量的好壞，多數(shù)的疾控中心的檔案管理人員的素質(zhì)偏低，不具備專業(yè)技能，使檔案管理質(zhì)量難以提升。缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，使檔案管理工作難以繼續(xù)。由于檔案管理工作得不到應有的重視，而且檔案管理工作復雜，繁重，使檔案管理人員對工作失去信心，導致在長期的工作中缺乏積極性，不利于工作的開展。

2 檔案管理問題的對策

2.1 端正對檔案管理的態(tài)度

疾病控制中心的領導要對檔案管理工作加以重視，對于檔案管理工作要給予認同，明確檔案管理在疾病控制中心中的地位，即檔案管理部門為重要的輔助部門，在為疾病的預防和控制中提供重要的參考依據(jù)，保證了疾病控制中心工作的開展。在資金和人力方面對檔案管理工作予以便利，改變檔案管理人員的在整個部門邊緣化的處境，這樣能夠確保檔案管理工作的順利進行。

2.2 完善檔案管理制度

疾病控制中心要對檔案管理制度進行完善，使檔案管理工作能夠科學合理的進行，建立檔案管理工作的責任制度，對檔案管理人員的工作有著明確的要求，并且定期的進行考核評價。完善檔案分類管理制度，按照檔案的重要性和檔案的儲存時間等條件進行分類管理[1]。

建立部門檔案定期收集制度，對于各部門的檔案定期的進行收集，要求各部門對檔案進行整理，后送到檔案管理部門進行統(tǒng)一的分類和保管，對于電子檔案要以電子郵件的形式發(fā)送到檔案管理部門，通過計算機信息管理技術對電子檔案進行分類并儲存，這樣能夠有效的提高檔案的管理效率。在調(diào)閱檔案時要提出申請，并禮貌要求檔案管理人員調(diào)取檔案，從檔案管理系統(tǒng)或者紙質(zhì)檔案室中調(diào)取的檔案信息要嚴格遵守保密規(guī)定，不許遺失或外傳。

2.3 加大管理建設的投入

隨著計算機信息管理技術在各個行業(yè)的應用，疾病控制中心檔案管理也應實現(xiàn)信息化管理。要加大對檔案管理信息化建設的投入，配備齊全的計算機信息化管理的設備，如存儲設備、刻錄機等。檔案管理部門還要建立恒溫、恒濕的檔案室為檔案信息化管理創(chuàng)造條件，推動檔案管理信息化進程。

管理人員要能夠熟練的操作信息化管理軟件，并且對信息管理系統(tǒng)有著足夠的了解，管理人員能夠使用計算機對檔案進行分類和存儲。由于檔案管理的內(nèi)容多，時間長，而且工作的難度大，所以應用計算機信息管理技術是對檔案管理工作效率的巨大提升，減少疾病控制預防工作在需要調(diào)閱檔案信息的時間，保證疾控中心工作的順利進行。

2.4 提高管理人員的技術水平

檔案管理工作在疾病控制中心占有重要的位置，并且檔案管理工作要求管理人員具備專業(yè)的檔案管理技能，對于大多數(shù)的檔案管理人員專業(yè)技能水平較低的情況，對檔案管理人員進行培訓，讓檔案管理人員到上級管理部門進行培訓，提升檔案管理人員的專業(yè)技能，學習信息化檔案管理的知識，提升檔案管理人員的自身素質(zhì)，管理人員也要不斷的自我提升，掌握工作中需要的各種知識，并加以運用，使管理人員能適應檔案管理工作方法的改變。對于正處在管理工作的人員要加大培訓的力度，增強工作能力[2]。招聘檔案管理相關專業(yè)的管理人才，發(fā)揮管理特長，進一步提升檔案管理的效率。

在提升檔案管理人員專業(yè)技能水平的同時，對于檔案管理人員要改善辦公條件及福利待遇，對于職稱的晉升提供優(yōu)先的條件，調(diào)動工作的積極性，使檔案管理人員能夠?qū)ぷ饔兄鲃有院头e極性，推動檔案管理工作的開展。

3 結語

檔案管理工作中的問題阻礙了其管理工作的進行，并且對于其他工作的開展也有影響，所以對檔案管理工作要給予重視、加大對檔案管理的投入、健全檔案管理的制度及提升管理人員的素養(yǎng)，保證檔案管理工作的順利進行，為輔助疾病控制工作的開展提供便利，進一步推動安全衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

[1]步堯.疾控中心檔案管理工作中存在的問題與應對[J].中國醫(yī)藥科學,2014,18:140-142.

[2]許鵬.疾控中心檔案管理工作中存在的問題及對策[J].改革與開放,2015,08:121-122.