國有企業(yè)采購管理的工作要點(diǎn)分析

王偉文，許 峰

(國網(wǎng)黑龍江省電力有限公司伊春供電公司，黑龍江 伊春 153000)

國有企業(yè)采購管理的工作要點(diǎn)分析

王偉文，許 峰

(國網(wǎng)黑龍江省電力有限公司伊春供電公司，黑龍江 伊春 153000)

針對國有企業(yè)采購管理的特點(diǎn)，以問題為導(dǎo)向，對采購的責(zé)任主體、策略與組織、流程管控、市場類型、質(zhì)量與價(jià)格、計(jì)劃協(xié)同等方面進(jìn)行分析論述，尋求應(yīng)對措施和解決方法，在委托代理、理性經(jīng)濟(jì)人、公共選擇等理論基礎(chǔ)上提出“企業(yè)人”概念和構(gòu)建有序競爭合作的市場、創(chuàng)建矩陣式組織機(jī)構(gòu)、實(shí)施項(xiàng)目式采購管理等想法，以提高國有企業(yè)采購效率、效益，保證采購質(zhì)量、合法利益。

國有企業(yè)；采購管理

近年來，我國采購領(lǐng)域的法制體系建設(shè)在不斷完善，《招標(biāo)投標(biāo)法》、《政府采購法》等法律法規(guī)相繼頒布，國有企業(yè)也制定了相應(yīng)的采購制度標(biāo)準(zhǔn)，但是在實(shí)際采購中還是出現(xiàn)：采購的市場化競爭程度不高，社會資源優(yōu)化配置得不理想，采購結(jié)果不能完全滿足使用者的需求等問題。其中最突出的兩種現(xiàn)象：要么只是機(jī)械地遵守法律法規(guī)和相應(yīng)的規(guī)章制度，而不考慮采購目標(biāo)、效率、效益，使得采購對象在交付時(shí)間、技術(shù)性能、質(zhì)量上無法滿足使用者的需求；要么只是強(qiáng)調(diào)采購目標(biāo)的重要性，而忽視相關(guān)法律法規(guī)的要求，導(dǎo)致采購的流程不符合相關(guān)規(guī)定。下面就上述問題出現(xiàn)的原因做如下分析：

(1)國有企業(yè)采購存在多層級委托代理關(guān)系，易產(chǎn)生采購責(zé)任主體不明晰的問題。以某中央企業(yè)采購流程分析，委托代理關(guān)系的層級通常包含：全民委托政府，政府委托國資委，國資委委托中央企業(yè)集團(tuán)總部，總部委托省公司(或總部物資部門)，省公司委托地市公司(或省公司物資部門)，地市公司委托下屬相關(guān)部門或生產(chǎn)車間。而委托代理層級過多就會產(chǎn)生機(jī)會主義、尋求個人效用最大化、權(quán)力尋租、搭便車等問題。

(2)在國有企業(yè)采購組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部有時(shí)存在信息不對稱，導(dǎo)致采購目標(biāo)不一致。具體表現(xiàn)為：對采購對象的價(jià)格、時(shí)間、質(zhì)量三者之間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)性差，采購方式和采購工具的選擇有時(shí)相對機(jī)械，組織目標(biāo)至上、整體性、彈性等管理基本原則沒有得到充分運(yùn)用。以某國有中央企業(yè)為例，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，總部、區(qū)域公司、省公司、地市公司都有采購機(jī)構(gòu)，甚至車間、班組也有采購人員。使用者即為采購者，雖然有利于信息的及時(shí)性，目標(biāo)的一致性，但是如果大型、復(fù)雜采購項(xiàng)目就容易造成專業(yè)人員稀缺、權(quán)力尋租、采購失敗等問題。 企業(yè)實(shí)行物力集約化后，采購流程進(jìn)行了再造，僅在總部、省公司、地市公司建立三級物資管理部門(局、處、科)，有集中招標(biāo)采購權(quán)利的只有總部和省公司，這種管理模式對于規(guī)模采購、物力集約、防止腐敗有著積極的意義，但是對于少批量的常規(guī)零部件、非標(biāo)準(zhǔn)件、小型或微型采購就顯得繁瑣和低效了。況且國有企業(yè)采購?fù)ǔ２捎谩坝?、購分離”原則，使用者的意思表示非常重要，是采購合同的核心內(nèi)容。

(3)在國有企業(yè)采購過程中常常會產(chǎn)生交易成本。由于體制機(jī)制的原因，國有企業(yè)各部門、各單位容易形成條塊分割管理，計(jì)劃協(xié)同能力不強(qiáng)。例如一項(xiàng)地市級公司的采購工作要伴隨著信息流、物資流、資金流。在操作流程中，除了提出采購項(xiàng)目需求的部門和車間外，還會涉及到公司物資、財(cái)務(wù)、監(jiān)督、法律等相關(guān)部門，以及省公司、總部相應(yīng)的專業(yè)管理部門、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等，形成垂直和平行的縱橫交叉的管理關(guān)系。如果在采購流程中僅縱向貫通、橫向不聯(lián)系或者橫向貫通、縱向不聯(lián)系都會造成采購工作流程的中斷，部門之間的相互掣肘，產(chǎn)生所謂的'交易成本。既為了完成采購目標(biāo)，而發(fā)生在人際關(guān)系溝通、政策執(zhí)行上的協(xié)調(diào)等方面的機(jī)會成本，而且相關(guān)部門官僚傾向越嚴(yán)重，則交易成本就越大。

(4)有時(shí)國有企業(yè)的采購會出現(xiàn)市場競爭的無序性，短期行為嚴(yán)重。采購的一項(xiàng)重要指標(biāo)是價(jià)格，而價(jià)格的基本依據(jù)是生產(chǎn)經(jīng)營成本和市場供應(yīng)關(guān)系。在當(dāng)今的國內(nèi)市場的激烈競爭中，影響價(jià)格的因素也很復(fù)雜。有些業(yè)績、規(guī)模不占優(yōu)勢的供應(yīng)商投機(jī)經(jīng)營傾向嚴(yán)重，以自己資產(chǎn)輕、社會責(zé)任輕，管理、研發(fā)費(fèi)用低，甚至商譽(yù)品牌價(jià)值低等因素而使得自己的價(jià)格比“百年老店”要有優(yōu)勢，但是實(shí)踐中這類供應(yīng)商往往管理水平不高、信譽(yù)較低，質(zhì)量得不到保證。

(5) 有時(shí)國有企業(yè)采購管理延伸得不夠、法律維權(quán)意識不強(qiáng)。我們通常認(rèn)為招標(biāo)投標(biāo)階段的采購雙方是非合作博弈關(guān)系，而合同簽訂后的雙方是合作博弈關(guān)系，所以往往只重視采購實(shí)施過程(如招標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo))和合同的簽訂環(huán)節(jié)，而忽視對履約爭議、糾紛的解決、供應(yīng)商評價(jià)、后評估等環(huán)節(jié)。實(shí)際中即使合同簽訂后，合作博弈雙方也存在權(quán)利義務(wù)的調(diào)整變化，特別是在合同履約的過程中，如果供應(yīng)商發(fā)生違約，會對采購質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。由于國有企業(yè)管理的層級較多，使用者發(fā)現(xiàn)合同履約不到位或質(zhì)量問題，需要逐級上報(bào)、多方協(xié)同，采購信息存在一定的滯后性，對供應(yīng)商違約行為的敏感度較低，而且對違約造成的損失和不利后果尋求法律民事賠償?shù)霓k法較簡單，往往還是采用：催交、通報(bào)、取消參與本企業(yè)投標(biāo)資格等類似行政處罰的方法。

結(jié)合“企業(yè)人”概念和針對上述問題的分析，建議采取如下國有企業(yè)采購管理的改進(jìn)措施和設(shè)想：

(1)以“企業(yè)人”概念為基礎(chǔ)，突出抓好各級員工的履職能力，增強(qiáng)國有企業(yè)采購責(zé)任主體的整體意識。在現(xiàn)有國有企業(yè)的體制機(jī)制下，采購管理的主體責(zé)任意識是由各級崗位上的員工個體責(zé)任意識的整體綜合，只有與采購流程相關(guān)的每名職工都正確履責(zé)，主體責(zé)任目標(biāo)才能完成。所以要發(fā)揮組織目標(biāo)至上、整體意識優(yōu)先的管理原則，一方面在流程設(shè)計(jì)上加大信息公開的力度。目前國有企業(yè)采購還不能減少委托代理的層級，但是可以最大限度地減少采購信息的不對稱性，通過有效地溝通，做到企業(yè)內(nèi)部的縱向(從總部到班組)、橫向(采購人、供應(yīng)商、監(jiān)督者之間、各部門之間)網(wǎng)格狀的信息公開，采購流程在公開的信息下操作就如同權(quán)力在陽光下運(yùn)行，對員工的主體責(zé)任意識會產(chǎn)生正能量激勵。

(2)在國有企業(yè)采購中引入矩陣式組織型式。以采購項(xiàng)目訂單為一個采購單元，在企業(yè)相應(yīng)級別的層面指定采購單元負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)各部門、各專業(yè)之間的協(xié)調(diào)，相關(guān)專業(yè)、部門、單位也指定專人負(fù)責(zé)，如有必要也可以成立臨時(shí)項(xiàng)目采購小組。在現(xiàn)行的各專業(yè)上下級垂直式管理，各部門平行式管理的基礎(chǔ)上，采取縱橫貫通的矩陣式管理組織型式。破除部門之間的“藩籬”，讓各部門之間能夠充分地溝通，有助于采購管理工作在法律政策執(zhí)行、專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)把關(guān)、財(cái)務(wù)結(jié)算等環(huán)節(jié)上做到精準(zhǔn)，也有助于加強(qiáng)企業(yè)的計(jì)劃協(xié)同能力，減少采購交易成本，提高采購質(zhì)效。同時(shí)，重視采購文件技術(shù)規(guī)范的編制和審核，清晰采購者的意思表示，培養(yǎng)來自車間、班組的專家，進(jìn)入評標(biāo)委員會、競爭性談判小組、詢價(jià)小組，提高使用者的話語權(quán)，使得采購過程更具有針對性，采購的縱向信息更加貫通。

(3)在國有企業(yè)采購工作中引入項(xiàng)目式管理。樹立采購管理的全過程和動態(tài)的服務(wù)理念，項(xiàng)目式管理的含義就是將采購的工作范圍進(jìn)行延伸，作為一個項(xiàng)目進(jìn)行管理。狹義上講采購是整體工作中的一個購買環(huán)節(jié)，廣義上說采購應(yīng)該貫穿于整體工作的始終。如在籌劃階段就開始了解采購標(biāo)的的性質(zhì)屬性：設(shè)計(jì)階段就考慮市場供應(yīng)情況，商務(wù)談判時(shí)要綜合考慮周期、質(zhì)量、價(jià)格等因素，合同簽訂后要監(jiān)控到貨的及時(shí)性、質(zhì)量檢驗(yàn)、售后服務(wù)直至廢舊處置等?？傊?，采購階段和設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、消費(fèi)階段在邏輯上是搭接關(guān)系，是項(xiàng)目全壽命周期管理的重要組成部分。

(4)加強(qiáng)對市場的研究，努力構(gòu)建競爭有序的合作關(guān)系。國有企業(yè)所需要采購的種類繁多、復(fù)雜，既有世界高端設(shè)備如：電力系統(tǒng)的特高壓和智能電網(wǎng)設(shè)備，鐵路企業(yè)的高鐵設(shè)備，也有常規(guī)零件、部件、工器具。因此，采購所面臨的市場也存在多樣性，既有買方主導(dǎo)的市場，也存在賣方主導(dǎo)的市場。國有企業(yè)采購應(yīng)針對不同的類型市場，采取相應(yīng)的采購方式。如果供應(yīng)商能夠以采購人的需求為目標(biāo)，不斷改進(jìn)自己的產(chǎn)品，提高自己的技術(shù)和服務(wù)水平，則有助于雙方消除不必要的成本和低效率行為，而獲得長期利潤和服務(wù)達(dá)到共贏。

(5)樹立法律維權(quán)意識，維護(hù)國有企業(yè)的合法利益。無論是在選擇交易對象階段還是在合同履約的過程中，國有企業(yè)做為獨(dú)立的市場經(jīng)濟(jì)組織法人，與其他法人或組織都會形成不同的民事法律關(guān)系，如委托代理關(guān)系、債券債務(wù)關(guān)系等。國有企業(yè)應(yīng)重視運(yùn)用法律手段解決出現(xiàn)的爭議和糾紛，積極行使法律予以支持、保護(hù)的擔(dān)保權(quán)、抗辯權(quán)、代位權(quán)等民事權(quán)利，有效地運(yùn)用調(diào)解、仲裁、訴訟等方法來規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)。而對供應(yīng)商違約造成的損失和不利后果積極主動地要求進(jìn)行經(jīng)濟(jì)賠償，對侵權(quán)行為進(jìn)行追究民事、行政甚至刑事責(zé)任，以保護(hù)國有企業(yè)的利益。同時(shí)也要注意企業(yè)自身在采購中嚴(yán)格遵守相關(guān)的行政、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等法律法規(guī)如環(huán)境保護(hù)法、反不正當(dāng)競爭法等，做到依法采購。

總之，在國有企業(yè)特有的體制機(jī)制下，影響采購結(jié)果的相關(guān)因素很多，采購管理又是企業(yè)運(yùn)行流程的重要環(huán)節(jié)，我們在實(shí)踐中應(yīng)認(rèn)真分析國有企業(yè)采購管理的工作要點(diǎn)：打造高素質(zhì)、高效率的采購團(tuán)隊(duì)，創(chuàng)建誠實(shí)信用的采購文化和公開公平公正的采購氛圍，建立長期合作有序競爭的市場，精確掌握采購所涉及的法律法規(guī)，科學(xué)、合理地制定采購原則目標(biāo)，增強(qiáng)國有企業(yè)部門的計(jì)劃協(xié)同能力，以滿足生產(chǎn)、經(jīng)營的需求為根本性目標(biāo)，把握住采購流程的規(guī)范性、合同履約的及時(shí)性兩大環(huán)節(jié)、抓好采購的四項(xiàng)基本因素：時(shí)間、成本、質(zhì)量、數(shù)量，注意采購的外部因素(環(huán)境、政策)和內(nèi)部因素(人員素質(zhì)、機(jī)制)的影響，努力提高采購效率、效益，就能夠?qū)崿F(xiàn)國有企業(yè)的采購目標(biāo)。

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