企業(yè)電子檔案管理

王立國

(黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150090)

企業(yè)電子檔案管理

王立國

(黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150090)

電子檔案是新時期檔案管理的新型模式，是時代發(fā)展進步的具體表現(xiàn)。電子檔案有別于過去的紙質(zhì)檔案，具有信息數(shù)字化、機讀性和信息存儲高密度性等特點，這也從某一方面對檔案存儲載體提出了更高的挑戰(zhàn)，同時也為檔案管理工作注入了新時代元素，為檔案管理指明了方向。

檔案管理；信息載體；辦公模式

1 電子檔案管理中存在的幾大問題

1.1 檔案安全性問題

由于電子檔案載體的特殊性，其安全性主要分為傳輸安全性和信息載體安全性。通常電子檔案是以光盤和磁盤為存儲載體的，其成分較為復雜，其性能相對而言并不穩(wěn)定，檔案失真問題也可能發(fā)生。電子檔案對周圍環(huán)境的濕度、溫度以及防機械損傷、防磁等條件有著較高的要求，而且電子檔案存儲介質(zhì)極易損壞，保存年限遠遠不如紙質(zhì)檔案。這就是我們要說的載體安全性，它指的是存儲介質(zhì)對信息安全因素產(chǎn)生的影響。

一般在電子檔案管理中傳輸安全性就是指網(wǎng)絡安全性，網(wǎng)絡為電子檔案提供了更大的便捷，且實現(xiàn)了較大范圍的共享，與此同時，網(wǎng)絡黑客和難以防范的計算機病毒也增添的電子檔案管理安全隱患。此外，電子檔案可以刪改，且不留下任何刪改痕跡。利用計算機制作的文件材料時，擬稿者無法在文檔上留下自己的筆跡，審閱檢查人也不可能在其電子稿件上簽發(fā)，后期也難以該份電子材料的真實性及權威性，甚至有人對磁盤內(nèi)容私自進行刪改也不容易被發(fā)現(xiàn)，安全性問題是電子檔案管理中亟待考量的問題之一。

1.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的銜接問題

紙質(zhì)檔案是檔案管理中歷時最長、最真實、最具權威的寶貴的檔案資源，雖然電子檔案的出現(xiàn)對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生了一定的沖擊，但這并不代表電子檔案與紙質(zhì)檔案是對立的、不可共存的。即使是電子檔案盛行的當今社會，傳統(tǒng)檔案作用仍是不可替代的，我們應重視對傳統(tǒng)檔案統(tǒng)籌工作安排，不斷提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的快速接軌。

1.3 電子檔案管理中辦公自動化應用問題

全新辦公模式下，辦公自動化逐漸占據(jù)了主導地位，每天的文檔處理任務不斷增加，即使在電子文件逐漸替代紙質(zhì)文件的形勢下，文件歸檔仍是以紙質(zhì)文件為主，電子文件仍不能作為歸檔的最佳選擇。由于開發(fā)和設計人員采用手段不同，造成電子檔案系統(tǒng)同辦公自動化系統(tǒng)無縫結(jié)合困難，電子文件歸檔難，勉強歸檔的也難以確定文件的準確性。

2 電子檔案管理問題相應的解決措施

2.1 加強電子檔案管理和保管

由于電子檔案存儲介質(zhì)的特殊性，極易受周圍環(huán)境濕度、溫度、磁場等方面因素的影響，存貯內(nèi)容極為不穩(wěn)定，而且我國目前對計算機網(wǎng)絡安全保障尚不完全的今天，電腦黑客和計算機病毒也為電子文件保管增加了一定的難度。因此，建立電子檔案專用檔案柜、庫房來存放電子檔案是十分必要且必須的，我們還應為其配備安全性較高的專業(yè)電子檔案和電腦設備。一次性寫入光盤是電子檔案存儲目前最好的選擇，相較于硬盤、磁帶和磁盤等一次性寫入光盤穩(wěn)定性好，且具有只讀性不易被刪改。其僅對周期環(huán)境濕度和穩(wěn)定、光線和防塵、防蟲等條件有要求，是目前為止，電子檔案中保管要求較少的存儲介質(zhì)。

2.2 做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份和恢復工作

電子檔案備份是出于對其不穩(wěn)定性考量采取的一種安全策略，是重要的檔案信息安全保障手段。電子檔案備份主要針對照片音頻、文書和視頻等，建議采取雙備份制度，一份用于借閱，一份用戶封存?zhèn)浒?。同時，針對網(wǎng)絡不安全性考慮，建議檔案管理部門建立完善的電子數(shù)據(jù)備份及回復系統(tǒng)，以此來保障計算機與網(wǎng)絡災難后關鍵信息的恢復和正常使用。

2.3 加強網(wǎng)絡安全管理

首先，建立電子檔案使用權限，實行用戶信息驗證，設置用戶訪問權限，對電子檔案信息加以保護。為檔案系統(tǒng)安裝先進的殺毒防毒軟件，利用計算機防火墻來防止黑客和計算機病毒對檔案信息的篡改和破壞。采用數(shù)字式簽名及密匙管理等先進技術手段，為電子檔案管理網(wǎng)絡構(gòu)建良好的運行環(huán)境。檔案內(nèi)部人員也應分別設置權限，對電子檔案實行全程監(jiān)控和自動記錄。

2.4 實行電子文件安全監(jiān)控

通常，我們所使用的電腦系統(tǒng)并不有文件更改變動記錄，文件更改不留任何痕跡。因此，在文件發(fā)生變動后毫無線索，無機可查。這樣電子文件的真實性難移得到保證，采用電子文件安全監(jiān)控是對文件真實性的一種保障，能夠及時在電子文件變動存取時留下異動記錄。

2.5 做好檔案管理投入問題管理

電子檔案是現(xiàn)代化的產(chǎn)物，是新時代信息發(fā)展的最新要求。但與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案需要有現(xiàn)代化先進設備，建立全新的檔案工作管理模式，同時為滿足電子檔案管理網(wǎng)絡辦公信息利用、存儲和接受的要求，檔案管理部門勢必要增加必要的設備投入。這部分投入是傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)倍，我們應當最好檔案管理投入，實現(xiàn)電子檔案管理投入的合理化、經(jīng)濟化。

2.6 實現(xiàn)對檔案工作人員自身素質(zhì)和能力的提高

檔案信息管理水平提高的同時，也要求檔案工作人員不斷提升自身能力和素質(zhì)。電子檔案操作中隨意性較大，失誤也是在所難免的。因此，檔案工作人員應樹立風險意識，不斷實現(xiàn)對自身綜合素質(zhì)的提升、增強自身保密意識、提高職業(yè)操守、加強機房管理、增強對數(shù)據(jù)庫和應用軟件管理維護工作，熟練掌握檔案現(xiàn)代化管理知識，實現(xiàn)知識結(jié)構(gòu)優(yōu)化，順應信息時代的發(fā)展，滿足檔案管理行業(yè)發(fā)展要求。電子檔案是新生事物，是無先例可循的，它的發(fā)展需要檔案工作人員在實際工作中不斷摸索和研究的，檔案工作人員要以勇于創(chuàng)新和探索的精神，為我國電子檔案管理事業(yè)開創(chuàng)出一條全新的發(fā)展道路。

3 結(jié)束語

經(jīng)上述分析可知，電子檔案既是檔案工作發(fā)展的新時機，也是對傳統(tǒng)檔案工作的挑戰(zhàn)，我們應當抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，不斷提升我國檔案管理水平，對電子檔案管理問題展開深入的分析和研究，快速掌握現(xiàn)代化檔案管理技術和手段，開創(chuàng)我國檔案管理新局面。

[1] 李海燕.淺談企業(yè)電子檔案管理策略初探[J].科技與企業(yè)，2013，(20).

[2] 楊旭瑞,李衛(wèi).新形勢下企業(yè)電子檔案管理策略初探[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2012，(7).

[3] 董勇燕.大理市檔案局電子文件檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].電子科技大學，2011.

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